Onderwerp: Aanbestedingsprocedure kleinschalig openbaar vervoer en doelgroepenvervoer Voorgesteld besluit: 1. Instemmen met het ontwerp- Programma van Eisen 2. Het ontwerp-programma van Eisen voor een eerste advies voor te leggen aan de door de gemeente te raadplegen adviesraden en het resultaat van deze adviesronde uiterlijk begin juni aan het OV-bureau te rapporteren. 3. Het organiseren van de formele inspraakronde onder de te raadplegen adviesraden in de periode juli-augustusseptember op basis van een aan de hand van de eerst adviesronde aangepast Programma van Eisen en het ontwerpbestek dat eind juni gereed is. 4. De resultaten van deze inspraakronde uiterlijk half september aan het OVbureau ter beschikking te stellen zodat op 16 oktober 2008 het bestek kan worden vastgesteld. Genomen besluit (met datum): Parafen met datum Afdelingsmanager Concernstaf Financial control Juridisch control HRM-officer ICT-officer Datum : 15 april 2008 Afdeling : Mens en Werk Rapporteur : Henk Fokkes Telefoon : 0528-291452 Besluit en stukken openbaar? Ja Zo ja : geen actie richting pers Zo nee, waarom niet? Programma: Hoogeveen Bereikbaar Programmabestuurder: T.Bargeman Overleg gevoerd met: Naam: Akkoord: J.Gossen Aard voorstel: Strategisch > 50.000 Politiek gevoelig Regelgeving Risico s: Financieel risico Juridisch risico ICT-risico HRM-risico Ander risico, nl. Behandelen in raad Documentnaam: vervoer Gegevens DIV Ja Nee Hoog Laag Geen Ja Nee voorstel aanbesteding integraal Gerelateerd Corsa documentnr: Archief Opmerkingen college akkoord bespreken Opmerkingen Burgemeester Weth. WvdZ Weth. AB Weth. KS Weth. APJ Secretaris
Onderwerp Aanbestedingsprocedure kleinschalig openbaar vervoer en doelgroepenvervoer Voorgesteld besluit 1. Instemmen met het ontwerp-programma van Eisen 2. Het ontwerp-programma van Eisen voor een eerste advies voor te leggen aan de door de gemeente te raadplegen adviesraden en het resultaat van deze adviesronde uiterlijk begin juni aan het OV-bureau te rapporteren. 3. Het organiseren van de formele inspraakronde onder de te raadplegen adviesraden in de periode juli-augustus-september op basis van een aan de hand van de eerst adviesronde aangepast Programma van Eisen en het ontwerp-bestek dat eind juni gereed is. 4. De resultaten van deze inspraakronde uiterlijk half september aan het OV-bureau ter beschikking te stellen zodat op 16 oktober 2008 het bestek kan worden vastgesteld. Beoogd resultaat. 1. het ontwikkelen, in stand houden en verbeteren van een voor alle inwoners toegankelijk, betaalbaar en duurzaam geïntegreerd vervoersysteem; 2. het bevorderen en promoten van de beschikbaarheid en het gebruik van het vervoersysteem; 3. het in stand houden en verbeteren van de bereikbaarheid voor alle inwoners in het vervoergebied; 4. het bieden van voldoende mobiliteitsmogelijkheden en het voorzien in adequate vervoervoorzieningen voor met name leerlingen, ouderen en gehandicapten, waarmee uitvoering en invulling wordt gegeven aan de wettelijke (zorg)plichten ter zake; 5. het zorgen voor een duurzaam en financieel beheersbaar vervoersysteem Inleiding In 2005 sprak het toenmalige college al de intentie uit om te komen tot een integratie van het openbaar vervoer, Wvg-vervoer en leerlingenvervoer. Bij de diverse aanbestedingen die sindsdien hebben plaatsgevonden is steeds gekoerst op een integrale aanbesteding in 2009. De nu voorgestelde aanbesteding kunnen we zien als sluitstuk van dit traject. Het OV-bureau Groningen Drenthe heeft, mede op basis van de bij de diverse gemeenten aanwezige intenties, het initiatief genomen voor