Selectieleidraad Europese niet-openbare aanbesteding Inkoop, vormgeving en plaatsing van gemeentelijke advertenties 2014-2017 voor de gemeente Hoorn Zaaknummer: 1003580 Datum publicatie: 22 juli 2013 Afdeling: Advies en Control bureau Communicatie
Inhoudsopgave In deze selectieleidraad staan de voorwaarden en instructies voor ondernemers die willen deelnemen aan de niet-openbare Europese aanbesteding van de vormgeving en publicatie van gemeentelijke advertenties. Alle andere relevante informatie zoals termijnen, eisen en documenten met betrekking tot deze aanbesteding, kunt u vinden in de daarvoor bestemde mappen op TenderNed: www.tenderned.nl. 1 Beschrijving project... 2 1.1 Algemeen... 2 1.2 Definities... 2 2 Aanbestedingsprocedure... 3 2.1 Communicatie... 3 2.2 Nota van inlichtingen... 3 2.3 Voorbereiding aanmelding... 3 2.4 Uiterlijke ontvangst van aanmeldingen... 3 2.5 Klachtenprocedure... 3 2.6 Opening van de kluis met aanmeldingen... 3 2.7 Beoordelingsprocedure... 4 2.8 Selectiebeslissing, standstill- en vervaltermijn... 4 2.9 Wegvallen gegadigde tijdens de gunningsfase... 4 3 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen... 5 3.1 Uitsluitingsgronden... 5 3.2 Geschiktheidseisen... 5 4 Selectie... 7 4.1 Selectiecriteria... 7 4.2 Toelichting per criterium... 7 Bijlagen Controlelijst voor de in te leveren stukken Aanvullende voorwaarden VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden Concept overeenkomst Klachtenformulier SROI flyer algemeen NHN Past performance leveringen en diensten Sociale voorwaarden Invulformulieren Uniforme Eigen Verklaring (+ toeliching) Akkoordverklaringen Model referentieproject Selectiecriteria 1 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
1 Beschrijving project 1.1 Algemeen Wij gaan voor de komende vier kalenderjaren (2014 t/m 2017) de vormgeving en publicatie (inkoop, plaatsing) van de gemeentelijke advertenties opnieuw aanbesteden. De belangrijkste onderdelen zijn: de wekelijkse openbare bekendmaking (dus 52x per jaar) tweewekelijks vier full colour informatiepagina s (dus 26x per jaar). Deze worden nu beide gepubliceerd in het Westfries Weekblad. Incidenteel is sprake van andersoortige advertenties (vacatures, familieberichten, ingrezonden mededelingen) in andere media.de genoemde hoeveelheden geven een indicatie van de omvang; aan deze hoeveelheden kunt u geen rechten ontlenen. Ons doel is zo veel mogelijk inwoners van Hoorn te bereiken met gemeentelijke informatie. Wij kiezen ervoor naast alle digitale mogelijkheden en verplichtingen de papieren uitingen vooralsnog in stand te houden. Wij kiezen voor de Europese niet-openbare procedure. Deze keuze is gebaseerd op het aan te besteden bedrag en het ruime aanbod van bedrijven in deze markt. We doorlopen de inkoopprocedure digitaal via TenderNed. De niet-openbare aanbestedingsprocedure kent twee fasen. In de eerste fase worden geïnteresseerde bedrijven in de gelegenheid gesteld een verzoek tot deelneming in te dienen. In deze selectieleidraad vindt u meer informatie hierover. Vervolgens selecteren wij op basis van de aanmeldingen maximaal vijf gegadigden. In de tweede fase (de gunningfase) nodigen wij deze geselecteerde uit om een inschrijving te doen. De te volgen procedure in de gunningfase staat beschreven in de offerteaanvraag, die de geselecteerde gegadigden ontvangen. Vormgeving en plaatsing voegen we samen in één opdracht. De praktijk is dat zowel grotere als kleinere bedrijven deze combinatie aanbieden. Deze werkwijze werkt bovendien voor bedrijf en gemeente het prettigst en efficiëntst, zo leert de ervaring. Alles in één hand. Bedrijven die in een van de onderdelen zijn gespecialiseerd kunnen aan de aanbesteding deelnemen, als zij samenwerking aangaan met een partner (in combinatie of als hoofd- en onderaannemer). Wij zijn van plan om de opdracht te gunnen aan één inschrijver en wel aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Het contract is een (raam)overeenkomst voor de duur van vier jaren. 