CUSTOMER CASE REFIBO Meer dan de helft van de resources in een boekhoudkantoor gaat naar de manuele input van documenten. Ontdek hoe Canon, Refibo hielp dit proces te automatiseren.
BOEKHOUDKANTOOR REFIBO GAAT DIGITAAL Bij het in Gentbrugge gevestigde Refibo, worden papieren boekhoudstukken, zoals aan- en verkoopfacturen, niet langer manueel verwerkt. De documenten worden gedigitaliseerd, om vervolgens automatisch ingeboekt en gearchiveerd te worden. Hiermee neemt Refibo opnieuw het voortouw en is het meer dan klaar voor de digitale toekomst. Refibo staat voor Recht, Fiscaliteit, Boekhouding en Bedrijfsadvies en is in 1981 opgericht door zaakvoerder Marc Van den Dorpe, die daarnaast ook een gerenommeerde gastspreker, lector en uitgever van verschillende boeken is. Sinds enkele jaren is ook dochter Isabel aan boord gekomen, waardoor de opvolging verzekerd is. Refibo is met haar ervaren zaakvoerder en zestien medewerkers één van de meest dynamische en klantgerichte boekhoudkantoren van Vlaanderen. Wat het bedrijf zo uniek maakt, is dat ze steeds op zoek gaan naar nieuwe opportuniteiten, ideeën en middelen om de werking van het kantoor, zowel intern als naar de cliënt, te optimaliseren. De uitdaging Het inputten van facturen vergde veel resources van Refibo. Middelen die ze liever wilden inzetten om hun cliënteel nog beter te kunnen adviseren. De oplossing Canon hielp REFIBO bij het implementeren van een digitaal platform. Dat ervoor zorgt dat de ingescande factuurgegevens worden herkend en via een koppeling met de boekhoudsoftware automatisch worden ingeboekt. De voordelen Doordat de documenten digitaal worden verwerkt en bijgehouden kunnen gegevens veel sneller teruggevonden worden. Bovendien moeten de papieren documenten niet meer ter plaatse worden gearchiveerd wat resulteerde in een enorme besparing in kantoorruimte. In plaats van angstig af te wachten op wat de digitale revolutie brengt in de boekhoudwereld, zagen wij dit bij Refibo als een opportuniteit. Marc Van den Dorpe, Zaakvoerder
PAPIEREN AANGELEGENHEID De verwerking van boekhoudkundige documenten, was en is in vele gevallen nog steeds een papieren aangelegenheid waar veel manueel werk aan te pas komt. Maar in het huidige digitale tijdperk en met de opkomst van de elektronische facturen, zou dat weleens snel kunnen wijzigen. Daarover zegt zaakvoerder Marc Van den Dorpe het volgende: Het beroep van boekhouder is door de jaren heen veel veranderd. Lang geleden gingen wij de documenten halen bij de cliënt, maar daar zijn we redelijk snel van afgestapt. Sindsdien brengen cliënten hun boekhoudstukken bij ons binnen. Maar ook die formule heeft haar beste tijd gehad, want zowel voor de cliënt als voor ons, gaat zo veel kostbare tijd verloren. Dat moet beter kunnen dachten we, en zo zijn we gaan brainstormen over mogelijkheden om dit proces te optimaliseren. WASLIJST MET VERLANGENS Al snel werd duidelijk dat digitalisering van de boekhoudstukken een must was om de papierhandel om te buigen naar een digitale workflow. Maar hoe pak je zoiets aan? Refibo had met Canon een goede en langlopende relatie en legde hun de problematiek voor. Isabel Van den Dorpe: We hadden een waslijst met ideeën en verlangens, maar wisten niet of die sowieso konden gerealiseerd worden. Eerst en vooral zochten we een oplossing die cliënten zou toelaten om hun documenten in te scannen, én er meteen ook voor te zorgen dat die automatisch bij ons in het juiste archief terecht kwamen. Een tweede, en zeer belangrijke vereiste, was de mogelijkheid om de boekhoudkundige informatie uit de gescande documenten te halen om die vervolgens automatisch in te boeken. Op die manier zouden we zowel de papierstroom als het repetitief manuele werk tot een minimum herleiden. Twee vliegen in één klap dus.
