Procedureinterneaudit Proceseigenaar: Kwaliteitscoӧrdinator Eindverantwoordelijk: Directie Akkoorddoor: <Naamondertekenaar> Functie: Datum: 110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc Pagina 1 van 5
1. Algemenedoelstelling Doelstellingvandeinterneauditvaneenafdeling,doormedewerkersvaneenandereafdeling,ishetverifiërenof datgenewatbeschrevenstaatovereenkomtmetdepraktijk.daarnaastwordtbepaaldofdebeschrevenwerkwijze bijdraagtaanhetbereikenvandegesteldedoelstellingenen/ofdoordemedewerkersenhetmanagement verbeteringenindekwaliteitvandedienstverleningenbedrijfsvoeringwordenvoorgesteld.devolgendevraag staatcentraal: wordtergewerktzoalshetkwaliteitssysteembeschrijft,enisditeffectief?demedewerkersdiede audituitvoerenwordengeselecteerdopbasisvanonafhankelijkheidmetbetrekkingtotdeteauditenprocedure. Doelstellingvandeauditmethode Erissprakevaneendubbelleereffect;deauditorenlerenhetkwaliteitssysteemvandeorganisatiekennenende medewerkerslatenzicheenspiegelvoorhoudendoordeauditoren.dezemethodecreëertbekendheidmet,en draagvlakvoorhetkwaliteitssysteem,onderdeauditorenenonderdemedewerkers.dedoorlooptijdvande auditsistweemaalperjaarvoorelkproces 1.Deauditswordendoordekwaliteitscoördinatorineenauditjaarplanninggezet. Doelvandeprocedureinterneaudits Hetvastleggenvandemanierwaaropinterneauditswordenuitgevoerdbinnendeorganisatie,zodathetauditen opeeneenduidigemaniergebeurt. 2. Functies,verantwoordelijkhedenenbevoegdheden Functie Bevoegdheden Verantwoordelijkheden Kwaliteitscoördinator Auditoren Management/staf Toewijzeninterneauditoren Ingangzetten/volgenvanhet verbeterproces Verifiërenvanhetresultaatvan corrigerendemaatregelenenevt. hetnemenvanaanvullende maatregelenopverzoekvande directie Opstellenvragenlijstaudit Inzageinbenodigdestukkent.a.v. aantoonbaarheid Nemenvancorrigerende maatregelen Doorgevenverbeterpunten Opstellenauditjaarplanning Voldoendeafdekkenvande onafhankelijkheidauditoren tavdeprocessen TerugkoppelenrapportagenaarMT Vastleggenvandetenemen maatregelen Archiverenauditrapportage RapportageaanMTover functionereninternauditsyteemen voortganggenomenmaatregelen Uitvoerenvangeplandeaudits Rapportageovereenkomstigde richtlijnen Terugkoppelennaargeïnterviewde Versturenrapportagenaar kwaliteitscoördinator Zorgenvoorhetingangzetten vanverbetertrajectendie voortkomenuitdeaudits Rapportageaandedirectieoverhet functionerenvanhet kwaliteitssysteem 1 In geval van een goed geïmplementeerd kwaliteitssysteem. In het eerste jaar dat het systeem functioneert verdient het aanbeveling vaker te auditen. 110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc Pagina 2 van 5
3. Stroomschema 2. Goedkeurenauditjaarplan 3. Aanwijzenauditors 4. Uitvoerenaudits 5. Rapportagevande bevindingenaanmt 6. Corrigerendemaatregelen nemendoormt 7. Activerenverbeterproces 1. Opstellenauditjaarplan 8. Verifiërenresultaat 9. Archiveren 10. Evaluatie/directiebeoordeling/ managementreview 110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc Pagina 3 van 5
