1
Beste relatie, Dit is een handleiding om in te kunnen loggen op uw beveiligde omgeving Mijn De Friesland Zakelijk. Alle gegevens die u ziet in deze handleiding zijn fictief en uit onze testomgeving gehaald. Heeft u na het lezen van deze instructie nog vragen? U kunt ons bereiken via ondernemersdesk@defriesland.nl of via (058) 291 33 88. Wij helpen u graag verder. De Friesland Zorgverzekeraar Ik wil inloggen in Mijn De Friesland Zakelijk. Hoe doe ik dit? U gaat naar www.defriesland.nl U ziet nu in het bovenste menu de keuze: Mijn De Friesland. Open de listbox. Kies voor de optie Werkgevers. In de afbeelding hieronder met een rode cirkel aangegeven. Wanneer u uw keuze heeft gemaakt komt u op het volgende inlogscherm. 2
Klik rechts boven in het scherm op Mijn De Friesland Nu kunt u inloggen met uw collectiviteitnummer en uw wachtwoord. Wat kan ik regelen in Mijn De Friesland Zakelijk? Nadat u bent ingelogd, komt u in uw persoonlijke beveiligde omgeving terecht. Als u voor de eerste keer inlogt krijgt u de melding Contractwijzigingen. BELANGRIJK! Het is belangrijk dat u akkoord geeft op deze wijzigingen. Op basis van deze wijzigingen wordt de collectieve overeenkomst voortgezet. Verder kunt u nu links op de pagina kiezen uit de volgende menu opties: 3
Menu item Uw collectief contract In het menu item Uw collectief contract kunt u uw collectief contract inzien via tabblad Contract details Contract details Producten Borderellen (indien centrale premie afdracht) Facturen (indien centrale premie afdracht) Klikt u op contract details dan verschijnt het volgende scherm. 4
Via het tabblad Producten kunt u inzien welke producten er gekoppeld staan aan uw collectief contract. U kunt ook uw borderel en uw factuur bekijken via de Mijn omgeving. Er verschijnt een tabblad borderel en een tabblad factuur als u een collectiviteit heeft afgesloten op basis van CPA (Collectieve Premie Afdracht). Heeft u een collectieve overeenkomst op basis van IPA (Individuele Premie Afdracht), dan zijn de opties factuur en borderel niet zichtbaar. Wij bieden de borderellen in twee formats aan: in PDF en in.csv formaat. Beide kunt u opslaan en voor uw eigen administratie bewaren. U kunt de PDF afdrukken wanneer u dat wilt. Het.csv bestand kunt u importeren in verschillende administratie programma s. 5
Menu item Beheer Verzekerden Op de pagina van Beheer Verzekerden kunt u uw werknemers die onderdeel uitmaken van de collectieve overeenkomst aanmelden, overschrijven (van en naar collectiviteitnummers binnen uw eigen organisatie) en afmelden. Met de optie kunt u de medewerker opvragen voor wie u een wijziging wilt doorvoeren. In het volgende scherm kunt u volstaan met het invullen van het BSN van de medewerker in kwestie óf de combinatie postcode, huisnummer, geboortedatum en achternaam (minimaal 1 e drie letters) Als u de medewerker in kwestie heeft gevonden, verschijnt het volgende scherm. Klik op de betreffende medewerker en de opties aanmelden, overschrijven en afmelden lichten op. 6
AANMELDEN gaat als volgt: Via de optie daarna op vraagt u de werknemer op die u wilt aanmelden voor de collectiviteit. Klik Dit scherm verschijnt. Eerst kiest u de collectiviteit waarop u wilt aanmelden. U geeft aan dat het een deelnemer of meelifter (partner en/of kind) betreft. BSN is verplicht in combinatie met de geboortedatum. Tot slot voert u de aanmelddatum in. LET OP: aanmelden kan per de eerste van de komende maand of in de toekomst. Aanmelden met terugwerkende kracht is niet mogelijk. 7