DRIE KWART VAN DE TIJD GAAT NAAR MANUEEL INBOEKEN Om een en ander te verduidelijken, vertelt Annelies Lenain, communicatie coach bij Refibo, hoe de boekhouding vroeger gebeurde: Cliënten brachten hun aan- en verkoopfacturen en andere boekhoudstukken binnen op maand- of kwartaalbasis. Die documenten werden vervolgens manueel ingeboekt. Eenmaal de btw-aangifte achter de rug, werden de boekhoudstukken tijdelijk in het kantoor bijgehouden tot de volgende boekhoudperiode of het volgend boekhoudjaar. Ongeveer drie kwart van de benodigde tijd om de kwartaalaangifte te doen, werd besteed aan de verwerking en het manueel inboeken van de papieren boekhoudstukken. Repetitief bandwerk, dat natuurlijk correct moet gebeuren, maar weinig toegevoegde waarde biedt, zowel voor de medewerkers als voor de cliënt. PASKLARE OPLOSSING VOOR ELKE CLIENT De oplossing die Canon voorstelde, voldeed het best aan onze behoeften, zegt Marc Van den Dorpe. Voor cliënten die zelf hun documenten wensen in te scannen, stelde Canon een applicatie voor, die eenmaal geïnstalleerd bij de cliënt, hem toelaat om de documenten in te scannen, waarna deze automatisch bij ons terecht komen. Er zijn natuurlijk ook cliënten die liever naar hier komen met hun dossier, en zij hebben de keuze om hun documenten hier in te scannen, ofwel de digitalisering door ons te laten doen. Op die manier hebben we een pasklare oplossing voor al onze cliënten.
GEGEVENS AUTOMATISCH INBOEKEN De grootste verandering in de manier van werken lag echter in het gedeelte na de digitalisering, namelijk het automatisch inboeken van de boekhoudgegevens. Isabel Van den Dorpe legt uit: Dankzij de OCR-technologie, kunnen wij alle voor ons belangrijke gegevens zoals nummer en datum van de factuur, leverancier, btw-nummers, netto- en brutobedrag, btw-bedrag uit de digitale documenten halen. Canon heeft, in samenspraak met de leveranciers van onze boekhoudsoftware, een link gemaakt, waardoor het mogelijk is om die gegevens automatisch in te boeken. Bij sommige facturen komt daar wat maatwerk aan te pas, maar dat is slechts eenmalig, want 60% van de klantfacturen zijn steeds dezelfde. Facturen zoals die van Telenet, Engie en andere leveranciers, hebben trouwens dezelfde structuur bij alle cliënten, waardoor de verwerking nog sneller gaat. MEER TIJD VOOR ADVIES Sinds de ingebruikname van deze oplossing is er al heel wat veranderd bij Refibo. Marc Van den Dorpe: Doordat de manuele en repetitieve taken fel verminderd zijn, is er een pak tijd vrijgekomen, waardoor we meer kunnen doen met evenveel mensen. Vroeger hadden we handen tekort om de dossiers tijdig te verwerken tijdens piekmomenten zoals de kwartaal btw aangiften, maar dat gaat nu veel vlotter. Maar het mooiste vind ik dat er voor onze dossierbeheerders meer tijd is vrijgekomen om te doen wat ze echt graag en goed doen, namelijk het adviseren en meedenken met de cliënt. Ook voor de cliënt zijn er voordelen, want dankzij het digitaal archief dat voor hem toegankelijk is, kan hij autonoom zijn facturen en andere documenten 24/7 raadplegen. Besluiten doet Marc Van den Dorpe als volgt: De rol van een boekhouder evolueert van verwerker naar kennisdeler. In plaats van angstig af te wachten op wat de digitale revolutie brengt in de boekhoudwereld, zagen wij dit bij Refibo als een opportuniteit. Niet alleen investeren onze cliënten zo in efficiëntie, zij investeren ook groen, want het verhandelen van papieren behoort net als manueel boekhouden tot het verleden. Meer info op nl.canon.be/invoice-processing/ www.refibo.be
Canon Belgium nv Berkenlaan 3 B-1831 Diegem www.canon.be Tel 02 722 0411 Canon Europa N.V., 2017