BELEIDSPLAN TENNISVERENIGING LEUNEN-VEULEN-HEIDE 2009-2013 UITGAVE : Het Bestuur Tennisvereniging LVH SAMENSTELLING : PATRICK V/D BROEK JOOP GIELENS CATRIEN LAMERS JOS LINDERS (VOORZITTER) JEANNE LOONEN VERENIGING : Tennisvereniging LVH SPORTPARK : "t Klaverblad" ADRES : Mr. de Haanstraat 20 5809 BC Leunen TELEFOON : (0478) 515814 E-MAIL : secretaris@tennisvereniginglvh.nl maart 2009 Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 1 van 14
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Waarom een beleidsplan... 4 Doelstelling... 5 Subdoelstellingen... 5 Concrete doelstellingen.... 6 Kernkwaliteiten van LVH... 7 Analyse... 8 Accommodatie... 8 Leden... 9 Kader (Bestuur en Commissies)...10 Vrijwilligers...11 Communicatie...11 Activiteiten...11 Financiën...11 Tennisleraar...11 Bijlagen:...12 Organisatieschema LVH...12 Grafieken...13 Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 2 van 14
Inleiding Met dit beleidsplan geven wij aan wat de doelstelling van onze tennisvereniging is en op welke manier we die willen bereiken alsmede de wegen waarlangs, de tijdstippen waarop en de middelen waarmee. Dit beleidsplan betreft de periode van 2009 t/m 2013. Het beleidsplan is een goed en gemakkelijk hanteerbaar en voor iedereen toegankelijk document. Het gaat er om duidelijk te maken wat in de toekomst op hoofdzaken veranderd zou moeten worden. De projectgroep heeft de volgende werkwijze gehanteerd. Als eerste is een visie op de vereniging ontwikkeld. Vervolgens is de huidige situatie op een aantal onderdelen doorgelicht en zijn aan de hand van deze analyse conclusies getrokken. Naar aanleiding van deze conclusies zijn doelen en acties geformuleerd en is een concreet actieplan opgesteld dat tot verbetering en versterking moet leiden. Een beleidsplan is geen statisch document, maar zal tijdens de uitvoering steeds kritisch bekeken moeten worden en waar nodig worden bijgesteld. Zijn doelen gehaald, moeten ze meer realistisch worden bijgesteld of blijken bepaalde bedreigingen mee te vallen? Het bestuur dankt de leden van de projectgroep beleidsplan voor hun inzet en bijdragen. Het beleidsplan is in februari 2009 binnen het bestuur besproken en goedgekeurd. Het beleidsplan zal op de Algemene Ledenvergadering van 2 maart 2009 ter vaststelling aan de leden worden voorgelegd. Na vaststelling begint pas het eigenlijke werk en we rekenen daarbij op ieders inzet. Het Bestuur Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 3 van 14
Waarom een beleidsplan De (sport)wereld om ons heen verandert voortdurend. Dat schept kansen, maar ook bedreigingen. Een planmatige aanpak van knelpunten of nieuwe ontwikkelingen is een voorwaarde voor het verder ontwikkelen en laten voortbestaan van een gezonde vereniging. Ook potentiële sponsors, KNLTB of de gemeente verlangen vaak een duidelijk verenigingsbeleidsplan alvorens ondersteuning toe te kennen. De functie van ons beleidsplan is: - Kwaliteitszorg Mond-tot-mondreclame van tevreden leden kun je beschouwen als de beste publiciteit. Kwaliteit is de beste garantie voor de toekomst van de vereniging. Het beleidsplan richt zich op de kwalitatieve verbetering van LVH. Het gaat om de continuïteit van de vereniging. - Planmatig, doelmatig en doelgericht werken Het beleidsplan bevordert het planmatig werken en denken. Je wordt niet meer geleefd bij de waan van de dag. Je kunt keuzes beter en doelgericht maken en verantwoorden. Het maakt efficiënt inzetten van beperkte middelen mogelijk, vooral geld en vrijwilligers. De vereniging kan alert en adequaat reageren op in- en extern veranderende omstandigheden. - Communicatie (intern en extern) en sturing Het beleidsplan is een communicatie- en sturingsmiddel. Het is duidelijk waar de vereniging voor staat, zowel intern naar leden als naar externe belanghebbenden zoals gemeente, sponsors, KNLTB. Intern delegeren wordt eenvoudiger en commissies kunnen zelfstandig werken met een budget binnen de opgestelde koers. Je kunt beter aan nieuwe vrijwilligers en potentiële leden uitleggen wat LVH biedt en waarvoor ze staat - Toetsing Het beleidsplan is een gemeenschappelijk referentiekader bij evaluatie van de voortgang, dat op basis van de actuele ontwikkelingen bijgesteld kan worden. Het is een discussiestuk voor de Algemene Ledenvergadering. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 4 van 14