Vervolgens klikt u op OK. De aanmelding is zichtbaar in het onderste gedeelte van uw scherm. De status geeft aan dat u de opdracht nog moet verzenden. Als u de optie alles verzenden aanklikt, wordt de wijziging direct in het administratiesysteem van De Friesland opgenomen. 8
OVERSCHRIJVEN gaat als volgt: Via de optie vraagt u de werknemer op die u wilt overschrijven naar één van de collectiviteitnummers binnen uw organisatie. Klik op de naam en daarna op U ziet de volgende pop-up: Hier kiest u het collectiviteitnummer binnen uw organisatie waarnaar u wilt overschrijven. Vervolgens klikt u op OK. De overschrijving is zichtbaar in het onderste gedeelte van uw scherm. De status geeft aan dat u de opdracht nog moet verzenden. Als u de optie alles verzenden aanklikt, wordt de wijziging direct in het administratiesysteem van De Friesland opgenomen. LET OP: overschrijven kan per de eerste van de lopende maand of in de toekomst en alleen als uw bedrijf of organisatie meerder collectiviteitnummers heeft. Overschrijven met terugwerkende kracht is niet mogelijk. 9
AFMELDEN gaat als volgt: Via de optie vraagt u de werknemer op die u wilt afmelden voor de collectiviteit. Klik dan op de naam van degene die u wilt afmelden en daarna op Het volgende scherm verschijnt. Onderaan het scherm verschijnt de wijziging Vul de afmelddatum in en klik op OK De status geeft aan dat u de opdracht nog moet verzenden. Als u de optie alles verzenden aanklikt, wordt de wijziging direct in het administratiesysteem van De Friesland opgenomen. LET OP: afmelden kan alleen per de eerste van de lopende maand of in de toekomst. 10
BEREKEN PREMIE gaat als volgt: Via de optie vraagt u de werknemer op van wie u de premie wilt berekenen. Klik op de naam en vervolgens op Het premiebedrag voor de medewerker in kwestie wordt zichtbaar. Met het aanklikken van de listboxen onder Vrijwillig eigen risico Basisverzekering, Aanvullende verzekering en aanvullende tandverzekering, kunt u het premieoverzicht specificeren. 11
Menu item Uw wachtwoord wijzigen In het menu item Uw wachtwoord wijzigen kunt u uw wachtwoord wijzigen in een door u zelf te bepalen wachtwoord. Ook kunt u hier uw e-mailadres aanpassen indien nodig. Uw wachtwoord vergeten? Bent u uw wachtwoord vergeten? Neem dan contact op met de OndernemersDesk op telefoonnummer (058) 291 33 88. Wij helpen u graag verder. 12
Menu item Deelnemersoverzicht Klik Deelnemersoverzicht aan en het volgende scherm verschijnt. In het scherm dat volgt, selecteert u de collectiviteit(en) waarvan u een deelnemersoverzicht wilt opvragen. Als er maar één collectiviteit is, dient u deze wel te selecteren. Vervolgens kiest u een datum. Voer een peildatum in en klik op de button Aanvragen. Het opvragen van het overzicht duurt enkele seconden, dit is afhankelijk van de grootte van het bestand. 13
Om te controleren of het deelnemersoverzicht klaar is, klikt u op de button De status staat Voltooid verschijnt in het scherm en het deelnemersoverzicht is beschikbaar in Excel dat u kunt aanklikken. N.B. Met dit overzicht kunt u ook de gegevens achterhalen van een deelnemer die u bijvoorbeeld wilt afmelden of wilt overschrijven naar een andere collectiviteit binnen uw bedrijf. Via het Menu Item Beheer Verzekerden kunt u vervolgens de wijziging doorvoeren. Vragen? Heeft u over het gebruik van Mijn De Friesland Zakelijk nog vragen? Neem dan contact op met de OndernemersDesk op telefoonnummer (058) 291 33 88. Wij helpen u graag! 14