Page 1 of 14. Deel 1: Procedures 1. Algemeen. Milieuhandboek Versie april Page 1 of : Inhoud en structuur handboek

Transcriptie

1 Milieu Page 1 of 14 Versie beheer Versie no. Datum Wijzigingen Auteur(s) H. Luksen Page 1 of 14

2 Milieu Page 2 of 14 Inhoud 0. MANAGEMENTVERKLARING 4 1. DOEL, INHOUD, STRUCTUUR MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM 6 2. TERMEN EN DEFINITIES 6 3. ORGANISATIE INLEIDING TOEPASSINGSGEBIED Organisatie Activiteiten Personeel BEDRIJFSBESCHRIJVING Algemeen Organogram MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM HET INVOEREN EN BEKENDMAKEN VAN HET SYSTEEM HET MILIEUBELEID PLANNING Milieuaspecten Wettelijke en andere eisen Doelstellingen, taakstellingen en programma s IMPLEMENTATIE EN UITVOERING Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Bekwaamheid, training en bewustzijn Communicatie Page 2 of 14

3 Milieu Page 3 of Documentatie Beheer van documentatie Beheer van werkzaamheden Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties CONTROLE Monitoring en meting Beoordeling van naleving Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen Beheer van registraties Het uitvoeren van interne audits DIRECTIEBEOORDELING Page 3 of 14

4 Milieu Page 4 of Managementverklaring Rexel Nederland B.V. geeft een hoge prioriteit aan milieu. Dit blijkt onder andere uit het feit dat voor alle vestigingen een milieumanagementsysteem is opgezet conform de eisen van de norm ISO Het beheersen van milieurisico s en het verminderen van de milieubelasting is echter geen aparte taak, maar maakt onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering van de Rexel organisatie. Daarom is besloten om het milieumanagement te integreren in de binnen het ISO gecertificeerde kwaliteit management systeem. Duurzaamheid en leefbaarheid. Het zijn twee sleutelbegrippen die nadrukkelijk doorklinken in de ambities die door Rexel Nederland en haar personeel zijn verwoord. Beide begrippen laveren ook langs alle (milieu)beleidsterreinen heen, met als doel de maatschappelijke verantwoordelijkheid, maar ook de milieubelasting van de Rexel organisatie positief te beïnvloeden. Vanuit het inmiddels bestaande milieubeleidsplan, is besloten tot één integraal milieumanagementsysteem, certificeerbaar volgens de norm ISO Dit systeem beheerst, bewaakt, stuurt bij en zal een belangrijke bijdrage leveren aan het Page 4 of 14

5 Milieu Page 5 of 14 integreren van de aandacht voor milieu bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. De systematiek van het milieumanagementsysteem bevordert daarnaast een integrale afstemming en heeft betrekking op de processen en producten van de Rexel organisatie. Ambitieniveau Vanzelfsprekend moet de Rexel organisatie blijvend voldoen aan wettelijke eisen, convenanten en richtlijnen op het gebied van milieu. Maar door te kiezen voor ISO 14001, gaan we als organisatie duidelijk een stap verder. Met het milieumanagementsysteem werken wij aan continue verbetering van de milieuprestaties door beheersing en vermindering van de milieubelasting en proberen we milieuverontreiniging te voorkomen. Hierbij richten we ons niet alleen op onze eigen activiteiten en onze eigen medewerkers, maar willen we ook nadrukkelijk de andere spelers in het maatschappelijk krachtenveld uitdagen hetzelfde te doen. Doelstellingen Om onze intenties te kunnen realiseren hebben wij een groot aantal ambitieuze doelstellingen geformuleerd. De meeste doelstellingen zijn opgenomen in het milieubeleidsplan van Rexel. Met deze doelstellingen legt Rexel zichzelf een inspanningsverplichting op om haar eigen milieuprestaties, maar ook die van haar klanten en leveranciers te verbeteren. Missie Het milieumanagementsysteem van Rexel Nederland B.V. is een belangrijk instrument om de ambitieuze doelstellingen van Rexel te realiseren en de voortgang te bewaken. Deze werkwijze moet ertoe leiden dat we als organisatie, op milieugebied naar een hoger niveau worden getild. Page 5 of 14

