Handleiding Factureren

Handleiding Factureren Inhoud 1 De facturatiemodule... 2 1.1 Facturen... 2 1.1.1 Factureren > Facturen > Toevoegen... 2 1.1.2 Factureren > Facturen > Overzicht... 4 1.2... 4 1.2.2 Factureren > Facturen > E-mailen... 5 1.2.3 Factureren > Facturen > Incassobestand... 6 1.3 Standaard facturen... 8 1.3.1 Factureren > Standaard facturen > Toevoegen... 8 1.3.2 Factureren > Standaard facturen > Overzicht... 8 1.4 Abonnementen... 9 1.4.1 Factureren > Abonnementen > Toevoegen... 9 1.4.2 Factureren > Abonnementen > Overzicht... 9 1.4.3 Factureren > Abonnementen > Facturen maken... 10 1.5 Producten/diensten... 10 1.5.1 Factureren > Producten/diensten > Toevoegen... 10 1.5.2 Factureren > Producten/diensten > Overzicht... 10 1.5.3 Factureren > Producten/diensten > Importeren... 10 1.5.4 Factureren > Producten/diensten > Eenheden... 10 1.5.5 Factureren > Producten/diensten > Groepen... 11 1.6 Algemeen... 11 1.6.1 Factureren > Accountantscontrole... 11 1.6.2 Factureren > Berichten... 11 1.6.3 Digitaal archief... 11 1

1 De facturatiemodule In deze handleiding staan alle functies omschreven van de facturatiemodule. Meer informatie vindt u in de support-omgeving. 1.1 Facturen 1.1.1 Factureren > Facturen > Toevoegen Hier kun u nieuwe facturen aanmaken. U gaat als volgt te werk: 1. Selecteer een relatie of voer een nieuwe relatie in. 2. Het factuurnummer wordt automatisch opgehoogd en ook de factuurdatum wordt automatisch gegenereerd. Controleer deze altijd op juistheid. 3. U kunt eventueel zelf nog een kenmerk toevoegen aan de factuur. Dit is geen verplicht invulveld. 4. U moet nu een Betalingstermijn vermelden. Dit is een verplicht veld. Afhankelijk van de betalingstermijn die u invult, wordt automatisch de uiterste betaaldatum weergegeven. 5. U kunt eventueel zelf nog een Factuurtekst toevoegen aan de factuur. Deze tekst kunt u per factuur aanpassen. Dit is geen verplicht invulveld. 6. Bij Sjabloon hebt u de keuze uit meerdere factuursjablonen. Standaard zijn er twee voorbeelden beschikbaar. In e-boekhouden.nl kunt u de voorbeeldsjablonen aanpassen naar eigen wens, of u voegt uw eigen sjabloon toe. Dat doet u via Beheer > Sjablonen > Factuursjablonen. 7. Vervolgens krijgt u bij Verzendwijze vier keuzemogelijkheden. U kunt meerder keuzes aanvinken. - Factuur per reguliere post versturen: de factuur wordt klaargezet om te printen. Het printbestand wordt voor u klaargezet onder Factureren > Facturen > Printen. 2

- Factuur per e-mail te versturen: als u het e-mailadres van een relatie heeft ingevuld, kunt u de factuur per e-mail versturen. De e-mails worden voor u klaargezet onder Factureren > Facturen > E-mailen. - Factuurbedrag incasseren: wanneer u een incasso-overeenkomst heeft met uw bank, dan kunt u factuurbedragen automatisch incasseren van de bankrekening van uw klanten. Vul de nodige gegevens in voor incasso. U kunt vervolgens onder Incassobestand het SEPA XML-bestand downloaden en aanleveren bij uw bank. Het incassobestand wordt voor u klaargezet onder Factureren > Facturen > Incassobestand. - Factuur direct verwerken in de boekhouding: de betreffende factuur wordt direct verwerkt in de boekhoudmodule. 8. Bij Mutatieomschrijving voert u een omschrijving in waardoor u de factuur beter terug kunt vinden in de boekhoudmutatie. 9. Nu voegt u een product of dienst toe aan uw factuur. Klik op Product/dienst toevoegen. Er verschijnt een venster waarin u het product of dienst kunt selecteren. U kunt uw selectie ook blanco laten en een nieuw product of nieuwe dienst invoeren. Eenheid mag u leeg laten, dit is geen verplicht invulveld. 10. Als u onderaan het vinkje Product/dienst opslaan als standaard aanklikt, wordt dit opgeslagen zodat u deze later eenvoudig aan een andere factuur toevoegt. U beheert uw producten en diensten onder Beheer > Overig > Diensten/producten. 11. Klik op Opslaan om het product aan de factuur toe te voegen. U keert terug naar het algemene scherm Factuur toevoegen. U kunt met het kruisje een specifieke regel verwijderen of met het potloodje wijzigen. 12. Klik op Opslaan als de factuur klaar is. De factuur wordt direct in de boekhouding verwerkt, als u deze optie heeft aangevinkt. 3

