Procedure Jaarafsluiting UNIT4 Multivers Installatie Allinco Software B.V. Datum : 27 december 2012 Versie : 1.0
Inhoud Inleiding... 3 Stappenplan... 3 Back-up... 3 Nieuw boekjaar... 4 Handmatig aanmaken... 5 Importeren boekjaar... 6 Periodes... 6 Nummerreeksen... 7 Overzichten oude boekjaar... 8 Voorraad... 8 Onderhanden werk... 8 Boekjaar afsluiten... 8 Herstelboekingen... 9 Boekjaar definitief afsluiten... 9 Back-up definitief afgesloten boekjaar... 9 27 december 2012 Pagina 2 van 10
Inleiding In deze werkinstructie staat de procedure beschreven met betrekking tot de jaarafsluiting in UNIT4 Multivers Installatie. Stappenplan Voor de procedure Jaarafsluiting adviseren wij dit stappenplan: A. Maak een back-up van uw administratie B. Maak een nieuw boekjaar aan of importeer deze vanuit UNIT4 Multivers of UNIT4 Multivers (Extended), vul de periodetabel C. Pas de nummerreeksen aan voor het nieuwe boekjaar D. Print rapporten van het oude boekjaar E. Sluit het oude boekjaar af F. Doe herstelboekingen in het oude boekjaar G. Sluit uw oude boekjaar af, als u zeker weet dat alles klopt en beide jaren op elkaar aansluiten (evt. in overleg met uw accountant). H. Maak een back-up van uw administratie Let op: Het afsluiten van een boekjaar is niet verplicht. Er kan gewoon gewerkt worden in meerdere boekjaren tegelijk. Back-up Via het menu Extra kan een back-up gemaakt worden door middel van het programma Database kopiëren. Selecteer Aanmaken back-up van database in map en klik op <Volgende>. 27 december 2012 Pagina 3 van 10
Selecteer de betreffende administratie en geef een doel map op. Klik daarna op Uitvoeren Zorg ervoor dat de back-up in de doel map goed bewaard wordt. Belangrijk Er is een koppeling mogelijk tussen UNIT4 Multivers Installatie en UNIT4 Multivers of UNIT4 Multivers Extended. De databases van beide applicaties moeten tegelijkertijd worden veilig gesteld. Het is dan ook aan te raden om voor het tijdstip dat de back-up begint, er voor te zorgen dat er geen gebruikers actief zijn in 1 of beide applicaties en dit pas weer toe te laten als de databases van beide applicaties zijn veilig gesteld. Als dat niet gebeurt is, kan er wel een technisch perfecte back-up zijn maar is er geen financiële aansluiting tussen beide applicaties waardoor de back-up waardeloos is. Nieuw boekjaar U kunt een boekjaar in UNIT4 Multivers Installatie handmatig aanmaken of als u gekoppeld bent met UNIT4 Multivers of met UNIT4 Multivers Extended, deze importeren vanuit deze pakketten. 27 december 2012 Pagina 4 van 10
Handmatig aanmaken Via het menu Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel kunt u een nieuw boekjaar aanmaken via het programma Onderhoud boekjaren en periodes. U kunt op de volgende manieren een nieuw boekjaar aanmaken: Selecteer het huidige boekjaar en Klik op Dupliceren. Het volgende boekjaar wordt voorgesteld. Pas eventueel deze gegevens aan en klik daarna op <OK>. Klik op Nieuw boekjaar. Vul de gegevens in en klik op <OK>. 27 december 2012 Pagina 5 van 10
Let op: Indien UNIT4 Multivers Installatie gekoppeld is met UNIT4 Multivers of met UNIT4 Multivers Extended komt bij het aanmaken van een nieuw boekjaar altijd de volgende melding: Klik op <Ja> om verder te gaan. Klik op <Nee> om te stoppen. U kunt dan het boekjaar ook aanmaken door het boekjaar te importeren vanuit UNIT4 Multivers of UNIT4 Multivers Extended. Importeren boekjaar Als u gekoppeld bent met UNIT4 Multivers kunt u via het menu Import kiezen voor het programma Importeren boekjaar-periodes Mul4w. Als u gekoppeld bent met UNIT4 Multivers Extended kunt u via het menu Import kiezen voor het programma Importeren boekjaar-periodes. Selecteer het boekjaar en klik op Importeren. Periodes Pas eventueel de periodes aan na het aanmaken van het boekjaar. Voordat in een periode geboekt kan worden moet in ieder geval de status van de periode gezet worden op Openstaand. 27 december 2012 Pagina 6 van 10
