Briljant Garagebeheer
Inhoud 1. Garagebeheer... 1 Werken met garagebeheer... 1 Opbouw van een volledig beheerssysteem... 1 De instellingen voor garagebeheer... 2 Aan- en verkopen... 3 Een voertuig ingeven... 3 De aankoop van een voertuig... 5 Het voertuig verkoopklaar maken... 6 Gepresteerde uren om voertuig verkoopklaar te maken... 7 De verkoop van een voertuig... 8 Onderhoud... 10 Het onderhoud ingeven en factureren... 10 Gepresteerde uren ingeven in de module Urenregistratie... 12 De onderhoudshistoriek van een voertuig opvragen... 13 De lijst Voertuigen afdrukken... 14 De lijst onderhoud afdrukken... 15 2. Index... 17 i
Garagebeheer Werken met garagebeheer De module Garagebeheer is bestemd zowel voor de zelfstandige garagehouder als voor bedrijven die hun eigen wagenpark beheren. Ze stelt u in staat om de aankopen, de verkopen en het onderhoud van de voertuigen te beheren. Het beheer is in eerste instantie gebaseerd op de identificatiegegevens van de voertuigen (nummerplaat, chassisnummer), en in tweede instantie op de gegevens van de klant. U beheert met deze module: de identificatiegegevens van het voertuig: merk, type, bouw- en modeljaar, kleur, motor-, chassis- en milieunummer, inschrijvingsdata, aantal cilinders, inhoud, boring, slag, vermogen,... de aankoopgegevens: datum, leverancier, bedrag,... de verkoopgegevens: klant, datum, basis, korting,... Vanuit dit scherm drukt u tevens de verkoopfactuur af. de kosten om het voertuig verkoopklaar te maken: onderdelen, uren*,... het onderhoud van de voertuigen: het verbruik van onderdelen, smeermiddelen en vloeistoffen, de gepresteerde uren*. Vanuit dit scherm consulteert u de onderhoudshistoriek van het voertuig en drukt u de factuur af. Verder kunt u de lijsten van de voertuigen afdrukken en de lijst onderhoud per voertuig (alle voertuigen te factureren, alle voertuigen van een klant,...). Opbouw van een volledig beheerssysteem De module garagebeheer kan worden uitgebreid met de volgende modules: aankoopbeheer: voor automatisch voorraadbeheer en beheer van de bestellingen bij leveranciers; verkoopbeheer: voor het maken van offertes en orders en voor algemene, niet aan een voertuig gebonden facturatie (b.v. verkoop van onderdelen aan collega-garagehouders); kassabeheer: voor kassaverkopen (naar keuze met kassaticket, afleverbon of factuur); urenregistratie: voor de automatische registratie van gepresteerde uren per bon. *Indien deze module niet is geactiveerd, dan kunt u uren aan een bon toevoegen door ze als artikel te creëren; agendabeheer: voor het plannen en beheren van de afspraken (onderhoud voertuigen, techniekers, commerciële afspraken met leveranciers,...); Account: boekhoudmodule met automatische verwerking van de kassaverkopen en de verkoopsfacturen. Ga naar Instellingen om garagebeheer te configureren. 1
Briljant Garagebeheer De instellingen voor garagebeheer Menu Instellingen, Invoice, tabblad Voertuigen Standaard boek: vul het voertuigenboek in dat standaard wordt ingevuld bij het openen van het scherm Voertuigen. Meestal zal dit "VO - Voertuigen" zijn, tenzij u werkt met meerdere boeken (b.v. voor personenwagens, bestelwagens, 4x4,...). Automatisch bonnummer uitschakelen: kan nodig zijn indien eerst een handgeschreven genummerde bon wordt aangemaakt die daarna wordt overgebracht in Garagebeheer. Mag gefactureerd bij ingave: de status van de bon kan manueel worden gewijzigd van "Ingave" naar "Klaar om te factureren", dus zonder dat de bon is afgedrukt. Rekeningnummer: meestal 700000 - Verkopen handelsgoederen. Kan ook een subnummer zijn, specifiek voor verkoop van voertuigen. Op de tabbladen Aankoop-, Verkoop- en Factuur lay-out worden door de Helpdesk de nodige lay-outs ingesteld voor de aan- en verkoopbonnen en de factuur. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Onderhoud Std. onderhoud boek: vul het onderhoudsboek in dat standaard wordt ingevuld bij het openen van het scherm Onderhoud voertuigen. Meestal zal dit "OH - Onderhoud" zijn, tenzij u met meerdere boeken werkt (b.v. onderhoud particuliere voertuigen, onderhoud bedrijfsvoertuigen,...). Std. voertuigen boek: stel het voertuigenboek in dat standaard wordt ingevuld bij het openen van het scherm Onderhoud voertuigen. Meestal zal dit "VO - Voertuigen" zijn, tenzij u met meerdere boeken werkt. Automatisch bonnummer uitschakelen: kan nodig zijn indien eerst een handgeschreven genummerde bon wordt aangemaakt die daarna wordt overgebracht in Garagebeheer. Mag gefactureerd bij ingave: de status van de bon kan manueel worden gewijzigd van "Ingave" naar "Klaar om te factureren", dus zonder dat de bon is afgedrukt. Print direct zonder scherm: na het klikken op de knop Print wordt het venster Print bonnen niet geopend, maar wordt de bon onmiddellijk afgedrukt. Gebruik deze instelling indien u nooit tekst toevoegt aan een factuur of previews wilt bekijken. Rekeningnummer: meestal 700000 - Verkopen handelsgoederen. Kan eveneens een subnummer zijn, specifiek voor onderhoudsfacturen. Op de tabbladen Afleverbon- en Factuur lay-out worden door de Helpdesk de nodige lay-outs ingesteld. 2
Garagebeheer Aan- en verkopen Een voertuig ingeven Menu Garage, Voertuigen, tabblad Algemeen Vooraleer er met een voertuig kan worden gewerkt, moet u het eerst aanmaken. Dit kan een nieuw of een tweedehands voertuig zijn. Werkwijze Open menu Garage, Voertuigen, tabblad Algemeen. Het scherm Voertuigen opent. 1. Vul de identificatiegegevens Chassisnr., Merk en Type in op de hoofding van het scherm. Er zijn in dit stadium nog geen nummerplaat en klantgegevens beschikbaar. 2. Vul vervolgens op het tabblad Algemeen de verdere gegevens in. Bewaar met F5. 3. Klik op het tabblad Extra velden. Op dit tabblad kunnen een aantal extra velden worden aangemaakt voor het ingeven van supplementaire gegevens. Deze gegevens zijn beschikbaar voor de lay-outs van aan- en verkoopbonnen en facturen. Vul deze gegevens verder aan (kan ook nog achteraf gebeuren). De extra velden in dit schermvoorbeeld zijn niet standaard voorhanden. Het is slechts een voorbeeld van velden de u kunt aanmaken. 3
Briljant Garagebeheer Nadat het voertuig is ingegeven kunt u verdergaan met de aankoopgegevens. 4
Garagebeheer De aankoop van een voertuig Menu Garage, Voertuigen, tabblad Aankoop Zowel voor een nieuw als voor een tweedehandsvoertuig kunt u de aankoopgegevens invullen, waarbij de leverancier een garagebedrijf, een firma of een particulier kan zijn. Werkwijze Kies menu Garage, Voertuigen, tabblad Aankoop. 1. Vul de aankoopdatum, de leverancier en het bedrag excl. BTW in. 2. Aan de rechterzijde vult u de gegevens van de aankoopfactuur in. 3. Druk, indien gewenst, de aankoopbon af (knop Print, lay-out Aankoopbon of Aankoopbon voertuig particulier). 5
