Leren communiceren over risico s Samen delen van belangen!
Iedereen kan inhoudelijk aan risicomanagement doen. Het is de kunst om verschillende individuele acties expliciet te verbinden, door goed te communiceren.
Hoe krijg je risicomanagement werkend? Risicomanagement is het steeds alert zijn op risico s en continu risico s analyseren en beheersen Er zijn veel risicomanagement tools en toch worden risico s gemist, te laat gezien of niet opgepakt Onderzoek op projecten heeft geleerd: Om het werkend te krijgen moet er: een communicatieve aanvulling worden gemaakt op de inhoudelijke aanpak waarbij: wordt aangesloten op de praktijk gebruik wordt gemaakt van best-practices gebruik wordt gemaakt van kennis in de sector Resultaat: Samen delen van belangen!
Samen delen van belangen Belangrijk: Wederzijdse afstemming van belangen Gezamenlijke focus op urgentie Door goed te communiceren Resultaat/proces: Risicomanagement gemeenschappelijk i.p.v. individueel Belangrijkste risico s en acties komen op tafel Zicht op alle belangrijke momenten in het realisatieproces
Oud beeld
Essentieel: Focussen op belangen Wat blijkt van belang voor goede aanpak Inhoud: alle belangen en doelen helder krijgen Procedure: gestructureerd werken Interactie: samen delen van belangen (I) Belangen en Beelden delen: samen bespreken en doorvragen Verantwoordelijkheid nemen: belangen expliciet matchen Effectief communiceren: door te focusssen (II) Voldoende brede focus: focussen op alle belangen, beelden en risico s (III) Tijdig en regelmatig focussen: juiste focus op juiste moment (IV)
(I) Belang interactie Risicomanagement is: Zelf verantwoordelijkheid nemen ( hoeksteen van risicomanagement) Verantwoordelijkheden helder krijgen en verbinden Dit maakt risicomanagement: wederzijds en dus interactief en dus communicatief Dus: Samen Delen
(II) Effectief communiceren: Focussen Focussen via techniek van 2 x 2 - vragen : Wat vind jij echt belangrijk? Wat is het resultaat dat je wilt / proces dat daarbij hoort en waar zitten de risico s??! Wie en wat is ervoor nodig om de risico s te beheersen? Wat ga jij nu doen? Bespreken, om samen te delen Delen, om te weten wat een ieder gaat doen Doen, om vertrouwen en samenwerking te realiseren
(III) Focussen op belangen, beelden risico s Focus op persoon Focus op project Focus op organisatie
(III) Focussen op belangen, beelden risico s Focus op persoon Duidelijk maken van: a. Eigen persoonlijke belangen b. Belangen andere personen Focus op project Focus op organisatie Doel: Expliciet maken persoonlijke percepties en belangen, door personen gezamenlijk (zo mogelijk) 1. Wat vind jij belangrijk? 2. Wat is jouw beeld van het project? Waar zitten voor jou de risico s? 3. Wie/wat is er nodig? 4. Wat ga jij doen / wie gaat wat doen?
(III) Focussen op belangen, beelden risico s Focus op persoon Duidelijk maken van: a. Projectbelang b. Projectdoel Focus op project Focus op organisatie Doel: Expliciet maken projectbelang, door opdrachtgever/initiatiefnemer/derden 1. Wat is het projectbelang? 2. Wat is ons beeld van het project? Waar zien wij de risico s? 3. Wie/wat is er nodig? 4. Wie gaat wat doen?
(III) Focussen op belangen, beelden risico s Focus op persoon Duidelijk maken van: a. Belangen eigen organisatie b. Belangen andere organisaties Focus op project Focus op organisatie Doel: Expliciet maken organisatiebelangen en percepties, door organisaties gezamenlijk (zo mogelijk) 1. Wat zie jij als organisatiebelang? 2. Wat zijn dan beelden van het project? Waar zitten dan de risico s? 3. Wie/wat is er nodig? 4. Wie gaat wat doen?
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer...
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever intern en met eventuele derden: Focussen met grote nadruk op project en in mindere mate op organisatie.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever (Indien mogelijk met derden en/of aanbieders): Focussen met nadruk op organisatie en in mindere mate op persoon.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever: (Indien mogelijk met derden en/of aanbieders) Focussen met nadruk op organisatie en in mindere mate op persoon. Keuze bouworganisatiemodel Vraagspecificatie Risicoanalyse
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Aankondiging Door aanbieder: Focussen met nadruk op organisatie en mindere mate op persoon.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever en zo mogelijk derden en/of aanbieders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie. Aankondiging Inlichtingen en/of dialoog Door aanbieder: Focussen met nadruk op organisatie en mindere mate op persoon.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever en zo mogelijk derden en/of aanbieders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie. Aankondiging Inlichtingen en/of dialoog Aanbieding/ Risicoanalyse Door aanbieder: Focussen met nadruk op organisatie en mindere mate op persoon.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever en zo mogelijk derden en/of aanbieders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie. Aankondiging Inlichtingen en/of dialoog Aanbieding/ Risicoanalyse Gunning Door aanbieder: Focussen met nadruk op organisatie en mindere mate op persoon.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Kick off Door opdrachtgever, opdrachtnemer(s) en andere stakeholders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie en persoon. Gunning Realisatie Risicomanagement Samenwerking
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Kick off Door opdrachtgever, opdrachtnemer(s) en andere stakeholders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie en persoon. Gunning Realisatie Risicomanagement Samenwerking Regelmatig herhalen Door opdrachtgever, opdrachtnemer en eventuele derden gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie en individu.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Kick off Door opdrachtgever, opdrachtnemer(s) en andere stakeholders gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie en persoon. Oplevering Door opdrachtgever en opdrachtnemer, zo mogelijk beheerder en eventueel derden gezamenlijk: Focussen op project, organisatie en persoon t.b.v. evaluatie, leren en vervolg. Gunning Realisatie Risicomanagement Samenwerking Oplevering Regelmatig herhalen Door opdrachtgever, opdrachtnemer en eventuele derden gezamenlijk: Focussen met sterke nadruk op organisatie en individu.
(IV) Focus op het juiste moment Initiatief aanleiding Project definitie Programma van eisen Voorbereiding van de aanbesteding Aanbesteding Realisatie Gebruik/ beheer... Door opdrachtgever en beheerder (indien mogelijk met gebruikers en derden): Focussen met nadruk op organisatie en in mindere mate op persoon.
Hoe ga je samen delen van belangen? 1. Zorg voor acceptatie 2. Ga het doen 3. Organiseer de condities
Hoe ga je samen delen van belangen? 1. Zorg voor acceptatie 2. Ga het doen 3. Organiseer de condities Ad. 1. Deel het belang ervan met directe collega s (mede door het direct in praktijk te brengen). Deel het belang ervan met je opdrachtgevers of met de partnerorganisaties (ook hier door het direct in praktijk te brengen).
Hoe ga je samen delen van belangen? 1. Zorg voor acceptatie 2. Ga het doen 3. Organiseer de condities Ad. 2. Ga focussen: 2 x 2 - vragen.
Hoe ga je samen delen van belangen? 1. Zorg voor acceptatie 2. Ga het doen 3. Organiseer de condities Ad. 3. Creëer ruimte, tijd, momentum Benut externe deskundigheid Borg het in je eigen organisatie
Aan de slag Belang: In uw eigen belang, elkaars belang en publiek belang Resultaat: Een goed project, verminderde faalkosten, verhoogd rendement Meer informatie te verkrijgen bij RISNET Internet: www.risnet.nl Tel: 0182-540 635 Contact: Fred Jonker