INSTRUCTIEBOEK TUDELFT TRAINING VX NEW
Maart 2012, Empirion BV Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, het elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Empirion BV. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 juncto het Besluit van 20 juni 1974 Stb. 351, zoals gewijzigd bij Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en/of andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot Empirion BV te wenden. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden, auteur(s), redacteur(s) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid. 2 27
INHOUDSOPGAVE INLOGGEN IN VERZUIMXPERT... 5 NAVIGATIE DE KNOP ACTUEEL... 7 NAVIGATIE DE KNOP DOSSIER VOOR EEN WERKNEMER... 8 NAVIGATIE DE KNOP DOSSIER VOOR EEN AFDELING / WERKGEVER... 10 NAVIGATIE DE KNOP ZIEK... 12 NAVIGATIE DE KNOP ZWANGER... 12 NAVIGATIE DE KNOP BETER... 13 NAVIGATIE DE KNOP OPDRACHT... 13 NAVIGATIE DE KNOP NOTITIE... 14 NAVIGATIE DE KNOP TRAJECTEN... 14 NAVIGATIE DE KNOP ACTIES... 15 NAVIGATIE DE KNOP CORRECTIES... 15 INSTRUCTIE 1 EEN WERKNEMER ZIEKMELDEN... 16 INSTRUCTIE 1A HOGER/LAGER PERCENTAGE ZIEKMELDEN... 16 INSTRUCTIE 1B WIJZIGEN VAN DE VERZUIMGEGEVENS... 16 INSTRUCTIE 1C REGISTREREN TIJDELIJK VERBLIJFADRES BIJ ZIEKTE... 16 INSTRUCTIE 2 EEN WERKNEMER HERSTELD MELDEN... 17 INSTRUCTIE 2A HOGER/LAGER PERCENTAGE HERSTEL MELDEN... 17 INSTRUCTIE 2B ZIEKTETRAJECT OM EEN ANDERE REDEN BEEINDIGEN... 17 INSTRUCTIE 3 EEN WERKNEEMSTER ZWANGER MELDEN... 18 INSTRUCTIE 3A DE FEITELIJKE BEVALLINGSDATUM REGISTREREN... 18 INSTRUCTIE 3B DE BEEINDIGING VAN EEN ZWANGERSCHAP REGISTREREN... 18 INSTRUCTIE 3C DE ZWANGERSCHAPSGEGEVENS WIJZIGEN... 19 INSTRUCTIE 3D DE DEFINITIEVE LAATSTE WERKDAG VASTLEGGEN... 19 INSTRUCTIE 3E REGISTREREN ZIEKTE TGV ZWANGERSCHAP... 19 INSTRUCTIE 3F ALSNOG KOPPELEN ZIEKTE AAN ZWANGERSCHAP... 19 INSTRUCTIE 4 VERZUIM DOOR ADOPTIE... 20 INSTRUCTIE 4A BEEINDIGEN VERZUIM DOOR ADOPTIE... 20 3 27
INSTRUCTIE 5 VERZUIM DOOR ORGAANDONATIE... 20 INSTRUCTIE 5A BEEINDIGEN VERZUIM DOOR ORGAANDONATIE... 20 INSTRUCTIE 6 ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN... 21 INSTRUCTIE 6A HET STARTEN VAN ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN... 21 INSTRUCTIE 6B HET BEEINDIGEN VAN ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN... 21 INSTRUCTIE 7 HET UITVOEREN VAN EEN TAAK... 22 INSTRUCTIE 7A HET UITSTELLEN VAN EEN TAAK... 22 INSTRUCTIE 7B HET LATEN VERVALLEN VAN EEN TAAK... 23 INSTRUCTIE 8 EEN OPDRACHT/HERINNERING AANMAKEN... 24 INSTRUCTIE 8A EEN OPDRACHT BEWERKEN... 24 INSTRUCTIE 8B EEN OPDRACHT VERWIJDEREN... 24 INSTRUCTIE 9 EEN NOTITIE AANMAKEN... 25 INSTRUCTIE 9A EEN NOTITIE BEWERKEN... 25 INSTRUCTIE 9B EEN NOTITIE VERWIJDEREN... 25 INSTRUCTIE 10 REGISTREREN ARBEIDSGESCHIKTHEIDSSTATUS... 26 INSTRUCTIE 11 TOEVOEGEN VAN EEN DOCUMENT... 26 NOTITIES... 27 4 27
INLOGGEN IN VERZUIMXPERT Gebruik de ruimte hieronder om uw inloggegevens voor de training te noteren: Inlognaam Wachtwoord Gebruik de ruimte hieronder om uw inloggegevens voor het dagelijks gebruik te noteren: Inlognaam Wachtwoord 5 27
6 27 TUDelft
NAVIGATIE DE KNOP ACTUEEL De knop Actueel is feitelijk uw startscherm binnen VerzuimXpert. Na het inloggen navigeert u vanzelf naar dit scherm, waarin uw actuele actielijst en enige management-informatie is opgenomen. Op deze pagina staat vermeld: aan de linkerzijde: o De zoekfunctie waarmee u een werknemer kunt opzoeken door: een zoekterm in te vullen (naam, geboortedatum, BSN, etc) en te klikken op het zoekicoontje (vergrootglas); het zoekscherm te openen door te klikken op het verrekijkertje; o De organisatiestructuur; o Een overzicht van de laatst bezochte dossiers. in het midden: o De uit te voeren taken voor uw functie; o De opdrachten die u verstuurd hebt aan andere gebruikers. aan de rechterzijde: o Uw takenoverzicht in cijfers: hoeveel taken moet u komende week uitvoeren, hoeveel taken moet u op dit moment uitvoeren, en hoeveel taken zijn er reeds te laat; o De top-5 van Frequente verzuimers; o De top-5 van Langdurig verzuimers. 7 27
