IBM SMARTER BUILDINGS IBM Tririga Integrated Workplace Management System MACS BVBA Museumstraat 8 2000 Antwerpen 0032 (0)3 237 1755 www.macs.be
Smarter Buildings Vandaag de dag wordt steeds meer waarde gehecht aan het verbeteren van efficiëntie, het verlagen van kosten en het verhogen van service levels. Op het gebied van Real Estate en facilities ziet men al jaren een beweging die diverse domeinen bij elkaar brengt omdat de informatie uit ieder individueel domein waarde toevoegt aan de andere domeinen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vastgoeddatabase gekoppeld aan de huur- en eigendomsverplichtingen, gekoppeld aan gebruiksinformatie van de gebouwen en ruimtes, aangevuld met kwalitatieve kenmerken zoals bezettingsgraad, energieverbruik en de conditie-index. Hierdoor wordt meer inzicht en controle verschaft wat leidt tot een positieve impuls binnen alle aspecten van Real Estate management. Hoe weet u zeker dat gebouwen efficiënt beheerd worden? Hoe compleet is het totaal overzicht van verplichtingen? Zou een slimmer verlichtingsplan meer besparingen opleveren dan de implementatie ervan? De sleutel tot deze vragen is integratie. Door middel van integratie tussen Real Estate en facilitaire processen en integratie met ERP systemen en overige bedrijfsprocessen, behalen organisaties de optimale resultaten op gebied van efficiëntie, kostenbeheersing en service verbetering. IBM Tririga IBM levert een complete Real Estate en facility management oplossing: IBM Tririga. Tririga heeft als doel organisaties te ondersteunen bij het realiseren van strategische, tactische en operationele doelen op gebied van financiën, efficiëntie en milieu, door het integreren van informatie in één systeem. IBM Tririga is een Integrated Workplace Management System (IWMS) oplossing die de domeinen Real Estate, projecten, facilitair & ruimte beheer, exploitatie en energie & milieu bij elkaar brengt binnen één software oplossing. Tririga is modulair opgebouwd zodat u gebruik kunt maken van de functies en domeinen zoals u dat nodig heeft binnen uw organisatie. Het onderliggende platform, de gebruikersvriendelijke user interface, de krachtige rapportages en integratie mogelijkheden staan altijd ter schikking en stellen u in staat om de oplossing met u mee te laten groeien. 1
Tririga bundelt de IWMS domeinen in een vijftal geïntegreerde toepassingen. Iedere module werkt op het Tririga platform en is door het ontwerp volledig geïntegreerd met de overige modules. De Real Estate portfolio informatie wordt beschouwd als onmisbare master data en maakt daarom deel uit van het platform. Daarmee staat deze informatie ter beschikking van alle modules, functies en rapportage mogelijkheden. De volgende secties geven een kort overzicht van de bovengenoemde modules en toepassingen en lichten toe hoe deze aansluiten bij de door u gestelde eisen aan de te leveren software oplossing. IBM Tririga Platform Alle bedrijfsprocessen in Tririga zijn gebouwd op hetzelfde technologie platform. Het onderliggende platform dient als gemeenschappelijke basis voor zaken als: Gebruikersinterface Data model Applicatie en business logica Beveiliging Rapportage Connectiviteit Het onderstaande diagram toont hoe het platform dient als basis voor alle aspecten van de totale oplossing: gebruikersinterface, processen, informatie, rapportage en connectiviteit. 2
Master Portfolio en Asset Management data Het platform voorziet in het vastleggen en beheren van master data van uw Real Estate zoals vastgoed, gebouwen, winkel centra, verdieping, ruimtes en grond. Direct vanuit het platform, omdat deze informatie wordt beschouwd als basis voor alle andere modules en processen. U kunt door middel van het platform een database aanleggen (of importeren) die uw volledige portfolio beschrijft, in overeenstemming met de gegevens zoals die wellicht momenteel al beschikbaar zijn in diverse bestaande systemen. Deze informatie zal gebruikt worden om het Real Estate mee te beheren