1. Inleiding 2. Doelstellingen en beleid 2.1 Doelstellingen 2.2 Beleid 3. SWOT-analyse 3.1 Trends in de sportmarkt 3.2 Belangen van groeperingen die een rol spelen in en om de vereniging 3.3 Toekomstkansen voor de vereniging 3.4 Ontwikkelen toekomstvisie voor de vereniging voor de komende 3 tot 5 jaar 4. Beleid per beleidsterrein 4.1 Primair beleid tennis 4.1.1 Technisch beleid 4.1.2 Jeugdbeleid 4.1.3 Toernooibeleid 4.2 Secundair beleid: Randvoorwaarden 4.2.1 Ledenbeleid 4.2.2 Financieel beleid 4.2.3 Facilitair beleid (tennispark) 4.2.4 Sponsorbeleid 4.2.5 Communicatiebeleid 4.2.6 Vrijwilligersbeleid 4.2.7 Personeelsbeleid 5. Afsluiting Bijlage: taakverdeling 2012
1. Inleiding Dit stuk is een plan bekend onder de naam VerBelPlan-TVW.doc. In dit stuk worden de aandachtspunten, waarop het Bestuur zich in 2012 en komende jaren zal richten, nader omschreven. Een concrete invulling zal op de punten nog noodzakelijk zijn.
2. Doelstellingen en beleid 2.1 Doelstellingen De algemene doelstelling van de vereniging is verwoord in de Statuten (TO DO). TV Weerselo wil haar leden de gelegenheid bieden om te tennissen. Daarnaast wil TV Weerselo les- en trainingsfaciliteiten bieden, waardoor men zich vrijwillig verder in de tennissport kan bekwamen. Een en ander is nader omschreven in het Huishoudelijk Reglement (TO DO). Er zal een cultuur moeten zijn waarin: - plezier en gezelligheid, saamhorigheid en sociale binding belangrijk zijn; - leden zich met elkaar verbonden voelen en respectvol met elkaar omgaan; - het huidige karakter van de vereniging minimaal wordt gehandhaafd; - jongeren zich thuis voelen en de gelegenheid krijgen te groeien. 2.2 Beleid TV Weerselo zal in de periode 2012 2015: het technisch beleid handhaven, dat erin voorziet dat elk lid, indien men dat wenst, zich kan aanmelden om zich op tennisgebied te ontplooien middels het nemen van lessen tegen de op dat moment vastgestelde kosten; een solide, inzichtelijk en toetsbaar financieel beleid voeren. aandacht geven aan de omvang van het ledenbestand, met de jeugd als belangrijk eerste speerpunt. op facilitair gebied maatregelen nemen om de kwaliteit van het park (banen, clubhuis, infrastructuur) te handhaven en, waar nodig en mogelijk, te verbeteren middels het plegen van onderhoud dan wel indien nodig middels het doen van investeringen; daarbij rekening houdende met de komst van de jeu-de-boules vereniging; het sponsorbeleid verder ontwikkelen, verhelderen en uitvoeren met het oog op het genereren van een verantwoord niveau aan sponsorgelden; de communicatie naar leden, omgeving en andere belanghebbenden waar noodzakelijk verbeteren, waarbij het gebruik van nieuwe media (internet, website, e-mail) moet bijdragen aan actuele nieuwsvoorziening tegen lagere kosten; een vrijwilligersbeleid ontwikkelen dat waarborgt dat ook in de toekomst voldoende leden gemotiveerd zullen worden zich voor de vereniging in te zetten; zorg dragen voor een goed werkgeverschap naar eventuele werknemers, waarmee een arbeidsovereenkomst is gesloten met TV Weerselo
3. SWOT-analyse Het bestuur heeft een analyse gemaakt van onze: Strengths - Sterke punten Weakness - Zwakke punten Opportunities - Kansen Threats - Bedreigingen Aan de hand van de analyse kan het bestuur een verbinding leggen tussen doelstellingen en het te volgen beleid. Het beleid omschrijft hoe de doelstellingen bereikt moeten worden. Sterke Punten Er is sprake van enige saamhorigheid (geen kliekjes) Leuk park en redelijke banen Beschikbaarheid van banen en clubhuis Enthousiaste en gedreven trainer(s) Behoorlijk goede algemene organisatie Leuk clubhuis Evenwichtig prijsbeleid We hebben vrijwillige bardiensten Betrokken commissies en bestuur Financieel op orde Zwakke Punten Weinig actieve club Weinig sponsoren Weinig animo voor evenementen / activiteiten Er zijn weinig jeugdleden Inbraakgevoeligheid Onvoldoende concrete procedures en handhaving daarvan (taakverdeling) Samenwerking met andere tennisverenigingen Bekendheid met tevredenheid respectievelijk ontevredenheid van de leden Bekendheid inzake kennis, kunde, vaardigheden in het algemeen van de leden Meer betrokkenheid van de jeugd benodigd Kansen Middelen genereren uit subsidies (?) Jeugd binnen Weerselo Samenwerking met basisschool Samenwerken met andere sportverenigingen Het park in de rustige uren en dagen beter benutten Meer betrokkenheid naar de leden door bijvoorbeeld intensiever te enquêteren Win-win-situatie met Jeu de Boules vereniging?
