Inhoudsopgave Voorwoord 5 1 Help, ik heb personeel nodig! Inleiding 13 1.1 Een handboek, is dat nodig? 13 1.2 Hoezo, schaars talent? 13 1.3 Een integrale aanpak 15 2 Help, wat voor personeel heb ik eigenlijk nodig? Functievorming 19 2.1 Inleiding 19 2.2 Hoe stel ik een functie samen? 20 2.2.1 Wat moeten ze doen? 20 2.2.2 Wat moeten ze dan kunnen? 22 2.2.3 Kunnen en doen gecombineerd: het functieprofiel 23 2.3 Een functieprofiel, hoe maak ik dat? 24 2.3.1 Stap 1: ordenen en bundelen van taken 24 2.3.2 Stap 2: opstellen functieomschrijving 25 2.3.3 Stap 3: opstellen competentieprofiel 25 2.3.4 Stap 4: het functieprofiel 26 2.4 Aandachtspunten 26 2.4.1 Valkuilen 26 2.4.2 Samenhang en integratie 29 3 Help, het overvalt mij! Personeelsplanning 31 3.1 Inleiding 31 3.2 Wat is personeelsplanning? 32 3.2.1 Planning of prognose? 32 3.2.2 Uitgaan van de vraag of het aanbod van personeel? 33 3.2.3 Afstemming van vraag en aanbod 35 3.3 Personeelsplanning, kan ik daar iets mee? 36 3.3.1 Vraag controleren 37 3.3.2 Aanbod controleren 37 3.3.3 Afstemmen 37 3.3.4 Rekening houden met schaarste 38 3.4 Aandachtspunten 39 3.4.1 Samenhang en integratie 39
8 Help, ik heb goed personeel nodig! 4 Help, waar vind ik nieuwe medewerkers? Werving 41 4.1 Inleiding 41 4.2 Waar moet ik zoeken? 42 4.2.1 Binnen of buiten de organisatie? 42 4.2.2 Wat is het imago van uw organisatie? Hoe aantrekkelijk lijkt de functie? 43 4.2.3 Wat zijn mijn doelgroepen en wat vinden zij belangrijk? 44 4.2.4 Welke wervingskanalen kan ik het beste inzetten? 44 4.3 Nieuw personeel aantrekken, hoe doe ik dat? 48 4.3.1 Stap 1: nagaan of de functie aangepast moet worden 48 4.3.2 Stap 2: intern of extern werven? 49 4.3.3 Stap 3: nagaan hoe het imago van uw bedrijf eruitziet 49 4.3.4 Stap 4: kiezen van wervingskanalen 50 4.3.5 Stap 5: opstellen van het wervingsplan 53 4.3.6 Stap 6: de uitvoering 54 4.4 Aandachtspunten 54 5 Help, wie moet ik kiezen? Selectie 57 5.1 Inleiding 57 5.2 Welk selectiemiddel kan ik gebruiken? 58 5.2.1 De brievenselectie 59 5.2.2 Het sollicitatiegesprek 59 5.2.3 De assessmentmethode 60 5.2.4 Psychologisch onderzoek 60 5.2.5 Referenties 61 5.2.6 Medisch onderzoek 62 5.2.7 Tijdelijke aanstelling 62 5.3 Selecteren, hoe doe ik dat? 62 5.3.1 Voorbereiding 62 5.3.2 Brievenselectie 63 5.3.3 Selectiegesprek 64 5.4 Aandachtspunten 67 5.4.1 Valkuilen 67 5.4.2 Samenhang 69 6 Help, ik krijg een nieuwe medewerker! Aanstelling en introductie 71 6.1 Inleiding 71 6.2 Wat houdt een goede aanstelling in? 72 6.3 Hoe ziet een goede introductie eruit? 74