1.1.2 Factureren > Facturen > Overzicht Bekijk uw ingevoerde facturen via Overzicht. Met de zoekfunctie kunt u specifieke facturen opzoeken. Voert u geen gegevens in bij het zoekscherm, dan worden al uw facturen weergegeven. U kunt ook kiezen voor een weergave van de laatste 50 facturen. U krijgt het volgende overzicht: - de factuurdatum - het factuurnummer - de relatie - het bedrag exclusief en inclusief BTW - verzendwijze en verwerking 1.2 4 1.2.1.1 Opties - Klik op het potloodje voor een factuur om die betreffende factuur te wijzigen. - Klik op het kruisje voor een factuur om deze te verwijderen. - Klik op de printer om een factuur te printen of op te slaan op uw PC. - Klik op de envelop om een factuur direct naar een klant te mailen. 1.2.1.2 Factureren > Facturen > Printen Hier staan alle facturen klaar om te printen. Het systeem geeft aan hoeveel facturen er klaar staan. - U kunt de facturen sorteren op: postcode, factuurnummer, datum of bedrijfsnaam. - Klik op Facturen nu afdrukken om de facturen te openen. U moet nu zelf een printopdracht geven in het tekstverwerkingsprogramma.

1.2.2 Factureren > Facturen > E-mailen Hier ziet u hoeveel facturen klaar staan om te e-mailen. Het e-mailadres dat u onder Beheer > Uw account > Uw gegevens opgeeft, gebruikt e-boekhouden.nl als afzender. U kunt het e- mailadres nog handmatig aanpassen. - Via Bericht stuurt u begeleidende tekst mee. Deze tekst verstuurt e-boekhouden.nl naar alle e-mailadressen waarvoor een factuur klaar staat. - De factuur wordt altijd als bijlage toegevoegd aan het e-mailbericht. Daarnaast kunt u nog 3 andere bijlagen toevoegen aan de e-mail. - Klik op Verder om de facturen te e-mailen. 5

1.2.3 Factureren > Facturen > Incassobestand Wanneer u een incassocontract met uw bank heeft, levert u incasso-opdrachten via een SEPA XML- bestand aan. Hebt u incasso s aangemaakt? Dan vindt u het incassobestand terug onder Factureren > Facturen > Incassobestand. U ziet hier precies voor hoeveel facturen u een incasso-opdracht aanmaakt en wat het totaalbedrag van alle te incasseren facturen is. - Vul uw eigen rekeninggegevens in en klik op Incassobestand aanmaken. - Kies voor SEPA-bestand downloaden om het bestand te downloaden. Dit bestand kunt u vervolgen bij uw bank aanbieden voor incasso. Bij het aanmaken van een incassobestand kijkt het systeem direct of er machtigingsgegevens zijn die niet geaccepteerd zullen worden door de bank. Mochten er incorrecte gegevens gevonden worden, dan geeft e-boekhouden.nl dit per factuur weer. Met het gele potloodje kunt u de machtigingsgegevens direct aanpassen. 6 Met de optie Oude incassobestanden downloaden, kunt u alle aangemaakte incassobestanden (sinds 4 februari 2013) opnieuw downloaden. Met de optie Incassobatch resetten kunt u zelf incassobatches resetten. U zet dan een reeks bestaande facturen opnieuw klaar voor automatische incasso. Het resetten gebeurt aan de hand van de aanmaakdatum van het vorige incassobestand. Voorbeeld U heeft op 10-02-2014 een incassobestand aangemaakt en dat wilt u graag resetten. Dan voert u als datum 10-02-2014 in en klikt op Volgende.