Bedreigingen Continuïteit ledenbestand Concurrentie andere sport- en trainingsmogelijkheden buiten de vereniging Afnemende betrokkenheid van de leden De SWOT-analyse is een belangrijk element om visie te ontwikkelen op de toekomst van de vereniging. 3.1 Trends in de sportmarkt Door een inventarisatie te maken van hetgeen we in de (tennis)sportmarkt waarnemen, kunnen trends ontdekt worden, die voor de toekomst van de vereniging van belang zijn. Demografische ontwikkelingen *kleinere gezinnen *kinderloze leden *vergrijzing (leden tennissen langer) *groeiend ledenaantal (behoefte om uit te breiden)? Politieke, economische en sociale ontwikkelingen *toenemende complexiteit van wet- en regelgeving *verschil tussen arm en rijk (wordt groter) *opgang van waarden en normen discussie *afname van acceptatie vandalisme en zinloos geweld en overtreding van gestelde regels *subsidiemogelijkheden (?) Technologische ontwikkelingen *gebruik internet en email *gebruik PC thuis *mobiele telefoons *introductie multi functionelere ledenpas Ontwikkelingen in de tennissportmarkt *concurrentie van commerciële tenniscentra *discussies binnen de vereniging om meer competitie-opzetten *blessure preventie *sportscholen *campagnes met thema bewegen Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter *jongeren vertonen zap-gedrag *consument wordt steeds kritischer *minder tijd voor sport en vrijwilligerswerk 3.2 Belangen van groeperingen die een rol spelen in en om de vereniging Het in kaart brengen van mogelijke belangen van diverse groeperingen, in- en extern. Dit aspect zal hier genoemd maar niet nader gedetailleerd worden. Het komt wel achter de schermen aan de orde door in verloop van tijd met een aantal mensen uit betreffende
groeperingen te praten en te luisteren naar wensen en ideeën. Groeperingen (intern) jeugdleden senioren (competitiespelers) recreanten senior-plus leden (45+) prestatie spelers (heren 1, dames 1) nieuwe leden bestuurs- en commissieleden Groeperingen (extern) collega tennisverenigingen commerciële tenniscentra KNLTB-districten gemeente lokale sportraad? provinciale sportraad? sponsors (potentiële) media overige sportverenigingen 3.3 Toekomstkansen voor de vereniging Om hier een beeld te verkrijgen, zal met een aantal mensen verder gebrainstormd (kunnen) worden over de kansen die men ziet om de vereniging levendig te houden. Aspecten: verhuur van het park aan bedrijven voor toernooien mogelijkheid tot digitaal inzien van baanbezetting pakket van activiteiten voor senioren en plussers wintertennis activiteiten opnieuw opzetten gezamenlijk professionele toernooien bezoeken, ook met jeugd (gesponsord?) 3.4 Ontwikkelen toekomstvisie voor de komende 3 tot 5 jaar Op de eerste plaats komt het TENNIS, voor jong en oud. Dat betekent dat de infrastructuur in orde moet zijn zowel technisch als op veiligheidstechnisch gebied. We gaan kijken hoe de samenwerking met de jeu-de-boules-vereniging wordt vormgegeven. De huidige banen zullen éénmaal per jaar grondig onderhouden worden om deze in goede staat te houden. We gaan kijken hoe we het met de Gemeente eens kunnen worden nu de subsidies vervallen (in ruil voor het niet betalen van huur). Groot-onderhoud kan de vereniging NIET dragen! Wellicht moet er een keer goed naar de vaste lasten worden gekeken. Dit om wakker te blijven bij het doorvoeren van eventuele verbeteringen en geld te sparen.