Inhoudsopgave 9 6.3.1 Kennismaken met de organisatie 74 6.3.2 Kennismaken met de eigen functie en met de organisatiecultuur 75 6.4 Aanstelling en introductie, hoe doe ik dat? 76 6.4.1 Aanstelling regelen 76 6.4.2 Introductieprogramma opstellen 77 6.4.3 Uitvoeren van het introductieprogramma 79 6.5 Aandachtspunten 81 6.5.1 Vermijden van discriminatie en intimidatie bij de introductie 81 6.5.2 Samenhang en integratie 82 7 Help, ik moet mijn mensen belonen! Beloning en functiewaardering 85 7.1 Inleiding 85 7.2 Beloning 86 7.2.1 Directe koppeling 86 7.2.2 Indirecte koppeling 87 7.2.3 Gebaseerd op functiezwaarte 89 7.3 Functiewaardering 89 7.3.1 Vaststellen en analyseren van de functie 89 7.3.2 In rangorde plaatsen van de functies 90 7.3.3 Koppeling van het functieniveau aan een salarisschaal 91 7.4 Loonbepaling en functiewaardering, wat kan ik daarmee doen? 92 7.4.1 Is de functie nog juist gewaardeerd? 92 7.4.2 Inpassing in de salarisschaal 93 7.4.3 Beoordeling, promotie of bonussen 94 7.5 Aandachtspunten 95 7.5.1 Aandachtspunten bij de loonbepaling 95 7.5.2 Aandachtspunten bij functiewaardering 96 7.5.3 Samenhang en integratie 97 8 Help, ik moet weten of het goed gaat! Beoordelen 101 8.1 Inleiding 101 8.2 Beoordelen, hoe gaat dat eigenlijk? 102 8.2.1 Wat is beoordelen? 102 8.2.2 De klassieke beoordeling 103 8.2.3 Het functioneringsgesprek 105 8.2.4 Het ontwikkelingsgesprek 106 8.3 Beoordelen, hoe doe ik dat? 107
10 Help, ik heb goed personeel nodig! 8.3.1 Eerst kiezen 107 8.3.2 De klassieke beoordeling 107 8.3.3 Het functioneringsgesprek 109 8.3.4 Het ontwikkelingsgesprek 112 8.4 Aandachtspunten 112 8.4.1 Valkuilen 112 8.4.2 Samenhang en integratie 115 9 Help, mijn mensen moeten iets leren! Opleiden en ontwikkelen 117 9.1 Inleiding 117 9.1.1 Opleiden, is dat nodig? 117 9.1.2 Soorten opleidingen 117 9.2 Wat is opleiden? 118 9.2.1 Leerbehoeften en opleidingsdoelen 120 9.2.2 Opleidingsinhoud 121 9.2.3 Opleidingsvorm 121 9.2.4 Opleidingsproces en leerproces 122 9.2.5 Leerresultaten en evaluatie 122 9.2.6 Opleiden en de organisatie 123 9.3 Opleiden, hoe pak ik dat aan? 124 9.3.1 Zelf doen of uitbesteden? 124 9.3.2 Mentor zijn 125 9.4 Aandachtspunten 126 9.4.1 Mentoring en coaching van cultureel diverse medewerkers 126 9.4.2 Samenhang en integratie 129 10 Help, mijn mensen willen wat anders! Loopbaanontwikkeling 131 10.1 Inleiding 131 10.2 Wat is loopbaanontwikkeling? 132 10.2.1 Fase 1, de inwerkperiode 134 10.2.2 Fase 2: normaal functioneren 134 10.2.3 Fase 3, zoeken naar een andere functie 135 10.2.4 Horizontale of verticale loopbaanpaden 136 10.3 Loopbaanontwikkeling, hoe doe ik dat? 137 10.3.1 Keuze vooraf 137 10.3.2 Organisatiegericht: loopbaanplanning 137 10.3.3 Afstemmingsgericht: loopbaanbegeleiding 139
Inhoudsopgave 11 10.4 Aandachtspunten 141 10.4.1 Gelijke ontwikkelingskansen 141 10.4.2 Loopbaanontwikkeling voor vrouwen 142 10.4.3 Loopbaanontwikkeling voor allochtonen 143 10.4.4 Loopbaanontwikkeling voor ouderen 143 10.4.5 Samenhang en integratie 144 11 Help, mijn mensen willen overleggen! Betrokkenheid en werkoverleg 147 11.1 Inleiding 147 11.2 Wat is werkoverleg? 