Briljant Garagebeheer Het voertuig verkoopklaar maken Menu Garage, Voertuigen, tabblad Onderdelen Zowel een nieuw als een tweedehandsvoertuig moet klaar gemaakt worden voor levering. U kunt de hiermee gepaard gaande werkzaamheden en onderdelen ingeven. Zo kunt u later altijd controleren in welke staat u het voertuig heeft opgeleverd. Werkwijze Kies menu Garage, Voertuigen, tabblad Onderdelen. Vul de gebruikte artikels in (F3 voor de artikelzoeklijst). 6
Garagebeheer Gepresteerde uren om voertuig verkoopklaar te maken Menu Garage, Voertuigen, tabblad Uren Dit tabblad is enkel zichtbaar als de module Urenregistratie is geactiveerd. Via het ingaveschermen van de uren kunnen de gepresteerde uren aan deze bon worden gekoppeld. Ze zijn dan zichtbaar op het tabblad Uren in het scherm Voertuigen. Zie Urenregistratie voor de gedetailleerde beschrijving van deze module. 7
Briljant Garagebeheer De verkoop van een voertuig Menu Garage, Voertuigen, tabblad Verkopen Zowel de verkoop van een nieuw als van een tweedehandsvoertuig wordt ingegeven op het tabblad Verkopen. Op dit tabblad geeft u ook de instructie om de factuur af te drukken of om ze goed te keuren voor de verzamelfacturatie (dit laatste enkel als de module Verkoopbeheer is geactiveerd). Werkwijze Kies menu Garage, Voertuigen, tabblad Verkopen. 1. Vul de naam van de klant aan. Indien deze nog niet bestaat, maak de klant dan eerst aan. 2. Vul de Nummerplaat in. 3. Vul de Verkoopdatum in. 4. Vul het BTW-regime in waaronder dit voertuig wordt verkocht. 5. Om het systeem van de bijzondere margeregeling toe te passen, vul in Basis 1 de aankoopprijs van het voertuig in met BTW-code "1" voor 0%. Vul in Basis 2 het bedrag van de winst in met BTW-code "4" voor 21%. 6. Vul de Km-stand in. 7. Klik op de knop Factureren <SH-F7> om de factuur af te drukken. U kunt met de knop Klaar om te factureren <F7> de factuur ook goedkeuren voor de verzamelfacturatie (enkel als de module Verkoopbeheer is geactiveerd). De gegevens rechts beneden in het vak Factuur worden ingevuld en ontoegankelijk gemaakt. U kunt de factuur niet meer wijzigen. 8
Garagebeheer Als deze volledige cyclus is afgewerkt, dan vindt u in het scherm Voertuigen alle gegevens terug in verband met de aankoop en de verkoop van de voertuigen, evenals de kosten die daarmee gepaard zijn gegaan. 9
Briljant Garagebeheer Onderhoud Het onderhoud ingeven en factureren Menu Garage, Onderhoud In het scherm Onderhoud voertuigen geeft u materiaal- en tijdgebruik in per voertuig en per onderhoudsbeurt. U factureert eveneens vanuit dit scherm en kunt bij iedere volgende ingave consulteren welke werkzaamheden er tijdens de vorige onderhoudsbeurten werden uitgevoerd en welke onderdelen werden gebruikt. Werkwijze Kies menu Garage, Onderhoud. Het scherm Onderhoud voertuigen opent. 1. Vul het veld Nummerplaat in (F3 voor de zoeklijst). De klant- en voertuiggegevens worden ingevuld. 2. Vul de Km-stand in en duidt eventueel aan of deze onderhoudsbeurt onder een contract valt. Indien bepaalde onderdelen of werkzaamheden onder een onderhoudscontract vallen, vul voor deze lijnen dan een korting van 100% in. De items worden wel op de factuur vermeld, maar met prijs 0. 3. Vul op het tabblad Artikels de gebruikte materialen (F3 voor de zoeklijst) en het aantal in. Onderaan op scherm wordt het totaal getoond. 4. Klik op het tabblad Algemeen en vul het tijdgebruik (jobs) in (F3 voor de zoeklijst). Onderaan links in het vak Totalen wordt het totaal van de factuur getoond (materiaalverbruik en uren). De gepresteerde uren kunnen eveneens via de module Urenregistratie worden ingegeven. 5. Als de klant contant betaald, vul dan het bedrag Ontvangen in. 6. Klik op de knop Factureren <SH-F7> om de onderhoudsfactuur af te drukken. U kunt met de knop Klaar om te factureren <F7> de factuur ook goedkeuren voor de verzamelfacturatie (enkel als de module Verkoopbeheer is geactiveerd). 10
