Nieuwe gesprekscyclus en daarbij te gebruiken formulieren VCO Midden- en Oost- Groningen 1. Aanleiding voor de nieuwe gesprekscyclus Het integraal personeelsbeleidsplan van de oude verenigingen (Scheemda en Oost-Groningen) dateert uit 2005. In dit plan en het daarbij behorende bijlagenboek, was ook de gesprekcyclus opgenomen. Op basis van de ervaringen met deze cyclus, als gevolg van de samenvoeging van de verenigingen en vooruitlopend op het invoeren van het geautomatiseerde personeelinformatiesysteem (HROD), bestond er bij de directie van de VCO Midden- en Oost- Groningen behoefte om de gesprekscyclus en de daarbij behorende formulieren nog eens onder de loep te nemen. Naar aanleiding van een bijeenkomst met de bovenschoolse directie en een bijeenkomst met de directeuren van de scholen, is met ondersteuning van Metrium een nieuwe gesprekscyclus en de daarbij behorende formulieren tot stand gebracht. In deze notitie wordt die nieuwe gesprekscyclus beschreven en verwezen naar de daarbij behorende formulieren. De formulieren zelf zullen worden ondergebracht in HROD, zodat zowel de directeuren als de medewerker gebruik kunnen maken van de gedigitaliseerde versie van de formulieren. Ook het opmaken en accorderen van de gespreksverslagen zal vanaf het operationeel worden van HROD, in dat systeem plaats kunnen vinden. Op die manier wordt gestreefd naar het standaardiseren van de gesprekscyclus op de verschillende scholen, naar meer efficiency en naar het terugbrengen van de papierlast. De nieuwe gesprekscyclus moet worden vastgesteld door de bovenschoolse directie, gehoord de directeuren, en behoeft de instemming van de PGMR. 2. Opzet van de nieuwe gesprekscyclus Binnen de nieuwe gesprekscyclus moet onderscheid gemaakt worden in de reguliere en op ontwikkeling van de medewerker gerichte gesprekscyclus en gesprekken met rechtspositionele consequenties of een corrigerend karakter. De reguliere en op ontwikkeling gerichte gesprekscyclus bestaat uit:
Iedere medewerker van de VCO Midden- en Oost-Groningen doorloopt deze cyclus samen met zijn of haar direct leidinggevende. Na 5 jaren herhaalt de cyclus zich weer van voren af aan. Voor elk van deze gesprekken is een speciaal formulier ontworpen dat ondergebracht wordt in het HROD van de VCO Midden- en Oost-Groningen. De directeuren kunnen deze standaard formulieren opvragen, aanmaken en bewerken in HROD, waarna de gespreksverslagen door zowel de medewerker als de directeur in HROD bekrachtigd kunnen worden. Het gaat daarbij achtereenvolgens om: Gespreksformulier Jaargesprek; Gespreksformulier Voortgangsgesprek; Gespreksformulier Beoordelingsgesprek Een voorbeeld versie van deze formulieren (in Excel formaat) is ter informatie bij deze notitie gevoegd. De inhoud van het jaargesprek is vergelijkbaar met de inhoud van de jaargesprekken uit de oude cyclus. Kern van dit gesprek vormt de ontwikkeling van de medewerker in relatie tot de taakinhoud (functiebeschrijving) en de voor de functie geldende competenties. De direct leidinggevende en de medewerker gaan in gesprek over de vraag of deze medewerker al dan niet voldoet aan alle aspecten uit zijn of haar functiebeschrijving en over de vraag of de medewerker de voor zijn of haar functie geldende competenties in voldoende mate laat zien in de praktijk van alle dag. Waar nodig worden afspraken gemaakt met de medewerker over de ontwikkeling die hij of zij op deze terreinen door moet maken. Die afspraken, aangevuld met eventuele professionaliseringswensen van de medewerker zelf vormen ook meteen het persoonlijk ontwikkelingsplan van de medewerker.
