Nota van Inlichtingen I Betreft Nota van Inlichtingen Datum 18 juli 2014 Van Gemeente Haren Ref. P141027-NVI-1 Project Inhuur van flexibele arbeidskrachten Tekstwijziging 1: Deel A - Beschrijvend Document P141027, H3 Eisen aan de Onderneming, Geschikheidseisen. Oude tekst: Het invullen van tijdelijke vacatures, het beschikbaar stellen van uitzendkrachten binnen het sociaal domein, conform de beschrijving van dit personeel in paragraaf 1.3, waarvoor de werving en selectie is verricht voor minimaal 2 aanvragen per jaar; Wordt vervangen door (nieuwe tekst): Het invullen van tijdelijke vacatures, het beschikbaar stellen van uitzendkrachten, conform de genoemde functies in paragraaf 1.3, waarvoor de werving en selectie is verricht voor minimaal 2 aanvragen per jaar; Deze wijziging is ook gerectificeerd in de aankondiging van deze opdracht op TenderNed. 1. Eisen en criteria Gezien onze activiteiten zijn wij niet aangesloten bij NBBU en/of ABU. Wij kunnen wel aan de gevraagde dienstverlening voldoen en zijn NEN 4400-1 gecertificeerd. Mogen wij meedoen met de aanbesteding? In het programma van eisen wordt gesteld dat de uitzendonderneming werkt conform de bepalingen in ABU 2012 2017/NBBU 2014 2019. Dit betekent niet dat de Inschrijver als lid aangesloten dient te zijn bij één van deze CAO s. 2. Beschrijvend Document, paragraaf 1.3 Welke technische functies binnen de Gemeente Haren behoren tot schaal 8 en 9 en welke niet. Kunt u daar een beschrijving van geven. Op deze manier kunnen wij bepalen of het zin heeft om in Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 1 van 8
te schrijven op perceel 1. Onder perceel 1 vallen onder andere de volgende functies: - Medewerker groenvoorziening (schaal 3) - Buitendienst medewerker (schaal 3 of 4) - Medewerker gladheidbestrijding (schaal 4) - Medewerker werktuigen en machines (schaal 4) Een definitief functieprofiel zal ten tijde van de uitvraag aan de gecontracteerde leverancier gecommuniceerd worden. De gemeente Haren kent een aanloopschaal, functieschaal en een uitloopschaal. De hierboven genoemde schalen zijn functieschalen. De functies die onder dit perceel vallen zijn tot schaal 8. Beschrijvend Wij zijn een bureau gespecialiseerd in de detachering van Document, MBO/HBO Technisch personeel. Denk o.a. medewerkers paragraaf 1.3 BOWOTO, werkvoorbereider civiele techniek, projectleider 3. gemeentelijk onderhoud, medewerker Ruimtelijk Ordening etc. Indien wij willen inschrijven met deze specialisatie moeten wij dan inschrijven onder perceel 1 of perceel 3. Gezien het feit dat perceel 3 algemene functies betreft die ook anders dan (specialistische) technische werkzaamheden verrichten, zou de aanbestedende dienst u aanraden om voor perceel 1 in te schrijven. Indien u voor perceel 3 inschrijft dient u in staat te zijn geschikte kandidaten aan te leveren voor de functies zoals bij perceel 3 genoemde functies in het Beschrijvend Document, paragraaf 1.3. 4. Paragraaf 1.3.1, pagina 6 U geeft aan dat alle functies boven schaal 9 geen deel uitmaken van deze aanbesteding en dat u deze functies op een andere wijze invult. a. Op welke wijze vult u deze functies op dit moment in? b. Op welke wijze gaat u deze functies in de toekomst invullen? Op dit moment worden deze functies middels werving en selectie ingevuld, dit zal ook in de toekomst op deze manier uitgevoerd worden. Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 2 van 8
5. Paragraaf 1.3.1, pagina 7 Ja, dat klopt. U geeft aan dat het verzuimcijfer van de gemeente Haren voor het jaar 2013 voor uitzendkrachten 4,5% is. Mogen wij ervan uitgaan dat het ziekterisico bij opdrachtnemer ligt? 6. Paragraaf 2.2, pagina 12 U geeft in een tabel weer welke documenten dienen te worden aangeleverd. Daarbij geeft u aan dat bijlage 4 het volgende bevat: Lijst van eisen en Uitwerking van de wensen. a. Concluderen wij juist dat het hier een omissie betreft en dat de Uitwerking van de wensen niet in bijlage 4 terugkomt? b. Concluderen wij juist dat inschrijver de Uitwerking van de wensen dient te uploaden op TenderNed bij gunningscriteria beantwoorden / overige documenten? c. Zo nee, waar op TenderNed dient inschrijver de beantwoording van de wensen dan in te dienen? a. Dat is correct. De uitwerking van de wensen is geen onderdeel van Bijlage 4. b. Deze documenten dienen als separate documenten geüpload te worden in de map gunningscriteria beantwoorden / overige documenten. c. N.v.t. Paragraaf 3, Inschrijver dient hiertoe stellig, zonder voorbehoud en pagina 13 onvoorwaardelijk de eigen verklaring volledig en juist in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen (zie bijlage 1.A). 