15 01 Opening Voorzitter Hager opent de vergadering om 20.00 uur. In het bijzonder een hartelijk welkom voor Peter van Reewen van uitvaartverzorging Nijboer. Onze oud penningmeester Louwe Stiksma is verhinderd wegens ernstige ziekte. Daarna geeft de voorzitter aan dat het turbulent jaar is geweest waarin heel veel werk is verzet. Maar we zijn er nog niet, er moet ook nog veel gebeuren. Hiervan springen uiteraard de werkzaamheden aan onze begraafplaats het meest in het oog. Maar ook op de achtergrond wordt veel werk verzet om de vereniging weer midden in de samenleving van Surhuisterveen te zetten. Op dit moment heeft dit nog niet geleid tot meer groei. We hopen echter wel dat dit uiteindelijk wel het geval zal zijn. Betere bewustwording van wat de uitvaartvereniging voor haar leden kan en mag betekenen, vormt daarin de rode draad. Vaststellen agenda: Er zijn geen aanvullingen op de agenda, deze wordt vastgesteld. Actie of besluit 15 02 Mededelingen Bericht van afmelden: Appie Pool ( bestuur) en Jacob de Boer (kascommissielid). Met Nijboer Uitvaartzorg is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst getekend. Voornaamste aanpassing: Een loket voor de melding en de financiële afhandeling van de uitvaart zonder dat dit financiële gevolgen heeft voor de leden. De mogelijkheid voor het kiezen van een andere uitvaartverzorger is aanwezig, mits vooraf overeengekomen met Nijboer Uitvaartzorg. Dus niet gemeld via dit loket, betekent geen uitkering van ledenkorting. Het bestuur houdt nauwlettend de vinger aan de pols en evalueert regelmatig met Nijboer de afgesproken werkmethodiek. Ook Peter van Reewen geeft nog een toelichting op de afgesproken werkwijze. Hij benadrukt dat de prijs/kwaliteit goed in balans is en ook wordt gehouden. Er waren geen ingekomen stukken die al niet zijn meegenomen in het jaarverslag van de secretaris. 15 03 Notulen ledenvergadering 15 april 2014 Tekstueel: Geen opmerkingen. Naar aanleiding van: Het gebruik van de Aula in het Suyderhuys is besproken met de Friese Wouden. Het blijkt dat de verhuurder aan de Friese Wouden niet wenst te investeren in het opknappen van de bestaande Aula. Het bestuur wenst de investering op deze locatie ook niet voor haar rekening te nemen. Het gebruik zal zoveel mogelijk worden ontraden. Geadviseerd zal worden gebruik te maken van de opbaarmogelijkheden bij Nijboer Uitvaartzorg in Drogeham. Het bestuur houdt alle mogelijkheden open als zich een andere kans voordoet. 15 04 Jaarverslag 2014 Tekstueel: geen opmerkingen Naar aanleiding van: Het jaarverslag wordt zonder verdere opmerkingen vastgesteld. Namen overledenen 2014 De namen van de overleden personen worden door de secretaris voorgelezen. Er zijn 50 leden overleden, waarvan 22 mannen en 28 vrouwen. De gemiddelde leeftijd van overlijden was in 2014: 74,76 jaar. Secr. 15 05 Vaststellen jaarrekening 2014: De jaarrekening wordt door de heer Dam toegelicht. De heer Dam geeft aan dat de rente op de spaarrekening onder druk staat. Omdat er op dit moment door het
bestuur flink wordt geïnvesteerd, is beleggen van de reserves op dit moment geen optie. De investeringen vormen ook een aanslag op de liquiditeit van de vereniging. Toch zijn de ledenuitkeringen gewaarborgd door de voorziening Actuariële Reserve. De actuaris stelt periodiek vast of er voldoende middelen in dit fonds aanwezig zijn. De totaalcijfers staan onder punt 9.7 genoemd in het jaarverslag. Het resultaat is negatief omdat investeringen in de automatisering en de publiciteit (nieuwsbrief) niet waren voorzien in de vastgestelde begroting. De personeelskosten zijn iets hoger uitgevallen door hogere afdrachten aan de belastingdienst en de extra uren besteed door de administrateur. Deze heeft veel extra uren moeten besteden aan de overgang van de Frieslandbank naar de Rabobank. Er hebben zich 320 storingen voorgedaan in de afboeking. Vaak was voor één lid afgeschreven omdat het rekeningnummer van de partner als fout werd gekenmerkt. Al deze leden moesten apart worden aangeschreven, waarna de fout moest worden hersteld. Geplaatste opmerkingen: De heer J. de Vries: Worden de tarieven wel goed uitgelegd? Bijvoorbeeld waarom plaatsingsrecht voor een monument? De voorzitter ligt toe dat naast de grafrechten ook voor het plaatsen van een monument apart moet worden betaald. Het is een terechte opmerking dat dit vragen kan oproepen. Het bestuur zal kijken of het plaatsingsrecht niet direct kan worden gekoppeld aan het grafrecht. Daarnaast geeft de voorzitter aan dat op de volgende ledenvergadering een uitgebreid voorstel tot tariefherziening zal worden voorgelegd. Doelstelling is dan een scheiding van entiteit tussen de vereniging en de begraafplaats. Tarieven zullen dan worden voorgesteld op basis van eigen kosten en baten. Door middel van de nieuwsbrieven en op de website zal dit worden gecommuniceerd naar de leden. Doelstelling is een heldere en transparante communicatie naar de leden. De voorzitter bedankt de administrateur voor de toelichting. 