Heeft u op 05-02-2014 en 10-02-2014 incassobestanden aangemaakt en wilt u beide bestanden resetten, dan vult u 05-02-2014 in als datum. De facturen van beide incassobatches worden dan opnieuw klaargezet voor incasso. 7 1.2.3.1 Ontvangen incasso s verwerken in uw boekhouding Als u bij de bank het SEPA XML-bestand heeft aangeboden met automatische incasso s, komt u de geïncasseerde bedragen tegen op uw bankafschrift. Dat kan op 2 manieren: 1. Alle incasso's als 1 bijschrijving (batch) op uw afschrift U komt het totale bedrag tegen op uw digitale bankafschrift. Deze boekingsregel negeert/verwijdert u. In plaats daarvan importeert u het aangemaakte incassobestand. Het bestand vindt u terug onder Boekhouden > Invoeren > Importeren > Nieuwe gegevens > Betaal- of incassobestand selecteren. Hier ziet u een overzicht van alle aanmaakte betaalopdrachten en incasso-opdrachten sinds 04-02-2013.

U kunt een van de bestanden importeren door te klikken op Bestand importeren. Het systeem vraagt u vervolgens op welke rekening u het bestand wilt importeren. Voer de datum in, waarop u de (batch)betaling tegen komt op uw bankafschrift. Daarnaast selecteert u de juiste bankrekening. Klik op Verder om het bestand te importeren. E-Boekhouden.nl geeft vervolgens het resultaat weer van het geïmporteerde bestand. 2. Per incasso een afzonderlijke regel op uw afschrift U importeert uw digitale bankafschrift via Boekhouden > Invoeren > Importeren en boekt iedere afzonderlijke bijschrijving weg als betaling. Bij voldoende overeenkomsten zal het systeem de betaling herkennen en automatische wegboeken. De betaling moet dan wel voldoen aan de volgende regels: - Het bedrag van de afschriftregel moet 100% overeenkomen met een openstaande factuur in de boekhouding. - Het factuurnummer moet in de omschrijving van de afschriftregel staan. - Het factuurnummer moet minimaal 5 tekens bevatten. 1.3 Standaard facturen 1.3.1 Factureren > Standaard facturen > Toevoegen Als u regelmatig dezelfde facturen aan klanten stuurt, maakt u deze aan bij Factureren > Standaard facturen > Toevoegen. Als u vervolgens een nieuwe factuur maakt, kiest u eenvoudig de juiste standaard factuur. Zo voert u niet elke keer alle gegevens opnieuw in. 8 1.3.2 Factureren > Standaard facturen > Overzicht Wilt u een overzicht van uw standaard facturen? Klik op Factureren > Standaard facturen > Overzicht. Met het kruisje verwijdert u standaard facturen, met het potloodje wijzigt u eenvoudig een factuur.

1.4 Abonnementen 1.4.1 Factureren > Abonnementen > Toevoegen Onder het menu Abonnementen beheert u alle abonnementen (periodieke facturen). U kunt direct alle facturen op een bepaald moment aanmaken. Bij het toevoegen van abonnementen vraagt e-boekhouden.nl om een aantal aanvullende gegevens: - Relatie: kies een relatie uit uw relatiebestand, of maak via het plusje een nieuwe relatie aan. - Naam abonnement: kies een passende naam voor het abonnement. - Startdatum: dit is de datum waarop het abonnement in gaat. - Prolongatiedatum: dit is de datum waarop de abonnementstermijn van de laatste (eventueel reeds verstuurde) factuur afloopt. Zodra deze datum voorbij is, verstuurt u weer een nieuwe factuur. Gaat het om een nieuw abonnement, dan vult u hier dezelfde datum in als de startdatum. - Einddatum: op deze datum loopt het abonnement af. U vult dit vakje alleen in als het abonnement opgezegd is, of een bepaalde looptijd kent. - Betaling per: hier geeft u de periode aan waarna een nieuwe factuur verstuurd moet worden. U kunt kiezen uit: maand, 2 maanden, kwartaal, half jaar, jaar, 2 jaar - Kenmerk: u kunt het abonnement een kenmerk geven wat voor u herkenbaar is. Dit is optioneel. - Opmerkingen: hier kunt u eventuele aanvullende opmerkingen over het abonnement kwijt. - Sjabloon: selecteer de juiste factuursjabloon voor het abonnement. - Verzendwijze: vink aan op welke manier u de factuur voor het abonnement wilt verzenden. - Product/dienst: voeg het product of de dienst toe, waarvoor u het abonnement aanmaakt. - Klik op Opslaan om het abonnement toe te voegen. 9 1.4.2 Factureren > Abonnementen > Overzicht Via dit menu ziet u in één oogopslag welke abonnementen zijn aangemaakt. Met het zoekscherm kunt u de zoekresultaten specificeren of verkleinen. Vul niets in bij het zoekscherm en klik op Zoeken, als u alle abonnementen wilt zien. U ziet de abonnementsnaam, de relatie en het factuurbedrag per maand gespecificeerd. Ook de startdatum, einddatum en prolongatiedatum van elk abonnement worden weergegeven. Als er abonnementen zijn waarbij de prolongatiedatum rood gekleurd is, is het tijd om een nieuwe factuur aan te maken voor dat betreffende abonnement.