een gecombineerde aanbesteding van openbaar vervoer en doelgroepenvervoer in de provincies Groningen en Drenthe. Onder het doelgroepenvervoer valt het vervoer als bedoeld in de WMO en het leerlingenvervoer die beiden onder verantwoordelijkheid van de gemeenten vallen. De Groninger gemeenten hebben in 2007 de intentie uitgesproken met het OV-bureau Groningen Drenthe samen te werken aan de gecombineerde aanbesteding van doelgroepenvervoer en een deel van het openbaar vervoer in de provincie Groningen. Inmiddels zijn ook de Drentse gemeenten aangehaakt. Onderdeel van de samenwerking is Pagina 2 van 6
het houden van een openbare aanbestedingsprocedure die moet resulteren in een gezamenlijk besluit tot gunning van het kleinschalige openbaar vervoer en het doelgroepenvervoer. Hieraan gaat vooraf het opstellen van een Programma van Eisen voor de gecombineerde aanbesteding en het vervolgens per regio vaststellen van een gezamenlijk bestek. De doelen, wederzijdse rechten en verplichtingen, afspraken over financiën en beheer worden vastgelegd in een nog te sluiten bestuursovereenkomst. In het in nauw overleg met de gemeenten opgestelde Plan van Aanpak is de aanpak en planning van de voorbereiding van de aanbesteding beschreven. Op basis van dit plan van aanpak is in de afgelopen maanden door werkgroepen per thema en projectgroepen per regio hard gewerkt aan de invulling van keuzes en het opstellen van het ontwerp- Programma van Eisen. In het Plan van Aanpak is aangegeven dat het ontwerp- Programma van Eisen op 22 april 2008 moet worden vastgesteld door het OV-bureau en de gemeenten. Vandaar dat nu het ontwerp-programma van Eisen aan u ter instemming wordt aangeboden. Dat betekent niet dat hiermee geen mogelijkheden meer bestaan voor wijziging: door in te stemmen met het ontwerp-programma van Eisen onderschrijven partijen de hoofdlijnen van de aanbesteding. Eind juni is gepland in te stemmen met het definitieve Programma van Eisen,met het ontwerp-bestek en met de bestuursovereenkomst. De periode tot eind juni wordt gebruikt voor het consulteren van WMO-raden, cliëntenraden en andere partijen die de gemeente om advies wenst te vragen. De daadwerkelijke inspraak voor de gemeentelijke belangenorganisaties zal na de zomer van 2008 plaatsvinden. Argumenten 1. Een openbare aanbestedingsprocedure moet resulteren in een gezamenlijk besluit tot gunning van het kleinschalige openbaar vervoer en het doelgroepenvervoer. Door in te stemmen met het ontwerp-programma van Eisen onderschrijft u de hoofdlijnen van de aanbesteding. 2. Dit geen wettelijk voorgeschreven inspraakronde is, maar wel wenselijk gezien de verdere uitwerking van het ontwerp-programma van Eisen en het opstellen van het ontwerp-bestek per regio. 3. Dit voldoet aan de vereiste vormen van inspraak Pagina 3 van 6
Kanttekeningen Het inrichten van het doelgroepenvervoer blijft een gemeentelijke bevoegdheid. In het ontwerp-programma van Eisen zijn zes regio s onderscheiden (zie bijlage kaartbeeld). De grenzen van de drie Groninger regio s vallen grotendeels samen met de WGR-indeling in drie regio s in de provincie Groningen, de grenzen in Drenthe vallen ook grotendeels samen met al bestaande regionale samenwerkingsverbanden op alle beleidsterreinen. Voor elke regio wordt inschrijvers een aanbieding gevraagd voor het kleinschalige OV 1, het leerlingenvervoer en het WMO-vervoer. Het zwemvervoer en gymvervoer blijft buiten de aanbesteding. De aanbesteding en gunning geschieden per regio op basis van de het in het bestek geformuleerde voor alle percelen geldende algemene bepalingen, specifieke