Notulen vergadering OV CBS De Wendakker 18-08-2015 Edith, Esther, Jessica, Fieke, Susan, Tineke, Annet Afwezig: Leo, Jantien, Jessica v. A., Patricia, Sandra, Femke, Peter 1. Notulen 1. Opening en welkom nieuwe leden 2. Vorige Notulen en Actielijst 3. Stand van zaken financiën 3.1. Incasso gelukt: eind juni is jaar 2014-2015 geïnd. Nog niet alles is gelukt. Van jaar 2013-2014 is in juli is de incasso aardig goed gegaan. Er moet nog wel actie worden ondernomen op storno s en vooral op onbetaalde facturen. De contributie voor 2015-2016 wordt in januari/februari geïnd, dus pas na Sinterklaas. 3.2. Er staat nu voldoende geld op de rekening om school terug te betalen. Geld voor speeltoestel houden we nog even, met toestemming van school, zodat we in ieder geval de kosten voor Sinterklaas kunnen betalen. 3.3. Esther is bezig met jaarcijfers en een afspraak voor de controle door de kaskommissie wordt gepland. 3.4. Draaiboek penningmeesterschap wordt gemaakt. Draaiboek voor de kascontrole is gemaakt door dagelijks bestuur in samenwerking met de kascommissie kascontrole en zal worden gebruikt. 3.5. Esther vraagt elke commissie om een begroting op te stellen en voor 1 september aan haar te sturen. 3.6. De ledenadministratie wordt uitgevoerd door Jantien van Eerten. Het aanmeldformulier zal worden aangepast en toegevoegd aan de website en aan de infopakketjes. Jessica heeft daarover contact met de IB-er, o.a. over mogelijke digitalisering. 4. Stand van zaken website 4.1. Website Web2Work heeft Leo vandaag de inloggegevens kunnen verstrekken voor het gedeelte van de OV binnen de website van de school. De pagina's staan er inmiddels, maar moeten alleen nog voor een deel gevuld worden (denk aan de agenda, de intro's van de bestuursleden, de verslagen van de vorige vergaderingen, enzovoorts). Op de pagina nieuws staan nu de achterhaalde gegevens van bijvoorbeeld de vorige toernooien. Dat moet dus allemaal van verse tekst worden voorzien. Verder moet Leo nog uitvinden hoe alles gepubliceerd moet worden, (moet wellicht via Chris) en of er bijvoorbeeld de website van de school zelf, pagina Links, de verwijzing naar het
deel van de OV nog worden aangepast naar de nieuwe situatie. Leo zal de diverse commissies zelf benaderen als hij nog tekst nodig heeft Verder neemt Annet contact op met Leo over het actualiseren van de teksten. Voor wie zelf al een blik wil werpen, laat het Leo even weten. Wij zijn voor digitale aanmelding bij de OV. Zie ook 3.6. 4.2. Webwinkel. Leo heeft samen met Jessica van Amerongen de webwinkel gevuld voor de schoolreisjes. Esther heeft de factuur voor de webwinkel betaald, dus dat gaat geen problemen opleveren. 5. Zomerfeest 28 augustus (uitgesteld) 5.1. De DJ die eerst voor de Kopakker was gevraagd, is op 28 augustus niet beschikbaar. De Meander Big Band komt ervoor in de plaats. 6. Schoolreis 22 september 6.1. Zie ook onder webwinkel. De schoolreis van de groepen 7 wordt uitgesteld naar oktober/november i.v.m. de verbouwing van Nemo. De prijzen komen allemaal uit onder de 25 euro. Bij elk schoolreisje is EUR 0,50 opgeteld voor ideal. Ouders kunnen wel alle schoolreisjes van hun kinderen in één keer betalen. Dit was voorgaande jaren ook zo. Tineke zal alle leerkrachten vragen ouders van hun groep te attenderen op de schoolreis en de aanmelding/betaling, bij voorkeur in een (periodieke) infomail. Het rooster voor de Rakkerpraat is helaas nog niet bekend, maar de informatie zal bij voorkeur ook 2 keer worden geplaatst. 