Garagebeheer De gegevens rechts beneden in het vak Factuur worden ingevuld en ontoegankelijk gemaakt. U kunt de factuur niet meer wijzigen. 11
Briljant Garagebeheer Gepresteerde uren ingeven in de module Urenregistratie Menu Garage, Voertuigen, tabblad Uren Dit tabblad is enkel zichtbaar als de module Urenregistratie is geactiveerd. Via het ingaveschermen van de uren kunnen de gepresteerde uren aan een bon worden gekoppeld. Ze zijn dan zichtbaar op het tabblad Uren in het scherm Voertuigen. Zie Urenregistratie voor de gedetailleerde beschrijving van deze module. 12
Garagebeheer De onderhoudshistoriek van een voertuig opvragen Menu Garage, Voertuigen, tabblad Overzicht Na iedere facturatie van een onderhoudsbeurt worden de gebruikte onderdelen en materialen toegevoegd op het tabblad Overzicht zodat u snel de onderhoudshistoriek van het voertuig kunt raadplegen. Werkwijze 1. Open een nieuwe afleverbon zoals in Ingeven en factureren is beschreven. 2. Vul de nummerplaat van de klant in. De klant- en voertuiggegevens worden opgehaald. 3. Klik op het tabblad Overzicht om de historiek van de gebruikte onderdelen te raadplegen. Als u ook de gepresteerde uren wenst te raadplegen of een dubbel van de factuur wil printen (op het scherm of op papier), tik dan het Aflevernr. in het veld Onderhoudsboek (bovenaan scherm) en druk op ENTER. De originele afleverbon wordt geopend en u kunt alle gegevens op alle tabbladen raadplegen. Druk op Print of Afdrukvoorbeeld om de factuur opnieuw af te drukken. 13
Briljant Garagebeheer De lijst Voertuigen afdrukken Menu Garage, Lijst voertuigen Met deze lijst kunt u overzicht afdrukken op niveau van de voertuigen. U kunt in het tabblad Selectie de nodige criteria ingeven, b.v. alle voertuigen van één leverancier, van één klant, verkocht vanaf een bepaalde datum, per merk, per type,... invullen. In het tabblad Lay-out kiest u de gewenste gegevenstypes (er zijn meer dan 90 verschillende gegevens beschikbaar per voertuig). Voor een gedetailleerde beschrijving van het genereren en afdrukken van lijsten, zie Lijsten genereren. 14
Garagebeheer De lijst onderhoud afdrukken Menu Garage, Lijst onderhoud Met deze lijst drukt u overzicht af uit de onderhoudsgegevens van alle voertuigen. Op het tabblad Selectie vult u de zoekcriteria in: per klant, per nummerplaat, vanaf factuurdatum,... Op het tabblad Lay-out kiest u de gegevenstypes die u wenst weer te geven. Zo kunt u b.v. ten behoeve van een klant die zijn voertuig wenst te verkopen, een lijst afdrukken met alle onderhoudswerkzaamheden die er geweest zijn. Voor een gedetailleerde beschrijving van het genereren en afdrukken van lijsten, zie Lijsten genereren. 15
Index G Garage Aankoop voertuig... 6 Historiek onderhoud... 15 Identificatiegegevens... 4 Instellingen... 3 Lijst onderhoud... 17 Lijst voertuigen... 16 Onderhoudsbeurten... 11 Urenregistratie... 14 Verkoopklaar maken... 7 Verkopen... 9 Voertuig ingeven... 4 Werken met... 1 17