Handleiding werken met ProZo! vanaf 17-18 Versie juni 17
Inhoud Vooraf... 3 Wat biedt ProZO!?... 4 ProZO! en de monitor sociale veiligheid... 4 Wettelijk kader... 4 ProZO! voldoet aan de wettelijke eisen... 4 Richtlijnen voor een betrouwbare afname van ProZO!... 5 Representativiteit... 5 De voorbereiding op de afname bij leerlingen... 5 Instructies voor de afname bij leerlingen... 5 Tijdpad en frequentie... 7 Centrale datadoorlevering... 7 Scholen op de Kaart (Vensters)... 7 Onderwijsinspectie... 7 Een nieuwe enquête aanvragen... 8 Enquêtes beheren en aanpassen... 10 Rapportages... 12 Van enquête naar ontwikkelagenda... 13 Vragen?... 13 2
Vooraf Deze handleiding gaat in op de inhoud van het ProZO! monitoringssysteem én op de aanvraagprocedure en het beheren van uw ProZo! enquêtes. Specifieke aandacht is er voor de inzet van ProZO! vanaf het schooljaar 17-18 in het licht van de verplichte monitor sociale veiligheid. Naast deze handleiding vindt u in de beheeromgeving van ProZO! op elke pagina aan de rechterkant een blokje i Uitleg bij dit scherm opgenomen. Als u daar met de cursor op gaat staan, dan klapt het blokje uit met de nodige toelichting op de pagina. 3
Wat biedt ProZO!? ProZO! is het kwaliteitszorgsysteem van, voor en door het praktijkonderwijs. Het is een zelfevaluatieinstrument en bevat vragenlijsten waarmee 5 doelgroepen kunnen worden bevraagd op hun tevredenheid met de school: leerlingen, ouders, personeel & management, stagebedrijven en partner organisaties. Met de respons vanuit de verschillende doelgroepen krijgt een school zicht op de sterke en minder sterke punten van de school. De vragenlijsten voor leerlingen, ouders, personeel & management bevatten indicatoren rond dezelfde kwaliteitsstandaarden, waardoor de uitkomsten vergelijkbaar zijn vanuit verschillende perspectieven; denken leerlingen, ouders en personeel hetzelfde of heel anders over bepaalde aspecten van de school? Een pdf van de verschillende vragenlijsten vindt u op de site van het Platform Praktijkonderwijs onder ProZO! De resultaten van ProZO! bieden hiermee waardevolle informatie om het gesprek binnen de school te voeren over de verdere ontwikkeling van de school. ProZO! geeft daarmee goede input voor de ontwikkelagenda van de school. ProZO! en de monitor sociale veiligheid Wettelijk kader Elke school heeft vanaf het schooljaar 15-16 de wettelijke verplichting om jaarlijks sociale veiligheid bij leerlingen te monitoren. De inspectie bepaalt niet hóe een school sociale veiligheid monitort (en met welk instrument) maar houdt toezicht op de naleving van de wettelijke eisen die hier van toepassing zijn. Samengevat houdt dit in dat de inspectie erop toeziet: óf een school de veiligheidsbeleving van leerlingen jaarlijks monitort; bij een representatieve groep leerlingen; met een betrouwbaar, valide en gestandaardiseerd instrument; waarmee inzicht wordt gegeven op de feitelijke en ervaren sociale en fysieke veiligheid en het welbevinden van leerlingen; en zo nodig verbetermaatregelen neemt (zijn veiligheidsbeleid vorm geeft). Scholen zijn vrij in de keuze van het instrument dat wordt gebruikt voor de monitoring, indien dat voldoet aan de wettelijke eisen. Dit moet blijken uit een verantwoordingsdocument waarin de aanbieder van het instrument inzichtelijk maakt dat het instrument aan deze eisen voldoet. ProZO! voldoet aan de wettelijke eisen In het schooljaar 16-17 heeft er overleg plaatsgevonden met de inspectie om te bepalen of scholen met de inzet van ProZO! invulling geven aan de jaarlijkse monitoringsplicht van sociale veiligheid bij hun leerlingen. Vanuit het Platform Praktijkonderwijs is in samenwerking met zes scholen een pilot uitgevoerd op basis