Verslag van de Algemene Ledenvergadering zaterdag 6 mei 2017 Aanwezig: (bestuur) Harmen Spoelstra (voorzitter), Carla van Eijk, Gerda Vliegenthart, Huib Riezebos, Bertine Drejer; Bert Jansen (LBA) en 35-40 leden Afwezig met kennisgeving: Abdullah Akdemir (bestuur), Marijk Gerritsma, Klaas Bolhuis, Ludy Feyen, Herman en Doortje Vreeburg (nagekomen afmeldingen: Patricia Houtzager, Inge Sprong-Ysenbout) Verslag: Bertine Drejer 1. Opening De voorzitter opent de Algemene Ledenvergadering (ALV). Ter nagedachtenis aan oud-secretaris Jan de Jong wordt een minuut stilte in acht genomen. 2. Vaststellen agenda Punt 11 Jubileumfeest vervalt. De feestcommissie zal de leden o.a. via de website en OTVaria informeren over de plannen zodra deze bekend zijn. 3. Notulen algemene ledenvergadering 5 november 2016 Aanpassingen in de notulen: P. 4: alinea onder Voorstel tijdelijke opslag : het gaat om het bedrag van 15 euro per tuin per jaar. Vragen en opmerkingen n.a.v. de notulen: P. 5: Het aangepaste Huishoudelijk Reglement is afgelopen winter gemaakt en op de website geplaatst. Het Bouwreglement is vorige week op de website geplaatst. 4. Mededelingen, ingekomen en uitgaande stukken De voorzitter noemt de namen van de leden die zich afgemeld hebben voor de vergadering. Ingekomen stukken: - De agenda van het LBA congres van 1 juni as. is binnengekomen. De leden zullen deze samen met dit verslag ontvangen. - Judith Uiterwijk heeft namens de LBA de stukken over de jaarlijkse tuinkeuringen toegestuurd. - Mail van Patricia Houtzager, wordt behandeld bij punt 7. Mededelingen: - OTV wordt via de AVVN voorgedragen als voorbeeldproject i.k.v. de Europese week van de lokale democratie. Dit jaar is het thema: Burgerparticipatie, raadpleging en
betrokkenheid: voor een bloeiende lokale democratie. OTV is voorgedragen vanwege de samenwerking met Gemiva met de dagbesteding op vrijdagmiddagen. Het levert geen prijs of geld op, maar wel bekendheid en aandacht in de media. De uitslag volgt in het najaar. - Recent heeft de schouw door de gemeente plaatsgevonden. Er zijn enkele onderwerpen waar vanuit het bestuur opvolging aan gegeven zal worden. - Het bestuur heeft met Het Zuid-Hollands Landschap gesproken. Daar kwam ter sprake dat de sloten vanaf dit jaar door de pachters onderhouden moeten worden. Voor OTV-ers betekent dit dat de leden weer zelf hun sloten zullen moeten schoonmaken. 5. Keurmerk Natuurlijk Tuinieren De LBA nodigt de tuinverenigingen uit om deel te nemen aan het project natuurlijk tuinieren met als doel het Keurmerk Natuurlijk Tuinieren te verkrijgen: het lieveheersbeestje met stippen. De rol Van de LBA is vooral het faciliteren van de verenigingen. Eventuele gezamenlijke workshops, het dragen van de kosten voor de begeleiding en het verkrijgen van het nationale keurmerk. Harmen vertelt dat Ons Buiten en het Zonneveld al bezig zijn. Fred Singerling, Carin Dongelmans: vraagt of dit ook consequenties heeft voor de eigen tuin? Harmen: nee, het gaat in de eerste plaats om het complex. Jan Kees Smits: OTV heeft de gedeelde eerste plaats gehaald met Ons Buiten bij de complexenkeuring van afgelopen jaar, dus wij zitten al op ongeveer hetzelfde niveau als Ons Buiten. Harmen meldt dat Oostvliet mee zal doen. De ALV stemt ermee in dat OTV ook mee gaat doen. 6. Presentatie Renovatie oude kantine t.b.v. Winkel / Inkoop Het team dat plannen maakt voor de nieuwe kantine bestaat uit Bart, Ton, Elma, Harmen, Patricia, Fred en Huib. Huib licht toe wat er tot nu toe gedaan is en er worden diverse sheets met afbeeldingen getoond. Het idee is: een deel voor de winkel, een deel open overdekt voor de karren en een deel voor buitenopslag. De nieuwe inkoop wordt iets kleiner dan het huidige gebouw. Daarvoor kan en moet een vergunning aangevraagd worden. Harmen en Fred zijn daarmee bezig. Er is een grove berekening gemaakt van de benodigde materialen door Elma. Het totaalbedrag is 14.702 euro. De berekening moet nog meer gedetailleerd worden. OTV heeft al keraliet en