NAVIGATIE DE KNOP DOSSIER VOOR EEN WERKNEMER Selecteer een werknemer via de organisatiestructuur, of zoek een werknemer via de zoekfunctie. Op deze pagina staat vermeld: aan de linkerzijde: o De zoekfunctie waarmee u een werknemer kunt opzoeken door: een zoekterm in te vullen (naam, geboortedatum, BSN, etc) en te klikken op het zoekicoontje (vergrootglas); het zoekscherm te openen door te klikken op het verrekijkertje; o De organisatiestructuur, opengeklapt tot aan het niveau van de geselecteerde werknemer; o Een overzicht van de laatst bezochte dossiers; o Een overzicht van de geselecteerde werknemer. aan de rechterzijde: o Tabblad Overzicht, met daarin: De recente trajecten/geschiedenis van deze werknemer. Hierbij kunt u: Middels het plaatsen van een vinkje bij Alle trajecten de gehele trajectgeschiedenis tonen; Middels het klikken op het notitie-icoontje aan de rechterzijde van een traject zien welke notitie bij het starten van dit traject is aangemaakt; Middels het klikken op het taken-icoontje aan de rechterzijde van een traject naar de taken (tabblad Taken) van dit traject navigeren; Middels het klikken op het documenten-icoontje aan de rechterzijde van een traject naar de documenten (tabblad TrajectenDossier) van dit traject navigeren; De NAW-gegevens van de werknemer; De tijdelijke verblijfplaats van de werknemer (indien ingevuld bij een ziekmelding); De SFB-status van de werknemer (indien van toepassing); De gegevens van de leidinggevende van de werknemer; De dienstverbandgegevens van de werknemer. o Tabblad Taken, met daarin De mogelijkheid om rechtsboven de taken van één specifiek traject te tonen, danwel de taken van alle (lopende) trajecten. De filtermogelijkheid om de takenlijst te filteren met daarbij de volgende opties: Alle eigen urgente taken Alle eigen lopende taken Alle eigen taken Alle urgente taken Alle lopende taken Alle taken 8 27
o (vervolg van Tabblad Taken, met daarin) De takenlijst op basis van uw selectie. Per taak is weergegeven: Of deze taak reeds te laat is (rood driehoekje), danwel dat deze taak nu uitgevoerd moet worden (blauw driehoekje); De status van deze taak, waarbij u kunt kiezen uit de opties: o Uitvoeren o Uitstellen o Vervallen De week (van het ziektetraject) waarin de taak uitgevoerd moet worden; Het soort taak; De taaknaam; De startdatum van de taak; De einddatum van de taak; Middels een icoontje of er een (invul)scherm aan deze taak gekoppeld is, waarop u kunt klikken om dit scherm te openen; Middels een icoontje of er een document aan deze taak gekoppeld is, waarop u kunt klikken om dit document te openen. U kunt de takenlijst per kolom nog sorteren, bijvoorbeeld op startdatum of taakomschrijving. De door u verstrekte taken binnen de trajectselectie. o Tabblad TrajectenDossier, met daarin alle documenten (voor zover u daarvoor geautoriseerd bent). U heeft de mogelijkheid te zoeken op (de naam van) documenten, alsmede om de documenten van één specifiek traject te tonen, danwel de documenten van alle (lopende) trajecten. De documenten zijn onderverdeeld in: VerzuimXpert documenten; dit zijn alle documenten die binnen VerzuimXpert zijn ingericht, waaronder alle UWV-documenten. Oproepbrieven; oproepbrieven voor de spreekuren van de Bedrijfsarts. Geïmporteerde documenten: documenten die gebruikers zelf hebben geüpload in het dossier (middels de uploadknop aan de rechterzijde) Overzichtsdocumenten: door VerzuimXpert gegenereerde overzichtsdocumenten, met als belangrijkste het Overzicht Re-integratie Activiteiten. o Tabblad PersoonsDossier, waarin binnen een zelf aan te maken mappenstructuur - overige documenten voor een werknemer kunnen worden toegevoegd. 9 27