Daarnaast richt het Bestuur zich op de volgende punten: met welke soort leden / tennissers zijn wij en hoeveel? welke soort activiteiten / diensten willen wij? welk type accommodatie moet de vereniging zijn? met welke samenwerkingsverbanden willen we iets doen? handhaving en/of verbetering van de financiële situatie welk imago (in- en extern) willen wij? welke acties zijn belangrijk en met welke prioriteit? ontwikkelen van een programma om sportblessures te voorkomen wie zijn de AED-specialisten? stimuleren van de bardienst stimuleren van enthousiaste leden werkuitbesteding aan eigen sponsors en leden recreatieve aspect van de vereniging vereniging met in de toekomst 6 banen
4. Beleid per beleidsterrein Sterke punten moeten geconsolideerd worden om de doelen in 2015 te bereiken. Zwakke punten behoeven extra aandacht want die dienen weggewerkt te worden. Kansen daarentegen moeten benut worden en de bedreigingen moeten afgewend worden door adequaat ingrijpen. 4.1 Primair beleid betreft alles rondom Tennis: 1. Technisch beleid 2. Jeugdbeleid 3. Toernooibeleid 4.2 Secundair beleid betreft de Randvoorwaarden: 1. Ledenbeleid 2. Financieel beleid 3. Facilitair (tennispark) beleid 4. Sponsor beleid 5. Communicatiebeleid 6. Vrijwilligersbeleid 7. Personeelsbeleid Ad 4.1 Primair beleid TENNIS Beleid 2012 2015 - waarborgen goede les- en trainingsfaciliteiten voor alle leden op elk gewenst niveau - bevorderen doorstroming leden in competitie teams TV Weerselo is een club waarin de leden vooral recreatief willen tennissen. Ook zijn er leden die graag competitie spelen. 4.1.1 Technisch beleid De organisatie van lessen en trainingen geschiedt door een coördinator. Ook voor de jeugd is er aandacht, met name die jeugd die in competitieverband spelen. Deze vakbekwame coördinator behartigt namens het Bestuur de gang van zaken met de trainers en rapporteert de voortgang. 4.1.2 Jeugdbeleid Aandachtspunten o.a.: toernooideelnames vrijspelen op laag pitje moeilijke sport voor kleine kinderen jeugdinteresse competitie training wintercompetitie begeleiding activiteiten
4.1.3 Toernooibeleid Beleid 2012 2015 De tennisvereniging stelt zich tot doel toernooien te organiseren waarbij plezier voorop staat. Onder het motto voor elk wat wils streeft de vereniging ernaar elk jaar weer een gevarieerde toernooikalender te hebben. Het gaat hierbij om toernooien welke vallen onder de verantwoordelijkheid van de TC, JC en de RC. Ad 4.2 Secundair beleid Randvoorwaarden 4.2.1 Ledenbeleid Beleid 2012 2015 voor het ledenaantal wordt gestreefd naar 350 in 2015 er is geen aannamebeleid opzeggende leden zal worden gevraagd naar reden van opzegging ter lering 4.2.2 Financieel beleid Beleid 2012 2015 kapitaal is op gezond niveau financiën worden in bestuursvergaderingen getoetst en beheerst het financiële beleid is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: In elk verenigingsjaar zullen de kosten van de vereniging geheel en al gedekt moeten worden uit de inkomsten van dat betreffende jaar. De belangrijkste inkomstenbronnen zijn: contributiegelden, lesgelden, sponsorgelden en kantineopbrengsten TV Weerselo bouwt voldoende reserves op om ook aan zijn verplichtingen op lange termijn te kunnen voldoen, bijvoorbeeld door de onderhoudsreserveringen op peil te houden. Extra voorzieningen (tennisles, deelname aan competitie en toernooien, e.d.) worden afzonderlijk in rekening gebracht. Om de uitgaven jaarlijks in de pas te laten lopen met de inkomsten wordt door het bestuur een scherpe budgetbewaking gehanteerd. Ingediende begrotingen moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd door het bestuur. Er worden reserves opgebouwd voor het jubileum in 2013 (40 jaar)??? 4.2.3 Facilitair beleid Beleid 2012 2015 De banen worden goed onderhouden en zijn gemakkelijk toegankelijk, zowel voor spelers als voor toeschouwers. De banen worden éénmaal per jaar aan groot-onderhoud onderworpen