dakplaten voor een laag bedrag kunnen overnemen van de LBA. Jan Kees vraagt of het nog aan de najaars ALV wordt voorgelegd? Niet voorgelegd, wel ter informatie. Het team houdt zich aan het maximale budget van 15.000 euro. Daar heeft de vorige ALV al mee ingestemd. Mia vraagt wanneer begonnen kan worden? Dat is nog niet bekend. Peter van Oossanen vraagt of de hoge bomen geen belemmering zijn voor de zonnepanelen? Daar is bij de opstelling naar gekeken. Fred Singerling vraagt of er iemand is die de constructie kan berekenen, of kent er iemand die dat kan? De tekeningen die getoond worden zijn gemaakt door tuinlid Dick Floris. 7. Terugkoppeling ledenraadpleging kantine en voorstel openingstijden 2
Bertine licht toe dat eerder in de kantinecommissie is gesproken over andere openingstijden. Omdat bij bestuursleden verschillende uitgesproken reacties binnenkwamen op de gehanteerde openingstijden, is door het bestuur besloten tot een ledenraadpleging om een beter beeld van de mening van de leden te krijgen. Uit de reacties op de ledenraadpleging bleek dat de meerderheid van de respondenten tevreden zijn over de openingstijden. Het voorstel voor de nieuwe openingstijden is door het bestuur afgestemd met de leden van de kantinecommissie. Mia van Iterson en Patricia Houtzager hadden een iets andere mening en stellen voor de openingstijden jaarlijks door de kantinecommissie vast te laten stellen. Zij konden zich wel vinden in de voorgestelde openingstijden. Mia meldt het vreemd te vinden dat de openingstijden nog voorgelegd worden aan de ALV, terwijl ze feitelijk al gehanteerd werden. Bertine meldt dat dat in overleg met het bestuur is gebeurd, vooruitlopend op besluitvorming in deze ALV. Mia pleit voor het door de commissie laten bepalen van de openingstijden, dan zijn ze flexibeler aan te passen. Harmen geeft aan dat hij het netjes vindt om het door de ALV te laten bepalen. Jan Kees Smits zegt dat er altijd tussentijdse aanpassingen gedaan kunnen worden na afstemming met het bestuur, vooruitlopend op de ALV. De verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. Gerard van der Klugt: waarschuwt dat voorkomen moet worden dat er door de ALV tijden zouden worden vastgesteld waar geen vrijwilligers voor zijn te vinden, dus overleg met de commissie nodig is. Harmen geeft aan dat dat nu ook zo is gegaan. Het voorstel wordt in stemming gebracht en aangenomen. 8. Vacatures en wisseling in bestuur en commissies a. Bestuur: Karla Bakker wordt benoemd als algemeen bestuurslid b. Commissies: Kantinecommissie: Tjaco Mast is gestopt Kascontrolecommissie: Marjan Oostergo treedt af. Fred Brandt meldt zich als nieuw reserverlid. Commissie van Wijzen: Jan Kees Smits en Josine Bakker worden opnieuw benoemd, met terugwerkende kracht sinds de najaars ALV c. Bondsafgevaardigden LBA: dezelfde groep gaat door: Jan Kees Smits, Carla van Eijk, Katja Geerinck en Judith Uiterwijk 9. Financieel jaarverslag 2016 Carla van Eijk licht toe wat eruit springt: - er is minder waterverbruik (de ledenbijdrage is daarom eerder al verlaagd voor dit jaar) - de winst van de tuinwinkel - de spaarpot voor de inkoop / winkel bedraagt 569,50 en is opgebracht door o.a. opbrengst van de rommelmarkt, watergeefservice en boetes - de bijdrage van de winst uit de kantine is conform begroting - er zijn nog ledenbijdragen ontvangen over 2015 - de verkoop van de door Elma gekweekte plantjes heeft 200 euro opgeleverd 3
