KENNISGEVING VAN AANVULLENDE INFORMATIE inzake het project Zelfbediening Justitiabelen Dienst Justitiële Inrichtingen IUC DJI Aan Belangstellenden Europese aanbesteding Zelfbediening Justitiabelen Datum 7 juni 2016 Van Dienst Justitiële Inrichtingen, IUC DJI Onderwerp Aanvullende informatie Zelfbediening Justitiabelen Pagina s 5 Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. Pagina 1 van 5
Besluit DJI heeft besloten om geen uitvoering te geven aan de voorgenomen Europese aanbesteding Zelfbediening Justitiabelen ( Aanbesteding ZBJ ) en op alternatieve wijze invulling te geven aan haar behoeftestelling voor Zelfbediening Justitiabelen ( ZBJ-behoefte ). Toelichting Op 25 januari 2016 heeft DJI de start van de Aanbesteding ZBJ on hold gezet. Aanleiding hiervoor was de uitkomst van de Europese aanbesteding Basisvoorziening Justitiabelen ( Aanbesteding BVJ ). Unisys, de winnaar van de Aanbesteding BVJ, stelde in haar inschrijving dat de aangeboden BVJprogrammatuur ook over ZBJ-functionaliteit beschikt. DJI wilde onderzoeken of deze bewering juist was en in hoeverre met de BVJ-programmatuur en de tevens door Unisys aangeboden configuratie- en parametrisatiediensten op alternatieve wijze kon worden voorzien in de ZBJ-behoefte. Inmiddels heeft DJI het onderzoek afgerond. De uitkomst is dat de aangeboden BVJ-programmatuur en diensten inderdaad voor een aanzienlijk deel voorzien in de ZBJ-behoefte. Het resterende deel zal kunnen worden ingevuld door een beroep te doen op bestaande raamovereenkomsten van DJI, dan wel op andere wijze de benodigde middelen in te kopen. Een tweede uitkomst is dat op deze wijze een aanzienlijk interessantere business case ontstaat dan met het invullen van de ZBJ-behoefte door middel van de oorspronkelijk voorgenomen Aanbesteding ZBJ. Er zal sprake zijn van een doelmatigere besteding van overheidsgelden. Een derde aspect dat DJI heeft onderzocht is de juridische haalbaarheid van de alternatieve invulling. De centrale vraag daarbij was of het DJI is toegestaan om de ZBJ-functionaliteit te laten realiseren op basis van het BVJ-contract dat onlangs is gesloten met Unisys. Op basis van de volgende overwegingen concludeert DJI dat dit wel is toegestaan: 1. De uitvraag van de Aanbesteding BVJ is primair gericht op de uitfasering van drie bestaande applicaties en secundair op de uitfasering van elf overige bestaande applicaties. Dat de BVJ-programmatuur geschikt moet zijn voor het primaire doel betreft dan ook een eis. De mate van geschiktheid voor het secundaire doel is vervat in wensen. 2. Het volledige architectuureindbeeld, zijnde de situatie waarin de Aanbesteding BVJ leidt tot 100% realisatie van de doelstellingen en inderdaad alle veertien applicaties zijn uitgefaseerd, is beschreven in de zogenaamde transitiearchitectuur. Pagina 2 van 5
3. De veertien applicaties hebben betrekking op het medewerkersdomein van DJI. 4. In de uitvraag aan de markt is expliciet rekening gehouden met de mogelijkheid van bijvangst. Dit betreft de situatie dat een inschrijver meer aanbiedt dan is gevraagd. Om te beoordelen wat precies kwalificeert als bijvangst, dient te worden gekeken naar het meerdere ten opzichte van alle aspecten van de uitvraag die concreet in het aanbestedingsdossier zijn genoemd. Het kan dus zowel gaan om meer functionaliteit dan in de uitvraag is benoemd, maar ook om gebruiksrechten ten behoeve van een ander domein dan is benoemd. 5. Het bijvangstmechanisme is als volgt opgebouwd: a. In het Beschrijvend Document (paragraaf 4.8) en de daarbij behorende conceptversie van het BVJ-contract (artikel 38) is vermeld dat de functionele reikwijdte van het door de inschrijvers te verstrekken gebruiksrecht, voor DJI het recht omvat om alle functionele mogelijkheden van het aangeboden systeem te benutten. In dezelfde context heeft DJI aangegeven dat zij het recht heeft de BVJ-programmatuur ook te mogen inzetten voor andere doeleinden dan realisatie van de transitiearchitectuur. b. In het Prijzenblad (toelichting van het tabblad gebruiksrecht ) is vermeld dat inschrijvers vrij zijn in het kiezen van een licentiemodel. Indien inschrijvers kiezen voor een licentiemodel op basis van aantallen (gelijktijdige) gebruikers, dienen zij een prijsstaffel voor extra gebruiksrechten in te vullen, namelijk voor het geval het aantal (gelijktijdige) gebruikers van de BVJprogrammatuur op enig moment toeneemt. c. In de Nota van Inlichtingen (antwoord op vraag 580) is vermeld dat DJI het recht heeft om configuratie- en parametrisatiewerkzaamheden op te dragen in de vorm van meerwerk indien die werkzaamheden nodig zijn om gebruik te kunnen maken van functionaliteit die niet is uitgevraagd, maar wel standaard in de aangeboden oplossing aanwezig is. d. Eis E-005 uit het Beschrijvend Document (paragraaf 11.2) luidt dat alle kosten die zijn verbonden met (de uitvoering van) alle eisen en wensen worden geacht te zijn inbegrepen in de aangeboden prijzen. 