door een externe banenspecialist. Voor zover mogelijk (weersomstandigheden) worden zij wekelijks met een borstelinrichting geborsteld. Met de Gemeente moeten hier nieuwe afspraken over worden gemaakt, gezien de slag naar privatisering! Het park is ruim opgezet, heeft goede parkeervoorzieningen en er is aandacht besteed aan voldoende beplanting. Het clubhuis behoeft enige verfrissing van binnen: verlichting, tv, indeling. Wellicht nieuwe tegels aan de muur in de douches. En voor buiten een zonnescherm, tent of 2 goede parasols. De keuken voldoet nog aan alle eisen. Het bestuur heeft de intentie de uitstraling en de kwaliteit van ons park te handhaven en waar nodig te verbeteren. Eén en ander zal niet gebaseerd zijn op uitbreiding van de huidige faciliteiten. 4.2.4 Sponsorbeleid Beleid 2012 2015 Aan het aantrekken en behouden van sponsors zijn kosten verbonden. Ook zijn kosten verbonden aan de tegenprestaties die de sponsors wordt geboden (zoals advertenties, sponsorborden op de banen en elders op het park, sponsorlogo s op kleding). Het spreekt vanzelf dat de inkomsten uit sponsoring de kosten moeten overschrijden. Per saldo zal elke sponsor een (in financiële zin) positieve bijdrage aan TV Weerselo moeten leveren. TV Weerselo biedt een aantal sponsormogelijkheden aan, variërend van naamsuitingen tot donaties en van bedrijfstoernooi tot naamsverbondenheid aan een evenement. Het beheer en de uitvoering van het sponsorbeleid, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, is bij TV Weerselo de belangrijkste taak van de Sponsorcommissie. 4.2.5 Communicatiebeleid Beleid 2012 2015 harmoniseren interne en externe communicatie en harmoniseren tussen verschillende media (zoals e-mail, website) betere benutting elektronische media (internet) Goede communicatie binnen TV Weerselo is van groot belang. Maar ook de communicatie van TV Weerselo naar de buitenwereld is belangrijk. Interne communicatie: Onze leden zijn uiteraard dé primaire doelgroep voor onze interne communicatie. We proberen onze leden op verschillende manieren te informeren over het reilen en zeilen van de vereniging en over de zaken die voor elk lid van belang zijn. We communiceren nu met onze leden via:
de Algemene Ledenvergadering, die elk jaar in april wordt gehouden de nieuw op te zetten (digitale) nieuwsbrieven de website www.tvweerselo.nl de prikborden in het clubhuis dit verenigingsbeleidsplan de Dropshots Voor de komende jaren heeft het bestuur de doelstelling de interne communicatie te verbeteren en de kosten daarvan terug te dringen. Deze doelstelling is zeker haalbaar door een beter gebruik te maken van het internet en e-mail. Internet biedt onder andere de mogelijkheid: actuele informatie te presenteren; standaard-informatie te raadplegen; in te schrijven voor toernooien en andere evenementen; tot communicatie over en weer tussen bestuur en leden en tussen leden onderling Externe communicatie: Doel van externe communicatie is onder andere: de omgeving informeren over het wel en wee van TV Weerselo belangstelling voor TV Weerselo bevorderen bij potentiële leden en sponsors publiciteit verzorgen voor bestaande sponsors Voor de externe communicatie wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de lokale pers (Beukske) en de sponsorcommissie. 4.2.6 Vrijwilligersbeleid Beleid 2012 2015 in kaart brengen van de onder leden aanwezige kennis en vaardigheden; jeugdleden en jongere seniorleden stimuleren zich voor de verenging in te zetten TV Weerselo mag zich helaas niet gelukkig prijzen met een omvangrijke groep gemotiveerde en deskundige vrijwilligers, mede door de omvang van het ledenbestand. Veelal zijn er geen mensen die, met een gezin en een baan, nog tijd willen steken in het organiseren van de activiteiten. Het is voor TV Weerselo van cruciaal belang dat leden worden gemotiveerd zich voor de vereniging in te zetten. En dat een zo breed mogelijke groep deze inzet wil leveren. Voor bestuur en commissies is het een voortdurend punt van aandacht om de kennis, vaardigheden en talenten van onze leden te mobiliseren. Het werk dat voor TV Weerselo wordt verzet is vrijwillig, maar mag zeker niet vrijblijvend zijn. Het is dan ook van belang dat vrijwilligers niet alleen deskundig zijn of worden in de activiteiten die zij voor de vereniging uitvoeren, maar ook loyaal en betrouwbaar zijn. Daarmee wordt bedoeld dat afspraken worden nagekomen en de inzet die is toegezegd daadwerkelijk wordt geleverd. En dat zorgvuldig met de belangen en eigendommen van de
