Tips voor uw personeelsadministratie in Loket Westerveld en Vossers l Accountants en adviseurs Wanneer wij uw salarisverwerking verzorgen, heeft u vanuit ons kosteloos de beschikking tot het werkgeversloket van Loket. In de praktijk merken wij dat de mogelijkheden hiervan vaak nog onderbenut worden. In dit overzicht informeren wij u daarom over een aantal veelvoorkomende mogelijkheden. Zodat u het maximale uit uw personeelsadministratie kunt halen. En zelf het gemak ervaart. Wist u bijvoorbeeld dat u vanuit Loket eenvoudig een betaalbestand kunt maken, dat u vervolgens bij uw bank kunt inlezen? En dat u uw medewerkers kosteloos toegang kunt geven tot hun eigen digitale loondossier? En dat Loket gekoppeld kan worden met een urenregistratiesysteem? Let op! Bent u geïnteresseerd in één van de onderstaande mogelijkheden? Mogelijk moeten er vanuit ons een aantal instellingen geactiveerd worden. Neem hiervoor contact met ons op. Inhoud 1 Mis geen belangrijke data door signaleringen... 2 2 SEPA betaalbestand maken voor betaling salarissen... 3 3 Toegang tot loondossier voor uw medewerkers... 4 4 Collectieve aanpassingen... 8 5 Handige koppelingen... 9 6 Samenwerken via notities... 9 7 Helpdesk Loket...10 8 Overig...10 Heeft u nog vragen of wilt u meer weten? In het najaar organiseren wij een bijeenkomst over de mogelijkheden van Loket. Nu al vragen? Neem gerust contact op met Desirée Oortgiesen, Sandra Oonk of Ad Hoftiezer (via tel. 0315-270 000). Zij helpen u graag verder. Disclaimer: Bij de samenstelling van deze uitgave is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. De mogelijkheid bestaat dat sommige informatie na verloop van tijd verouderd of niet meer juist is. Westerveld en Vossers kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van informatie in deze uitgave.
1 Mis geen belangrijke data door signaleringen Wist u dat u alle belangrijke data vanuit Loket kunt vastleggen? Zo kunt u bijvoorbeeld signaleringen instellen voor verjaardagen en jubilea, maar ook voor een einde proeftijd of contract of bij ziekteverzuim. U ontvangt dan automatisch een e-mailbericht. Standaard signaleringen op persoonsniveau: Verjaardagen worden gesignaleerd op basis van de geboortedatum. Verjaardag algemeen Verjaardagen bij leeftijden 50, 55, 59 t/m 65 jaar Bereiken AOW gerechtigde leeftijd Huwelijksjubileum indien burgerlijke staat is gehuwd en op basis van ingangsdatum partner. 12,5-jarig huwelijk 25-jarig huwelijk 40-jarig huwelijk Ingangsdatum pensioenfondsen Geldigheidsdatum HRM modules: Aflopen geldigheidsdatum opleiding Einde geldigheid dossier Einde lease contract Vervolg beoordeling Einde geldigheid verstrekking Standaard signaleringen op dienstverbandniveau: Dienstjubileum op basis van historische datum in dienst of datum in dienst als de historische datum leeg is. 5-jarig dienstverband 10-jarig dienstverband 12,5-jarig dienstverband 20-jarig dienstverband 25-jarig dienstverband 30-jarig dienstverband 40-jarig dienstverband 45-jarig dienstverband Einde proeftijd (signalering 1 week vooraf) Loket.nl bepaalt de proeftijd als volgt: Indien de datum "aanstelling tot" leeg is (onbepaalde tijd) 2 maanden proeftijd Indien de datum "aanstelling tot" >=2 jaar na in dienst datum: 2 maanden proeftijd Indien de datum "aanstelling tot" < 2 jaar na in dienst datum: 1 maand proeftijd Indien de datum in dienst > historische datum in dienst, geen proeftijd mogelijk Ingangs- en eindmoment fonds en grondslag: Indien een fonds of grondslag in een profiel is opgenomen, zal er bij het bereiken van de ingangs- of einddatum een signaal verschijnen dat het betreffende fonds en/of grondslag is geactiveerd. In de overige gevallen verschijnt er een signaal dat begin of einddatum is bereikt. De gebruiker dient zelf zorg te dragen voor activering van betreffende fonds en/of grondslag. 2