1.2 Definities Gegadigde Gemeente Past Performance Social Return TenderNed Leverancier die zich aanmeldt voor deelname aan deze aanbesteding. De gemeente Hoorn, gevestigd Nieuwe Steen 1, 1625 HV te Hoorn. Het beoordelen van de gecontracteerde inschrijver op de uitvoering van de geleverde opdracht. Voorwaarde in de aanbesteding die ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. TenderNed is het digitale aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen dus alle aanbestedingen van de overheid. Deze aanbesteding verloop digitaal via TenderNed. Meer informatie: www.tenderned.nl 2 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
2 Aanbestedingsprocedure De gegevens van de gemeente Hoorn, relevante wet- en regelgeving, de procedure en de termijnen staan op TenderNed: www.tenderned.nl. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid als de termijnen niet worden gehaald. Aanvullende voorwaarden zijn toegevoegd als bijlage. 2.1 Communicatie Vanuit uw organisatie verloopt het contact via één contactpersoon en/of een plaatsvervanger. Beiden moeten gemachtigd zijn om namens de gegadgde op te treden. Vermeld in uw aanmelding naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger. Communicatie met de gemeente Hoorn tijdens het aanbestedingstraject vindt alleen digitaal via TenderNed plaats. 2.2 Nota van inlichtingen Wij beantwoorden alleen de vragen die ons bereiken via TenderNed en uiterlijk op de datum, zoals genoemd op TenderNed, in ons bezit zijn. Vragen die bij ons binnenkomen via post, e-mail etc. nemen wij niet in behandeling. Wij publiceren de antwoorden op de vragen via TenderNed. De vragen en antwoorden maken onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Wij behouden ons het recht voor om de regels, eisen, criteria en overige verplichtingen tijdens de nota van inlichtingen te wijzigen. Die wijzigingen worden tijdig gepubliceerd op TenderNed. 2.3 Voorbereiding aanmelding Wij adviseren u om uw aanmelding in te leveren nadat de nota van inlichtingen is afgerond, omdat het mogelijk is dat wij regels of andere verplichtingen aanpassen. 2.4 Uiterlijke ontvangst van aanmeldingen U moet uw aanmelding voor de aangegeven sluitingstermijn digitaal indienen via TenderNed. De verantwoordelijkheid voor het op tijd en juist aanleveren van uw aanmelding ligt bij u. Op de website van TenderNed staan documenten die u helpen bij het aanmelden en inschrijven via TenderNed, zoals: In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed. 2.5 Klachtenprocedure Bent u het niet mee eens met de opzet en inhoud van de procedure? Of vindt u dat de selectieleidraad of offerteaanvraag niet overeenstemt met de geldende wet- en regelgeving? Dan kunt u hierover een klacht indienen bij ons. Deze klacht moet betrekking hebben op deze aanbesteding en kan zowel voorafgaand aan, tijdens als na afloop van een aanbestedingsprocedure worden gedaan. Meer informatie over de klachtenprocedure vind u in de bijlagen. 2.6 Opening van de kluis met aanmeldingen Na de sluitingsdatum openen wij de aanmeldingen in het stadhuis van Hoorn. Het proces-verbaal sturen wij u via TenderNed toe. Het bijwonen van de opening van de aanmeldingen is niet toegestaan. 3 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