Doelstelling Doelstelling: Tennisvereniging LVH Op gestructureerde wijze, gedurende het gehele jaar, outdoor-tennisfaciliteiten aanbieden aan haar leden. Subdoelstellingen 1. Het vormen en onderhouden van een band tussen haar leden met de nadruk op: a. respectvol omgaan met elkaar, b. saamhorigheid, c. gezelligheid. Leden moeten zich thuis voelen bij LVH. 2. Het vertegenwoordigen van haar leden tegenover de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond ( hierna ook te noemen KNLTB). 3. Het nemen van maatregelen die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 5 van 14
Concrete doelstellingen. Op grond van de kernkwaliteiten, de kansen en bedreigingen heeft de projectgroep een visie ontwikkeld van waaruit de onderstaande concrete doelen zijn geformuleerd. Te realiseren voor 1. Vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bestuursleden en van de trainer. medio 2009 2. Aanstellen van een Mentor voor de inzet en aansturing van de vrijwilligers. medio 2009 3. Aanstellen van een (PR) functionaris voor het harmoniseren van de interne en externe communicatie van de vereniging medio 2009 4. Aanstellen van een vertrouwenspersoon. medio 2009 5. Eenduidig vastleggen van een regeling voor de vergoeding van noodzakelijk gemaakte kosten t.b.v. de tennisvereniging. eind 2009 6. Binnen 6 maanden na het verkrijgen van de bouwvergunning, starten met het (uit-) bouwen van het clubgebouw met kleedlokalen, douches, vergaderfaciliteiten en een ruimte voor het wedstrijdsecretariaat bij toernooien. 6 maanden na het verkrijgen van de bouwvergunning en goedkeuringen 7. Een introductieplan opstellen voor aspirant en nieuwe leden. Hierbij zal in het bijzonder aandacht worden geschonken aan allochtonen en minder validen. eind 2009 8. Vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de leden van de verschillende commissies medio 2010. 9. Schrijven van een beleidsplan voor vrijwilligers. medio 2010 10. De criteria voor het aannemen van nieuwe leden moeten opnieuw en met name ruimer worden vastgesteld. Voor de ALV 2010 Het is de verantwoordelijkheid van het Bestuur om de voortgang van bovengenoemde actiepunten te bewaken. Jaarlijks zal het Bestuur hierover verslag uitbrengen aan de Algemene Ledenvergadering en eventuele voorstellen doen voor aanpassing (muteren, aanvulling of schrappen) van deze lijst. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 6 van 14
Kernkwaliteiten van LVH 1) Opzet en uitvoering van de clubkampioenschappen is uitnodigend voor de leden en stimuleert hen tot deelname. 2) De vereniging kan gebruikmaken van een groot aantal actieve, meedenkende vrijwilligers. 3) Het hebben van een gezellige kantine, gerund door vrijwilligers. 4) Het hebben van een overdekt verwarmd terras met ruim zicht op alle tennisbanen. Dit terras kan bovendien winddicht met zeilen worden afgesloten. 5) Het tennispark ligt op een mooie en toegankelijke locatie. 6) Leden voelen zich thuis bij en verbonden met de vereniging, de sfeer is gemoedelijk. 7) De vereniging heeft een actief bestuur met veel kennis en kunde op diverse terreinen. In het bestuur en de commissies zijn mannen en vrouwen, jong en oud, vertegenwoordigd, wat leidt tot overwogen besluiten. 8) De vereniging beschikt over drie tennisbanen (kunstgras) in een goede staat van onderhoud, keurig omheind. De verlichting is ruim voldoende. 9) Een vereniging waar zaken duidelijk geregeld zijn en waar deze regels met de nodige soepelheid worden toegepast. 10) Een vereniging die in Venray en omgeving bekend staat als een gezonde, gezellige en actieve tennisvereniging. 11) De vereniging is per 1 januari 2007 lid geworden van de KNLTB. De brede ondersteuning van de KNLTB heeft de vereniging een positieve impuls gegeven in de richting van meer orde op zaken. 12) De vereniging heeft een aantrekkelijke en functionele website die voortdurend up-todate wordt gehouden. Leden kunnen hier uitgebreide en actuele informatie vinden. Via e-mail worden leden (>98%) geattendeerd op websitenieuws en geïnformeerd over belangrijke verenigingsactiviteiten en wetenswaardigheden. De Vrolliedag 2002 Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 7 van 14