Nummerreeksen Eventueel kunt u via het menu Onderhoud Bedrijfsgegevens bij het programma Constanten de nummerseries zodanig aanpassen dat hierin het boekjaar naar voren komt Let op: De nummerreeksen zijn niet boekjaar gebonden. Als u de reeksen gaat wijzigen, geldt de nieuwe nummering vanaf dat moment ook voor boekingen die u nog uitvoert in het oude boekjaar. 27 december 2012 Pagina 7 van 10
Overzichten oude boekjaar Voor het jaarverslag zijn een aantal overzichten van belang. Controleer deze overzichten op de aansluiting tussen de subadministraties en het grootboek. Eventuele verschillen kunnen handmatig gecorrigeerd worden. Voorraad Als u een voorraadregistratie in UNIT4 Multivers Installatie heeft, is het aan te raden om een voorraadwaarderingslijst te draaien nadat u de laatste boeking van het af te sluiten boekjaar hebt gedaan. Uw accountant kan hier naar vragen. Een voorraadwaarderingslijst kan afgedrukt worden via het Centraal Informatie Programma vanuit het menu Informatie. Klik na het opstarten van dit programma in het menu Start op Selecteer query. Selecteer Voorraadwaardering en klik op <OK>. Na het uitvoeren van de query kunt u deze uitprinten via het menu Start. Onderhanden werk Als u een onderhanden werk positie registreert, dan kunt u een onderhanden werk overzicht draaien. Uw accountant kan hier naar vragen. Een onderhanden werk lijst kan afgedrukt worden via het Centraal Informatie Programma vanuit het menu Informatie. Klik na het opstarten van dit programma in het menu Start op Selecteer query. Selecteer het betreffende onderhanden werk overzicht en klik op <OK>. Na het uitvoeren van de query kunt u deze uitprinten via het menu Start. Boekjaar afsluiten Als er niet meer geboekt mag worden in het oude boekjaar, moet u ervoor zorgen dat alle periodes van dat boekjaar de status Afgesloten hebben. U kunt de status van een periode wijzigen in het programma Onderhoud boekjaren en periodes vanuit het menu Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel. 27 december 2012 Pagina 8 van 10
Herstelboekingen Door een periode van het oude boekjaar weer de status Openstaand te geven, kunt u nog steeds boekingen blijven verrichten in het oude boekjaar. Boekjaar definitief afsluiten Als de accountant het oude boekjaar heeft goedgekeurd, moet u ervoor zorgen dat alle periodes van dat boekjaar de status Afgesloten hebben. U kunt de status van een periode wijzigen in het programma Onderhoud boekjaren en periodes vanuit het menu Onderhoud Bedrijfsgegevens Financieel. Back-up definitief afgesloten boekjaar Nadat er nog herstelboekingen zijn gemaakt in het oude boekjaar, kunt u via het menu Extra opnieuw een back-up maken door middel van het programma Database kopiëren. Selecteer Aanmaken back-up van database in map en klik op <Volgende>. Selecteer de betreffende administratie en geef een doel map op. Klik daarna op Uitvoeren Zorg ervoor dat de back-up in de doel map goed bewaard wordt. 27 december 2012 Pagina 9 van 10
Belangrijk Er is een koppeling mogelijk tussen UNIT4 Multivers Installatie en UNIT4 Multivers of UNIT4 Multivers Extended. De databases van beide applicaties moeten tegelijkertijd worden veilig gesteld. Het is dan ook aan te raden om voor het tijdstip dat de back-up begint, er voor te zorgen dat er geen gebruikers actief zijn in één of beide applicaties en dit pas weer toe te laten als de databases van beide applicaties zijn veilig gesteld. Als dat niet is gebeurd, kan er wel een technisch perfecte back-up zijn, maar is er geen financiële aansluiting tussen beide applicaties waardoor de back-up waardeloos is. 27 december 2012 Pagina 10 van 10