Signalering auto van de zaak: Auto eerste toelating 60 maanden Signalering einde proeftijd of contract: Einde contract / aanzegtermijn op basis van aanstelling tot Einde opzegtermijn op basis van aanvang opzegtermijn, opzegtermijn wn en wg en periode opzegtermijn Standaard signaleringen m.b.t. Ziekteverzuim/Poortwachter: Tijdstip signalering Omschrijving signalering 6 weken 6 weken ziek, Probleemanalyse ARBO ontvangen? 8 weken 8 weken ziek, Plan van aanpak re-integratie opgesteld? 42 weken 42 weken ziek, Ziekmelden bij UWV. 1 jaar + 35 weken Opstellen re-integratieverslag 1 jaar + 39 weken WIA-aanvraag en re-integratieverslag versturen naar UWV Week 104 104 weken ziek, Einde doorbetalingsverplichting ziekengeld / mogelijke start wia-uitkering 2 SEPA betaalbestand maken voor betaling salarissen Wist u dat u vanuit Loket heel eenvoudig een SEPA betaalbestand kunt downloaden? Het SEPA bestand leest u vervolgens bij uw bank in, zodat de betalingen van de salarissen vrijwel automatisch plaatsvinden. Hierdoor hoeft u de betalingen niet zelf handmatig in te voeren bij uw bank. Dit scheelt u overtypen! Downloaden SEPA betaalbestand in Loket 1. Vanuit het startscherm kunt u klikken op Laatst goedgekeurde loonrun. 2. Selecteer de juiste periode (vaak de bovenste regel: laatste periode ), zodat u in het juiste scherm komt waar u het bestand kunt downloaden. 3. Onder Downloads is het betaalbestand Sepa, Sepa Buitenland (voor Sepa betalingen buiten Nederland) en/of BTL91 Buiten Sepa Zone, behorende bij de loonrun, te downloaden. Dit bestand kunt u vervolgens online importeren bij uw bank (via SEPA-overboekingen). Tip! U kunt de betaaldatum van de salarissen ook van te voren inplannen. Handig wanneer u bijvoorbeeld met vakantie bent en toch een tijdige betaling van de salarissen wilt. Tip! U kunt niet alleen een SEPA bestand aanmaken voor betaling van de nettolonen, maar ook voor de aangifte loonheffingen. 3
3 Toegang tot loondossier voor uw medewerkers Wist u dat u uw medewerkers (kosteloos!) toegang kunt geven tot hun eigen digitale loondossier (met loonstroken, jaaropgaaf en HRM gegevens zoals auto van de zaak)? Als werkgever bepaalt u zelf welke gegevens wel of niet voor de werknemer toegankelijk zijn. Hierdoor kunnen medewerkers steeds beter zelf aan de slag. Employee Self Service (ESS) De werknemer kan zien welke gegevens in Loket.nl zijn vastgelegd met betrekking tot de persoonsgegevens en het dienstverband en kan zijn loonstroken en jaaropgaven raadplegen. Inloggen voor de medewerker gaat via werknemer.loket.nl. De mogelijkheid bestaat om in ESS ook toegang te verkrijgen tot documenten die in Loket.nl onder werknemers- of werkgeversdossier zijn opgeslagen: De documentcategorieën waarbij de indicatie zichtbaar voor werknemer op Ja staan zullen voor de werknemer zichtbaar worden in ESS. Voor het werknemerdossier zullen alleen de documenten zichtbaar zijn die aan de desbetreffende werknemer zijn gekoppeld. Hiernaast is het mogelijk om de verlofkaart/verlofsaldo, de vastgelegde verstrekkingen en auto van de zaak, opleidingsgegevens en de geregistreerde beoordelingen te tonen in ESS. Tevens is het mogelijk om in ESS een verlofaanvraag te doen. Tip! Er is een handleiding voor de werkgever én werknemer beschikbaar. Vraag ons hierna. Uw medewerkers toegang geven De toegang kan individueel of collectief worden verstrekt. Voordat u een werknemer toegang kunt verstrekken tot het Werknemerloket moet het e-mailadres (ons advies is om een privé e-mailadres te gebruiken) van de werknemer zijn geregistreerd. Collectief Via Werkgever -> Collectieve mutaties -> ESS -> Toegang verstrekken kunt u collectief toegang verstrekken. Individueel Op werknemerniveau kunt u via het icoon toegang verstrekken op het scherm Persoon. Heeft de werknemer nog geen toegang en is zijn e-mailadres wel bekend, dan zal het icoon Toegang verlenen aanwezig zijn. 4