15 06 Verslag kascommissie exploitatierekening 2014: De kascommissie bestaat dit jaar uit Jacob de Boer en Anne van der Sluis. Omdat Jacob de Boer verhinderd was, doet Anne van der Sluis verslag. Nadat de administrateur een toelichting heeft gegeven, is het gelukt om een controle uit te oefenen. We hebben ons best gedaan licht de heer van der Sluis toe. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd. Hij stelt namens de ingestelde kascommissie voor aan de ALV, het bestuur en in het bijzonder de penningmeester decharge te verlenen. Dit voorstel wordt door de ALV overgenomen. Daarmee is de financiële verslaglegging vastgesteld. Aanbeveling van de kascommissie: Bij belangrijke afwijkingen van de begroting kan dit via een speciale ledenvergadering worden voorgelegd aan de leden. De voorzitter reageert dat voor het communicatieplan extra budget is gevraagd op de ALV van 2013. Toen al was bekend dat dit voor de exploitatie 2014 een afwijking zou gaan betekenen. Een extra ledenvergadering was dus niet nodig. Ook zal het transitieproces wat nu doorgevoerd wordt gevolgen hebben voor de komende begrotingen 2015 en 2016. Pas als alle maatregelen zijn uitgevoerd en de tarieven opnieuw zijn vastgesteld zal een begroting kunnen worden gemaakt die meer zal zijn afgestemd op de exploitatierekening. Afwijkingen zullen en in 2015 en in 2016 gaan plaatsvinden. Het bestuur krijgt hiervoor mandaat van de vergadering. De voorzitter bedankt de kascommissie voor haar inspanning en complimenteert de administrateur voor de accuratesse en opzet van de administratie. Hij stelt voor de penningmeester, door het overlijden van de penningmeester, waargenomen door
de administrateur Jelle Dam, decharge te verlenen voor de opgestelde exploitatierekening 2014. De vergadering gaat hiermee akkoord. 15 07 Benoeming nieuw kascommissielid: Dit jaar is Jacob de Boer aftredend. Anne van der Sluis blijft nog een jaar zitten. Niemand van de aanwezigen stelt zich beschikbaar. Het bestuur krijgt permissie een lid te gaan benoemen, die samen met Anne van der Sluis volgend jaar de kascontrole zal uitoefenen. 15 08 Vaststellen, contributie, ledenkorting en begroting 2015 en 2016. De begroting 2015 is conform hetgeen vastgesteld op de ALV van 2014. Er worden op nu geen belangrijke wijzigingen voorzien. Contributie en ledenkorting blijven ongewijzigd. Voorstel begroting 2016: Er worden geen opmerkingen op de voorgestelde begroting 2016 gemaakt, waarmee de begroting voor 2016 wordt vastgesteld. De voorzitter merkt nogmaals op dat gestreefd wordt naar een betere kostentoebedeling en dat dit voor de nu vastgestelde begroting afwijkingen kan geven. Voorstellen hiertoe zullen op de ALV van 2016 worden ingebracht. 15 09 Voorstel wijziging regelgeving. Voorstel wijziging Beheerverordening: De secretaris licht de belangrijkste wijzigingen op de beheerverordening toe. De wijzigingen worden vastgesteld. De vastgestelde beheerverordening wordt direct ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Voorstel wijziging Huishoudelijk Regelement: De secretaris licht de voorgestelde wijziging toe die schriftelijk aan de vergadering is voorgelegd. Het voorgelegde voorstel wordt zonder wijziging goedgekeurd. Het vastgestelde Huishoudelijk Regelement wordt direct ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Voorstel wijziging statuten: De secretaris licht de voorgestelde wijziging toe die schriftelijk aan de vergadering is voorgelegd. Het voorgelegde voorstel wordt zonder wijziging goedgekeurd. De vastgestelde wijziging op de statuten wordt direct ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Dit betekent dat daarmee de nieuwe beheerverordening en het nieuwe Huishoudelijk Regelement zijn vastgesteld en per direct gaan gelden. De statutenwijziging zal worden voorgelegd aan de notaris. Vraag van A. van der Sluis: Moet de wijziging op de statuten niet worden voorgelegd aan de Federatie? Antwoord: De Federatie zal hiervan in kennis worden gesteld. Vraag van A. van der Sluis: Betekent de wijziging op de beheerverordening en het Huishoudelijk Regelement dat bijvoorbeeld iemand uit Meppel hier lid kan worden en worden begraven? Antwoord van de secretaris: Iemand uit Meppel kan hier lid worden, maar dat wil nog niet zeggen dat dit lid hier ook kan worden begraven. Hiervoor moet er minimaal een verbintenis zijn in 2 e graad met een inwoner van Surhuisterveen of een overledene die ligt begraven op onze begraafplaats. Toegezegd wordt dat de heer van der Sluis nog even schriftelijke toelichting krijgt van de secretaris. Vraag van de administrateur J. Dam: Is het bestuur er zich goed van bewust, dat doordat het bestuur zich heeft geconformeerd aan de regelgeving van de Federatie, de berekening van het inschrijfgeld en het overschrijven van leden, nadelig uitpakt voor de vereniging. Voorheen werd de achterstallige contributie berekend.