149 11.2.1 Regelmatig en geregeld 149 11.2.2 Er is iets te overleggen 149 11.2.3 Afgebakend terrein 150 11.2.4 Overleg tussen leidinggevende en ondergeschikten 150 11.3 Werkoverleg, hoe regel ik dat? 151 11.3.1 Keuze vooraf: wat is uw taak? 151 11.3.2 Werkoverleg invoeren 151 11.3.3 Zelf werkoverleg voeren 154 11.4 Aandachtspunten 156 11.4.1 Specifieke groepen 156 11.4.2 Samenhang en integratie 156 12 Help, er lopen medewerkers weg! Verloopbeheersing 159 12.1 Inleiding 159 12.2 Verloopbeheersing 160 12.2.1 Oorzaken 160 12.2.2 Mogelijkheden om verloop aan te pakken 162 12.3 Verloop, hoe kan ik dat voorkomen of verminderen? 165 12.3.1 Bijdragen aan het opsporen van oorzaken 166 12.3.2 Gebruik van systematische hulpmiddelen 166 12.3.3 Werken aan pesten en agressie 168 12.3.4 Exit-interviews 168 12.4 Aandachtspunten 169 12.4.1 Kosten van verloop 169 12.4.2 Samenhang en integratie 169 13 Help, ik moet medewerkers ontslaan! Ontslag 171 13.1 Inleiding 171 13.2 Individueel ontslag 172
12 Help, ik heb goed personeel nodig! 13.3 Collectief ontslag 173 13.3.1 Wie moeten ontslagen worden? 173 13.3.2 Sociaal plan 174 13.3.3 Outplacement 175 13.3.4 Achterblijvers 176 13.4 Ontslag, hoe doe ik dat? 177 13.4.1 Individueel ontslag 177 13.4.2 Collectief ontslag 177 13.5 Aandachtspunten 180 13.5.1 Samenhang en integratie 180 Bijlagen 183 1 Handleiding voor het maken van functieprofielen 185 2 Selectieformulier 190 3 Voorbeeld mentoraatscontract 194 4 Voorbeeldprocedure voor functionerings- en beoordelingsgesprekken 200 5 Formulier bij het voeren van een functioneringsgesprek 203 6 Formulier voor het beoordelingsgesprek 205 7 Medewerkerstevredenheidsonderzoek 211 8 Vragenlijst voor exit-interview 214 9 Checklist voor het uitvoeren van exit-interviews 216 10 Vervangingskosten van een medewerker 218 11 Voorbeeld opzet sociaal plan 220 Literatuur 225
Help, ik heb personeel nodig! Inleiding 1 1.1 Een handboek, is dat nodig? Iedere arbeidsorganisatie heeft in mindere of meerdere mate personeel nodig. Dat gaat meestal niet vanzelf; u moet er genoeg moeite voor doen om medewerkers binnen te halen, binnen te houden, en soms er weer afscheid van te nemen. In ons advieswerk kwam telkens de vraag naar voren hoe leidinggevenden het personeelsbeleid zelf uit kunnen voeren. Er bestaat behoefte aan een handzaam praktijkboek dat u raad geeft bij de praktische aanpak van de zaken die u daarbij tegenkomt. Dit boek wil u die handleiding bieden, waarbij de nadruk ligt op de praktische aanpak. Theorie is nodig omdat u ook moet weten waar het om gaat. Die geven we dan ook, maar wel in beperkte mate. Wie meer wil weten kan dat vinden in de verwijzingen naar andere literatuur. Deze handleiding bespreekt de algemene aanpak van veel voorkomende personele onderwerpen, maar richt zich daarnaast op het vraagstuk van het vinden, boeien en binden van schaars talent. We geven dat apart aan bij de aandachtspunten bij ieder onderwerp. 