6 Milieu Page 6 of Doel, inhoud, structuur milieumanagementsysteem Om uitvoering te kunnen geven aan het milieumanagementsysteem heeft Rexel Nederland op verschillende niveaus het beleid, de processen en instructies vastgelegd. Er wordt onderscheidt gemaakt tussen: Beleid Het beleid met betrekking tot het milieumanagementsysteem is vastgelegd in dit milieu. Autorisatie door de directie. Processen en werkinstructies De processen, werkinstructies en formulieren zijn vastgelegd in het Milieu gepubliceerd op het Intranet van Rexel Nederland. Autorisatie door de proceseigenaar. Indien de klanteneisen verder gaan dan de door ons beschreven processen, worden deze conform het wijzigingsproces aangepast. 2. Termen en definities Voor termen en definities zie ISO 14001: Organisatie 3.1 Inleiding Bij het ontwikkelen van een milieu managementsysteem (MMS) bepalen bedrijven de reikwijdte van het systeem om de grenzen van wat wel en niet is inbegrepen in het systeem te definiëren. Meestal omvat een MMS-scope alle activiteiten van het bedrijf die plaatsvinden op de eigen bedrijfsterreinen; die gebieden die onder hun directe controle staan en waar het bedrijf aansprakelijkheid kent vanuit milieuwet- en regelgeving. De reikwijdte kan ook gebieden omvatten die buiten de directe controle van de organisatie liggen, maar waarover zij in staat is om enige invloed uit te oefenen, zoals de werknemers aanmoedigen om te carpoolen of openbaar vervoer te gebruiken bij het reizen naar en van het werk. 3.2 Toepassingsgebied Het Milieu Managementsysteem (MMS) van Rexel Nederland omvat alle directe en indirecte aspecten die vallen onder de hieronder vastgestelde organisatie, activiteiten en personeel. Page 6 of 14

7 Milieu Page 7 of Organisatie Rexel Nederland B.V. met de vestigingen: Gouda (hoofdkantoor) Bleiswijk (centraal magazijn) Diemen (verkoop) Eindhoven (verkoop) Alkmaar (verkoop) Barendrecht (verkoop) Haarlem (verkoop) Meppel (verkoop) Nieuwegein (verkoop) Almelo (verkoop) Breda (verkoop) Doetinchem (verkoop) Groningen (verkoop) Heerenveen (verkoop) Kerkrade (verkoop) Nijmegen (verkoop) Rijswijk (verkoop) Amsterdam (verkoop) Harderwijk (verkoop) Venlo (verkoop) Activiteiten Het MMS geldt voor alle werkzaamheden en activiteiten, onder normale omstandigheden en redelijkerwijs te voorziene situaties, vallend onder de organisatie Rexel Nederland B.V. Het MMS geldt ook voor de werkzaamheden die ten behoeve van de organisatie worden verricht door de leveranciers en (onder)aannemers van Rexel Nederland Personeel Het MMS geldt voor: Alle medewerkers van de organisatie; Ingehuurd personeel werkzaam binnen de organisatie; Medewerkers van leveranciers en (onder)aannemers tijdens het uitvoeren van activiteiten voor de organisatie. Page 7 of 14

