12. Over het motiveren en ondersteunen van leden Adviseren is mensenwerk. We moeten dus kunnen rekenen op voldoende man- en vrouwkracht. En dat blijkt niet altijd even eenvoudig te zijn. Niet iedereen reageert op dezelfde wijze. Niet iedereen heeft zin in een permanent engagement in een adviesorgaan. Tegelijk zit een deel van het probleem ook bij de adviesraden zelf: hoe werven zij nieuwe vrijwilligers en hoe nemen zij nieuwe leden op in de groep? 12.1. Aantrekken van nieuwe leden Waarom zou iemand een vrijwillig engagement opnemen? Achter vrijwilligerswerk gaan verschillende motieven schuil: o.a. nuttig besteden van de vrije tijd, betrokken blijven, helpen van anderen, werken aan maatschappelijke veranderingen, zoeken naar zelfontplooiing, naar het leggen van nieuwe sociale contacten. Bij adviesraden speelt daarenboven nog mee dat toch iemand de vereniging moet vertegenwoordigen. Hoe trekken we mensen aan voor onze ouderenadviesraad? We moeten eerst en vooral beseffen dat verscheidene organisaties in dezelfde vijver vissen. Iedereen wil diezelfde hardwerkende en competente vrijwilliger. Vaak zijn deze personen al erg overbevraagd: ze zijn actief in verschillende verenigingen en nemen zij reeds verscheidene bestuursfuncties op. Welke wervingsstrategie kunnen we gebruiken? Het vinden van nieuwe leden voor adviesraden is zeker geen evidente opdracht, maar daarom hoeven we de moed niet onmiddellijk op te geven. Integendeel, met een goede aanpak raken we al heel wat verder! Naast een oproep in het gemeentelijk informatieblad of op de website bestaat er nog de al te vaak vergeten techniek van de mond-tot-mondreclame. Het zelf aanspreken van nieuwe leden blijkt nog altijd de meest effectieve weg om de adviesraad te versterken. Ouderenadviesraden hebben de instroom van nieuwe leden natuurlijk niet volledig in eigen hand. Uiteindelijk zijn het de verenigingen die vertegenwoordigers afvaardigen. De volgende aandachtspunten kunnen helpen bij de zoektocht: - Weet wie je zoekt! We beginnen geen speurtocht in het wilde weg. Denk even na over welk profiel je zoekt. Zoeken we jongere leden of zoeken we meer vrouwen? Komen onze leden uit alle delen van de gemeente? Zoeken we verlichte denkers of creatieve doe 44
ners? Op basis van zo n precies profiel kan je gemakkelijker de juiste personen aanspreken, persoonlijk of via een oproep in krant of infoblad. Dat zoekertje moet concreet ge noeg zijn om de interesse te wekken, maar het mag niet overdreven gedetailleerd zijn. Dat kan mensen afschrikken. Weet wat je verlangt! Het moet onmiddellijk duidelijk zijn wat de verwachtingen zijn van de raad tegenover een nieuw lid en omgekeerd. Moet hij of zij veel of weinig vrije tijd investeren? Over hoeveel vergaderingen gaat het? Voor welke taken zoeken we iemand? Motiverend voor een kandidaat-lid zijn trouwens ook de resultaten die hij kan verwachten. Gaat het vooral over de organisatie van geslaagde evenementen? Of krijgt hij via zijn inbreng in de adviesraad een echte stem in de beleidsadviesverlening? Wat is de invloed van de adviesraad? Zorg dus dat de nieuweling realistische verwachtingen heeft over de adviesraad. Zo voorkom je dat hij of zij ontgoocheld afhaakt of dat het engagement werd onderschat en dus niet kan nagekomen worden. Zorg voor voldoende ondersteuning van nieuwe leden. Nieuwe leden in een ouderenadviesraad kennen en begrijpen nog niet alle aspecten van de werking. Ze missen misschien ook de noodzakelijke voorkennis. Het kan handig zijn om aan de nieuwe leden een ervaren begeleider toe te wijzen, waarbij ze terecht kunnen voor een woordje uitleg over een agendapunt. Pas je werkwijze aan! We hebben het hier al enkele