Antwoord: Het bestuur is zich daar goed van bewust, maar het bestuur is lid van de Federatie Friesland en houdt zich aan de daar afgesproken rekenmethodiek. Doordat onze ledenkorting in feite veel te laag is, valt de berekening in het nadeel van MM uit. Voor dit jaar wordt dit geaccepteerd. Maar met de tariefaanpassing in 2016 wordt dit wel rechtgetrokken. Dit wordt meegenomen in de voorstellen die aan de ALV van 2016 zullen worden voorgelegd. 15 10 Verslaglegging uitbreiding begraafplaats: Iedereen heeft kunnen zien dat de uitbreiding van de begraafplaats voor een belangrijk deel is gerealiseerd. De voorzitter legt aan de hand van de tekening uit wat er verder nog moet gebeuren. Zo wordt de tekening van het hekwerk voor de dienstingang gepresenteerd. De aanwezigen laten door middel van applaus weten, dat zij van harte in te stemmen met het resultaat. De capaciteit van de begraafplaats is ruim voldoende voor de toekomst. 15 11 sverkiezing Aftredend: dhr. W. Veenstra, niet herkiesbaar als algemeen lid en vicevoorzitter. Wobbe is in 2002 in het bestuur gekomen als opvolger van de heer T. Hoekstra. De voorzitter bedankt Wobbe voor de lange periode dat hij zich heeft ingezet voor Memento Mori Surhuisterveen. Wobbe Veenstra geeft op zijn beurt aan dit altijd met plezier te hebben gedaan, maar dat hij nu ook blij is dat het stokje kan worden overgedragen. De nieuwe snelle manier van communiceren met de mail vond hij maar lastig en moeilijk meer te volgen. Voorgedragen in zijn opvolging wordt door het bestuur: Mevrouw Thea de Bruin Aftredend: dhr. L. Stiksma, niet herkiesbaar als penningmeester. De heer Stiksma treedt om gezondheidsredenen een jaar eerder uit. Louwe heeft vanaf 1987 onafgebroken in het bestuur gezeten en was daarbij het gezicht van onze vereniging naar de leden. Louwe had al ruim een jaar geleden aangegeven te zullen stoppen als bestuurslid, helaas moest dit al eerder. Op deze vergadering hadden we graag afscheid willen nemen van Louwe, omdat de vereniging hem zeer erkentelijk is voor het vele werk wat hij voor de vereniging heeft gedaan. Helaas is dat vanavond niet mogelijk, dat vinden we heel verdrietig. Voorgedragen wordt door het bestuur: de heer Jan Lolke Dijkstra. Er zijn geen tegenkandidaten ingebracht, dus daarmee zijn Thea de Bruin en Jan Lolke Dijkstra automatisch gekozen. De leden begroeten de nieuwe bestuursleden met applaus. De voorzitter geeft aan dat het bestuur erg ingenomen is met deze nieuwe bestuursleden en heet hen van harte welkom. Het is namelijk niet eenvoudig om bestuursleden te vinden die zich op volledig vrijwillige basis willen inzetten voor onze vereniging en voor het dorp Surhuisterveen. Jan Lolke en Thea bedanken de leden voor het in hen gestelde vertrouwen. 15 12 Rondvraag B. Dijkstra: Let op, het is een bijzondere begraafplaats en geen algemene. Hij hoorde dat de voorzitter vanavond een paar keer zeggen. De voorzitter geeft aan dat hij volkomen gelijk heeft en zal hier meer op gaan letten. Gerke Veenstra: De grafrechten voor een urnennis zijn niet specifiek omschreven, zijn deze dan onbepaald? Antwoord van de secretaris: Nee hier geldt exact hetzelfde voor als voor andere grafrechten. Gerke Veenstra: Is het ook een idee om ook per toerbeurt mee te doen in een kolom in de Feanster. Denk aan het voorbeeld van notaris Mook. Antwoord van de voorzitter: Dit is inderdaad een idee, onderzocht zal moeten worden of dit ook levensvatbaar is. Gerke Veenstra: De sloot naast de oude Jirden zou vaker opgeschoond moeten worden. Dit ziet er soms erg vies uit en zit vaak vol met bladeren. Het is een aanfluiting, terwijl de rest zo netjes is. Kan dit niet beter? Antwoord van de beheerder:
Jaarlijks wordt de sloot opgeschoond mede ook door de Gemeente. Vaker zou een aparte actie zijn die geheel ten laste van de vereniging komt. Het bestuur zal dit in overweging nemen. 15 13 Sluiting De voorzitter sluit deze constructieve vergadering rond 10.30 uur. Hij bedankt de aanwezigen voor de inbreng en wenst iedereen wel thuis.