1.2 Hoezo, schaars talent? Het lijkt vreemd om in een tijd van economische crisis te spreken van schaars talent. Er worden immers steeds meer mensen werkloos, die daarmee beschikbaar komen voor de arbeidsmarkt. Toch zijn er ontwikkelingen die maken dat bepaalde categorieën personeel schaars zullen worden. Een belangrijke factor is de vergrijzing. Het aandeel senioren in het personeelsbestand neemt toe, en zal dat in de toekomst nog sterker doen. Door pensionering, ziekte en overlijden laat dat gaten over die niet meer zo makkelijk zijn op te vullen met jongeren, die juist steeds schaarser worden op de arbeidsmarkt. Daarnaast moeten veel organisaties afscheid nemen van goede jonge professionals als gevolg van de economische recessie en bezuinigin-
14 Help, ik heb goed personeel nodig! gen. En er zijn nu reeds sectoren die kampen met tekorten en onvervulbare vacatures, met name de zorg en techniek. Naar verwachting zullen die tekorten de komende jaren als gevolg van de vergrijzing alleen nog maar toenemen. Tussen 2020 en 2040 zal de schaarste op de arbeidsmarkt zijn hoogtepunt beleven. Maar al in 2015 verwacht de SER een tekort van 50.000 vakmensen in de zorg, techniek en landbouw. Deze tekorten lopen tot 2020 op naar 200.000! Werkgeversdiedetraditioneleblankemannelijkekostwinnerdievoltijds werkt als ijkpunt houden, zullen steeds moeilijker aan personeel kunnen komen. Aan de andere kant zijn er ook groepen op de arbeidsmarkt waarvan het potentieel nog steeds weinig benut wordt. Dat komt door vooroordelen als: Liever geen jonge vrouwen, want die worden zwanger en dat is lastig. Liever geen ouderen, die zijn star, niet bereid tot vernieuwing en te duur. Liever geen allochtonen, want al die verschillende culturen op de werkvloer dat geeft alleen maar gedoe. Liever geen mensen met afgebroken of lage opleidingen. We willen mensen die direct inzetbaar zijn voor de job! Werkgevers die hun vooroordelen opzijzetten en niet kijken naar leeftijd, afkomst, geaardheid enzovoort blijken plotseling te beschikken over een veel grotere vijver waar ze in kunnen vissen om de geschikte kandidaat te vinden! Ook vinden ze gemakkelijker kwalitatief goede medewerkers. Vooral degroepenallochtonenenvrouwenblijken nog veel potentieel te kunnen leveren. Uit CBS-gegevens blijkt dat eind 2008 onder niet-westerse allochtonen sprake is van een netto-arbeidsparticipatie van 57 procent. Voor de autochtone bevolking ligt dat percentage op bijna 70; westerse allochtonen komen hier met 67 procent dicht in de buurt. De arbeidsparticipatie van met name niet-westerse allochtonen blijft derhalve achter. Uit een onderzoek in opdracht van de Raad voor Werk en Inkomen (RWI) blijkt dat allochtonen over het algemeen kiezen voor studies met een goed arbeidsmarktperspectief. Toch hebben, zo blijkt uit het onderzoek van de RWI, met name niet-westerse hoogopgeleide allochtonen nog een achterstand ten opzichte van hun autochtone collega s. Een belangrijke verklaring voor het langer werkloos zijn van niet-westerse hoogopgeleide allochtonen blijkt te zijn dat hun zoekkanalen en de wervingskanalen van (autochtone) werkgevers maar zeer ten dele parallel lopen.