8 Milieu Page 8 of Bedrijfsbeschrijving Algemeen Rexel Nederland B.V. is onderdeel van de Rexel Group. Wereldwijd is de Rexel Group marktleider in de distributie van elektrotechnische materialen. Het bedrijf is actief in 38 landen en telt vestigingen waar in totaal ongeveer mensen werken. De Rexel Group is genoteerd aan de Euronext in Parijs en had in 2013 een omzet van 13 miljard. Ongeveer 55% van de omzet wordt gerealiseerd in Europa. De missie van de Rexel Group is klanten over de hele wereld ondersteunen bij het creëren van toegevoegde waarde en efficiënter zaken doen, door een breed scala aan duurzame en innovatieve producten en diensten aan te bieden op het gebied van procesoptimalisatie, techniek en energiemanagement. Rexel Nederland B.V. is in 2013 statutair gevestigd in Gouda, met als moederbedrijf Rexel SA te Frankrijk Organogram De organisatie- en managementstructuur van Rexel Nederland is vastgelegd in onderstaand. Page 8 of 14

9 Milieu Page 9 of Milieumanagementsysteem 4.1 Het invoeren en bekendmaken van het systeem Invoering van het milieumanagementsysteem vindt plaats door middel van een introductie voor alle medewerkers via de bestaande overlegstructuren. Ook wijzigingen worden op deze wijze bekend gemaakt. Nieuwe medewerkers worden bekend gemaakt met het milieumanagementsysteem als onderdeel van het inwerkprogramma. Indien er personen namens Rexel Nederland werkzaam zijn, worden deze ook bekend gemaakt met het milieumanagementsysteem middels het Kennisname document (FM-005) 4.2 Het milieubeleid Duurzaamheid en leefbaarheid. arheid. Het zijn twee sleutelbegrippen die nadrukkelijk doorklinken in de ambities die door Rexel Nederland en haar personeel zijn verwoord. Beide begrippen laveren ook langs alle (milieu)beleidsterreinen, met als doel de maatschappelijke verantwoordelijkheid, maar ook de milieubelasting van de Rexel organisatie positief te beïnvloeden. Besloten is dit te borgen in een integraal milieumanagementsysteem. Dit systeem beheerst, bewaakt, stuurt bij en zal een belangrijke bijdrage leveren aan het integreren van de aandacht voor milieu bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. De systematiek van het milieumanagementsysteem bevordert daarnaast een Page 9 of 14

10 Milieu Page 10 of 14 integrale afstemming met klanten en leveranciers en heeft betrekking op de processen en producten van Rexel Nederland. Vanzelfsprekend moet Rexel Nederland blijvend voldoen aan wettelijke eisen, convenanten en richtlijnen op het gebied van milieu. Vanuit het milieumanagementsysteem werken wij aan een continue verbetering van de milieuprestaties door beheersing en vermindering van de milieubelasting en proberen we milieuverontreiniging te voorkomen. Hierbij richten we ons niet alleen op onze eigen activiteiten en onze eigen medewerkers, maar willen wij ook klanten en leveranciers uitdagen hetzelfde te doen. Om onze intenties te kunnen realiseren hebben wij een aantal doelstellingen geformuleerd. Daarnaast zal de effectiviteit van het milieumanagement-systeem, waar nodig en mogelijk, continu worden verbeterd. 4.3 Planning Milieuaspecten Rexel Nederland beschikt over een procedure (Milieu procedure 1.1.2) die de methode voor het identificeren en evalueren van milieuaspecten beschrijft die verband houden met de activiteiten van de organisatie en het bepalen van de betekenis van deze aspecten. De uitkomst van deze identificatie wordt geregistreerd in het Milieuaspecten Register (MAR) en vormt de basis van het MMS. Het register wordt bijgewerkt : op regelmatige basis voor de directiebeoordeling, en op basis van uitgevoerde milieu audit wanneer geplande of nieuwe ontwikkelingen en nieuwe of gewijzigde activiteiten, producten of diensten worden geïntroduceerd door de organisatie Wettelijke en andere eisen Rexel Nederland beschikt over een procedure (Milieu procedure 1.1.3) die de methoden voor het identificeren, het bijwerken en het behouden van de toegang tot de wettelijke en andere eisen die van toepassing zijn op de milieuaspecten van de organisatie beschrijft Doelstellingen, taakstellingen en programma s Rexel Nederland heeft op alle relevante niveaus binnen de organisatie milieudoelstellingen vastgesteld. Deze doelstellingen zijn een directe afgeleide van het milieubeleid en van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De jaarlijkse doelstellingen worden door de Directie vastgesteld, vastgelegd in een rapportage (Reductiedoelstellingen) en in- en extern gecommuniceerd. De doelstellingen worden met de inzet van betrokken afdelingen en aan de hand van planningen worden gerealiseerd. Page 10 of 14