Analyse Een belangrijk onderdeel in de ontwikkeling van een beleidsplan is het doorlichten van de huidige situatie van LVH. Op basis van deze analyse zijn conclusies getrokken aan de hand waarvan een actieplan is opgesteld. De analyse betreft een interne en externe analyse. Bij de interne analyse is gekeken naar de sterke en zwakke kanten van LVH, bij de externe analyse ging het om de kansen en bedreigingen in de omgeving van onze tennisvereniging. In het kort worden hierna de belangrijkste bevindingen gegeven. In de bijlage is een schematisch overzicht van de analyse. Accommodatie Tennisbanen Het tennispark ligt op een mooie en toegankelijke locatie. De vereniging beschikt over drie tennisbanen (kunstgras) in een goede staat van onderhoud, keurig omheind en de verlichting is ruim voldoende. Een 4 e tennisbaan is en blijft een wens voor LVH. Het geeft meer speelruimte voor het organiseren van (KNLTB) toernooien. Bij de besluitneming in de toekomst zal voortdurend worden getracht de mogelijkheden tot het realiseren van een 4 e tennisbaan te vergroten. Op dit moment is realisatie van een 4 e baan op het sportpark ruimtelijk niet mogelijk. De ontwikkelingen in materialen en baansoorten worden door het bestuur nauwlettend gevolgd. LVH vindt dat 73 seniorleden het maximum is per tennisbaan. Gekozen is om het maximum aantal leden per baan te koppelen aan alleen seniorleden, omdat senior- en juniorleden zelden gelijktijdig gebruik maken van de tennisbanen. In de grafiek is te zien dat LVH al jaren onder dat maximum zit. De horizontale streep geeft het maximum aantal seniorleden aan voor 3 tennisbanen, zoals nu de situatie is. aantal leden 250 200 150 100 50 0 Aantal leden LVH Maximaal 73 seniorleden per baan 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 De lijn in de grafiek geeft het maximum aantal seniorleden aan, bij 3 banen. Clubgebouw Het bestuur heeft concreet uitgewerkte plannen liggen voor het (uit-)bouwen van het clubgebouw met kleedlokalen, douches, vergaderfaciliteiten c.q. ruimte voor het wedstrijdsecretariaat bij toernooien. Al geruime tijd wordt gewacht op de bouwvergunning van de Gemeente Venray. Nadat de vergunning is verkregen kan vrij snel daarna met de (ver)bouw gestart worden. Omdat de beplanting rondom de tennisbanen is vernieuwd en nog laag is vragen leden tot het plaatsen van z.g. windvangers. Hiervoor zijn i.v.m. de stevigheid schoren nodig. Vanwege bouwplannen bij de voetbalclub moet hier echter nog even mee gewacht worden. MV <18 3 banen Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 8 van 14
Leden Eind 2008 had de vereniging 273 leden. In het begin van elk jaar melden zich tientallen leden af en in het voorjaar komen er weer ongeveer evenveel nieuwe leden bij. Aantal leden LVH 140 120 Aantal leden LVH 300 290 100 280 80 M V 270 Totaal 60 M<18 V<18 260 40 250 240 20 230 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Aantal leden LVH 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 M 112 112 111 124 133 127 115 104 109 115 V 70 72 72 77 79 73 81 79 88 85 M<18 39 30 35 52 52 55 57 46 49 39 V<18 26 19 21 35 29 29 27 27 37 34 Totaal 247 233 239 288 293 284 280 256 283 273 De groep 50+ groeit en wordt steeds actiever. Vanuit deze groep wordt gevraagd om meer mogelijkheden tot het volgen van tennislessen. De groep leden van 18 tot 40 jaar is nu beduidend kleiner dan enkele jaren geleden. Mogelijke redenen hiervoor zijn: studie, elders wonen, drukke jonge gezinnen met tweeverdieners en een veel ruimer en divers aanbod van vrijetijdsbesteding. Deze terugval van