en tevens gebruikt worden in de domeinen zoals beschreven in de vorige sectie. IBM Tririga stelt u in staat om informatie over uw gehele Real Estate portfolio te beheren inclusief fysieke en operationele kenmerken. Daarnaast gebruikt u de portfolio informatie voor de waardebepaling van uw vastgoed. Met Tririga kunt u op deze wijze vertrouwen op één centrale database met alle informatie die eenduidig aan uw gebruikersorganisatie wordt aangeboden. Het beheren van Real Estate beperkt zich overigens niet tot enkel vastgoed en gebouwen, maar stelt u in staat om een volledige asset management database op te bouwen inclusief gebouw-gebonden installaties, meubilair, telefonie, IT Assets, sleutels, brandpreventie, etc. Gebruikersvriendelijk De informatie wordt door Tririga aan gebruikers gepresenteerd via een gebruikersvriendelijke gebruikersinterface in de web browser. Ieder gebruiker heeft naar gelang zijn of haar autorisatie, een persoonlijk dashboard van uit waar men eenvoudig alle informatie kan opvragen waarbij rekening wordt gehouden met de taal, valuta en UOM (Unit of Measure) voorkeuren van 3
de gebruiker. Tririga is een meertalige toepassing die een groot aantal talen ondersteund waaronder Nederlands, Frans en Engels. Daarnaast is de oplossing gebouwd om meerdere gebruikersgroepen (zowel functioneel als organisatorisch) onder te brengen. Hierdoor is het mogelijk om Tririga in te zetten in een multi-tenancy omgeving. De applicatie is ontwikkeld om gebruikers vlot en zonder technische kennis, de juiste informatie te laten vinden. Daartoe maakt de Tririga applicatie gebruik van het dashboard (als centraal vertrekpunt), grafische overzichtslijsten (om gemakkelijk het juiste record te vinden) en formulieren (om de alle informatie per onderwerp te tonen). Bij het invoeren van informatie, zullen Tririga workflows de gebruiker ondersteunen zodat de informatie correct en volledig is ingevoerd. Visueel ingesteld De Tririga gebruikersinterface is zeer visueel ingesteld en voorziet voor iedere gebruikers in dashboards die informatie grafisch kunnen weergeven. Balanced scorecards worden veelvuldig gebruikt om gebruikers direct inzicht te geven in de huidige stand van zaken van alle voor hen relevante processen op en snelle en gemakkelijke manier. De dashboards en de rapportages zijn binnen de oplossing aan te passen naar de wensen van de organisatie en de individuele gebruikers. Voor uitgebreidere rapportage biedt Tririga de mogelijkheid om gebruik te maken van de ingebouwde rapport generator. Deze voorziet in een grote diversiteit aan rapporten waaronder lijsten, formulieren, grafieken, berekeningen, etc. Ook deze rapporten zijn volledig aan te passen aan de wensen van de organisatie. Voor organisaties die gebruik maken van externe BI oplossing zoals IBM Cognos of SAP BI bestaat de mogelijkheid om Tririga te koppelen het BI datawarehouse en analyse mogelijkheden. Flexibel Zoals vermeld is Tririga een zeer flexibele oplossing het geen blijkt uit de uitgebreide mogelijkheden om de applicatie aan te passen. De klanten hebben volledige controle over de oplossing en kunnen zaken als het datamodel, schermen, workflows, dashboards, rapporteren niet alleen aanpassen, maar ook uitbreiden en volledig naar eigen hand zetten. Let wel: dit wordt gedaan door middel van de ingebouwde configuratie tools en draagt bij aan de upgradebaarheid van de toepassing, aangezien er geen sprake is van Java customizatie of externe logica die dient te worden gebouwd. Krachtig en schaalbaar Door de architectuur van het platform is Tririga een uitermate schaalbare applicatie. Het Tririga platform is gebouwd op robuuste Java technologie die door middel van een applicatie server via het intranet (desgewenst internet) wordt aangeboden aan de gebruikers. Dat wil zeggen dat alle infrastructuur die benodigd is slechts op één locatie, het 4
