Hoe werkt het en wat kunt je ermee?
Inhoud Starten met Smart Workspaces Registreren met een foto en profiel Een groep beginnen Berichten en e-mails sturen. Nieuwsberichten plaatsen, documenten en afbeeldingen uploaden en meer Privacy en voorkeursinstellingen wijzigen 2
Starten met Smart Workspaces 3
Starten met Smart Workspaces Als u de eerste van een groep bent, dan bent u de beheerder Als u bent uitgenodigd door iemand van Smart Workspaces dan registreert u zich door op START te klikken of volgt u de link in de e-mail. 4
Starten met Smart Workspaces Nodig voor Registreren Unieke gebruikersnaam en e-mailadres Wachtwoord van minimaal 8 tekens met minimaal een cijfer. Indien u een link uit een e-mail volgt, staat hier een welkomst-code die u de eerste keer moet gebruiken om in te loggen. 5
Wachten! Starten met Smart Workspaces Zodra u geregistreerd bent, krijgt de beheerder een mail en zal hij of zij u toevoegen aan de groep. 6
Starten met Smart Workspaces Maak als beheerder je Workspace persoonlijk. 1. Klik rechts boven op Workspace-instellingen. 2. Kies uw achtergrond, logo, vertel iets over de Workspace en pas persoonlijke voorkeuren aan. 3. Ook kunt u een klein openbaar deel aan de Workspace toevoegen. 7
Starten met Smart Workspaces 8
Registreren met een foto en een profiel 9
Registreren met een foto en een profiel U kunt altijd de link naar uw profiel en account bovenaan de pagina vinden. Plaats de twee foto s door op de bestaande tijdelijke foto s te klikken. Dat is belangrijk voor de herkenning in Smart Workspaces. Schrijf iets over uzelf en voer uw gegevens in. 10
Een groep beginnen De hoofdstappen 1. Kies een Workspace en maak een groep aan 2. Kondig aan wat er gaat gebeuren en hoe het werkt. 3. Nodig de groep uit 4. Herinner zo nodig leden aan hun registratie en beantwoord vragen 5. Neem functies in gebruik 11
Een groep beginnen 12
Een groep beginnen 1. Een simpele groep - Bestaat uit een/of meerdere beheerder(s) en groepsleden 2. Een leden groep - Bestaat uit een/of meerdere beheerder(s) en groepsleden. - Groepsleden kunnen worden ingedeeld in aspirant-leden en volwaardige leden - Bij een ledengroep is een lidmaatschapsprocedure die begint op het moment dat een lid zich aanmeld. De beheerder bepaalt of de aanmelding wordt omgezet in een aspirant-lid of volwaardig lid. 13
Een groep beginnen Aanmaken van een groep 1. Kies onderaan de pagina de optie word lid van of maak een groep aan in (naam workspace) 2. Geef de groep een naam en eventueel een label 3. Kies de optie simpel groep of leden groep 4. Kies of u lid van de groep wilt zijn of dat u alleen beheerder van de groep wilt zijn. 5. Kies de optie groep aanmaken 6. Kies in de groep vervolgens rechtsboven de optie leden indelen. 14
Een groep beginnen Leden direct toevoegen aan groep U kunt bestaande leden van andere groepen of nieuwe leden direct toevoegen door op het witten stuk onder leden te klikken. 15
Een groep beginnen 16
Een groep beginnen Leden direct toevoegen aan groep Vul de gegevens van het nieuwe lid in. Bestaande leden zullen automatisch verschijnen om te kunnen worden toegevoegd. Dubbelklik op het lid dat u wilt toevoegen en klik op toevoegen. * Op dezelfde manier kun je ook beheerders toevoegen aan de groep 17
Een groep beginnen Nieuwe leden uitnodigen in groep Naast de mogelijkheid om leden direct in de groep te plaatsen kunt u hen ook eerst per email een uitnodiging sturen. Leden moeten dan eerst de uitnodiging accepteren voor zij zichtbaar worden in de groep. 18
Berichten en e-mails sturen 19
Berichten en e-mails sturen U kunt berichten ontvangen en beheren in mailboxen. Wanneer berichten ook per mail naar u zijn gestuurd, ziet u dat aan een icoontje naast het bericht in de inbox. U kunt berichten sturen door op Nieuw bericht te klikken. Dat stuurt u naar groepen of individuen. 20
Nieuws toevoegen Nieuws verschijnt alleen op de site. Dit gebruikt u meer voor algemene zaken die niet per direct bekend hoeven te worden. 21
De agenda/kalender Klik op een dag in de agenda om iets toe te voegen. Leden van de groep krijgen dan van te voren een herinnering. (tenzij zij deze functie hebben uitgeschakeld bij hun profiel instellingen) 22
Prikbord/Discussie/Chatten Onder start kun je een kort boodschap plaatsen op het prikbord van je groep. Verder kun je op Smart Workspaces een langer lopende discussie beginnen in de groep Of een chat gesprek starten met groepsleden. 23
Documenten Uploaden Via Docs kunt u documenten uploaden in Smart Workspaces. Bepaal zelf of u het document privé wilt Houden of wilt delen met andere groepen of workspaces. Als u de juiste map heeft geselecteerd klikt u Op Uploaden. 24
Afbeeldingen Uploaden Via de knop Album kunt u foto s toevoegen aan een bestaand foto album of een nieuw album aanmaken. Selecteer eerst het juiste album en met wie u wilt delen en klik vervolgens op Uploaden 25
Privacy en notificatie voorkeuren etc. 1. Ga in uw groep naar Mijn pagina 2. Klik rechts op info wijzigen 3. Nu kunt u uw profiel aanpassen 4. Uw account bijwerken 5. Uw privacy/notificatie voorkeuren aanpassen 6. Een overzicht van de groepen in uw Workspace bekijken 26
FEEDBACK Geef uw feedback met de feedback-link onderaan de pagina 27