leden lijkt een trend te zijn, zo laat de grafiek zien. Totaal aantal leden >18 en <=40 90 80 70 60 50 40 30 Groep >18 en <=40 Totaal aantal leden 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 350 300 250 200 150 100 50 0 Totaal aantal leden Waargenomen wordt dat mensen activiteiten liever door de week s avonds gepland zien, dan in het weekend. De sporter is meer individueel ingesteld en wil vooral geen structurele verplichtingen. Leden stellen steeds hogere eisen aan de vereniging en accommodatie, terwijl hun bereidheid tot het doen van vrijwilligerswerk afneemt. Zij willen nadrukkelijk zelf bepalen wanneer ze gaan sporten. Men wil efficiënt omgaan met de spaarzame vrije tijd, de kwaliteit van de invulling wordt daarom erg belangrijk gevonden. Er is een verschuiving gaande van indoortennis naar buiten spelen op all-weather banen. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 9 van 14
Voor jeugdleden is het van belang dat er gerichte en serieuze aandacht is, die aansluit aan hun belevingswereld. Er dienen voldoende mogelijkheden te zijn om deel te nemen aan toernooien en activiteiten. Ook nevenactiviteiten organiseren om het verenigingsgevoel bij de jeugd te stimuleren. Voor nieuwe leden is het nodig dat er een introductieprogramma wordt opgesteld, inclusief nazorg. Voor de echte, prestatief ingestelde leden moet de vereniging support en oefenmogelijkheden op niveau bieden. Gedacht wordt aan afspraken met andere tennisverenigingen in de omgeving, zodat talentvolle jeugdspelers met elkaar kunnen trainen op de verschillende parken, of bijvoor- beeld een team vormen met spelers van verschillende verenigingen. Hoewel het aantal leden daartoe geen aanleiding geeft, wordt vaker de wens geuit om het aannamebeleid minder streng te maken. LVH zou een vereniging moeten zijn, in eerste instantie voor inwoners van Leunen-Veulen-Heide, maar ook toegankelijk voor sympathisanten van daarbuiten. De aannamecriteria moeten opnieuw en bij voorkeur ruimer worden vastgesteld. Voorts zal er in het bijzonder aandacht moeten worden geschonken aan het toegankelijk maken van de vereniging voor nieuwe leden van allochtone afkomst en minder validen. De sfeer onder de leden is goed en echte nare problemen heeft de vereniging tot op heden nog niet meegemaakt. Toch adviseert de projectgroep tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon die kan bemiddelen inzake ongewenste omgangsvormen (denk daarbij bijvoorbeeld aan: pesten, conflicten, seksuele intimidatie en of discriminatie) binnen de tennisvereniging LVH. Kader (Bestuur en Commissies) De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van Bestuurs- en Commissieleden moeten worden vastgelegd. Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt t.a.v. hun vergoedingen, risico, verzekering in verband met zijn/haar taak als Bestuurs- of Commissielid. Het geheel zal hopelijk meer inzicht scheppen in het waarom en het resultaat van hun werk. Daar waar nodig moeten er mogelijkheden worden geboden tot begeleiding en scholing. Wij zullen alert moeten blijven op verdergaande samenwerking met: o andere gebruikers van het sportpark van LVH, Het Klaverblad o andere tennisverenigingen dan wel sportverenigingen voor het behalen van synergievoordelen. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 10 van 14
Vrijwilligers Een Mentor van de vrijwilligers. Het werven en behouden van voldoende en bekwame vrijwilligers baart steeds meer zorgen. Vrijwilligerswerk wordt pas aantrekkelijk gevonden als de betrokken vrijwilliger er zelf ook iets aan heeft. Persoonlijke aandacht voor motivatie, talenten en ambities van mensen is erg belangrijk bij werving, bemiddeling en begeleiding van vrijwilligers. Juist vanwege de schaarste is er de neiging om goed functionerende vrijwilligers te overladen met taken. Deze roofbouw kan dan gemakkelijk tot gevolg hebben dat die vrijwilliger geheel afhaakt. Het is daarom goed om een Mentor aan te stellen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers zullen op papier worden