NAVIGATIE DE KNOP DOSSIER VOOR EEN AFDELING / WERKGEVER Selecteer een afdeling of werkgever via de organisatiestructuur. Op deze pagina staat vermeld: aan de linkerzijde: o De zoekfunctie waarmee u een werknemer kunt opzoeken door: een zoekterm in te vullen (naam, geboortedatum, BSN, etc) en te klikken op het zoekicoontje (vergrootglas); het zoekscherm te openen door te klikken op het verrekijkertje; o De organisatiestructuur, opengeklapt tot aan het niveau van de geselecteerde afdeling/werkgever; o Een overzicht van de laatst bezochte dossiers; o Een overzicht van de geselecteerde werknemer. aan de rechterzijde: o Tabblad Overzicht, met daarin: De lopende trajecten van werknemers op deze afdeling/werkgever, gesorteerd per type traject. Per traject is weergeven: De naam van de werknemer; De afdelingsnaam; De exacte protocolvariatie; De startdatum van het traject; (bij zwangerschap) De verwachte einddatum van het traject; De oorzaak/reden van het traject. Een vinkje voor een traject betekent dat dit traject langer dan 8 dagen loopt en hiermee op de SMT-lijst wordt geplaatst. Bovenin het scherm de mogelijkheid om; o De verzuimhistorie af te drukken o Een SMT-lijst af te drukken o Tabblad Taken, met daarin De mogelijkheid om rechtsboven de taken te filteren voor een bepaalde periode; De filtermogelijkheid om de takenlijst te filteren met daarbij de volgende opties: Alle eigen urgente taken Alle eigen lopende taken Alle urgente taken Alle lopende taken 10 27
o (vervolg van Tabblad Taken, met daarin) De takenlijst op basis van uw selectie. Per taak is weergegeven: Of deze taak reeds te laat is (rood driehoekje), danwel dat deze taak nu uitgevoerd moet worden (blauw driehoekje); De afdeling van de werknemer voor wie deze taak is; Het soort taak; De taaknaam; De startdatum van de taak; De einddatum van de taak; U kunt de takenlijst per kolom nog sorteren, bijvoorbeeld op startdatum of taakomschrijving. De door u verstrekte taken binnen de trajectselectie. o Tabblad Stamgegevens (in geval van afdeling), met daarin de overzichtsgegevens van de geselecteerde afdeling, bestaande uit: Afdeling: indien van toepassing de verzuimverzekeraar; Verantwoordelijke voor het verzuim van deze afdeling Contactpersoon voor deze afdeling Leidinggevende voor deze afdeling Arbodienst van deze afdeling o Tabblad Stamgegevens (in geval van werkgever), met daarin de overzichtsgegevens van de geselecteerde werkgever, bestaande uit: Contactgegevens van de werkgever; De UWV-vestiging voor deze werkgever; De contactpersoon van deze werkgever. 11 27
NAVIGATIE DE KNOP ZIEK Zoek of selecteer de werknemer. Klik op de knop Ziek. Onder deze knop zitten de volgende functies. Bij een werknemer die nog niet als ziek staat geregistreerd: o Registreren van de ziekmelding Bij een werknemer die reeds als ziek staat geregistreerd: o De werknemer voor een hoger/lager percentage ziekmelden o Verzuimgegevens wijzigen NAVIGATIE DE KNOP ZWANGER Zoek of selecteer een vrouwelijke werknemer. Klik op de knop Zwanger. Onder deze knop zitten de volgende functies. Bij een werkneemster die nog niet als zwanger staat geregistreerd: o Registreren van de zwangerschap. Bij een werkneemster die reeds als zwanger staat geregistreerd: o De feitelijke bevallingsdatum registreren; o De beëindiging van de zwangerschap registreren; o De zwangerschapsgegevens wijzigen; o De definitieve laatste werkdag voor het zwangerschapsverlof vastleggen. 12 27