vereniging wordt omgegaan. Op deze wijze kan aan onze leden die dienstverlening worden geboden die de vereniging ambieert. Het is dan ook van belang verloop onder vrijwilligers tijdig te signaleren en tijdig in de opvolging van vertrekkende bestuurs- en commissieleden te voorzien. Hiertoe is het belangrijk dat: * de bij de leden aanwezige kennis en vaardigheden in kaart worden gebracht * jongere leden worden gestimuleerd zich actief voor de vereniging in te zetten 4.2.7 Personeelsbeleid Beleid 2012 2015 handhaven van goed werkgeverschap ten aanzien van de trainers en clubhuisbeheerder
5. Afsluiting TV Weerselo heeft met dit beleidsplan vastgelegd wat voor vereniging zij is, waar zij voor staat en waaraan zij als vereniging aandacht wil besteden, of waar zij naar toe wil. Aan de hand van een beleidsplan kunnen bestuur en commissies de werkzaamheden uitvoeren, de leden informeren en op belangrijke onderdelen, volgens de gebruikelijke gang van zaken, de leden om goedkeuring vragen voor nadere uitwerkingen. Het biedt de leden de kans om te toetsen welke ontwikkelingen TV Weerselo doormaakt en of dit in overeenstemming is met de in het beleidsplan geschetste richting en met wat de leden willen. In de toekomst zal het plan verder vorm en inhoud krijgen en zullen we in staat zijn plannen concreter te maken. In 2015, of zoveel eerder als nodig, heeft het dan zittende bestuur een goede basis om een nieuw TV Weerselo-beleidsplan aan de leden aan te bieden. TV Weerselo zal tegen die tijd, in meer of mindere mate, invulling hebben gegeven aan het beleidsplan. In meer of mindere mate, omdat TV Weerselo altijd afhankelijk zal zijn van de mogelijkheden, de tijd en het professionalisme van de vele vrijwilligers. TV Weerselo -commissie en -bestuursleden verplichten zich om zich, binnen de kaders van het beleidsplan, in te zetten en zoveel mogelijk onderdelen van het plan te realiseren. Het is in die zin een inspanningsverplichting. De toekomst zal er uit zien zoals wij m maken, en dat doen we met elkaar
Bijlage: taakverdeling vanaf 2012 Algemene bestuurstaken deelname aan bestuursvergaderingen bewaakt de uitvoering van het verenigingsbeleidsplan overlegt met alle bestuursleden die bij een bepaald onderwerp betrokken zijn het bestuur sluit zelfstandig of na goedkeuring van de ALV arbeidsovereenkomsten af en zegt ze op het bestuur is verantwoordelijk voor het onderhouden van contact met de betaalde krachten en voor het voeren van functioneringsgesprekken is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden, in nauw overleg met de PR & Communicatiecommissie zoekt opvolgers voor aftredende bestuursleden begeleidt nieuwe bestuursleden laat mensen meelopen en draagt zorg voor interne opleidingen luistert naar vragen van leden en geeft deze door aan het betreffende bestuurslid onderhoudt contacten met (de coördinator Verenigingen van) de KNLTB en met collega functionarissen van andere verenigingen Algemene taken voorzitters commissies bewaakt de uitvoering van het verenigingsbeleidsplan overlegt met alle bestuursleden en commissievoorzitters die bij een bepaald onderwerp betrokken zijn is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden, in nauw overleg met de PR & Communicatiecommissie zoekt opvolgers voor aftredende commissieleden begeleidt nieuwe commissieleden laat mensen meelopen en draagt zorg voor interne opleidingen luistert naar vragen van leden en geeft deze door aan het betreffende bestuurslid of de betreffende commissievoorzitter onderhoudt contacten met de KNLTB en met collega functionarissen van andere verenigingen Voorzitter Geeft leiding aan de vereniging, bepaalt mede het verenigingsbeleid en vertegenwoordigt de vereniging inen extern. Vormt samen met de secretaris en penningmeester het dagelijks bestuur. heeft een visie op de toekomst van de vereniging en ziet toe op de uitvoering en evaluatie van het verenigingsbeleid coördineert bestuurs- en commissiewerkzaamheden zit jaarlijks de algemene- en bijzondere ledenvergaderingen voor zit