7. Per perceel dient de Eigen Verklaring te worden ingevuld, waarbij per perceel de geschiktheidseisen zijn bepaald. In de Eigen Verklaring heeft u echter geen perceel specifieke kenmerken opgenomen, waardoor deze op ieder perceel van deze aanbesteding van toepassing kan zijn. a. Mogen wij ervan uitgaan dat wij de Eigen Verklaring slechts Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 3 van 8
eenmaal dienen in te vullen en deze per perceel dienen te uploaden? b. Zo nee, op welke wijze dienen wij de Eigen Verklaring dan in te vullen waardoor deze van toepassing is op een specifiek perceel? c. Mogen wij ervan uitgaan dat de Eigen Verklaring in Hoofdstuk 9 van de Eigen Verklaring digitaal rechtsgeldig ondertekend dient te worden? d. Zo nee, op welke wijze dient de Eigen Verklaring dan rechtsgeldig ondertekend te worden? a. U kunt met één ingevulde Eigen Verklaring volstaan voor (indien van toepassing) alle drie de percelen. b. N.v.t. c. Nee, het digitaal ondertekenen van de Eigen Verklaring voldoet niet. d. De aanbestedende dienst eist dat de Eigen Verklaring is voorzien van een z.g.n. natte handtekening. Dit kunt u doen door het document uit te printen, in te vullen en vervolgens digitaal in te scannen. Dit digitale bestand kunt u vervolgens uploaden. 8. Paragraaf 3, pagina 15, perceel 3 Het invullen van tijdelijke vacatures, het beschikbaar stellen van uitzendkrachten binnen het sociaal domein, conform de beschrijving van dit personeel in paragraaf 1.3, waarvoor de werving en selectie is verricht voor minimaal 2 aanvragen per jaar. a. Mogen wij ervan uitgaan dat, aangezien dit perceel 3 algemeen personeel betreft, de eis voor het beschikbaar stellen van uitzendkrachten binnen het sociaal domein niet van toepassing is voor perceel 3? b. Zo nee, wat is de reden dat inschrijvers ervaring dienen aan te tonen met het beschikbaar stellen van uitzendkrachten binnen het sociaal domein voor het perceel 'algemeen personeel? a. Dit klopt. Zie hiervoor de tekstwijziging 1 zoals vermeld op pagina 1 van deze Nota van Inlichtingen. b. N.v.t. Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 4 van 8
9. Paragraaf 3, pagina 15, eisen kwaliteit De onderneming treft voldoende maatregelen om kwaliteit te waarborgen gerelateerd aan het gestelde en gevraagde in dit beschrijvend document. Als bewijs hiervan beschikt de onderneming over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures, waaruit blijkt dat en leidinggevend en uitvoerend personeel hiermee bekend is. a. Mogen wij ervan uitgaan dat inschrijvers in het bezit dienen te zijn van het NEN-EN-ISO 9001:2008 certificaat om aan deze eis te voldoen? b. Zo nee, op welke wijze dienen inschrijvers dan aan te tonen over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures te beschikken waaruit blijkt dat leidinggevend en uitvoerend personeel bekend is met de maatregelen die de kwaliteit waarborgen? a. Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij naar Deel B Aanbestedingsvoorwaarden Het NIC, in Hoofdstuk 9. Voor de volledige uitleg verwijzen wij dan ook naar dit document. b. Zie hiervoor het antwoord bij a. 10. Paragraaf 4, pagina 16, Eisen overzicht U geeft aan dat indien inschrijver besluit niet akkoord te zijn met een eis, inschrijver dit expliciet en met reden(en) moet vermelden. a. Wij gaan ervan uit dat de eisen die zijn opgenomen in bijlage 4 knock-out eisen zijn en dat indien een inschrijver niet akkoord gaat met een eis, deze inschrijver wordt uitgesloten voor verdere deelname aan onderhavige aanbesteding. Is onze aanname juist? b. Zo nee, op welke wijze beoordeelt u dan dat inschrijvers voldoen aan alle eisen genoemd in bijlage 4? a. Het niet akkoord gaan met de gestelde eisen heeft inderdaad tot gevolg dat de Inschrijver wordt uitgesloten voor verdere deelname aan deze aanbesteding. De inschrijver verklaard met het rechtsgeldig ondertekenen van Bijlage 2 akkoord te zijn met de gestelde eisen. b. N.v.t. Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 5 van 8