NAVIGATIE DE KNOP BETER Zoek of selecteer de werknemer. Klik op de knop Beter. Onder deze knop zitten de volgende functies. Bij een werknemer die reeds als ziek staat geregistreerd: o De werknemer meldt zich volledig hersteld; o De werknemer voor een hoger/lager percentage ziekmelden; o Het ziektetraject om een andere reden beëindigen. NAVIGATIE DE KNOP OPDRACHT Zoek of selecteer een werknemer. Onder deze knop zitten de volgende functies: Bij een werknemer waarvoor reeds een traject loopt: o Opdracht geven aan uzelf of een andere gebruiker; o Een medewerker oproepen voor een spreekuur. (Deze functionaliteit is alleen van toepassing voor werknemers waarvoor reeds een traject loopt.) 13 27
NAVIGATIE DE KNOP NOTITIE Zoek of selecteer een werknemer. Onder deze knop zit de volgende functie: Bij een werknemer waarvoor reeds een traject loopt: o Een notitie toevoegen aan het trajectdossier van de werknemer. (Deze functionaliteit is alleen van toepassing voor werknemers waarvoor reeds een traject loopt.) NAVIGATIE DE KNOP TRAJECTEN Zoek of selecteer een werknemer. Onder deze knop zitten de volgende functies: Bij een werknemer waarvoor nog geen traject loopt: o Organisatie specifieke protocollen starten; o Een adoptie-protocol starten; o Een orgaandonatieprotocol starten. Bij een werknemer waarvoor reeds een traject loopt: o Organisatie specifieke protocollen beëindigen; o Een adoptie-protocol beëindigen; o Een orgaandonatieprotocol beëindigen. 14 27
NAVIGATIE DE KNOP ACTIES Zoek of selecteer een werknemer. Onder deze knop zitten de volgende functies: Bij een werknemer waarvoor reeds een ziektetraject loopt: o Het ziektetraject om een andere reden dan herstel te beëindigen; o Het aanvragen van een Deskundigenoordeel; o Het vervroegd aanvragen van een WIA-uitkering; o (indien van toepassing) Het alsnog relateren van de ziekte aan de zwangerschap. NAVIGATIE DE KNOP CORRECTIES Zoek of selecteer een werknemer. Onder deze knop zit de volgende functie: Bij een werknemer waarvoor reeds een ziektetraject loopt: o Het verzuim door ziekte annuleren; o De laatste verzuimpercentagewijziging annuleren (indien van toepassing); o Het verzuim door zwangerschap; o Het verzuim door adoptie annuleren; o Het verzuim door orgaandonatie annuleren; o Organisatie specifieke protocollen annuleren. 15 27
INSTRUCTIE 1 EEN WERKNEMER ZIEKMELDEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een ziekmelding wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Ziek ; Selecteer de verzuimoorzaak; Registreer indien gewenst een aanvullende notitie bij de ziekmelding; Registreer het ziektepercentage Selecteer de eerste ziektedag; En bevestig de ziekmelding via de knop Ziek melden INSTRUCTIE 1A HOGER/LAGER PERCENTAGE ZIEKMELDEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een hoger/lager ziektepercentage wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Ziek ; Selecteer de optie De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek ; Selecteer de datum per wanneer de wijziging moet ingaan; Registreer het nieuwe ziektepercentage; En bevestig de wijziging via de knop Verzuimpercentage wijzigen. INSTRUCTIE 1B WIJZIGEN VAN DE VERZUIMGEGEVENS Zoek of selecteer de werknemer voor wie u de verzuimgegevens wilt wijzigen. Klik bovenin het scherm op de knop Ziek ; Selecteer de optie U wilt de ziekteverzuimgegevens wijzigen ; Selecteer indien van toepassing de nieuwe verzuimoorzaak; Registreer indien gewenst een aanvullende notitie bij de ziekmelding; Registreer indien van toepassing - het nieuwe ziektepercentage; Registreer indien van toepassing de nieuwe startdatum van het verzuim; En bevestig de wijziging via de knop Verzuimgegevens wijzigen. INSTRUCTIE 1C REGISTREREN TIJDELIJK VERBLIJFADRES BIJ ZIEKTE Zoek of selecteer de verzuimende werknemer voor wie u een tijdelijk verblijfadres wilt registreren.. Klik linksboven op Dossier, en ga vervolgens naar het tabblad Overzicht ; Klik rechts van de regel Tijdelijke verblijfplaats op het icoontje met het plustekentje; Registreer in de pop-up de nieuwe, tijdelijke verblijfplaats; En bevestig deze via de knop Opslaan. 16 27