6. Indien bepaalde functionaliteit onder de reikwijdte van het bijvangstmechanisme valt, kwalificeert de realisatie en/of afname van die functionaliteit als een contractuele optie in het BVJ-contract. Dit volgt uit het feit dat DJI pas bij gunning de functionele opties kent van de aangeboden BVJ-programmatuur dan is immers pas de winnende BVJ-programmatuur bekend en ook pas dan een keuze kan maken over de bredere inzet ervan. Pagina 3 van 5
7. In het aanbestedingsdossier van de Aanbesteding BVJ is aangegeven dat de uitvraag niet toeziet op het project ZBJ. Deze opmerking kan in het licht van het bijvangstmechanisme niet anders worden gelezen dan dat een inschrijver er niet op zal worden afgerekend indien de aangeboden oplossing geen ZBJfunctionaliteit bevat en/of niet geschikt is voor het justitiabelendomein. Vanzelfsprekend moet deze opmerking niet worden gelezen dat het inschrijvers verboden is om programmatuur aan te bieden met meer functionaliteit dan de functionaliteit waar in dit geval primair en secundair om werd gevraagd en/of functionaliteit die ook geschikt is voor het justitiabelendomein. Had DJI immers wel een dergelijk verbod beoogd, dan had zij een eis moeten koppelen aan een dergelijk voorschrift. 8. Unisys heeft in haar inschrijving concreet aangegeven dat de aangeboden BVJ-programmatuur geschikt is voor realisatie van ZBJ-functionaliteit en wel (enkel) door middel van configuratie- en parametrisatiewerkzaamheden. In antwoord op verificatievragen heeft Unisys verder bevestigd dat het gebruik van de BVJ-programmatuur voor zowel BVJ- als ZBJ-doeleinden past binnen het aangeboden licentiemodel. 9. Het voorgaande vormt voor DJI de bevestiging dat het realiseren van de ZBJfunctionaliteit binnen de reikwijdte van het bijvangstmechanisme valt en ook binnen de (financiële) grenzen van het bijvangstmechanisme blijft. Het inroepen van de aldus ontstane contractuele optie past daarmee binnen de grenzen van het aanbestedingsrecht. Als onderdeel van de juridische toets heeft DJI ten slotte ook onderzocht of er in algemene zin een verplichting is om een aanbesteding te starten als eenmaal een vooraankondiging heeft plaatsgevonden van een voorgenomen overheidsopdracht. DJI heeft het bestaan van een dergelijke verplichting niet kunnen vaststellen. Met de constatering dat de ZBJ-behoefte inderdaad op alternatieve wijze kan en mag worden ingevuld, is de behoefte van DJI komen te vervallen om de Aanbesteding ZBJ te starten. DJI besluit dan ook daaraan geen uitvoering te geven. Vragen Eventuele vragen over dit besluit kunt u per e-mail indienen op het adres ienea@dji.minjus.nl. Bezwaar DJI kiest er voor om het onderhavige besluit via TenderNed bekend te maken teneinde belanghebbenden in de gelegenheid te stellen eventuele bezwaren kenbaar te maken alvorens DJI uitvoering geeft aan haar besluit. DJI wijst er uitdrukkelijk op dat zij hiermee niet opnieuw een bezwaarmogelijkheid opent tegen de gunning van het BVJ-contract aan Unisys. Het is enkel mogelijk om binnen de hierna vermelde stand-still periode (tevens vervaltermijn) bezwaar in te stellen tegen het besluit om geen uitvoering te geven aan de voorgenomen Pagina 4 van 5
Aanbesteding ZBJ en op alternatieve wijze invulling te geven aan de ZBJbehoefte. Bezwaren dienen op de volgende wijze te worden ingesteld: Een vordering in verband met het onderhavige besluit dient aanhangig te zijn gemaakt bij de voorzieningenrechter te Den Haag binnen 20 kalenderdagen na publicatie ervan op TenderNed. Deze termijn loopt tot en met 27 juni 2016. Indien niet tijdig en op deze wijze een vordering aanhangig is gemaakt, vervalt elk recht aan uw zijde om ten aanzien van dit besluit een vordering tegen DJI in te stellen, ook in een bodemprocedure. BIT advies De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie heeft het advies van het Bureau ICT-toetsing inzake Zelfbediening Justitiabelen, voorzien van zijn beleidsreactie, verstuurd aan de Tweede Kamer. Pagina 5 van 5