bestuursvergaderingen voor en is in samenwerking met de secretaris verantwoordelijk voor de agenda delegeert werkzaamheden (nieuwe werkzaamheden of buiten het standaardtakenpakket) naar de bestuursleden en ziet toe op de uitvoering begeleidt bestuursleden bij de uitvoering van hun taken is eindverantwoordelijk voor de werkgeverstaken van het personeel wat binnen de vereniging werkzaam is functioneert als vraagbaak binnen de vereniging voor de leden en heeft een luisterend oor bewaakt de afhandeling van klachten en aan- en opmerkingen over de vereniging van leden, ouders en externen neemt samen met andere bestuursleden beslissingen en toetst deze aan het verenigingsbeleid
houdt voeling met de commissies om toe te zien op de uitvoering van het verenigingsbeleid vertegenwoordigt de vereniging naar de KNLTB en andere externe partijen onderhoudt contacten met andere (tennis)verenigingen en andere mogelijke samenwerkingspartners Secretaris Zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat. Vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur. neemt deel aan bestuursvergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen verzamelt centraal de notulen van overige commissies houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de KNLTB verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (KNLTB, gemeente, andere verenigingen) Penningmeester Verantwoordelijk voor het financiële beleid. Vormt samen met de voorzitter en secretaris het dagelijks bestuur. eerst verantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging int de contributie is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies int de advertentieopbrengsten betaalt de rekeningen beheert bank- en girorekeningen int boetes binnen de vereniging betaalt boetes aan externe partijen (bijv. de gemeente, de KNLTB, etc.) stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording pleegt overleg met de kascontrole commissie maakt contractafspraken met het vrijwillig en betaald kader over financiële vergoedingen Voorzitter Jeugdcommissie (JC) Verantwoordelijk voor het jeugdbeleid. leidt de jeugdcommissie vertegenwoordigt de JC binnen het verenigingsbestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een jeugdbeleidsplan dat aansluit bij het algemeen verenigingsbeleidsplan en voor de implementatie daarvan coördineert en evalueert het algeheel jeugdbeleid bewaakt het budget zit vergaderingen JC voor stelt een jaarplan op en draagt zorg voor de uitvoering van de jeugdactiviteiten houdt overzicht over de verdeling van de trainingsuren over de doelgroepen communiceert en promoot (KNLTB) jeugdactiviteiten, cursussen en thema-avonden binnen de vereniging geef wensen/problemen vanuit de JC aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de JC-leden doet verslag van JC-vergaderingen naar het bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de JC
coördineert de taakverdeling binnen de commissie onderhoudt contact met ouders en stimuleert hun betrokkenheid Voorzitter Technische Commissie (TC) - Wedstrijdcommissie Verantwoordelijk voor het tennistechnische beleid. leidt de technische commissie vertegenwoordigd de TC binnen het verenigingsbestuur zit vergaderingen TC voor coördineert het algeheel tennistechnisch beleid bewaakt het budget coördineert de taakverdeling binnen de commissie overlegt de behoefte aan trainer(s) met het bestuur geeft aan wie wanneer bepaalde cursussen kan/dient te volgen (VCL, VTL, trainerscursussen, jeugdteambegeleiding) geeft wensen/problemen vanuit de TC aan richting bestuur en koppelt dit terug aan de TC-leden doet verslag van TC-vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de TC onderhoudt het vakinhoudelijke contact met de trainer(s), voert bijvoorbeeld functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken in nauw overleg met de voorzitter stimuleert de trainer(s) om applicatiecursussen te volgen Voorzitter Sponsorcommissie (vooralsnog via Penningmeester) Verantwoordelijk voor het sponsorbeleid. leidt de sponsorcommissie vertegenwoordigt de SP binnen het verenigingsbestuur verantwoordelijk voor het verwerven van financiën uit sponsoring, fondsen, subsidies