2.7 Beoordelingsprocedure Na de opening van de ingediende aanmeldingen start de beoordelingsprocedure. Eerst bepalen wij of de aanmelding compleet is. Is dat niet het geval, dan verklaren wij de aanmelding ongeldig en nemen wij deze niet verder mee in de beoordeling. In uitzonderlijke gevallen waarin gelijke behandeling niet in het geding is, kunnen wij u in de gelegenheid stellen om fouten eenvoudig te herstellen. Ten tweede beoordelen wij of u aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen voldoet. Als dit niet zo is, dan nemen wij uw aanmelding niet verder mee in de beoordeling. De derde stap is dat wij uw aanmelding beoordelen op basis van de selectiecriteria. Wij behouden ons het recht voor de opdracht niet te gunnen. Als wij besluiten de opdracht niet te gunnen, bestaat geen recht op vergoeding van de kosten van uw aanmelding. 2.8 Selectiebeslissing, standstill- en vervaltermijn Voordat wij tot een definitieve selectie overgaan, delen wij de voorgenomen selectiebeslissing zo snel mogelijk via TenderNed mee aan alle geïnteresseerden. Bent u het niet eens met het besluit? Dan kunt u een kort geding aanspannen bij de Rechtbank Noord-Holland. Dit kan tot en met 20 kalenderdagen nadat de voorgenomen beslissing is verzonden. Het aanspannen van een kort geding zorgt voor uitstel van de definitieve selectie tot twee weken na de uitspraak in het kort geding. 2.9 Wegvallen gegadigde tijdens de gunningsfase De geselecteerde gegadigden moeten binnen vijf werkdagen na het beschikbaar stellen van de offerteaanvraag aan ons bevestigen dat zij deelnemen aan de inschrijving. Als om welke redenen dan ook een van de vijf geselecteerde gegadigden zich terugtrekt of wordt uitgesloten, dan stijgen alle niet geselecteerde gegadigden één plaats in rangorde. Wij hebben het recht, maar nadrukkelijk niet de verplichting, om de gegadigde die als gevolg van deze stijging de vijfde positie verwerft in de rangorde, uit te nodigen tot inschrijving. Wij brengen in dat geval de andere geselecteerde gegadigden daarvan op de hoogte. Deze regel vindt toepassing zo vaak als één van de geselecteerde gegadigden wegvalt. 4 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
3 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Met de volgende formulieren toont u aan dat de uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn, dat u voldoet aan de geschiktheidseisen en dat u akkoord gaat met de voorwaarden: Uniforme Eigen Verklaring Akkoordverklaringen Model Referentieproject Als u niet akkoord gaat of niet volledig bent, wordt u uitgesloten van de aanbesteding. 3.1 Uitsluitingsgronden Wij beoordelen over toepassing van de uitsluitingsgronden als vermeld op de Uniforme Eigen Verklaring onder 2 (dwingende uitsluitingsgronden) of onder 3 (de relevante facultatieve uitsluitingsgronden voor deze specifieke opdracht). Als een uitsluitingsgrond op u van toepassing is, moet u aangeven welke feiten zich hebben voorgedaan of zich voordoen, de omvang ervan en welke maatregelen u heeft genomen om herhaling te voorkomen en het gezonden vertrouwen te herstellen. Alleen de geselecteerde gegadigden moeten na een verzoek van onze kant binnen zeven werkdagen de hieronder genoemde bewijsstukken aanleveren. Als dit niet gebeurt, dan wordt de gegadigde alsnog uitgesloten. Bewijsstukken Uittreksel Kamer van Koophandel, niet ouder dan zes maanden Gedragsverklaring Aanbesteden, niet ouder dan twee jaar Voor meer informatie over de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA), zie de website van de dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Jusititie: http://www.justis.nl/producten/gedragsverklaringaanbesteden. Verklaring Belastingdienst, niet ouder dan zes maanden 3.2 Geschiktheidseisen 3.2.1 Evaluatie na en gedurende de contractperiode Tijdens en na afloop van de contractperiode vindt een projectevaluatie plaats. Deze evaluatie kunnen wij in de toekomst mogelijk gebruiken in het kader van Past Performance. Daarbij moet het invullen van een vragenlijst leiden tot een objectieve en transparante beoordeling van de prestatie van de opdrachtnemer. Deze vragenlijst is bijgevoegd. Wij waarderen de beoordeling met een score, die wij opnemen in een database. De score wordt in de toekomst mogelijk gebruikt bij het uitnodigen van gegadigden voor (onderhandse) aanbestedingen en/of het beoordelen van inschrijvingen. Door in te schrijven op deze opdracht, gaat u akkoord met het opnemen van geëvalueerde projectgegevens in deze database en het gebruik van deze gegevens bij de selectie van opdrachtnemers bij toekomstige projecten. 3.2.2 Eisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid U bent voldoende technisch en beroepsbekwaam om deze opdracht uit te voeren. 5 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
