Vrije Universiteit Amsterdam Universitair Centrum IT Handleiding Outlook 2007 december 2010
Deze handleiding beschrijft hoe u toegang verkrijgt tot Outlook en hoe u deze kunt configureren. 1. Inhoud 1. Inhoud 2 2. Overzicht instellingen 2 3. Vereisten 2 4. Inloggen op Outlook 3 5. Outlook thuis instellen voor VU-Mail 4 6. Een handtekening instellen 6 7. Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) 7 8. Instellen van gemachtigden 8 9. Een functionele mailbox openen 10 10. Een gedeelde inbox openen. 12 11. Een gedeelde agenda openen 12 12. Ondersteuning van de UC-IT Service desk 15 2. Overzicht instellingen Gebruikersnaam: VU-net-id Wachtwoord: VU-net-id Wachtwoord 3. Vereisten Het volgende is nodig om succesvol toegang te krijgen tot Exchange 2010 met Outlook 2007. Een Windows computer met Outlook 2007 en een internetverbinding. Uw VU-net-id en bijbehorend wachtwoord. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 2
4. Inloggen op Outlook Dubbelklik op het Microsoft Office Outlook 2007 icon op uw Desktop, of open het programma via Start>Programma s>microsoft Office>Microsoft Office Outlook 2007 Vul uw VU-net-id en bijbehorend wachtwoord in. Klik op OK. In de linker kolom ziet u uw mailboxes. Links onderaan vindt u de Agenda, Contactpersonen en Taken. Helemaal rechts in het venster is de Takenbalk weergegeven. Met de Takenbalk kunt u toekomstige taken en afspraken bijhouden. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 3
5. Outlook thuis configureren Installeer en/of open Outlook 2007; dit maakt onderdeel uit van een volledige installatie van Microsoft Office 2007. De configuratiewizard wordt nu gestart. Klik op Volgende Selecteer Ja Klik op Volgende Voer de volgende informatie in: Volledige naam: <Voornaam Achternaam> E-mailadres*: <e-mailadres> Wachtwoord: <VU-net-id wachtwoord> Typ het wachtwoord opnieuw: <VU-net-id wachtwoord> Klik op Volgende *Opmerking: uw e-mailadres bestaat uit de letters van uw voornamen gescheiden door een punt, gevolgd door uw achternaam, en eindigt met @vu.nl voor personeel of @student.vu.nl voor studenten. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 4
Outlook vraagt u om uw VU-net-id in te voeren. Voer de volgende informatie in: Gebruikersnaam*: vu\vu-net-id Wachtwoord: <VU-net-id wachtwoord> Vink aan: Wachtwoord onthouden Klik op OK U bent nu klaar met het instellen van uw Outlook 2007 VU-mailaccount. *Opmerking: vergeet niet om in het veld Gebruikersnaam vu\ in te vullen voorafgaand aan uw VU-net-id. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 5
6. Een handtekening instellen Ga in het hoofdscherm van Outlook in de menubalk naar Extra en selecteer uit het dropdown-menu Opties. Ga naar het tabblad E-mailindeling en kies onder aan het scherm voor Handtekeningen. Voeg in het volgende scherm een handtekening toe via Nieuw Klik met OK alle achterliggende schermen weer dicht. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 6
7. Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) Ga in het hoofdscherm van Outlook in de menubalk naar Extra en selecteer uit het dropdown-menu Wizard Afwezigheid Klik op Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden. Typ het antwoord dat u wilt verzenden wanneer u afwezig bent op het tabblad Binnen mijn organisatie. Klik op OK. NB: Met de besturingselementen kunt u het lettertype, de tekengrootte en andere tekstopmaak wijzigen. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 7
8. Instellen van gemachtigden Ga in het hoofdscherm van Outlook in de menubalk naar Extra en kies uit het dropdownmenu Opties Ga naar het tabblad Gemachtigden en kies daar voor Toevoegen Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 8
Zorg ervoor dat de Algemene adreslijst geselecteerd is bij het rechterveld Namen weergeven uit: Typ in het linkerveld Typ of selecteer een naam: de achternaam van de collega die u wenst te machtigen en klik op OK. De geselecteerde persoon is nu gemachtigd. Klik de open vensters weg met OK. Nu opent een scherm waarin je kunt aangeven welke rechten de door jou geselecteerde collega heeft. Kies hier de door jou gewenste rechtenset voor bijvoorbeeld Agenda. Klik op OK. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 9
9. Een functionele mailbox openen Ga in het hoofdscherm van Outlook 2007 naar Extra en dan naar Account-instellingen Dubbelklik in het tabblad E-mail op uw account. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 10
Klik in dit venster rechts onderin op Meer instellingen Klik onder het tabblad Geavanceerd op Toevoegen Vul hier de naam van de mailbox in of een gedeelte daarvan Klik op OK Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 11
Selecteer de juiste mailbox Klik op OK Klik achterliggende velden ook weg met OK, Volgende en/of Sluiten 10. Een gedeelde inbox openen Klik linksboven op Bestand, kies Openen en selecteer dan Map van andere gebruiker Typ de achternaam in van de gebruiker van wie je de inbox wilt openen en klik op OK. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 12
Als er meer collega s met dezelfde achternaam zijn, wordt u gevraagd de juiste te selecteren. Selecteer de juiste collega Klik op OK. 11. Een gedeelde agenda openen Om uw agenda te openen, klik op Agenda links onderin uw scherm. Klik linksboven op Bestand, kies Openen en selecteer dan Map van andere gebruiker Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 13
Typ de achternaam in van de gebruiker van wie je de agenda wilt openen en klik op OK. Als er meer collega s met dezelfde achternaam zijn, wordt u gevraagd de juiste te selecteren. Selecteer de juiste collega Klik op OK. Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 14
12. Ondersteuning van de UC-IT Service desk Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met de UC-IT servicebalie. Deze bevindt zich bij de algemene servicebalie in het hoofdgebouw 0A.11. Openingstijden: maandag t/m vrijdag: 9.00 17.00 uur E-mailadres: ucit-servicedesk@vu.nl Telefoon: 020 59 80000 Universitair Centrum IT Vrije Universiteit Amsterdam 15