en dergelijke coördineert en evalueert het algemeen sponsorbeleid bewaakt het budget legt en onderhoudt het contact met (potentiële) sponsors is samen met de penningmeester verantwoordelijk voor de overeenkomsten met de sponsors en ziet toe op de naleving ervan behartigt de sponsorbelangen binnen de vereniging behartigt de verenigingsbelangen bij de sponsor stelt een jaarplan op betreffende de werving van financiële middelen en draagt zorg voor de uitvoering communiceert en promoot (KNLTB) cursussen en thema-avonden binnen de vereniging geef wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de commissieleden doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de commissie coördineert de taakverdeling binnen de commissie Voorzitter Clubhuiscommissie (CC) - Kantinecommissie Verantwoordelijk voor het clubhuisbeleid. leidt de clubhuiscommissie vertegenwoordigt de CC binnen het verenigingsbestuur coördineert en evalueert het algeheel clubhuisbeleid bewaakt het budget draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving voor het clubhuis zit vergaderingen CC voor is verantwoordelijk voor de bemensing van het clubhuis is verantwoordelijk voor het in- en verkoopbeleid
is verantwoordelijk voor het prijsbeleid is verantwoordelijk voor het onderhoud en ziet toe op de uitvoering van het onderhoudsplan voor het clubhuis stelt een jaarplan op en draagt zorg voor de uitvoering van de clubhuisactiviteiten communiceert en promoot (KNLTB) cursussen en thema-avonden binnen de vereniging geef wensen/problemen vanuit de CC aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de CC-leden doet verslag van CC-vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris coördineert de taakverdeling binnen de commissie zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de CC Voorzitter Accommodatiecommissie (AC) - Parkcommissie Verantwoordelijk voor (het onderhouden en beheren van) het tennispark, inclusief banen en gebouwen. is de eerst verantwoordelijke voor het accommodatiebeleid binnen de vereniging vertegenwoordigt de AC binnen het verenigingsbestuur verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van park en gebouwen verantwoordelijk voor de veiligheidseisen van banen en gebouwen op het park verantwoordelijk voor de aansturing van de groundsman coördineert en evalueert het accommodatiebeleid bewaakt het budget draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving met betrekking tot accommodatie zaken onderhoudt het contact met de gemeente/onderhoudsfirma over accommodatie zaken zit vergaderingen AC voor stelt een jaarplan op voor het onderhoud en draagt zorg voor de uitvoering communiceert en promoot (KNLTB) cursussen en thema-avonden binnen de vereniging op accommodatie gebied geeft wensen/problemen vanuit de AC aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de AC-leden doet verslag van AC-vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de AC coördineert de taakverdeling binnen de commissie Voorzitter PR & Communicatiecommissie (vooralsnog via Secretaris) Verantwoordelijk voor het interne en externe PR- en communicatiebeleid. leidt de PR en communicatiecommissie vertegenwoordigt de PR- en communicatiecommissie bij het verenigingsbestuur zit de vergaderingen van de commissie voor stelt het in- en extern PR- en communicatiebeleid op coördineert en evalueert het algeheel PR en communicatiebeleid bewaakt het budget ontwikkelt een huisstijl en ziet toe op het gebruik ervan promoot de vereniging positief en regelmatig naar buiten stelt promotiemateriaal en informatiemateriaal van de vereniging op en houdt het up-to-date is verantwoordelijk voor cluborganen zoals clubblad, nieuwsbrief, website, informatie per mail e.d. legt en onderhoudt contact met de leden en externe belanghebbenden (plaatselijke en regionale media) maakt afspraken met externe belanghebbenden en ziet toe op de naleving ervan behartigt de belangen van externe betrokkenen, bijvoorbeeld de rust van de buren behartigt verenigingsbelangen bij externen, bijvoorbeeld mogelijke geluidsoverlast bij een feest vooraf aangeven bij de buren stelt een jaarplan op betreffende PR en communicatie en draagt zorg voor de uitvoering communiceert en promoot (KNLTB) cursussen en thema-avonden binnen de vereniging geef wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de leden