11. Paragraaf 5.1.2, pagina 21, K1 Implementatieplan U geeft aan dat het gunningcriterium K1 Implementatieplan behandeld dient te worden op maximaal 2 A4. De taken en de processen die u inschrijvers vraagt te beschrijven vragen de nodige schrijfruimte om volledig te kunnen zijn. Wij willen u daarom ook adviseren om het aantal te gebruiken A4 s te verruimen naar 5 A4. a. Volgt u ons advies op? b. Indien u niet akkoord gaat met het verruimen van het aantal A4, is het dan toegestaan om visuele ondersteuning, zoals schema s en tabellen, als bijlage toe te voegen aan de uitwerking van de wensen? a. Nee, de aanbestedende dienst is hier niet mee akkoord. De aanbestedende dienst wenst een kort en bondig antwoord dat specifiek is voor de gemeente Haren. b. Zie antwoord a. 12. Paragraaf 5.1.2, pagina 27, K1 beoordeling K3 U geeft aan dat u minimale inspanningen verwacht van het team P&O in de periode na werving, aanmelding en de start (en twee weken daarna). Wie is verantwoordelijk voor het uitzetten van de aanvragen voor de inhuur van flexibele medewerkers, bijvoorbeeld de afdeling P&O of de leidinggevende? Het Team P&O is eindverantwoordelijk voor het uitzetten van de aanvragen bij de leverancier(s). 13. Bijlage 4 lijst van eisen, perceel 3, pagina 1 In eis 3 geeft u aan dat op de gevraagde dienstverlening van deze aanbesteding is de aanbesteding de vigerende CAR-UWO van toepassing is. Mogen wij ervan uitgaan dat de vakantiedagenreservering gebaseerd is op 24 vakantiedagen (10,39%), de reservering vakantietoeslag 8% is en de reservering kort verzuim/bijzonder verlof 0,6% is? Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 6 van 8
Ja, het is juist dat de vigerende CAR-UWO van toepassing is. Voor de meest recente percentages verwijzen wij naar de vigerende CAR-UWO. 14. Bijlage 4 lijst van eisen, perceel 3, pagina 4 In eis 22 geeft u aan dat alle flexibele arbeidskrachten op verzoek in het bezit dienen te zijn van een geldige VOG. Indien dit niet het geval is, zal een VOG aangevraagd worden, de kosten hiervan mogen worden doorberekend aan de gemeente Haren. a. Mogen wij ervan uitgaan dat inschrijver de kosten voor het aanvragen van de VOG separaat aan opdrachtgever door mag factureren? b. Zo nee, op welke wijze dienen wij deze kosten dan door te berekenen aan opdrachtgever? a. Dat is correct. b. N.v.t. 15. Bijlage 3, prijzenblad perceel 3 U geeft aan dat inschrijvers een reservering dienen op te geven voor het onderdeel werkhervattingskas en WGA premie. a. De invoering van het kostprijselement werkhervattingskas is een belangrijke wijziging ten opzicht van voorgaande jaren. In dit kostprijselement is de WGA premie reeds opgenomen. Door inschrijvers zowel een reservering op te laten nemen voor de werkhervattingskas en de WGA premie worden er dus dubbele reserveringen opgenomen door inschrijvers. Om de kostprijsopbouw op de juiste wijze in te vullen stellen wij voor om het kostprijselement WGA premie niet van toepassing te verklaren en een nieuw prijzenblad ter beschikking te stellen aan inschrijvers. Gaat u akkoord met ons voorstel? b. Zo nee, hoe dienen inschrijvers dan om te gaan met deze dubbele reservering voor de WGA premie? a. U dient de WGA premie op te nemen in de reservering voor de Werkhervattingskas. U kunt de reservering voor de WGA premie in het prijzenblad negeren. Deze reservering hoeft u dus niet in te vullen indien u de WGA premie verdisconteerd in de reservering voor de Werkhervattingskas. Er wordt geen nieuw prijzenblad ter beschikking gesteld. Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 7 van 8
b. Zie antwoord a. 16. Paragraaf 3, pagina 15, perceel 3 De referentieopdrachten die gevraagd worden in perceel 2 en perceel 3 zijn identiek: Het invullen van tijdelijke vacatures, het beschikbaar stellen van uitzendkrachten binnen het sociaal domein, conform de beschrijving van dit personeel in paragraaf 1.3, waarvoor de werving en selectie is verricht voor minimaal 2 aanvragen per jaar;. Voor de duidelijkheid: dienen wij ook in perceel 3 als inschrijver referentieopdrachten bieden binnen het sociale domein? Het gaat in dit perceel naast specifieke functies binnen gemeenten, ook over meer algemene functies namelijk. Zie het antwoord op vraag 8 Het NIC B.V. Zwolle Nota van Inlichtingen I P141027/LT d.d. 18 juli 2014 8 van 8