bepalingen per regio en eventuele specifieke bepalingen voor het doelgroepenvervoer per gemeente. Daardoor houdt de gemeente de mogelijkheid een gewenste specifieke eigen invulling op gemeentelijk niveau te geven. Een voorbeeld hiervan is het maximaal aantal kilometers dat WMO-ers tegen OV-tarief mogen reizen of een eis ten aanzien van de maximale reistijd voor het leerlingenvervoer. Natuurlijk zijn er ook zaken die in regioverband gelijk moeten zijn, denk bijvoorbeeld aan voertuigeisen, eisen aan chauffeurs en de tarieven voor de klant. De keuzes hieromtrent worden in het bestek nader uitgewerkt. Vervoeronderzoeken Goudappel Coffeng en Mobycon Door de adviesbureaus Goudappel Coffeng en Mobycon is in opdracht van het OV-bureau een analyse gemaakt van de vervoersstromen van het leerlingenvervoer en WMO-vervoer in de verschillende regio s. WMO-vervoer De conclusie is dat, echter sterk afhankelijk van kwaliteitskenmerken zoals de looptijden naar en van de halte en het aantal overstappen, voor WMO-Geïndiceerden het OV voor 15 40% van de huidige WMO-verplaatsingen een goed alternatief zou bieden. Het percentage ligt hoger in de gebieden waar meer OV beschikbaar is en lager in gemeenten met vooral landelijke kernen en relatief minder openbaar vervoermogelijkheden. Hier liggen kansen het OV voor WMO-ers aantrekkelijk vorm te geven door servicegericht OV dat zich beter richt op deze doelgroep. Mensen zullen hierdoor langer zelfstandig kunnen blijven reizen en krijgen meer keuzemogelijkheden. Eventueel financieel voordeel door een lager gebruik van vraagafhankelijk WMO-vervoer is voor de gemeente. Leerlingenvervoer Voor het leerlingenvervoer is aangepast OV slechts voor een klein deel van de reizigers een goed alternatief voor het huidige vervoer. Tussen de 4 en 7% van de leerlingen zou gezien de reistijd en indicatiestelling mogelijk met OV kunnen reizen. Dit aandeel is kleiner dan werd verwacht (10-15%). De gecombineerde aanbesteding blijft echter de mogelijkheid bieden om samen met de vervoerder te zoeken naar een attractief en zo efficiënt mogelijk leerlingenvervoer. 1 i.c. het OV dat wordt uitgevoerd met taxibussen en servicebussen waaronder eventueel vraagafhankelijk lijndienstvervoer en CVV/Regiotaxi Pagina 4 van 6
Het ontwerp-programma van Eisen Het ontwerp-programma van Eisen beschrijft op hoofdlijnen en in algemene termen aan welke eisen het te verrichten kleinschalig openbaar vervoer dient te voldoen en aan welke wensen het tegemoet dient te komen. Het ontwerp-programma van Eisen beschrijft voorts op hoofdlijnen en in algemene termen het beleid, de rol, positie en inrichting van het OV en het doelgroepenvervoer, de samenwerking met andere belanghebbenden en welke eisen en wensen worden gesteld aan de onderscheiden vervoersvormen. Dit ontwerp-programma van Eisen is opgesteld omdat in de Wet personenvervoer 2000 is voorgeschreven dat een dergelijk document moet worden gemaakt ten behoeve van een door de Consumentenplatforms Groningen en Drenthe uit te brengen adviezen. (NB: geldt voor het OV-deel). Aangezien het om een gecombineerde aanbesteding gaat, zijn in het ontwerp-programma van Eisen de hoofdlijnen van het beleid van de deelnemende gemeenten op het gebied van het bieden van vervoersvoorzieningen als bedoeld in de WMO en het leerlingenvervoer aangegeven. Gunning De gecombineerde aanbesteding zal per regio uitmonden in een gunningsbesluit van de gemeenten in die regio en het OV-bureau op basis van de in het bestek opgenomen gunningcriterium prijs. Achtergrond hiervan is dat de door de vervoerder te leveren kwaliteit