RECRUTERING Wat is recrutering? Mogelijke deelnemer benaderen Informeren Toestemming vragen Start studie 1
Belangrijk? Vrijwillige deelname Representatieve groep Voldoende aantal deelnemers Lasagna s Law Louis Lasagna Once recruitment starts, the supply of suitable patients becomes a fraction of what it was assumed to be before the trial began. 2
Charleson and Horwitz, BMJ 1984 41 NIH trials met controlegroep % van beoogde sample size behaald: 2-174% 14/41 recruteerden 100% of meer 10/41 recruteerden 75-100% Enkel studies die 2x geplande sample size screenden, haalden sample size Slechts 7% van de gescreenden werden gerandomiseerd 2/41 recruteerden 60% van de gescreenden Haidich and Ioannidis, J Clin Epi 2001, 77 RCTs binnen de AIDS Clinical Trials Group 17% haalde geplande aantal deelnemers niet Patient pool Eligibility criteria Aantrekkelijkheid trial Netwerk recruteringscentra 3
Campbell et al. HTA 2007, 11 122 studies met subsidies van HTA of MRC 64.9% haalde minstens 80% sample size 31% minstens 100% 34% heeft sample size herzien 54% heeft studie verlengd Oorzaken trage/lage recrutering Patient/deelnemer Clinicus Recruteringscentrum Studie organisatie Studie design 4
Waarom zou iemand in een studie stappen? Altruisme Persoonlijk voordeel Beste behandeling Betere opvolging Zorgverlener expertise Invloed partner/familie Ellis et al. J Clin Oncol 2001, 19(15): 3554-61 5
Sammons et al., BMC Pediatr 2007; 7:12 Barrieres deelnemers Bijkomende procedures en afspraken Reisproblemen en kosten Invloed partner/familie Zorgverlener Voorkeur voor 1 interventie/behandeling Onzekerheid voordelen/risico s Protocol Interfereert met normale zorg Excessieve datacollectie 6
Recrutering zorgverleners 33% participatiegraad huisartsen Descriptief > interventie Research netwerk Participatie vermindert bij Aanbieden punten CME Benaderen via email of telefoon van der Wouden, J Clin Epi 2007, 60(8): 819-24 Barrieres zorgverleners Tijd Gebrek aan ondersteunend personeel Invloed op arts-patient relatie Onzekerheid toegeven over wat nu beste behandeling is Rol zorgverlener < > onderzoeker Bezorgdheid risico s Terughoudendheid recrutering ernstig zieke personen Verlies autonomie Bevriend met onderzoeker 7
Rendell et al., Cochrane Library 2008 Campbell et al. HTA 2007, 11(48) Kennis RCTs en wetenschappelijk onderzoek in het algemeen verhogen Onderzoeksvraag: interessant en relevant voor praktijk Vergoeding voor tijd Training Instrumenten aanbieden om communicatie over studie met potentiele deelnemer te vergemakkelijken 8
Recruterings strategieen Cochrane systematic review Telefoon reminder Open trial Opt-out om gecontacteerd te worden Audiovisuele informatie Brochure Financiele stimuli Treweek et al. Cochrane Library 2010 9
Recruitment with open and blinded trial design. Treweek S et al. BMJ Open 2013;3:e002360 2013 by British Medical Journal Publishing Group 10
Hoe potentiele deelnemers benaderen? Media Directe advertenties in kranten, tv, Posters, flyers Internet Verwijzing behandelende arts Receptioniste script Directe mailing/telefoon Fig. 1 Photo courtesy of Rekha Murthy. Siu Ping Chin Feman, Long T. Nguyen, Mary T. Quilty, Catherine E. Kerr, Bong Hyun Nam, Lisa A. Conboy, Joyce... Effectiveness of recruitment in clinical trials: An analysis of methods used in a trial for irritable bowel syndrome patients Contemporary Clinical Trials Volume 29, Issue 2 2008 241-251 http://dx.doi.org/10.1016/j.cct.2007.08.004 11
Kosten-effectiviteit Categorie # Oproepen # Geincludeerd Totale kosten ($) Flyer 745 120 26848 Posters 192 38 19831 Audio/video media 221 30 17513 Kranten 234 24 9355 Internet 42 11 1010 Verwijzing 189 43 500 Meerdere bronnen 41 10 Onbekend 485 13 Total 2149 289 75056 Fig. 2 Siu Ping Chin Feman, Long T. Nguyen, Mary T. Quilty, Catherine E. Kerr, Bong Hyun Nam, Lisa A. Conboy, Joyce... Effectiveness of recruitment in clinical trials: An analysis of methods used in a trial for irritable bowel syndrome patients Contemporary Clinical Trials Volume 29, Issue 2 2008 241-251 http://dx.doi.org/10.1016/j.cct.2007.08.004 12
Rodrigo et al. BMC Med Res Meth 2009; 9:51 Table 1 Effectiveness of recruitm ent strategies Stages of recruitment/number (%)# Households eligible at: Start of study Strategy All callers* First Screen Second Screen Enrolment (n = 810) (n = 433) (n = 332) (n = 325) (n = 300) Invitation letter 446 (55.1) 266 (61.4) 203 (61.1) 198 (60.9) 182 (60.7) School 89 (11.0) 71 (16.4) 57 (17.2) 56 (17.2) 51 (17.0) Newspaper advertising 43 (5.3) 27 (6.2) 18 (5.4) 18 (5.5) 17 (5.7) Community 29 (3.6) 16 (3.7) 12 (3.6) 12 (3.7) 12 (4.0) Other media 74 (9.1) 43 (9.9) 33 (9.9) 32 (9.8) 30 (10.0) Family/Friend 18 (2.2) 10 (2.3) 9 (2.7) 9 (2.8) 8 (2.7) # Percent recruitment at any stage = 100 (number of callers for the method/total number of callers at the specific stage) *The method of recruitment was missing for 111 (13.7%) of the initial callers. Rodrigo et al. BMC Medical Research Methodology 2009 9 :51 doi:10.1186/1471-2288-9-51 Recruterings flow Simultane recrutering en start van de studie Batch entry Continue recrutering tot sample size bereikt Continue recrutering tot bepaald tijdstip 13
Noodoplossingen Studie duur verlengen Kost? Organisatie? Resultaten laten langer op zich wachten Bijkomend recruteringscentrum openen Kost? Organisatie? Probeer redenen voor lage recrutering te achterhalen Motiveer onderzoekers door regelmatige feedback en communicatie 14