malen aangehaald: Waarom overweeg je niet om dossiers in werkgroepen (bv.per thema, per activiteit) te bespreken? Dat heeft het voordeel dat je nieuwe krachten kan zoeken om mee te werken aan één concreet thema. Zo weten ze precies waarover het zal gaan en hoelang het zal duren. Zijn ze gebeten door het adviesvirus, dan blijven ze zeker komen. Vernieuwingen in aan pak en vergadercultuur zijn sowieso interessant; ook voor de al aanwezige leden. Zorg voor een evenwicht tussen vaste structuur en ongedwongen samenzijn. Sommige vergaderingen mogen ook heel anders lopen dan normale : korte groepsdiscussies, alternatieve locaties enz. Er bestaan vele mogelijkheden! Waardeer de inzet van nieuwelingen! Een schouderklopje, een kaartje om te bedanken of een vermelding tijdens een vergadering kan wonderen doen voor de motivatie. Het moet niet altijd een groot gebaar zijn. Gewaardeerde medewerkers, hoe bescheiden hun bijdrage ook is, zijn sneller geneigd om zich blijvend in te zetten. Nieuwe leden kan je een engagementsverklaring laten ondertekenen. Zo leg je in feite formeel vast wat de ouderenadviesraad verwacht van zijn leden (aanwezigheid, medewerking ), maar ook welke rechten of voordelen de leden zelf in ruil terugkrijgen (voldoende informatie, vorming ). Een model van engagementsverklaring vind je in bijlage 7. 45
TIPS Zorg dat de bevolking weet dat de ouderenadviesraad bestaat. Om lid te worden, moet men weten dat je bestaat en wat je precies doet. Een goed imago wekt interesse op, nieuwe leden blijvend betrekken is dan de volgende uitdaging. Laat nieuwkomers niet links liggen tijdens hun eerste vergaderingen. Vraag hen specifiek of ze de context begrijpen en of ze nog vragen en suggesties hebben. TEST JEZELF Heeft onze ouderenadviesraad (net als vele andere raden) nood aan nieuw bloed? Welke profielen ontbreken? Stel dan een actieplan op. Hiervoor kan je een eigen werkgroep oprichten of een themavergadering houden. Kom tot enkele concrete pistes om nieuwe leden te werven. 12.2. Het motiveren van leden Hoe houden we iedereen geboeid en beschikbaar voor onze ouderenadviesraad? We horen meer en meer signalen dat de vrijwilligers-van-vandaag niet meer de vrijwilligers-van-vroeger zijn, of dat er minder vrijwilligers beschikbaar zijn. Ouderenadviesraden zijn ook in sterke mate afhankelijk van de vrijwillige inzet van hun leden. Daarom is het ongetwijfeld nuttig om even aandacht te schenken aan de kenmerken van de nieuwe vrijwilliger. Uit onderzoek is duidelijk gebleken dat de nieuwe vrijwilliger meer korte en duidelijk afgebakende engagementen aangaat. Hij of zij gaat meer en meer projectmatig te werk om zichzelf ook te ontwikkelen als persoon. Vrijwillige inzet is dus minder een vanzelfsprekendheid dan in het verleden. Voor de vrijwilliger zijn vooral de mogelijkheden tot zelfontplooiing en zelfwaardering van tel geworden. Hoe past de ouderenadviesraad in deze nieuwe situatie? Dat is niet zo evident, gezien de specifieke opdracht en samenstelling van de adviesraad. In recente literatuur over vrijwilligerswerk wordt deze nieuwe invulling van het vrijwillige engagement beschreven aan de hand van het FLEXIVOLmodel. Organisatie (en dus ook adviesraden) worden meer en meer verwacht aan volgende voorwaarden te voldoen: Flexibiliteit: ouderenadviesraden moeten het enigszins mogelijk maken dat hun leden en deskundigen zelf flexibel engagement kunnen opnemen. Tijdelijke werkgroepjes zijn dan een mogelijkheid, net als een meer themagerichte aanpak zodat niet iedereen bij alle thema s betrokken hoeft te zijn. Legitimiteit: de ouderenadviesraad zorgt dat haar bestaansredenen en doelstellingen duidelijk zijn voor iedereen. Het moet duidelijk zijn of we de rol spelen van beleidsadviseur of van organisator van activiteiten. Waar staan we voor als raad? Eenvoudig toegankelijk: ouderenadviesraden moeten alert zijn voor zichtbare en onzichtbare drempels die leden demotiveren: kliekjesvorming, jargon Zoveel mogelijk 46