van een concept vragenlijst sociale veiligheid. De evaluatie van deze pilot heeft in combinatie met een statistische betrouwbaarheidsanalyse geleid tot de vaststelling van een definitieve vragenlijst sociale veiligheid voor het praktijkonderwijs in combinatie met een verantwoordingsdocument. Deze vragenlijst maakt vanaf 17-18 deel uit van de ProZO! leerling vragenlijst. Vanaf dat schooljaar kan een school ervoor kiezen om óf de volledige leerling vragenlijst af te nemen (incl. de vragenlijst sociale veiligheid) óf alleen de korte vragenlijst sociale veiligheid met ProZO!. In beide gevallen voldoet de school aan zijn monitoringsverplichting. De inspectie heeft op basis van het verantwoordingsdocument ProZO! geconstateerd dat de scholen met de inzet van ProZO! volledig kunnen voldoen aan hun monitoringsverplichting. Het verantwoordingsdocument vindt u op de site van het Platform Praktijkonderwijs onder ProZO!. 4
Richtlijnen voor een betrouwbare afname van ProZO! Representativiteit Om tot betrouwbare resultaten te komen dient u de ProZO! vragenlijsten af te nemen bij een representatieve groep. Ten aanzien van de monitor sociale veiligheid is het een wettelijke vereiste de monitor uit te voeren bij een representatie groep leerlingen van uw school. Representativiteit wordt als volgt bereikt: 1. Evenwichtige verdeling over onder- en bovenbouw 2. Evenwichtige verdeling jongens en meisjes 3. Per klas/leerjaar worden de leerlingen aselect gekozen. Elk keuzecriterium is hierbij mogelijk mits aselect toegepast: bv de 4 e en 5 e en 10 e en 11 e van een leerling lijst. Let er op dat de verdeling jongens en meisjes evenwichtig blijft. 4. Let op: vrijwillige aanmelding van leerlingen is onwenselijk, omdat dit de representativiteit negatief beïnvloed. Om te berekenen of u qua omvang een representatieve steekproef heeft, kunt u gebruik maken van de tool berekening representatieve steekproef (www.platformpraktijkonderwijs.nl, submenu ProZO!) De voorbereiding op de afname bij leerlingen Spreek een aantal zaken op schoolniveau helder af o Wie is verantwoordelijk voor het organiseren van de afname? o Informeer de leerlingen, ouders en het team over het doel en de inhoud Zie voor informatie naar de ouders rond de monitor sociale veiligheid de voorbeeldbrief op de site van het Platform Praktijkonderwijs (submenu ProZO!) Zie voor informatie naar de leerlingen de instructie voor de afname hierna Maak goede afspraken over het tijdpad o Vanaf wanneer en tot wanneer kan de vragenlijst ingevuld worden? o Plan de afnames in (incl. docenten/ruimtes/beschikbare pc s) Zie toe op een betrouwbare en representatieve afname. Hanteer hierbij bovenstaande richtlijnen. Zorg ervoor dat medewerkers die vragen van leerlingen moeten kunnen beantwoorden, van te voren de vragenlijst op papier ontvangen en bekeken hebben. Communiceer de instructies voor afname met alle betrokkenen. Instructies voor de afname bij leerlingen Zorg dat leerlingen de tijd krijgen om de enquête rustig in te vullen zonder gestoord te worden. Geef de leerlingen voorafgaand aan de afname de volgende informatie o Start met de uitleggen waarom het onderzoek belangrijk is en wat de school met de antwoorden gaat doen Bv. (bij afname vragenlijst sociale veiligheid) Waarom dit onderzoek? Alle scholen willen graag een veilige leeromgeving voor hun leerlingen. Alleen als jullie je prettig en veilig voelen op school kan je 5