7. Schoolfotograaf 5 en 6 oktober 7.1. De aankondiging van de schoolfotograaf moet het liefst twee keer in september worden aangekondigd in de Rakkerpraat (niet te vroeg en niet te laat). 8. ALV 7 oktober 8.1. Bert Reinds komt weer spreken. We moeten een onderwerp bepalen. Zie voor mogelijke onderwerpen: http://www.meandmyhouse.nl/ Het tijdstip waarop hij spreekt, zal beter met hem moeten worden afgestemd dan vorig jaar. 9. Commissies 9.1. Sportcommissie: Miranda Olijve zal Ellen gaan vervangen. Er moet nog iemand bijkomen van de Wendakker. Alle sporttoernooien zijn aangemeld. 9.2. Avondvierdaagse. De pakjes drinken vanuit de OV werden wel gemist. Idee: extra laten betalen en drinken leveren ( 3 per kind), zoals ook op andere scholen wel gebeurt. Helaas hebben niet alle leerkrachten de shirts afgetekend op de aftekenlijst. Daardoor inleveren via lijsten niet door alle leerkrachten. 9.3. Creacommissie. Fieke zal de directie vragen wat de afspraken zijn met de Zevensprong over versieren van het gebouw, aanwezigheid van Sinterklaas. De vraag is inmiddels gesteld, maar de directie had nog niet bij dit soort zaken stilgestaan. Albert komt erop terug bij Fieke. Fieke brengt Susan in contact met Petra Helmich, die het createam op de Wendakker coördineert.
9.4. Kerst in de kerk. We gaan ons best doen om vanaf het begin betrokken te zijn, ook al hebben we voornamelijk een faciliterende rol. In het verleden is gebleken dat we wel belangrijke informatie missen. 9.5. Fieke is bezig met een duidelijke lijst van bestuur, commissies (incl. leerkrachten in die commissies), contactgegevens etc. op te stellen. 10. WVTTK Informatieavond op school. Informatie-avonden voor nieuwe leerlingen worden afgeschaft. Dat wordt in het vervolg individueel of per groep gedaan. Daardoor is er voor de voorzitter van de OV geen gelegenheid meer om informatie te geven. We denken na over andere momenten. De informatie-avond op 26 september komt niet iedereen goed uit. We zullen er wel voor zorgen dat er voldoende nieuwe aanmeldingsformulieren in de groepen 1 aanwezig zijn, met een folder erbij. Fieke heeft Geert Jan / Edgar inmiddels gevraagd naar een rooster voor het verschijnen van de Rakkerpraat. Dat is er nog niet. We blijven het maar even per keer / maand vragen. Fieke zal vragen om een rooster voor de gymlessen vragen, zodat we er op kunnen toezien dat gymlessen worden afgemeld wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld als Sinterklaas op school komt. We gaan door met het voorstellen van alle bestuurs- en commissieleden. De PRcommissie (Leo, Annet) zou zich kunnen voorstellen voor de ALV. Esther en Jantien wellicht na meteen naa de LV en daarna bijvoorbeeld het createam /de createams, Femke, Sandra. 2. Actielijst d.d.18 augustus 2015 Actie Wie Deadline Begroting commissies sturen aan Esther Alle commissies 31 augustus 2015 Plan maken voor werkbaar archief met toegang voor juiste personen en garantie voor privacy. Fieke/Leo Schooljaar 2015-2016 Nieuwste draaiboeken / andere documenten die centraal bewaard iedereen 30 juni 2015 moeten worden, sturen aan Fieke Voorstellen Rakkerpraat PRcommissie? Opzegtermijn Yourhosting in de gaten houden Leo
Actie Wie Deadline Activiteitencommissie er zijn op beide locaties geïnteresseerden om iedereen mee te draaien, maar nog niet om de commissie aan te sturen. Draaiboek penningmeesterschap maken. Zie ook statuten Bekijken of de statuten moeten worden aangepast Fieke/Esthe r. Fieke / DB Navragen of het schaaktoernooi iets is voor de sportcommissie. sportcomm issie. Adreslijst en e-mailadressen commissies samenvoegen en ordenen Fieke z.s.m.