INSTRUCTIE 2 EEN WERKNEMER HERSTELD MELDEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een herstel melding wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Beter ; Selecteer de optie Werknemer meldt zich volledig hersteld ; Registreer de laatste ziektedag; Registreer indien gewenst een toelichting bij de herstel melding; En bevestig de herstel melding via de knop Hersteld melden. INSTRUCTIE 2A HOGER/LAGER PERCENTAGE HERSTEL MELDEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een hoger/lager ziektepercentage wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Beter ; Selecteer de optie De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek ; Selecteer de datum per wanneer de wijziging moet ingaan; Registreer het nieuwe ziektepercentage; En bevestig de wijziging via de knop Verzuimpercentage wijzigen. INSTRUCTIE 2B ZIEKTETRAJECT OM EEN ANDERE REDEN BEEINDIGEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een hoger/lager ziektepercentage wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Ziek ; Selecteer de optie De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek ; Selecteer de datum per wanneer de wijziging moet ingaan; Registreer het nieuwe ziektepercentage; En bevestig de wijziging via de knop Verzuimpercentage wijzigen. 17 27
INSTRUCTIE 3 EEN WERKNEEMSTER ZWANGER MELDEN Zoek of selecteer de werkneemster voor wie u een zwangerschap wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Zwanger ; Registreer de vermoedelijke bevallingsdatum; Registreer de vermoedelijke laatste werkdag; En bevestig de registratie via de knop Zwanger melden. INSTRUCTIE 3A DE FEITELIJKE BEVALLINGSDATUM REGISTREREN Zoek of selecteer de werkneemster voor wie de feitelijke bevallingsdatum wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Zwanger ; Selecteer de optie Melding feitelijke bevallingsdatum of beëindiging zwangerschap ; Selecteer de optie Werknemer is bevallen ; Registreer de bevallingsdatum; Registreer indien gewenst een toelichting; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 3B DE BEEINDIGING VAN EEN ZWANGERSCHAP REGISTREREN Zoek of selecteer de werkneemster voor wie de feitelijke bevallingsdatum wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Zwanger ; Selecteer de optie Melding feitelijke bevallingsdatum of beëindiging zwangerschap ; Selecteer de reden waarom de registratie van de zwangerschap wordt beëindigd. U kunt hierbij kiezen uit: o Miskraam; o Abortus; o Overlijden; o Uit dienst; o Overigen. Registreer de datum per wanneer deze beëindiging geregistreerd moet worden; Registreer indien gewenst een toelichting; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. 18 27
INSTRUCTIE 3C DE ZWANGERSCHAPSGEGEVENS WIJZIGEN Zoek of selecteer de werkneemster voor wie de feitelijke bevallingsdatum wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Zwanger ; Selecteer de optie U wilt de zwangerschapsgegevens wijzigen ; Registreer indien van toepassing de correcte (vermoedelijke) bevallingsdatum; Registreer indien van toepassing de correcte laatste werkdag; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 3D DE DEFINITIEVE LAATSTE WERKDAG VASTLEGGEN Zoek of selecteer de werkneemster voor wie u de definitieve laatste werkdag wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Zwanger ; Selecteer de optie U wilt de definitieve laatste werkdag vastleggen ; Registreer/corrigeer indien van toepassing - de vermoedelijke bevallingsdatum; Registreer de definitieve laatste werkdag; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 3E REGISTREREN ZIEKTE TGV ZWANGERSCHAP Wanneer een medewerkster zich ziek meld ten gevolge van een zwangerschap, dan kunt u bij de ziekmelding (zie instructie 1) een vinkje zetten bij de optie Ziekte ten gevolge van zwangerschap. Indien er nog geen zwangerschap stond geregistreerd, kunt u deze direct registreren in de pop-up die automatisch verschijnt. INSTRUCTIE 3F ALSNOG KOPPELEN ZIEKTE AAN ZWANGERSCHAP Wanneer een medewerkster zich ziek heeft gemeld (zonder deze te relateren aan een zwangerschap), en pas later blijkt dat de ziekte toch verband houdt met de zwangerschap, dan kan dit alsnog geregistreerd worden in VerzuimXpert. Zoek of selecteer de werkneemster voor wie u de ziekte alsnog wilt koppelen aan de zwangerschap. Klik bovenin het scherm op de knop Acties ; Selecteer de optie De ziekmelding heeft alsnog een relatie met de zwangerschap; En bevestig de registratie via de knop Ziek melden. 19 27
INSTRUCTIE 4 VERZUIM DOOR ADOPTIE Zoek of selecteer de werknemer voor wie u verzuim door adoptie wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer de optie Bijzondere situatie: De werknemer meldt verzuim i.v.m. adoptie; Registreer de startdatum van het verzuim; En bevestig de registratie via de knop Verzuim melden. INSTRUCTIE 4A BEEINDIGEN VERZUIM DOOR ADOPTIE Zoek of selecteer de werknemer voor wie u verzuim door adoptie wilt beëindigen. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer de optie Het protocol Verzuimexpert Adoptie wordt beëindigd ; Registreer de reden waarom het protocol wordt beëindigd; Registreer de einddatum van het verzuim; Registreer indien gewenst een toelichting bij deze beëindiging; En bevestig de registratie via de knop Verzuim beëindigen. INSTRUCTIE 5 VERZUIM DOOR ORGAANDONATIE Zoek of selecteer de werknemer voor wie u verzuim door orgaandonatie wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer de optie Bijzondere situatie: De werknemer meldt verzuim i.v.m. orgaandonatie; Registreer de startdatum van het verzuim; En bevestig de registratie via de knop Verzuim melden. INSTRUCTIE 5A BEEINDIGEN VERZUIM DOOR ORGAANDONATIE Zoek of selecteer de werknemer voor wie u verzuim door orgaandonatie wilt beëindigen. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer de optie Het protocol Verzuimexpert Orgaandonatie wordt beëindigd ; Registreer de reden waarom het protocol wordt beëindigd; Registreer de einddatum van het verzuim; Registreer indien gewenst een toelichting bij deze beëindiging; En bevestig de registratie via de knop Verzuim beëindigen. 20 27
INSTRUCTIE 6 ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN Voor TUDelft zijn een aantal organisatie-specifieke protocollen ingericht. Dit zijn: een Arbeidsdeskundig protocol; een Eerste Preventief protocol; een Tweede Preventief protocol; een Preventief RSI-Protocol. Afhankelijk van uw autorisaties bent u gerechtigd één of meerdere van deze protocollen te registreren en/of in te zien. INSTRUCTIE 6A HET STARTEN VAN ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een organisatie-specifiek protocol wilt registreren. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer het traject dat u wilt starten; Registreer de startdatum van het traject; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. Een trajectdossier zal worden geopend, en eventuele taken zullen worden toegevoegd aan de takenlijst. INSTRUCTIE 6B HET BEEINDIGEN VAN ORGANISATIE-SPECIFIEKE PROTOCOLLEN Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een organisatie-specifiek protocol wilt beëindigen. Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer het traject dat u wilt beëindigen; Registreer de reden waarom het traject wordt beëindigd; Registreer de einddatum van het traject; Registreer indien gewenst een toelichting bij deze beëindiging; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. Het trajectdossier zal worden gesloten, en eventuele openstaande taken zullen vervallen. 21 27