11 Milieu Page 11 of Implementatie en uitvoering Middelen, taakverdeling, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Een organisatie is nodig om duidelijk de personen te identificeren die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling, het beheer en de uitvoering van de verschillende onderdelen van het systeem. Als directievertegenwoordiger en milieumanager is de heer H. Luksen, KAM manager Rexel Nederland B.V., aangewezen. In de rol van Milieu Management Coördinator (MMC) heeft hij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden om: te garanderen dat processen worden vastgelegd en onderhouden; te rapporteren aan de directie over de prestaties van het milieumanagementsysteem; te adviseren over noodzaak tot verbetering; het bewustzijn van de eisen van de klant in alle lagen van de organisatie te bevorderen. Dit resulteert in de volgende taken: Ondersteuning bieden bij de totstandkoming van procesbeschrijvingen en documenten; Bewerkstelligen dat nieuwe of gewijzigde, geautoriseerde processen worden ingevoerd; Behandelen en beoordelen van voorstellen tot wijziging van procesbeschrijvingen; In voorkomende gevallen signaleren dat de invoering stagneert; Uitvoeren of laten uitvoeren van interne audits; Voorbereiden van het managementreview; Maandelijks (laten) samenstellen van een klachtenanalyse; Onderhouden van contacten inzake kwaliteitsmanagement met klanten, certificerende instellingen en toeleveranciers. Binnen elke vestiging zijn locatie-coordinatoren aangesteld die samen met de Kwaliteitmanager de vlotte en efficiënte werking van het systeem waarborgen. Zij vormen samen een Milieu Management Systeem team (MMS-team) dat regelmatig overleg voert en besluit over uitvoering van acties. Daarnaast zijn verschillende medewerkers belast met uitvoeringstaken om de milieudoelstellingen van de organisatie te bereiken, en is er de Kwaliteitmanager die regelmatig het MMS controleert om ervoer te zorgen dat het als bedoeld werkt. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in de procedures aangegeven. (zie Kwaliteits en Milieu) Het management verzekert dat er voldoende capaciteit is om het milieumanagementsysteem effectief te laten functioneren. Page 11 of 14

12 Milieu Page 12 of Bekwaamheid, training en bewustzijn Rexel Nederland garandeert door middel van training en bewustzijn dat eenieder die voor of namens Rexel Nederland taken uitvoert die door de organisatie geïdentificeerde belangrijke milieueffecten kunnen veroorzaken, bekwaam is op basis van geschikte opleiding, training of ervaring. Rexel Nederland beschikt over een procedure (Milieu procedure 1.1.4) die bepaalt hoe via trainingen en opleidingen medewerkers van Rexel Nederland bewust worden gemaakt van het belang dat het milieubeleid wordt nageleefd, competent worden en zijn in hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, en de archivering van de daarbij behorende registraties beschrijft Communicatie Rexel Nederland heeft in een procedure (Milieu procedure 1.1.5) en in een jaarlijks uit te brengen communicatieplan aangegeven hoe de communicatie verloopt tussen Rexel Nederland en belanghebbenden. Hierbij wordt onderscheidt gemaakt tussen interne en externe communicatie Documentatie De documentatie van het milieumanagementsysteem van Rexel Nederland bestaat uit: een milieu met daarin het milieubeleid, milieudoelstellingen en milieutaakstellingen (of verwijzingen daarnaar); de benodigde procedures, formulieren, registraties, rampenplannen, organogrammen en interne en externe normen Beheer van documentatie Rexel Nederland beschikt over een procedure (Kwaliteits procedure ) waarin wordt aangegeven op welke wijze documenten worden geautoriseerd, uitgegeven, beheerst en beheerd Beheer van werkzaamheden Om er zeker van te zijn dat het milieubeleid, de milieutaakstellingen en de milieudoelstellingen kunnen worden uitgevoerd, heeft Rexel Nederland daar waar relevant procesbeschrijvingen opgesteld. In deze procesbeschrijvingen zijn de criteria opgenomen waaraan moet worden voldaan. Een procedure (Milieu procedure 1.1.6) voorziet in de verdere beheersing van milieukritische werkzaamheden waarbij ontbrekende procedures en werkinstructies worden geïdentificeerd, opgesteld en geïmplementeerd. Page 12 of 14