4. Toelichtingophetstroomschema 1. Opstellenauditplan Jaarlijkssteltdekwaliteitscoördinatorvaneenafdelingeenauditplanopwaarinalleteaudittenonderwerpenzijn opgenomen.deteaudittenonderwerpenbeslaanhetcompletekwaliteitssysteemvandeorganisatie,waaronder alleproceduresdiegelden.afhankelijkvandeauditresultatenkunnenhierindeloopvanhetjaarextraauditsaan wordentoegevoegd. Document DOC.SYS.<Naammuseum>:internauditplan 2. Goedkeurenauditplan Hetauditplanwordtaanhetmanagementvoorgelegdtergoedkeuring. 3. Aanwijzenauditors Inhetauditplanwordenaanelkeaudittweedaarvooropgeleideauditorengekoppeld.Dekwaliteitscoördinator houdthierbijrekeningmetdeonafhankelijkheidvandeauditorentenopzichtevandeteaudittenprocedure. 4. Uitvoerenaudits Voorafgaandaandeauditverzamelendeauditorendebenodigdeinformatie(kwaliteitshandboek,procedures, rapportagese.d.)omeenchecklistoptestellenmetaandachtspunten.metdevoorafopgesteldechecklistals leidraadvoerendeauditorendeaudituitmiddelsinterviewsenwaarnemingenopdewerkplek.tijdensdeaudit wordengeconstateerdeafwijkingentenopzichtevandegeauditteproceduresendeeffectiviteitvandeze proceduresindepraktijkduidelijkgeformuleerdengecommuniceerdmetdegeïnterviewde. 5. Rapportagevandebevindingen Naafloopvandeauditzorgendeauditorenbinneneenweekvooreenschriftelijkerapportagevolgensde richtlijnenmetdaarin: algemenegegevens(afdeling,datum,auditoren,geauditteprocedure,geaccordeerddoorauditeeen auditor(en)). overzichtvandebesprokenaandachtspuntenvandechecklistmetdebijbehorendebevindingen Degoedgekeurderapportagewordtaandekwaliteitscoördinatorgegeven. Documenten FO.SYS.PG :Formulierauditrapport 6. Corrigerendemaatregelennemen Dekwaliteitscoördinatorbespreektheteindrapportmethetmanagement.Debevindingenvandeauditoren(en eventueleverbetermogelijkheden)wordenbesproken.doorhetmanagementwordtvastgesteldwelke corrigerendeactie(s)doorwiemoetenwordenondernomen. Documenten PRO.SYS.<Naammuseum>:procedurestructureelverbeteren. DOC.SYS.<Naammuseum>:registerverbetervoorstellen 7. Activerenverbeterproces Detenemenmaatregelenwordendoordekwaliteitscoördinatorvastgelegd.Indiennoodzakelijkwordthet verbeterprocesdoordekwaliteitscoördinatoringanggezet. Documenten PRO.SYS.<Naammuseum>:procedurestructureelverbeteren. DOC.SYS.<Naammuseum>:registerverbetervoorstellen 8. Verifiërenvanhetresultaat 110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc Pagina 4 van 5
Dekwaliteitscoördinatorcontroleertofdeafgesprokencorrigerendeactieswordenuitgevoerdenofde effectiviteitvandegenomenmaatregeleniszoalsverwacht.zonodigneemtdekwaliteitscoördinator,inoverleg methetmanagement,aanvullendemaatregelen. Document DOC.SYS.<Naammuseum>:registerverbetervoorstellen 9. Archiveren Dekwaliteitscoördinatorarchiveertsamenmetdeauditrapportagedegenomenmaatregelenenderesultatenvan decontroledaarop. Document DOC.SYS.<Naammuseum>:registerverbetervoorstellen 10. Evaluatie/directiebeoordeling/managementreview Periodiekkeerperjaarrapporteertdekwaliteitscoördinatorineendirectiebeoordelingaanhetmanagementover hetfunctionerenvanhetinterneauditsysteem,overdevoortgangvandegenomenmaatregelenenderesultaten vandecontroledaarop.hetmanagementvoegtdebevindingentoeaandeverslagleggingvandevergadering. FO.SYS.<Naammuseum>:Directiebeoordeling Bijlagen FO.SYS.<Naammuseum>: Formulierauditrapport FO.SYS.<Naammuseum>: Formuliermanagementreview/directiebeoordeling DOC.SYS.<Naammuseum>: Internauditjaarplan PRO.SYS.<Naammuseum>: Procedurestructureelverbeteren FO.SYS.<Naammuseum> Formulierverbetervoorstel DOC.SYS.<Naammuseum>: Registerverbetervoorstellen 110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc Pagina 5 van 5