Toegangsmail Zodra de toegang wordt verstrekt, zal er een standaard e-mail worden verzonden naar de werknemer met daarin o.a. een link. Klikt de werknemer op deze link dan verschijnt er vanuit beveiligingsoogpunt de controlevraag om zijn of haar geboortedatum in te vullen. Na het juist invullen van de geboortedatum kan de werknemer zelf een (unieke) gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Nadat hij of zij deze credentials bevestigt, logt de Werknemer automatisch in op het nieuwe Werknemerloket. Uitnodiging opnieuw versturen of uitnodiging intrekken Het is mogelijk om de uitnodiging opnieuw te versturen dan wel in te trekken. Let op: dit kan alleen in het geval de eerder verstuurde uitnodiging nog niet is gebruikt door de werknemer, De toegestuurde link is nog niet gebruikt. Bij intrekken is de link niet meer geldig, de werknemer ontvangt hiervan een melding als hij op de link drukt. Bij opnieuw versturen ontvangt de gebruiker nogmaals een e-mail met een gewijzigde link. Voor het toegang verlenen tot het Werknemerloket zijn standaard e-mailteksten gedefinieerd. Uiteraard kan van deze standaard e-mailtekst worden afgeweken op provider- en werkgeverniveau. Nieuwe gebruikersnaam/blokkeren toegang voor het Werknemerloket Indien een werknemer toegang heeft tot het Werknemerloket kan in Loket.nl de toegang worden geblokkeerd of er kan een nieuwe gebruikersnaam worden verstuurd. Op Werknemerniveau -> tabblad Persoon > icoon kunt u kiezen voor 1 van beide opties. 5
Blokkeren/deblokkeren U kunt de toegang van de werknemer tot het Werknemerloket blokkeren via Werknemerniveau -> tabblad Persoon -> Icoon en vervolgens de optie Blokkeren. De werknemer ontvangt vervolgens een e-mail met het bericht dat de toegang tot het Werknemerloket is geblokkeerd. Vanaf dat moment heeft de werknemer geen toegang meer tot het Werknemerloket. Is de werknemer geblokkeerd dan verschijnt automatisch de optie Deblokkeren. Met één druk op deze knop heeft de gebruiker weer toegang met zijn huidige credentials. Er is tevens een mogelijkheid om collectief de toegang voor alle, of een deel van de, werknemers te blokkeren. Dit kan op werkgeverniveau onder Collectieve mutaties -> ESS -> Toegang blokkeren. Let op! Het uitdiensttreden van een werknemer zal de toegang tot het Werknemerloket niet blokkeren. Als een werknemer, nadat deze uit dienst getreden is, geen toegang meer mag hebben tot het Werknemerloket zult u de toegang op de hiervoor beschreven wijze zelf moeten blokkeren. Alvorens de toegang te blokkeren kunt u de werknemer de gelegenheid geven om de loonstroken te downloaden en op te slaan. Gebruikersnaam versturen Daarnaast kan de gebruikersnaam nogmaals worden verzonden via de optie Gebruikersnaam versturen. Deze optie is alleen beschikbaar als de werknemer reeds toegang heeft gekregen tot het Werknemerloket en minimaal 1x is ingelogd geweest. De werknemer ontvangt vervolgens een e-mail met zijn gebruikersnaam. Wachtwoord vergeten In het geval de werknemer zijn wachtwoord vergeten is kan hij op de inlogpagina van het Werknemerloket klikken op Wachtwoord vergeten? Het volgende scherm verschijnt: 6
Na invullen van gebruikersnaam verstuurt Loket.nl na de keuze voor Wachtwoord opvragen een e-mail met daarin een link. Via deze link kan de Werknemer zijn wachtwoord wijzigen. Wachtwoord/gebruikersnaam wijzigen in het Werknemerloket Als de Werknemer is ingelogd heeft hij of zij de mogelijkheid om zelf de gebruikersnaam of wachtwoord te wijzigen. Deze wijzigingen kan de Werknemer zelf in het Werknemerloket uitvoeren de gebruiker ontvangt hiervan geen e-mail. Voor diverse acties die hierboven zijn beschreven tot het Werknemerloket zijn standaard e-mailteksten gedefinieerd. Uiteraard kan van deze standaard e-mailtekst worden afgeweken op provider- en werkgeverniveau. 7
4 Collectieve aanpassingen Wist u dat Loket de mogelijkheid heeft om collectief aanpassingen te doen? Denk hierbij aan cao-verhogingen en aanpassing van het bedrag van de personeelsvereniging. Collectieve variabele mutaties Op het tabblad Werkgever -> Collectieve mutaties treft u onder het kopje Variabele gegevens de opties Specifieke component en Browser variabele gegevens aan. De browser variabele gegevens vereenvoudigt de invoer van variabele gegevens en is tevens terug te vinden op het startscherm van de werkgever. In deze browser kan gebruik worden gemaakt van de hierboven beschreven exportsets (zie ook: Variabele gegevens: Exportsets definiëren). Nadat een categorie of exportset is geselecteerd, moet het scherm worden ververst, Bij het gebruik van de browser variabele gegevens kan gebruik worden gemaakt van de filterfunctionaliteit. Hieronder een voorbeeld van een scherm Browser variabele gegevens: De ingevoerde mutaties zijn na het invoeren ook zichtbaar op werknemersniveau bij variabele gegevens. Het is ook mogelijk om variabele mutaties te importeren via een upload van een CSV bestand. Voorwaarde is dat dit bestand in een bepaalde record lay-out is opgemaakt en dat het product Import variabele mutaties door u wordt afgenomen. 8