data center, hoeft te worden geïnstalleerd. Het enige dat de eindgebruikers nodig hebben is een webbrowser. Hierdoor kan de oplossing eenvoudig worden uitgerold over meerdere geografisch verspreide locaties en kunnen nieuwe afdelingen aanhaken zonder dat hiervoor op locatie geïnstalleerd hoeft te worden. Alle data die door Tririga wordt beheerd, wordt opgeslagen in een gangbare Oracle of MS-SQL database zodat ook het beheer daarvan naadloos kan worden ingepast in uw bestaande IT omgeving. De combinatie van op Java gebaseerde web applicatie met een Oracle of MS-SQL database draagt bij aan de schaalbaarheid van het platform. Tririga kan worden gebruikt worden als basis oplossing voor bedrijven met slechts enkele Real Estate gebruikers, tot organisaties die alle Real Estate en FM processen willen centraliseren en deze willen uitrollen voor duizenden gebruikers. Integreerbaar Hoewel IBM Tririga het gehele IWMS domein geïntegreerd aanbiedt aan de gebruikers, blijft integratie met externe systemen zoals ERP, CRM, GIS en CAD van groot belang. Het Tririga platform voorziet een flexibel integratie raamwerk dat gebruikt wordt door diverse standaard integraties die IBM voorziet zoals AutoCAD, GIS, Mobiel, E-mail en Business Intelligence. Het integratie raamwerk is ook de basis voor de Tririga Business Connect functie. Deze biedt mogelijkheid om integratie met ERP system en zoals SAP en Oracle te configureren binnen de standaard van het Tririga platform. Net als bij het configureren van de gebruikersinterface, is hier sprake van configuratie, die de upgradebaarheid en de Total Cost of Ownership (TCO) ten goede komt. Bovenal is IBM Tririga een flexibele en modulaire toepassing. De functies zoals deze verder in dit document zijn beschreven, zijn standaard functies, die naar gelang de behoefte en de tijdsplanning, kunnen worden geïmplementeerd. Modulair Zoals hiervoor aangegeven, dekt IBM Tririga alle domeinen van een IWMS pakket af. Door de gekozen opzet van het platform is de oplossing uitermate modulair. U kunt als klant zelf bepalen welke modules u wenst te implementeren en in welke volgorde. Iedere module beschikt over een groot aantal standaard processen die relevant zijn voor dat domein. De processen komen voort uit de jarenlange ervaring binnen Real Estate en facility management en zijn ontworpen met en voor klanten in zeer diverse sectoren. Hierdoor dragen de processen bij aan het bereiken van grotere efficiency en betere dienstverlening aan uw (interne of externe ) klanten. In de volgende secties worden de vijf hoofddomeinen kort beschreven. 5
Real Estate Management Financiële executives leggen meer en meer de nadruk op de strategische waarde van Real Estate assets. Het Real Estate portfolio vertegenwoordigt een grote post op de balans, maar kan ook gebruikt worden om de financiële prestaties van een organisatie te verbeteren door het openen van nieuwe vestigingen, kopen/afstoten van panden of het optimaliseren van het ruimtegebruik. Met Tririga Real Estate Management kunnen financiële executives sneller en beter geïnformeerd beslissingen nemen op gebied van Real Estate portfolio planning, Real Estate transacties en lease accounting. Kenmerken van IBM Tririga Real Estate: Real Estate portfolio management: o Real Estate master database o Site selectie analyse o Capaciteitsprognose en scenarioplanning Transactie management: o Verwerving en vervreemding van objecten o Huur, lease, sub-lease, verhuur, onderhuur van gebouwen en ruimte o Huren en leasen van assets o Financiële en kwalitatieve KPI s (key performance indicators) Contract en Lease administratie o Contract administratie van eigendom en leases o Huurdersadministratie o Verwerken van betalingsadministratie o Monitoring en notificaties en kritische data Strategische facility planning o Vraag en aanbod analyse van vastgoed/ruimte o Ruimteplanning scenario s o Verticale ruimte planning Standaard Rollen, dashboards en Prestatie indicatoren 6