o o goed leren. Op onze school werken we hier met elkaar elke dag aan. Hopelijk vind jij dat ook en ga je met plezier naar school. Elke school in Nederland moet elk jaar aan zijn leerlingen vragen of leerlingen zich veilig voelen op school. En of de school hier genoeg aan doet. Daarom vragen we jullie om deze vragenlijst in te vullen. Wij zijn benieuwd naar jullie antwoorden. Wij gaan na afloop met elkaar bespreken wat er op school goed gaat en wat wij nog kunnen verbeteren. Vertel dat de school en de leerkracht nooit kunnen zien wat de leerling heeft ingevuld. De vragenlijst wordt volledig anoniem verwerkt (wel gekoppeld aan de school, niet aan de leerlingen) Vertel dat de leerlingen zo nodig vragen mogen stellen tijdens het invullen als ze een vraag niet begrijpen Geef de leerlingen voorafgaand aan de afname een heldere invul instructie o Laat op het (digi)bord een voorbeeld van een vraag zien en geef een toelichting op de antwoordcategorieën o U kunt hiervoor zelf een enquête openen (wanneer u uiteindelijk uw resultaten niet verzendt, worden deze niet meegenomen in de totaal respons) Ook bij afname via een pc op locatie is er een mogelijkheid om het invullen te onderbreken door het indrukken van de knop pauzeren. Na het pauzeren slaat het systeem de ingevulde antwoorden automatisch op. Daarna kan de leerling de vragenlijst hervatten door het opnieuw aanklikken van de link in het scherm (níet de oorspronkelijke link). Zie print screen hieronder NB. Wij adviseren de functie pauzeren alleen te gebruiken als het écht nodig is (de vragenlijst invullen vraagt weinig tijd en het voorkomt fouten). Maak afspraken met de leerlingen wat ze kunnen/mogen doen als ze klaar zijn met het invullen van de vragenlijst. BELANGRIJK! Wijs de leerlingen erop dat ze aan het eind op de knop verzenden moeten drukken zodat de gegevens ook goed opgeslagen worden. 6
Tijdpad en frequentie Om de resultaten van tevredenheidsonderzoeken zo vergelijkbaar mogelijk te maken tussen scholen onderling, is het belangrijk dat de enquêtes zoveel mogelijk in dezelfde periode worden afgenomen. Landelijk zijn hiervoor (in overleg met de VO Raad) een aantal vaste data opgesteld waarin de onderzoeken afgenomen kunnen worden: tussen 1 november 30 april. Van de enquêtes die na 30 april worden afgerond worden de gegevens dat afnamejaar niet meer meegenomen in de centrale datalevering richting Vensters en de Onderwijsinspectie (zie verder). NB. Deze afnameperiode geldt niet voor de afname van de enquêtes bij de doelgroepen personeel & management, partners en stagebedrijven. Deze gegevens worden niet door geleverd aan Vensters en/of de inspectie. De monitor sociale veiligheid moet jaarlijks bij leerlingen worden afgenomen. Dat kan door jaarlijks de volledige leerling vragenlijst af te nemen bij een representatieve groep leerlingen óf door dit af te wisselen met de verkorte vragenlijst sociale veiligheid. Voor de afname van de overige enquêtes maakt de school een eigen planning. Het is wel aan te bevelen de leerling-, ouder- en personeel enquête altijd in samenhang af te nemen om de resultaten op de overeenkomstige kwaliteitsstandaarden te kunnen vergelijken. Centrale datadoorlevering Scholen op de Kaart (Vensters) Om de gegevens van leerling- en oudertevredenheid en sociale veiligheid via Vensters op Scholen op de Kaart te kunnen publiceren, levert het Platform Praktijkonderwijs deze data centraal aan aan Vensters. Dit gebeurt meerdere malen per jaar zodat scholen altijd hun meest actuele gegevens zichtbaar kunnen maken. De data die beschikbaar zijn, worden in Vensters verwerkt. Vervolgens wordt u geïnformeerd dat uw gegevens op uw schoolpagina in Vensters klaar staan om toe te lichten en te publiceren naar Scholen op de kaart. Onderwijsinspectie Scholen zijn vanaf 1 augustus 2015 verplicht om jaarlijks de sociale veiligheid van hun leerlingen te monitoren onder een representatief deel van hun leerlingen. De Inspectie van het Onderwijs zal toezien op de naleving van deze inspanningsverplichting en heeft het recht de monitoringsgegevens bij scholen op te vragen. De afspraak is gemaakt dat scholen voor praktijkonderwijs hierbij ook gebruik kunnen maken van de functionaliteit die hiervoor door Vensters is ontwikkeld. Zie hier voor meer informatie hierover. Voor het doorleveren van schoolgegevens moet het bevoegd gezag van een school toestemming geven. Voor doorlevering aan Inspectie is het geven van toestemming ingebouwd in de doorlevermodule van Vensters. 7