informatie over mogelijke engagementen en laagdrempelige activiteiten kunnen de toegang verbreden. experience (ervaringen): geef (nieuwe) leden volop de kans om van vele dingen te proeven en uiteenlopende ervaringen op te doen. Deze ervaringen kunnen ook nuttig zijn voor de persoonlijke ontwikkeling van de leden. Imago: een vrijwilliger zal niet zo snel geassocieerd willen worden met een ouderenadviesraad die een slecht imago meedraagt. Variatie: ouderenadviesraden zorgen best voor verschillende werkvormen, taken, verantwoordelijkheden en activiteiten. Organisatie: ouderenadviesraden betrekken hun leden zoveel mogelijk bij al wat zij doen en zorgen dat de leden zich thuis voelen. Efficiëntie is belangrijk, maar het moet ook informeel kunnen. Lachen: adviesraden zijn een ernstige bezigheid, maar het mag ook een aangename bezigheid zijn. Een beetje plezier mag. In de praktijk blijkt het vooral zo te zijn dat vrijwilligers langer actief blijven voor een adviesraad of vereniging als aan volgende zaken voldaan wordt: er is regelmatig contact, er is erkenning, er is herkenbaarheid van de organisatie, er wordt voldoende aandacht besteed aan het materiele aspect, er zijn goede afspraken en er is een duidelijke taakomschrijving. Waarop knappen vrijwilligers af? Waarom haken ze af? Elk individu kan zo zijn eigen redenen hebben om zijn medewerking stop te zetten. Drukke werkzaamheden, familieleven enz., het zijn maar enkele voorbeelden. De reden kan ook ongenoegen zijn over de interne werking van het adviesorgaan zelf. Enkele mogelijke en te vermijden valkuilen: De adviesraad is een gesloten clubje met eigen tradities. De adviesraad kent interne ruzies, of partijpolitieke verdeeldheid. Er is te veel voorkennis vereist en nieuwkomers worden aan hun lot overgelaten. De vergadercultuur is niet optimaal, bv. door saaie of chaotische vergaderingen. De investering van tijd en energie staat niet in verhouding tot de resultaten. Belangrijke taken worden altijd uitgevoerd door een beperkt clubje. SAMENGEVAT Geen twee leden zijn dezelfde. De ene vrijwilliger wil al meer samenkomen dan de andere. Maar bijna allemaal willen ze regelmatig op de hoogte worden gehouden van waar de adviesraad mee bezig is, hoe het staat met resultaten enz. Kortom, ze willen zich écht betrokken voelen bij de werking en niet het gevoel krijgen dat ze enkel worden aangesproken als ze voor de adviesraad van pas komen. 47
TEST JEZELF Staat de ouderenadviesraad wel voldoende stil bij zijn functie als vrijwilligersorganisatie? Hoe gaat de raad om met zijn leden? Zo een evaluatie-oefening kunnen we doen aan de hand van de vijf B s: (1) Binnenhalen van nieuwe leden: wat zijn de plus- en minpunten van onze wervingsstrategie van nieuwe leden? Hebben we wel een strategie? (2) Begeleiden van nieuwe leden: worden de (nieuwe) leden wel voldoende begeleid? Geven we ze voldoende informatie bij de aanvang van hun engagement? Geven we ze kans om vragen te stellen? (3) Behouden van leden: krijgen de leden voldoende boeiende werkzaamheden aangeboden? Wat denken de leden van de werking? Wat kan volgens nieuwkomers beter of anders? (4) Belonen van lidmaatschap: wat krijgen de leden terug voor hun inzet? Krijgen ze af en toe een beloning? (5) Beëindigen van lidmaatschap: krijgen leden die afhaken de kans om daarvoor de redenen te geven? Bevragen we oud-leden over hun indruk van de adviesraad? 48