wordt vastgelegd in het bestek; de controle op de naleving van de voorschriften in het bestek wordt verankerd in goed beheer. Daardoor kan volstaan worden met het gunnen op alleen prijs. Er zullen aparte tarieven worden uitgevraagd voor de verschillende typen vervoer (leerlingen, vraagafhankelijk OV en WMO-vervoer en vast lijndienstvervoer). Formeel besluiten de colleges over de (voorlopige en definitieve) gunning van de vervoerovereenkomsten voor het doelgroepenvervoer op basis van het gunningsadvies. De gunning vindt plaats op basis van de criteria die vooraf door de gemeenten en het OVbureau zijn vastgelegd. Overigens bestaat de mogelijkheid gemotiveerd te besluiten om niet te gunnen. In dat geval zal de gunning voor de gehele regio geen doorgang kunnen vinden. Alsdan zullen de gemeenten het doelgroepenvervoer afzonderlijk moeten aanbesteden, al dan niet na verlenging van de lopende overeenkomsten; het OV-bureau zal het kleinschalige OV opnemen in de aanbesteding van het stads- en streekvervoer in de provincies Groningen en Drenthe. De situatie en voorwaarden op grond waarvan besloten kan worden niet te gunnen zullen in de aanbestedingsdocumenten worden beschreven. Pagina 5 van 6
Aanpak Planning Gelet op de vele dwingende formele voorschriften dient een aanbestedingsprocedure zorgvuldig en volgens een strak tijdschema te verlopen. In verband hiermee dient het ontwerp-programma van Eisen voor het kleinschalige OV te worden vastgesteld vóór 1 juli 2008. Vaststelling van het bestek zal moeten plaatsvinden medio oktober 2008. Het definitieve gunningsbesluit dient tenslotte uiterlijk in maart 2009 te worden genomen. Met de start van de OV-concessie per 13 december 2009 heeft de nieuwe vervoerder dan ruimschoots de tijd de uitvoering van de nieuwe concessie goed voor te bereiden. De nieuwe vervoerder zal met ingang van 13 december 2009 starten met de exploitatie van het kleinschalige openbaar vervoer. De start van de uitvoering van het doelgroepenvervoer verschilt per regio en gemeente en begint na afloop van de bestaande contracten. In het bestek zal een overzicht van de ingangsdata worden opgenomen. Het WMO-vervoer en het leerlingenvervoer zullen dus gefaseerd instromen, afhankelijk van het moment dat de betreffende overeenkomsten eindigen. Kosten, baten en dekking (kostensoort en kostenplaats) Ten aanzien van de financiële zaken geldt dat voor rekening en risico van de gemeente zijn de onder het vervoersysteem vallende kosten verbonden aan het bieden van vervoersvoorzieningen voor het doelgroepenvervoer, overeenkomstig de ter zake in het bestek opgenomen voorschriften. Het gaat hier dan vooral om de kosten verbonden aan het Wmo en leerlingenvervoer. De verwachting is dat een integrale aanbesteding uiteindelijk moet leiden tot een verlaging van de uitgaven voor WMO- en leerlingenvervoer. Voor rekening en risico van het OV-bureau zijn de onder het vervoersysteem vallende kosten die betrekking hebben op het kleinschalige openbaar vervoer, overeenkomstig de in het bestek opgenomen voorschriften. In de bestuursovereenkomst is bepaald dat de partijen nadere afspraken kunnen maken over de financiële aspecten van de uitvoering van deze overeenkomst. Monitoring en evaluatie Zie Programma van Eisen Communicatie Er is extra aandacht voor de communicatie en inbreng van en aan de Wmo gelieerde adviesraden. Bijlagen 1. Schrijven OV-bureau over voortgang aanbesteding dd. 25 maart 2008 2. Ontwerp-Programma van eisen en begeleidend schrijven dd. 14 april 2008 3. Analyse Combinatie OV/leerlingenvervoer/WMO dd.29 februari 2008 Pagina 6 van 6