Een nieuwe enquête aanvragen U kunt via twee routes in het startscherm van de beheeromgeving van ProZO! terechtkomen: a) Via de website van het Platform, www.platformpraktijkonderwijs.nl. Als u inlogt op de website (met uw eigen account), gaat u vervolgens naar het tabblad ProZO! Daarop staat ook de link vermeld waarmee u in het startscherm van de beheeromgeving terecht komt. b) Door de volgende link in de balk van uw internetbrowser in te voeren: http://www.attrack.nl/pro/login U belandt dan ook in het startscherm van de beheeromgeving. Het startscherm ziet er zo uit: U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in (in het bezit van de schoolleider van de school en evt. door hem/haar opnieuw op te vragen via helpdesk@platformpraktijkonderwijs.nl ). U komt dan in het volgende scherm: In het scherm staat een blok Uitstroommonitor en een blok ProZO!. Maakt uw school alleen gebruik van de Uitstroommonitor hetzij ProZO! dan is alleen dat actieve blok zichtbaar. U kiest vervolgens voor het starten van ProZO! op de blauwe startknop te klikken. U komt dan in een volgend overzicht scherm: 8
U kunt een nieuwe meting aanvragen door linksonder op de blauwe knop Nieuwe meting aanvragen te klikken. De stappen die daarop volgen spreken meestal vanzelf. In de uitlegschermen rechts op uw beeldscherm vindt u een toelichting per stap. De stappen zijn achtereenvolgens: 1. Het kiezen van een doelgroep voor de enquête 2. Het kiezen van een manier van uitnodigen van de doelgroep. U kunt meerdere opties aanvinken, kies uit: o Uitnodiging per mail met digitale enquête o Uitnodiging per brief met digitale enquête o Invullen via een pc op de school Indien u kiest voor een uitnodiging per mail: o Kies een dag waarop de uitnodigingen verstuurd moeten worden o Kies een dag waarop de herinneringen verstuurd moeten worden o Kies een dag waarop de enquête afgesloten moet worden o Tip: kies een ruime periode tussen de start en het einde van de enquête, zodat de respondenten voldoende tijd hebben om de enquête in te vullen. Ong. 2 weken is voldoende, meer tijd leidt soms ook tot uitstel en non-respons. 9
Indien u kiest voor een uitnodiging per brief: o Kies een dag waarop de enquête afgesloten moet worden. o Tip: kies een ruime periode tussen de start en het einde van de enquête, zodat de respondenten voldoende tijd hebben om de enquête in te vullen. Ong. 2 weken is voldoende, meer tijd leidt soms ook tot uitstel en non-respons. 3. Het kiezen van een logo Om de respons van een enquête te verhogen, kan het helpen om ervoor te zorgen dat het voor de respondenten helder is dat de enquête van uw school afkomstig is. Dat kunt doen door het logo van de school toe te voegen. 4. Teksten email Stuurt u een uitnodiging via de mail? Dan heeft u de mogelijkheid om de teksten van deze uitnodiging en van de herinneringsmail aan te passen aan uw persoonlijke voorkeur (klik op naar vragenlijst teksten ). Vindt u de standaardteksten goed en wilt u niets aanpassen? Ga naar aanvraag afronden. 