Project management In de huidige economie moeten veel organisaties werken met beperkte middelen en kan men geen verspilling of inefficiënties in projecten of programma s veroorloven. Tririga biedt een geïntegreerde planningsmodule om de kwaliteit van investerings-, facilitaire en milieu projecten te verbeteren. Met de module kunt u budgettaire analyses opstellen van uw programma s, project risico analyseren en beheren, kosten en baten afwegen en project management toepassen op al uw Real Estate projecten. Kenmerken van IBM Tririga Projects: Programma en project portfolio management o Project planning en taak beheer o Risico management o Kwaliteitsbeheer o Budget en scope bewaking o Analyse van financieringsbehoefte o Service Level Management Aanbesteding en inkoop processen Facturatie, kosten en contract beheer Contract management processen en controle functies inclusief project opvolging, herinneringen en alarmen Standaard Rollen en dashboards 7
Facility Management De typische werkplek van veel medewerkers is de afgelopen jaren sterk veranderd. Traditionele werkplekken worden meer en meer vervangen door het nieuwe werken, flexibele werkplekken of zelfs office hotelling. Tririga levert de middelen om de facility management processen te integreren om daarmee de effectiviteit van het personeel te vergroten, de bezettingsgraad van de gebouwen te verhogen en in te spelen op het nieuwe werken. Kenmerken van IBM Tririga Facilities: Modelleren en analyseren van facility planning scenario s op strategisch, tactisch en operationeel niveau o Ruimte beheer o Vloerplanning o Verhuisplanning en projecten o Vlekkenplanning en doorbelasting Realiseren van medewerker self service portaal met geautomatiseerde service management processen en functies o Service aanvragen o Onderhoudsaanvragen o Ruimte en/of verhuisaanvragen o Asset aanvragen o Project aanvragen o Asset aanvragen o Service level management Reserveringsbeheer voor werkplekken, vergaderzalen, assets, voertuigen, etc. Service Level KPI s en dashboards 8
Maintenance Management Onderhoud en operations management zijn belangrijke functies binnen een organisatie die streeft naar energy efficiency, lagere operationele kosten en die daarnaast uitmuntende service wil verlenen. Tririga ondersteunt alle operationele en onderhoudstaken zoals voorkomen in een Real Estate omgeving gedurende de levenscyclus: preventief, reactief of conditie afhankelijk onderhoud, uitvoerende taken zoals schoonmaak, catering, verhuizingen of inspecties en projectmatige activiteiten zoals renovaties, nieuwbouw of verbouwing. Kenmerken van IBM Tririga Maintenance: Selfservice en Service desk processen voor curatief onderhoud o Selfservice Portaal o Producten en diensten catalogus o Service level management Preventief onderhoud planning en uitvoering Reactief onderhoud Conditie afhankelijk onderhoud Voorraadbeheer Inkoopaanvragen en Inkooporders Kostenbeheer Facilitaire projecten Service Level en operationele KPI s en dashboards 9
Milieu en Energy Management Met de continu stijgende energiekosten en de klimaatveranderingen, ligt er steeds meer nadruk op groene initiatieven. Ruim 20% van de gebruikskosten van gebouwen komt voort uit energieconsumptie. Tririga biedt accurate energie en milieu analyse- en managementfuncties direct vanuit het Tririga platform. Deze informatie vormt de basis voor het meten van energieverbruik en het bepalen van de totale prestaties op milieu gebied. Daarnaast helpt Tririga u met het identificeren en evalueren van opportunity s om energie te besparen. De integratie binnen het Tririga platform zorgen en voor dat de geselecteerde opportunity s worden omgezet in meetbare projecten, uitvoerbare taken en geoptimaliseerde ruimteplanning. Kenmerken van IBM Tririga Milieu en Energy Management: Energie / Afval / Milieu logboeken Integreren van NUTS verbruik en factuur informatie Real-time energie en milieu analyse o Standaard connectors voor BMS systemen en sensors Opportunity analyse en budgettaire onderbouwing van groene initiatieven CO2 Footprint berekeningen Energie en Milieu KPI s en dashboards 10