Help, ik heb personeel nodig! Inleiding 15 Bij de vrouwen is de arbeidsdeelname in de afgelopen jaren gestegen tot 59 procent. De overheid streeft ernaar dit percentage op te voeren tot 65 procent. Vrouwen werken bij voorkeur in deeltijd, en tot nu toe in vrij kleine deeltijdbanen. Daardoor is er onder hen nog veel arbeidspotentieel, mits er goede voorzieningen zijn om de zorg thuis te combineren met het werk. De mogelijkheid om flexibel te werken, zowel wat de arbeidstijden als wat de arbeidsplaats betreft, verlof voor de opvang van tijdelijke zorgbehoeften, aanpassingen in schooltijden en een toegankelijke en kwalitatief goede kinderopvang zijn daarbij van belang. De afgelopen tien jaar is ook het aantal werkende 50-plussers gestaag gestegen. Dit komt deels door de vergrijzing en deels doordat ouderen vaker een baan hebben (al dan niet tengevolge van het afschaffen van prepensioen- en vut-regelingen). Mede door de overheidsmaatregelen in dit verband zullen in de toekomst meer oudere werknemers langer deelnemen aan het arbeidsproces dan thans het geval is. Voor werkgevers zal door de vergrijzing de noodzaak van het aannemen en het behouden van oudere werknemers verder toenemen. 1.3 Een integrale aanpak Het gaat dus om het vinden, boeien en binden van schaars personeel. Daar zult u een aantal vraagstukken bij tegenkomen. Bij het vinden gaat het om zaken als: bepalen wat men moet doen, het maken van functies; bepalen hoeveel mensen nodig zijn, en op welke termijn; zoeken en werven op de arbeidsmarkt; selectie van de gevonden kandidaten; introductie en inwerken in de organisatie. Bij het boeien en binden komen we tegen: de betaling van de personeelsleden; de beoordeling; het opleiden en trainen; loopbaanontwikkeling; betrokkenheid en werkoverleg; beperken van onnodig verloop.
16 Help, ik heb goed personeel nodig! Ten slotte zullen we soms ook nog afscheid moeten nemen van personeelsleden: ontslag en pensionering. We zullen deze onderwerpen in die volgorde in de volgende hoofdstukken bespreken. Ze zijn als losse onderwerpen te bezien, maar het is verstandig ze zoveel mogelijk in samenhang, integraal, aan te pakken. Want ze houden op twee manieren nauw verband met elkaar. Allereerst is er een technische samenhang, een samenhang op basis van informatie. Informatie die bij het ene onderwerp beschikbaar komt, wordt weer toegepast bij andere onderwerpen, en andersom. Als je bij het ene onderwerp iets doet, heeft dat daarmee gevolgen voor de andere. Een andere samenhang is die in stijl. Bijvoorbeeld als u in de ene aanpak veel inspraak toelaat en in de andere aanpak niet, dan gaat dat wringen. Mensen blijken bijzonder gevoelig voor een consequente benadering. We zien in de praktijk maar al te vaak dat organisaties van hun personeel een flexibele en zelfverantwoordelijke instelling eisen en vervolgens allemaal systemen en normen ontwikkelen om alles maar zo strak mogelijk in de hand te houden. En dan verbaasd zijn dat die personeelsleden geen initiatieven meer ontplooien Kortom, blijf u bij de aanpak van personele onderwerpen bewust van hun onderlinge samenhang en wees consequent in de manier waarop u de onderwerpen benadert!
Help, ik heb personeel nodig! Inleiding 17 De verschillende onderwerpen zijn als volgt schematisch aan te geven: VINDEN - Functievorming - Personeelsplanning - Werving - Selectie - Introductie BOEIEN EN BINDEN - Belonen - Beoordelen - Opleiden - Loopbaanontwikkeling - Werkoverleg - Verloopbeheersing AFSCHEID NEMEN - Ontslag/reorganisatie Figuur 1.1