13 Milieu Page 13 of Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties Rexel Nederland beschikt over een procedure (Milieu procedure 1.1.7) die aangeeft hoe te reageren in een noodsituatie. De mogelijke noodsituaties zijn geïdentificeerd en worden in de procedure behandeld. Rexel Nederland beoordeelt deze procedure jaarlijks. Rexel Nederland beoordeelt ook de werking van deze procedure nadat zich een noodgeval heeft voorgedaan. 4.5 Controle Monitoring en meting Rexel Nederland beschikt over een procedure (Milieu procedure 1.1.8) voor het monitoren van de belangrijkste kenmerken van haar werkzaamheden die belangrijke milieueffecten veroorzaken. De verzamelde gegevens worden geanalyseerd. Zo nodig leidt dit tot corrigerende of preventieve acties Beoordeling van naleving Rexel Nederland gaat door middel van interne audits planmatig na of de wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde vergunningen en de eigen afspraken worden nageleefd Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen Afwijkingen leiden, afhankelijk van hun aard en omvang, tot corrigerende maatregelen. Ook kunnen analyses van registraties, interne audit resultaten en andere controles leiden tot het nemen van preventieve maatregelen. In een procedure (Kwaliteits procedures en ) is vastgelegd hoe corrigerende en preventieve maatregelen worden uitgevoerd. Rexel Nederland heeft in haar werkwijze opgenomen dat elke uitgevoerde maatregel wordt getoetst op effectiviteit Beheer van registraties Rexel Nederland heeft in een procedure ( Milieu procedure 1.1.9) vastgelegd hoe er met registraties wordt omgegaan Het uitvoeren van interne audits Periodiek vinden er interne audits plaats. Deze audits kunnen als doel hebben: vaststellen of het milieumanagementsysteem volgens de richtlijnen van de norm is ingericht en wordt onderhouden; vaststellen of de praktijk overeenkomt met de processen/richtlijnen; vaststellen of de effectiviteit optimaal is; verhogen van de efficiency van de bedrijfsprocessen. Rexel Nederland waarborgt door de keuze van de auditors en het te auditen onderwerp dat de audits objectief en onpartijdig worden uitgevoerd. De audits worden planmatig uitgevoerd. De effecten van corrigerende en preventieve maatregelen worden in follow-up audits gemeten. De wijze van het uitvoeren van interne audits is neergelegd in een procedure (Kwaliteits procedure ) Page 13 of 14

14 Milieu Page 14 of Directiebeoordeling De directie van Rexel Nederland beoordeelt en verbetert zo nodig de werking van het milieumanagementsysteem door middel van een jaarlijkse directiebeoordeling aan de hand van de milieutaak en -doelstellingen, interne audit resultaten, naleving van de wet- en regelgeving en van de eigen afspraken, communicatie met externe belanghebbenden, milieuprestaties, effectiviteit van de genomen corrigerende en preventieve maatregelen en effectiviteit van de ondernomen acties naar aanleiding van het vorige management review. De milieumanager zorgt voor de verslaggeving en de informatieverspreiding naar de medewerkers. Page 14 of 14