stimuleert de overige commissies om (meer) aan PR te doen en assisteert hierbij doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de commissie coördineert de taakverdeling binnen de commissie Voorzitter Recreatiecommissie Verantwoordelijk voor de recreatieve activiteiten. geeft leiding aan de Activiteitencommissie vertegenwoordigt de Activiteitencommissie bij het verenigingsbestuur maak een jaarplanning bewaakt het budget zit vergaderingen Activiteitencommissie voor geeft wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de commissieleden zorgt voor diverse activiteiten ten behoeve van alle groepen binnen de vereniging organiseert en evalueert de activiteiten doet verslag van activiteiten organiseert clinics doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris zorgt voor goede communicatie met het bestuur en met overige commissies, bijvoorbeeld met de clubhuiscommissie coördineert de taakverdeling binnen de commissie Ledenadministrateur (nieuw te zoeken) Voeren van de ledenadministratie. voert de ledenadministratie en houdt deze up-to-date verwerkt de inschrijvingen van nieuwe leden licht nieuwe leden voor (mondeling en schriftelijk), bijvoorbeeld door het uitreiken van een informatiepakket. Wint informatie in over wensen en behoeftes van het nieuwe lid én geeft informatie over de wensen en verplichtingen van de vereniging levert op verzoek ledenlijsten aan meldt alle (nieuwe) leden aan bij de KNLTB, geeft mutaties door en meldt opzeggers af onderzoekt redenen van leden om af te haken houdt na ongeveer een maand een telefonisch exit onderzoek onder leden die bedankt hebben onderhoudt contact met oud-leden van de vereniging Vrijwilligerscoördinator (vooralsnog via Voorzitter) Het planmatig aandacht besteden aan de vrijwilliger in de tennisvereniging. is de eerst verantwoordelijke voor een planmatige aanpak voor werving en behoud van vrijwilligers (vrijwilligersbeleid) adviseert het bestuur en de commissies over het vrijwilligersbeleid coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en deskundigheidsbevordering van bestaand kader stelt taak- en functieomschrijvingen op en evalueert deze jaarlijks brengt het vrijwilligerspotentieel van de vereniging in kaart maakt een vrijwilligersplanning waarin de (toekomstige) vrijwilligersbehoefte van de vereniging staat beschreven en maatregelen worden voorgesteld om ervoor te zorgen dat in deze behoefte kan worden voorzien behartigt de belangen van de vrijwilligers: waardering, onkostenvergoeding, verzekering en dergelijke
is verantwoordelijk voor het lief en leed binnen de vereniging, bijvoorbeeld een bloemetje bij ziekte, een verjaardagskaartje, etc. stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers draagt er zorg voor dat er goede en duidelijke afspraken worden gemaakt met vrijwilligers over de werkzaamheden en de wijze waarop en de condities waaronder deze worden uitgevoerd en stimuleert dat deze afspraken zoveel mogelijk schriftelijk worden vastgelegd Verenigingscompetitieleider (VCL) Organisatie van de competitie(s). beschikt over een geldig VCL-certificaat eerst verantwoordelijke voor het goede verloop van de competitie draagt zorg voor het afstemmen van de verantwoordelijkheden omtrent de competitie stemt het competitieaanbod van de vereniging af met de technische commissie is verantwoordelijk voor het inschrijven van de leden voor de competitie en voor de indeling van de teams is verantwoordelijk voor het inschrijven van de competitieteams bij de KNLTB en het invoeren van de begintijden is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken tijdens de competitiedagen aanspreekpunt voor competitiezaken binnen de vereniging Kascontrole commissie (onder verantwoording Penningmeester) Controle van de verenigingskas. zorgt voor de jaarlijkse controle van de kas en doet hiervan verslag geeft verslagen door aan de verenigingssecretaris doet verslag van bevindingen kascontrole in de jaarlijkse algemene ledenvergaderingen