1.4.3 Factureren > Abonnementen > Facturen maken U kunt op ieder gewenst moment een facturatieronde starten. Dit doet u via Factureren > Abonnementen > Facturen maken. Kies voor welke abonnementen u een nieuwe factuur wilt aanmaken. Achter de keuzerondjes staat het aantal abonnementen met een verlopen prolongatiedatum. U kunt automatisch alle facturen aanmaken als u op Verder klikt. Door het vinkje aan te zetten, kunt u ze ook direct in de boekhouding verwerken. De facturen die u aanmaakt vindt u terug bij Factureren > Facturen > Overzicht. 1.5 Producten/diensten 1.5.1 Factureren > Producten/diensten > Toevoegen U kunt hier handmatig producten en diensten toevoegen. Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar. 10 1.5.2 Factureren > Producten/diensten > Overzicht Hier vindt u een overzicht van alle ingevoerde producten en diensten in e-boekhouden.nl. Met het potloodje kunt u de gegevens van elk product of dienst wijzigen. U kunt hier ook direct producten toevoegen of een lijst met producten importeren. 1.5.3 Factureren > Producten/diensten > Importeren U kunt hier een bestand met producten en diensten importeren. Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar. 1.5.4 Factureren > Producten/diensten > Eenheden U voegt eenvoudig nieuwe producteenheden toe met de knop Toevoegen. Reeds ingevoerde producteenheden kunt u hier wijzigen (potloodje) of verwijderen (kruisje).

1.5.5 Factureren > Producten/diensten > Groepen Als u een uitgebreid assortiment heeft, kunt u deze indelen in groepen. Deze groepen voert u hier in. Bestaande groepen kunt u hier wijzigen (potloodje) of verwijderen (kruisje). 1.6 Algemeen 1.6.1 Factureren > Accountantscontrole Met de Accountantscontrole kunt u samenwerken met een accountant of administrateur. 1. Klik onderaan de lijst op Toevoegen om een nieuwe controleopdracht toe te voegen. 2. U selecteert welke periode u wilt laten controleren en u kunt opmerkingen toevoegen voor uw accountant. 3. Klik op Opslaan om de controleopdracht direct door te sturen naar uw accountant. Eventuele correspondentie met uw accountant over een controleopdracht kunt u voeren via Berichten. Let op: Deze functie ziet u alleen wanneer uw accountant toegang heeft tot uw administratie. 1.6.2 Factureren > Berichten Wanneer u samenwerkt met uw accountant, kunt u deze functie gebruiken om vragen te stellen aan uw accountant. U kunt deze functie vergelijken met normale e-mail, maar dan binnen e-boekhouden.nl. U hebt dan alle correspondentie met uw accountant bij de hand in uw administratie. 11 Let op: Deze functie ziet u alleen wanneer uw accountant toegang heeft tot uw administratie. 1.6.3 Digitaal archief U kunt bestanden beheren in e-boekhouden.nl. U kunt bijvoorbeeld facturen of bonnetjes uploaden naar uw administratie en deze koppelen aan mutaties. Wilt u meer opslagruimte? Dan kunt u tegen betaling extra dataruimte inkopen. Klik op de knop Wijzigen om meer dataruimte in te kopen.