- in de balans zijn de bedragen van o.a. bezittingen, het padenfonds en reserveringen te vinden Vragen: Fred S: kan er niet wat van het eigen vermogen naar de oude kantine? Dit bedrag is niet helemaal beschikbaar. De waarde van de kantine valt hier bijvoorbeeld onder. Annemiek Barnhoorn vraagt of het reserveringsbedrag voor het jubileumfeest klopt? Ja. Jan Kees: waarom zit het kantineoverzicht er niet bij? Carla antwoordt dat de kantineadministratie er is, en dat het dus voortaan toegevoegd kan worden. Ad Feller: kan 1 januari erbij gezet worden, naast 31 december? Carla zegt toe dat zij volgende keer zal proberen alles op 1 pagina te krijgen, dus de situatie per 1-1-2017 (openingsbalans) naast de situatie per 31-12-2017 (balans). Gerard: gaat het elektra afrekenen ons veel geld kosten? Dat weten we niet. Het zou kunnen dat zonnepanelen dan gunstiger zijn. Carla meldt dat de kascontrole op 4 april is uitgevoerd door Marjan Oostergo en Ad Rijsbergen, in aanwezigheid van Carla, Ton Guerain (Inkoop) en Abdullah Akdemir (2e penningmeester). Daar zijn geen afwijkingen geconstateerd. Tot slot stelt Carla voor het positief resultaat van ruim 3000 euro als volgt te besteden: 1/3 voor de inkoop / oude kantine, 1/3 voor het jubileum, 1/3 naar de algemene reserve. De leden kunnen zich daarin vinden. 10. Algemeen jaarverslag 2017 Er zijn geen opmerkingen of vragen over het algemeen jaarverslag. Jan Kees Smits meldt n.a.v. dat hij eind 2017 wil terugtreden uit de Commissie van Wijzen, want hij wil graag meer tijd steken in de LBA. De LBA is belangrijk, omdat door deze samenwerking voorkomen kan worden dat de verschillende verenigingen klem komen te zitten tegenover de gemeente. Hij vindt dat er nog te weinig gebruik wordt gemaakt van de know how van de 1300 LBA-leden en roept de aanwezigen op na te denken: wat weet je of wat interesseert je? 11. Jubileumfeest 2017 - VERVALLEN 12. Rondvraag en sluiting De voorzitter geeft eerst Bert Jansen het woord die namens de LBA aanwezig is. Bert ziet een goede opkomst bij deze ALV. Hij wijst erop dat we allemaal lid zijn van de LBA, het LBA is het hoogste orgaan. Weten de leden waarvoor de LBA er is? Voor de belangen van de verenigingen naar de gemeente. OTV kan nog een ledenlid in het LBA-bestuur afvaardigen. Harmen vraagt of er onder de aanwezigen een geinteresseerde is? Niemand meldt zich. Judith : zorgt samen met Henk Jelle namens OTV voor de tuinen- en complexenkeuringen. Ook komend jaar staat natuurlijk tuinieren centraal. Geïnteresseerden kunnen zich opgeven bij het bestuur. Vorig jaar waren er zes tuinen die meededen, waaronder een winnaar: Hugo. Fred S : vraagt de mening van de aanwezigen over boomhutten. Zolang hij niet te groot is, je goed met de boom omgaat en geen overlast vooroorzaakt bij je buren is dit prima, net als schommel en trampoline. 4
Fred meldt dat je binnen zes maanden na het verstrekken van de vergunning begonnen moet zijn met bouwen. Fred en Bart van de bouwcommissie willen op afspraak gaan werken en vragen of degenen die bij de bouwcommissie langs willen komen zich van tevoren aan willen melden. Gerard : op zondag 28 mei om 11 uur wordt er een vogelexcursie georganiseerd vanaf t Vogelhoff, na afloop komen we samen in de kantine van OTV. Peter van Ossanen : vorige week waren er zes jongeren op tuin W5, de tuin van de oom van een van de jongeren. Harmen: dat mag als de oom het goed vindt en er geen overlast is. Is dat niet zo dan graag aanspreken. Huib vertelt dat hij ook wel eens een dergelijk groepje heeft aangesproken. Sinds dit seizoen is er ook eens in de twee weken bestuursspreekuur op zaterdag waar je zulke zaken kunt melden. Er zijn vier wilgentakken in de grond gestoken. Peter spreekt zijn zorg uit over de wegvallen van het uitzicht. Mw Beerlage valt hem bij, ook zij is haar uitzicht kwijt. De wilgentakken zijn door de tuincommissie in de grond gezet en deel van het plan voor de voorbeeldtuin natuurlijk tuinieren. De wilgen zullen worden geknot. Verder zullen er o.m. vogelbosjes komen. De klacht kan worden besproken op het bestuursspreekuur of met de tuincommissie. Carla : OTV doet mee met Open Tuinen Weekend op zaterdag 17 juni. Wie wil er meedoen? Annemarie (H42) en Jan Kees (W25) melden zich. Aanmelden kan bij het bestuur. Er volgt ook nog een oproep in de OTVaria. Harmen : op de website van OTV is een onkruidpagina geplaatst. Het bouwreglement is klaar en op de website geplaatst. In het bouwreglement zijn de regels van OTV, de LBA en de gemeente bij elkaar gezet. De voorzitter sluit de vergadering om half vier. 5