vastgelegd. Communicatie Er zal een (PR) functionaris worden aangesteld voor het harmoniseren van de interne en externe communicatie van de vereniging. Activiteiten LVH heeft een goed gevulde activiteitenkalender en de meeste toernooien worden druk bezocht. Het opzetten en jaarlijks organiseren van een toernooi op onze banen, al dan niet in KNLTBverband en ook toegankelijk voor tennissers van buiten LVH, leeft binnen de vereniging. Om in de toekomst de jeugd te blijven interesseren in tennis, zal duidelijk ingespeeld moeten worden op de levensstijl van deze groep. De strakke grenzen tussen sport, muziek, spel en computer vervagen en nieuwe mediamogelijkheden verdringen de traditionele. Jonge mensen willen eigen keuzes maken, maar vinden het ook belangrijk om ergens bij te horen Financiën Het eigen vermogen is op dit moment ruim positief. We hebben nu geen afschrijvingen en te betalen rente meer. Naar verwachting zullen de inkomsten de komende jaren ongeveer gelijk blijven. Met betrekking tot de uitgaven worden er in deze beleidsperiode geen extra investeringen verwacht, behalve de uitbreiding/verbouwing van het clubhuis. Het is moeilijk te zeggen wanneer dat staat te gebeuren, nu dit afhankelijk is van het tijdstip waarop we de bouwvergunning krijgen. T.z.t. zal bij de gemeente voor de verbouwing subsidie worden aangevraagd, die naar verwachting zal worden toegekend. Vooralsnog ziet het Bestuur geen noodzaak tot verhoging van de contributie. Het contributiebedrag verhoudt zich tot andere tennisclubs in de omgeving als gemiddeld tot laag. Jaarlijks worden op de Algemene Ledenvergadering de balans en de begroting gepresenteerd. Ook rapporteert dan de kascontrolecommissie. Deze commissie controleert jaarlijks de financiële boekhouding van de vereniging. Tennisleraar De kontakten met de tennisleraar zijn goed maar ad hoc. De leden en het Bestuur zijn tevreden over de inzet en prestatie van de tennisleraar. Het Bestuur vindt het belangrijk dat hij voldoende vrijheid/mogelijkheden heeft om zijn werk goed te doen. Het overleg met de tennisleraar moet echter meer structuur krijgen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten worden vastgelegd in goede en zakelijke afspraken. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 11 van 14
Bijlagen: Organisatieschema LVH Organisatieschema: Tennisvereniging LVH Het Bestuur Financiële administratie Ledenadministratie Technische Commissie Jeugd Commissie ALV Dagelijks Bestuur Voorzitter Onderhouds Commissie Secretariaat Sponsor Commissie Clubhuis Commissie PR Commissie Dit organisatieschema is een weergave van de huidige situatie. De taakverdeling binnen het bestuur zal binnenkort worden geëvalueerd, als gevolg waarvan dit organisatieschema zal kunnen wijzigen. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 12 van 14
Grafieken Gemiddelde leeftijd Leden Tennisvereniging LVH Gemiddelde leeftijd: 3 per. Zw. Gem. (Gemiddelde leeftijd:) 38 37,5 37 37,0 36 35,8 35,5 35,4 35,2 35,2 35,7 35 jaar 34 33,9 33,6 33 32 31 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Hier is de gemiddelde leeftijd genomen van alle leden. De lijn geeft het voortschrijdend gemiddelde aan van 3 jaar. De gemiddelde leeftijd van leden LVH V M V<18 M<18 jaren (senioren) 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 14 13 12 11 10 9 8 jaren (junioren) Lees de jaren van de senioren aan de linkerkant. (staven) Lees de jaren van de junioren aan de rechterkant. (lijnen) Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 13 van 14
Uitstroom leden LVH (Per jaar beëindigen gemiddeld 30 leden hun lidmaatschap.) (voor 1996 zijn geen gegevens bekend) aantal 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Aantal jaren dat iemand lid is of gebleven is. (Gerekend vanaf 25 okt.1995 tot 1 jan. 2009) (Leden blijven gemiddeld 4 jaar lid.) 25% 20% aantal 15% 10% 5% 0% 1 jr. 2 jr. 3 jr. 4 jr. 5 jr. 6 jr. 7 jr. 8 jr. 9 jr. 10 jr. 11 jr. 12 jr. 13 jr. 14 jr. Beleidsplan Tennisvereniging Leunen-Veulen-Heide 2009-2013 blz. 14 van 14