1.6.3.1 Nieuwe folder aanmaken U kunt eenvoudig per relatie of lid een folder aanmaken. 1. U selecteert eerst in de linker kolom waar u een nieuwe folder wilt aanmaken. In het bovenstaande voorbeeld is de basisfolder geselecteerd. Wilt u een sub folder aanmaken voor bijvoorbeeld Autobedrijf Jansen, dan selecteert u eerst deze folder. 2. Om een nieuwe folder aan te maken, klikt u in het bovenste menu op het icoon Nieuwe folder. 3. U voert de naam van de nieuwe folder aan en klikt op OK. U heeft nu een nieuwe folder toegevoegd. 4. Wanneer u de naam van de folder wilt wijzigen, klikt u met uw rechter muisknop op de betreffende folder en kiest Naam wijzigen. 12 1.6.3.2 Bestanden uploaden Om bestanden te uploaden, volgt u de volgende stappen: 1. U selecteert eerst in de linker kolom in welke folder u bestanden wilt uploaden. Selecteert u geen folder, dan komt het bestand automatisch in de basisfolder te staan. 2. Vervolgens klikt u op het icoon Bestanden uploaden. Er opent een nieuw venster.

3. U kunt de volgende bestandsformaten uploaden: o jpg o gif o png o doc / docx o pdf o ppt o txt o zip o rar o xls / xlsx o csv o tab 4. U klikt op Toevoegen om de te uploaden bestanden te selecteren. U zoekt de gewenste bestanden op, op uw pc. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. 5. Om de bestanden te uploaden naar de folders in uw administratie klikt u op Upload starten. Zodra de upload gereed is, verschijnt het bestand direct in de geselecteerde folder. 6. Wilt u een bestand verplaatsen naar een andere folder? Dan vinkt u het gewenste bestand aan en u klikt vervolgens in het bovenste menu op Geselecteerde items knippen. U selecteert daarna de gewenste folder en klikt dan in het menu op Geselecteerde items plakken. 13

1.6.3.3 Bestanden invoeren als mutatie U kunt een geüpload bestand direct invoeren als een nieuwe mutatie. 1. U klikt met uw rechter muisknop op het bestand dat u als mutatie wilt invoeren. U kiest voor de optie Invoeren als mutatie. 2. Een nieuw venster opent. U krijgt een gedeeld scherm. Links ziet u het standaard invoerveld voor boekstukken en rechts ziet u een weergave van het geüploade bestand. U vult de nodige gegevens van het boekstuk in en klik op Opslaan om de nieuwe mutatie aan te maken. 1.6.3.4 Bestanden koppelen aan een mutatie U kunt een geüpload bestand koppelen aan een nieuwe of bestaande mutatie. 14 1. Bij een nieuwe mutatie: u gaat naar Boekhouden > Invoeren > Facturen. Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen. 2. Bij een bestaande mutatie: u gaat naar Boekhouden > Overzichten > Mutaties. U zoekt de juiste mutatie op en klik op het gele potloodje. Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen. Als u een bestand heeft gekoppeld aan een mutatie, kunt u dat zien aan het icoontje voor de betreffende mutatie. 3. U kunt ook via Bestandsbeheer een bestand selecteren met het vinkje. Als u daarna met uw rechter muisknop klikt, krijgt u de extra optie Selectie. 4. Selecteer daarna Koppelen aan mutatie om het bestand toe te voegen aan een nader te specificeren mutatie.

1.6.3.5 Bestanden koppelen aan een relatie U kunt een geüpload bestand koppelen aan een relatie. 1. U gaat naar Relaties > Relaties > Zoeken. U zoekt de juiste relatie op en klik op de oranje relatiecode. 2. Selecteer het uiterst rechtse tabblad Bestanden. Als er al bestanden zijn gekoppeld aan deze relatie ziet u deze hier in een overzicht. Als u nieuwe bestanden wilt toevoegen, klikt u op Bestanden toevoegen. 3. U kunt ook via Bestandsbeheer een bestand selecteren met het vinkje. Als u daarna met uw rechter muisknop klikt, krijgt u de extra optie Selectie. 4. Selecteer daarna Koppelen aan relatie om het bestand toe te voegen aan een specifieke relatie. 15