5 Handige koppelingen Het platform van Loket.nl kent een flink aantal koppelingen met diverse partijen die de werkgever ondersteunen. Hierbij kunt u denken aan systemen voor tijdsregistratie, ziekteverzuim, planning, rapportages en boekhouden. Op deze manier komen alle faciliteiten rondom arbeid en personeel op één platform samen. Hierdoor minimaliseert de kans op fouten en wordt onnodig handmatig werk voorkomen. Enkele voorbeelden van koppelingen: Loket heeft een koppeling met de RDW, zodat gegevens van uw auto kunt raadplegen. Loket heeft een koppeling met Google Earth, zodat automatisch de afstand wordt bepaald tussen uw bedrijfsadres en het woonadres van de werknemer. Koppeling met urenregistratiesysteem Er mogelijkheden zijn om Loket te koppelen met uren-registratiesystemen zoals Tactiplan en L1inda. Lees meer over Koppelingen op de website van Loket. 6 Samenwerken via notities Wist u dat het mogelijk is om op verschillende niveaus in Loket.nl specifieke aantekeningen te maken? Hierin kunnen bijvoorbeeld aandachtspunten en afspraken worden vastgelegd. Vastleggen notities Er zijn 4 niveaus binnen de applicatie waarop deze notities kunnen worden vastgelegd, namelijk: werkgever, dienstverband, persoon en verloningsrun. Met behulp van het icoon kan een notitie worden aangemaakt. In een notitie worden de volgende velden vastgelegd: Datum registratie (= datum van aanmaak notitie) Type notitie Onderwerp Notitie Zodra de notitie is aangemaakt, wordt ook de gebruiker automatisch ingevuld (zie afbeelding). 9
De notitie kan, afhankelijk van het Type, door de gebruiker(s) geraadpleegd worden: Algemeen is zichtbaar voor alle gebruikers. Persoonlijk is alleen zichtbaar voor de gebruiker die de notitie heeft aangemaakt. Werkgever is alleen zichtbaar voor de gebruikers WG. Administratiekantoor is alleen zichtbaar voor de gebruikers AK. Bovenstaande type notities mogen gewijzigd worden door (zie ook opmerking onder Inrichting notities): Een notitie van het type Administratiekantoor mag alleen gewijzigd worden door een gebruiker AK. Een notitie van het type Werkgever mag alleen gewijzigd worden door een werkgevergebruiker. Een notitie van het type Persoonlijk mag alleen gewijzigd worden door de gebruiker die de notitie heeft aangemaakt. Een notitie van het type Algemeen mag door iedere gebruiker gewijzigd worden. Het verwijderen van een notitie is alleen mogelijk voor de gebruiker die de notitie heeft aangemaakt. Daarnaast kunnen werkgevernotities worden verwijderd door een gebruiker met het recht Applicatiebeheer werkgever. 7 Helpdesk Loket Ook vanuit Loket is er een helpdesk ontwikkeld die u kunt raadplegen. Bekijk de helpdesk van Loket via https://helpdesk.loket.nl/hc/nl. Instructievideo s In dit openbaar helpdeskportaal vindt u instructievideo s, zoals het gebruik van de verlofmodule. In de toekomst zal Loket hier steeds meer informatie toegankelijk maken. 8 Overig Er is veel meer mogelijk dan u denkt! Hieronder een korte opsomming van een aantal mogelijkheden. Neem contact op met ons voor meer informatie. Wist u bijvoorbeeld dat: Uw bedrijfslogo op de loonstrook kan? U zelf proforma s kunt maken? U in Loket het verlof van de medewerkers kunt bijhouden middels de verlofmodule? Loket een HRM module heeft waarin u onder andere beoordelingsgesprekken, opleidingen en vergoedingen/verstrekkingen kunt weergeven? Naast het gemak voldoet u hiermee aan de (komende) privacy wetgeving. Loket een programma heeft voor dossiervorming waarbij u op ieder gewenst moment contracten, rekeningen en kopieën kunt raadplegen? Er overzichten beschikbaar zijn, zoals ter ondersteuning van de werkkostenregeling? Meer weten? Vanzelfsprekend kunt u ook met onze loonafdeling contact opnemen. U kunt hiervoor terecht bij Desirée Oortgiesen (d.oortgiesen@wenv.nl), Sandra Oonk (s.oonk@wenv.nl) of Ad Hoftiezer (a.hoftiezer@wenv.nl) via tel. 0315 270 000. 10