INSTRUCTIE 7 HET UITVOEREN VAN EEN TAAK Selecteer een taak door erop te klikken; Lees indien nodig in de blauwe balk die onder de taak verschijnt de uitgebreide taakomschrijving; Indien: o rechts van de taak de knop te zien is, zit er een document aan deze taak gekoppeld. U opent dit document door deze knop te klikken. U kunt vervolgens het document: definitief toevoegen aan het dossier; als concept afdrukken; sluiten. Nadat u het document definitief hebt toegevoegd aan het dossier, kunt u het document: Afdrukken; E-mailen; Bewerken; sluiten door de betreffende optie bovenin het document te selecteren. o Rechts van de taak een knop te zien is, zit er een scherm aan deze taak. In dit scherm kunnen gegevens ingevuld worden. U opent dit scherm door op de knop te klikken, en vervolgens het scherm in te vullen. Bevestig alle gegevens door op Gegevens opslaan te klikken. Vervolgens - verschijnt het document dat bij dit scherm hoort. Dit slaat u op volgens de bovenstaande werkwijze. - gaat u terug naar uw taak, welke u op uitgevoerd kunt zetten. Pas de status van de taak aan door deze aan de linkerzijde van de taak op uitgevoerd te zetten. INSTRUCTIE 7A HET UITSTELLEN VAN EEN TAAK Selecteer een taak door erop te klikken; Lees indien nodig in de blauwe balk die onder de taak verschijnt de uitgebreide taakomschrijving; Pas de status van de taak aan door deze via het dropdownlijstje links van de taak op uitstellen te zetten; Registreer de Herinneringsdatum, de nieuwe datum waarop u aan deze taak herinnerd wilt worden; Registreer de Uiterlijke uitvoerdatum, de uiterlijke datum waarop deze uitgestelde taak uitgevoerd dient te zijn; Registreer een reden/toelichting op voor het uitstellen van deze taak. Let op: het is verplicht een reden op te geven, en deze reden komt terug in het Overzicht Re-integratie Activiteiten (zie dossier); En bevestig het uitstellen door op Taak uitstellen te klikken. 22 27
INSTRUCTIE 7B HET LATEN VERVALLEN VAN EEN TAAK Selecteer een taak door erop te klikken; Lees indien nodig in de blauwe balk die onder de taak verschijnt de uitgebreide taakomschrijving; Pas de status van de taak aan door deze via het dropdownlijstje links van de taak op vervallen te zetten; Registreer een reden/toelichting op voor het laten vervallen van deze taak. Let op: het is verplicht een reden op te geven, en deze reden komt terug in het Overzicht Re-integratie Activiteiten (zie dossier); En bevestig het uitstellen door op Taak vervallen te klikken. 23 27
INSTRUCTIE 8 EEN OPDRACHT/HERINNERING AANMAKEN U kunt binnen een protocol ook taken/opdrachten voor uzelf of anderen aanmaken, bijvoorbeeld voor procesbewaking, of om een collega in te schakelen. Zoek of selecteer de werknemer voor wiens dossier u een herinnering of opdracht wilt registreren; Klik bovenin het scherm op de knop Trajecten ; Selecteer de optie Opdracht toevoegen ; Registreer de datum waarop de opdracht/herinnering gestart moet worden; Selecteer het trajectdossier waaraan deze opdracht/herinnering gekoppeld moet worden; Selecteer een uitvoerder: o Ofwel een VX-gebruiker o Ofwel een niet-geregistreerde gebruiker wiens (bedrijfs)naam in de volgende regel kunt