5. Link op PC: extra opties Als u ervoor heeft gekozen om de enquête (ook) op via een link op de pc af te nemen, kunt u hier extra informatie invullen voor de groep respondenten waarop u de resultaten wilt kunnen analyseren en vergelijken. Een aantal categorieën staan standaard vermeld. Wilt u op klasniveau de resultaten analyseren, dan moet u voor elke klas een nieuwe link aanmaken (zie blz. 11). Een nieuwe categorie (bv. uitstroomprofiel ) aanmaken kunt u onder het veld extra. 6. Aanvraag afronden Als u op naar afronden heeft geklikt komt u in een overzicht van uw aanvraag. Controleer uw gegevens. Als alles klopt, kunt u de aanvraag afronden. Enquêtes beheren en aanpassen Nadat u succesvol een enquête heeft aangevraagd, kunt u bijvoorbeeld respondenten gaan toevoegen. Dat kan via het beginscherm overzicht metingen. U klikt de meting aan die u wilt beheren. U kunt aangeven dat u uw meting wilt bewerken. Via de tab deelnemerslijsten kunt u uw deelnemers op verschillende manieren gaan toevoegen. Dit kan één voor één óf via een excel formulier dat u kunt downloaden. Het ingevulde formulier moet u vervolgens weer uploaden. Zie de aanwijzingen hiervoor in de helpschermen in het systeem. 10
Heeft u gekozen voor een afname via een PC op locatie, dan vindt u de link door de betreffende meting aan te klikken via het tabblad overzicht. Via de tab PC op locatie kunt u nieuwe links aanmaken. Deze link(s) neemt u exact over (kopiëren) en plaatst deze als snelkoppeling op de pc s die u wilt gebruiken om de enquête te laten invullen. Deze link zal na aanklikken automatisch worden omgezet in een unieke link voor de respondent die erop klikt. 11
Rapportages Wanneer u een enquête heeft afgerond, kunt u online rapportages raadplegen. Van de leerling enquête kunt u zowel een totaalrapportage downloaden als een aparte rapportage sociale veiligheid. U kunt rapportages maken waarbij uw gegevens worden vergeleken met de landelijke cijfers (externe benchmark) én rapportages waarmee u een interne benchmark kunt doen. Bv. om de resultaten per klas te kunnen vergelijken. Dit gaat als volgt: Selecteer onder de tab rapportages in het systeem bv. Leerlingen (interne benchmark) Selecteer boven in het beeldscherm het meest rechtse icoontje ( 2 poppetjes met sleutel; zie onder) Selecteer nu bv. klas (onder geslacht) en druk op toepassen;u kunt de klassen aanvinken die u tegen elkaar wilt benchmarken. 12
Van enquête naar ontwikkelagenda Na het uitvoeren van de zelfevaluatie(s) begint het natuurlijk pas. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de informatie waarover u nu beschikt, adviseren wij de volgende stappen: 1. Maak een eerste analyse van de uitkomsten van de enquêtes. Dit kan op basis van de uitkomsten van de individuele groepen (resp. leerlingen, ouders, personeel, stagebedrijven en/of partners) en door de resultaten in samenhang te bezien. Met name de vergelijking van de uitkomsten op de leerling-, ouder- en personeel enquête biedt veelal mooie inzichten. Voor deze analyse kan het door het Platform ontwikkelde format behulpzaam zijn (www.platformpraktijkonderwijs.nl, submenu ProZO!); 2. Bepaal op basis van deze eerste analyse de punten die je zou willen bespreken in de consentgesprekken met de verschillende respondentengroepen; 3. Kom in de consentgesprekken tot een interpretatie en aanscherping van de analyse. Bepaal samen verbeterpunten voor de school; 4. Je hebt nu voldoende input om een ontwikkelagenda van de school op te stellen. Zet in de ontwikkelagenda: a. Op welke verbeterpunten gaat de school zich de komende tijd richten? b. Welke resultaten streven we na? c. Welke instrumenten en middelen kunnen we hierbij inzetten? d. Wie doet wat? Vragen? Heeft u nog vragen of wilt u hulp/tips bij het aanvragen of afnemen van een enquête? Bel of mail onze helpdesk: helpdesk@platformpraktijkonderwijs.nl of T. 036 5254027 13