Voor de competenties is aansluiting gezocht bij de methodiek van de Keiwijzer. Voor medewerkers die hebben deelgenomen aan de Keiwijzer kan in het eerste jaargesprek bij het onderdeel competenties verwezen worden naar de uitkomsten van de Keiwijzer (de wet BIO bijlage die door de medewerker aan de direct leidinggevende is verstrekt). Het voortgangsgesprek gaat over de voortgang van de afspraken die tijdens het voorgaande jaargesprek zijn gemaakt. Eventueel aangevuld met nieuwe afspraken op grond van de actualiteit. De inhoud van dit gesprek is dus veel beperkter dan het jaargesprek. In het vijfde jaar van een cyclus volgt er een beoordeling. De criteria die voor de beoordeling gelden zijn dezelfde als in het jaargesprek, dus de mate waarin de medewerker voldoet aan de functie-inhoud en aan de voor de functie geldende competenties. Ten aanzien van alle onderdelen van de functiebeschrijving wordt van de direct leidinggevende een score verwacht op een 4-punts schaal, variërend van onvoldoende tot zeer goed. Voor wat betreft de competenties wordt van de direct leidinggevende verwacht dat hij aangeeft of die bij de betreffende collega al dan niet in voldoende mate zichtbaar zijn. De beoordeling wordt dan een logisch vervolg op de daar voor gehouden jaar- en voortgangsgesprekken. Op grote scholen kan de directeur er voor kiezen om de te voeren gesprekken niet parallel aan elkaar te laten lopen. Door de groep medewerkers bijvoorbeeld in tweeën te delen kan met de ene groep in een schooljaar een jaargesprek gevoerd worden en met de andere groep een voortgangsgesprek. Op die manier kan de werkdruk van de directeur rond de te voeren gesprekken beter verdeeld worden. 3. Gesprekken met rechtspositionele consequenties 3a. Gesprekken in het kader van de invoering van de functiemix Om in aanmerking te kunnen komen voor het schaaluitloopbedrag (leerkracht op het maximum van LA) moet de groepsleerkracht, blijkend uit een beoordeling van de direct leidinggevende, tenminste voldoen aan alle aspecten uit de voor de leerkracht-la geldende functiebeschrijving (= ten minste een score van Voldoende op alle onderdelen uit de functiebeschrijving) en een score van Voldoende Zichtbaar op alle bij de functie behorende competenties. Hetzelfde geldt voor een leerkracht LA die in aanmerking wil komen voor een LB-functie. Een medewerker die daaraan voldoet, kan mee solliciteren naar de open te stellen LB-functies, mits hij of zij ook voldoet aan de andere voor de LB-functie omschreven (opleidings-)eisen. Voor deze situaties kan de direct leidinggevende ook gebruik maken van het gespreksformulier voor het reguliere beoordelingsgesprek. 3b. Beoordelen van een medewerker voorafgaand aan een vaste aanstelling
Voordat een tijdelijke aanstelling van een medewerker omgezet kan worden in een vaste aanstelling moet er een beoordeling plaats vinden. Bij deze medewerkers (leerkrachten afkomstig van de opleiding) gaat het er daarbij om vast te stellen of: deze medewerker in potentie beschikt over de competenties om uit te groeien tot een goede leerkracht. Het is dan ook logisch deze beoordeling te koppelen aan de voor de functie van leerkracht geldende competenties. Voor het uitbrengen van deze beoordeling kan de direct leidinggevende ook gebruik maken van het gespreksformulier voor de reguliere beoordeling. Het accent voor deze medewerkers moet dan echter komen te liggen bij de basis competenties: pedagogisch competent, didactisch competent, organisatorisch competent en competent in samenwerking met collega s. 3c. Gesprekken naar aanleiding van het disfunctioneren van medewerkers Zoals gezegd is de reguliere gesprekscyclus vooral ontwikkelingsgericht. In iedere organisatie zijn er echter omstandigheden die maken dat er corrigerende gesprekken met medewerkers moeten worden gevoerd. Voor die situaties kan geen gebruik gemaakt worden van de reguliere gesprekscyclus. In dergelijke gevallen, waarvoor vaak een concrete aanleiding is, geldt een andere gesprekkencyclus met veel kortere tijdslijnen en een andere vorm van verslaglegging. Voor die situaties zijn er afwijkende gespreksformulieren gemaakt die ook ondergebracht worden in het HROD van de vereniging. Het gaat dan om: Het gespreksformulier corrigerend functioneringsgesprek Het gespreksformulier beoordelingsgesprek naar aanleiding van disfunctioneren In die situatie wordt er als het ware een bijpass in de reguliere gesprekcyclus aangelegd. De concrete aanleiding (onvoldoende functioneren, bij herhaling niet nakomen van afspraken etc.) vormt in die situaties de basis om met elkaar in gesprek te gaan. In die gevallen zal er dan ook sprake zijn van een disfunctioneringsgesprek. De rol van de direct leidinggevende in deze gesprekken is veel meer sturend en moet gericht zijn op het stoppen van het ongewenste gedrag van de medewerker binnen een redelijke termijn. Afhankelijk van de aanleiding kan het bijvoorbeeld nodig zijn de met de medewerker te maken afspraken al binnen twee weken te evalueren, opnieuw afspraken te maken en daar eventueel consequenties aan te verbinden. In die gevallen maakt de direct leidinggevende gebruik van de hiervoor genoemde gespreksformulieren. Ook hier geldt dat er tenminste twee functioneringsgesprekken plaats moeten hebben gevonden alvorens een beoordeling uit te kunnen brengen en daar consequenties aan te kunnen verbinden.
De corrigerende gesprekcyclus bestaat uit: Concrete aanleiding Met concrete afspraken Gedrag verbeterd of veranderd? evaluatie Afsluiten met een beoordeling Ja Nee Opnieuw concrete afspraken maken + aangeven laatste kans en consequenties (rehabilitatie) Gedrag verbeterd of veranderd? evaluatie Ja Nee Beoordelingsgesprek Uitvoeren maatregelen