vastleggen; Registreer een omschrijving van de opdracht/herinnering; Registreer na hoeveel dagen deze opdracht/herinnering de status Te laat moet krijgen; Selecteer het type dagen dat u wilt gebruiken En bevestig de opdracht/herinnering via de knop Opdracht toevoegen. De opdracht zal nu behalve bij de aangewezen gebruiker, ook in uw eigen takenlijst verschijnen onder de kop Verstrekte opdrachten. INSTRUCTIE 8A EEN OPDRACHT BEWERKEN U kunt een eerder aangemaakte opdracht bewerken. Zoek in de takenlijst onder het kopje Verstrekte taken de opdracht die u wilt bewerken. Klik rechts van de opdracht op de knop ; Breng de gewenste wijziging in de opdracht aan; En bevestig de wijziging via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 8B EEN OPDRACHT VERWIJDEREN U kunt een eerder aangemaakte opdracht ook verwijderen. Zoek in de takenlijst onder het kopje Verstrekte taken de opdracht die u wilt verwijderen. Klik rechts van de opdracht op de knop ; Bevestig in de pop-up dat u de opdracht wilt verwijderen; De opdracht wordt nu verwijderd. 24 27
INSTRUCTIE 9 EEN NOTITIE AANMAKEN U kunt binnen een protocol een notitie aanmaken. Zoek of selecteer de werknemer voor wiens dossier u een notitie wilt registreren; Klik bovenin het scherm op de knop Notitie ; Registreer de datum waarop de notitie toegevoegd moet worden aan het dossier; Selecteer het trajectdossier waaraan deze notitie toegevoegd moet worden; Geef aan of deze notitie al dan niet moet worden opgenomen in het voortgangsdossier ; Registreer een omschrijving van de notitie; En bevestig de registratie van de notitie via de knop Opdracht toevoegen. INSTRUCTIE 9A EEN NOTITIE BEWERKEN U kunt een eerder aangemaakte notitie bewerken. Zoek in de takenlijst de notitie die u wilt bewerken. Klik rechts van de notitie op de knop ; Breng de gewenste wijziging in de notitie aan; En bevestig de wijziging via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 9B EEN NOTITIE VERWIJDEREN U kunt een eerder aangemaakte notitie ook verwijderen. Zoek in de takenlijst de notitie die u wilt verwijderen. Klik rechts van de notitie op de knop ; Bevestig in de pop-up dat u de notitie wilt verwijderen; De notitie wordt nu verwijderd. 25 27
INSTRUCTIE 10 REGISTREREN ARBEIDSGESCHIKTHEIDSSTATUS Indien van toepassing kunt u voor een medewerker zijn/haar arbeidsgeschiktheidsstatus registreren. Zoek of selecteer de werknemer voor wie u een arbeidsgeschiktheidsstatus wilt registreren of corrigeren. Klik linksboven op Dossier, en ga vervolgens naar het tabblad Overzicht ; Klik rechts van de regel SFB-Status op het plus-icoontje; Vul de relevante vragen in om op deze wijze de SFB-Status te registeren; En bevestig de registratie via de knop Opslaan. INSTRUCTIE 11 TOEVOEGEN VAN EEN DOCUMENT Wanneer u een document of rapportage ontvangt (op papier of digitaal), en u wilt deze toevoegen aan het digitale dossier van een medewerker, dan kunt u dit document zelf uploaden in het dossier. Sla het document op uw computer op. Zoek of selecteer de werknemer aan wiens dossier u het document wilt toevoegen. Klik linksboven op Dossier, en ga vervolgens naar het tabblad Trajectendossier ; Selecteer bovenin het scherm het juiste traject waaraan u het document wilt toevoegen; Klik rechts van het dossieronderdeel Geïmporteerde documenten op de upload-knop Zoek het toe te voegen bestand op uw computer door te klikken op de upload-knop Vul vervolgens in o (indien van toepassing) een documentnaam. Standaard wordt de bestaande documentnaam weergegeven; o (indien van toepassing) een Ontvangernaam. o (indien van toepassing) het juiste traject En bevestig het toevoegen via de knop Toevoegen aan dossier. 26 27
NOTITIES Ruimte voor notities: 27 27