Aan de hand van één of twee referenties beoordelen wij of u beschikt over de kerncompetenties die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. Onderstaand worden de kerncompetenties beschreven. U moet per kerncompetentie één referentie aan leveren. De aangeleverde referentie moet zijn uitgevoerd in de afgelopen drie jaar, gerekend vanaf de sluitingsdatum van deze selectieprocedure. Als u beide kerncompetenties in één opdracht heeft uitegevoerd, dan mag u volstaan met één referentieproject. Voor het beschrijven van de referentie(s) maakt u gebruik van het formulier Referentieproject. Vul per referentieproject één formulier volledig in. De kerncompetenties zijn: vormgeven van advertenties inkopen van advertenties 3.2.3 Social Return Door u aan te melden, verplicht u zich om bij gunning 5% van de gefactureerde aanneemsom in te zetten voor Social Return On Investment (SROI). Daarbij maken opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de gunningfase ontvangt u een formulier waarop u aangeeft hoe u als ondernemer hier zelf invulling aan geeft in een vorm die past bij uw bedrijfsvoering. Voor meer informatie: zie de bijgevoegde flyer SROI Flyer Algemeen NHN. 6 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
4 Selectie 4.1 Selectiecriteria Wij hanteren de volgende selectiecriteria: voorts is aangegeven de puntentoekenning per criterium. U geeft uw informatie aan op maximaal één A4 per criterium. U maakt hierbij gebruik van het formulier Selectiecriteria. Criterium Puntentoekenning G1 Ervaring maximaal 15 punten G2 Borging van kwaliteit maximaal 10 punten G3 Duurzame bedrijfsvoering maximaal 5 punten G4 Communicatie maximaal 10 punten G5 Maatschappelijke betrokkenheid maximaal 5 punten Het maximum aantal punten is 45 De totaalscore per leverancier wordt berekend aan de hand van de scores per criterium.de vijf gegadigden die het best voldoen aan de selectiecriteria komen voor de tweede fase van de aanbestedingsprocedure (gunning) in aanmerking. Als na de beoordelinbg meer gegadigden voor de tweede fase (gunningfase) in aanmerking komen, beslist het lot wie van hen tot de gunningfase worden toegelaten. In dat geval krijgen de gegadigden op tijd het bericht, dat een loting plaatsvindt (waar, wanneer en door wie). Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde aanwezig te zijn. 4.2 Toelichting per criterium G1 Ervaring U kunt punten krijgen voor de door u ingediende referentieprojecten. Per project kunt u maximaal 15 punten krijgen, als uw referentie(s) aan de volgende criteria voldoen. Ervaring met overheidsopdrachten: 4 punten Tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever: 2 punten Combinatie van inkoop en vormgeving in één referentieproject: 9 punten G2 Borging van kwaliteit U geeft een beschrijving van de wijze waarop u de kwaliteit waarborgt en de controle daarop plaatsvindt. Beschrijving borging kwaliteit: maximaal 10 punten De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijking met de andere gegadigden. Waarbij geldt: 0 = slecht; niet aanwezig 2 = matig; blijk van geringe aandacht en uitvoering 6 = voldoende; blijk van aandacht en uitvoering 10 = uitstekend; blijk van ruime en meer dan voldoende aandacht en uitvoering 7 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn
G3 Duurzame bedrijfsvoering U beschrijft hoe u in uw bedrijfsvoering maatregelen heeft getroffen op het gebied van duurzaamheid en milieu. Daarbij kunt u denken aan zaken zoals energieverbruik, papiergebruik, transport, afvalverwijdering etc. Beschrijving duurzaam ondernemerschap: maximaal 5 punten De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijking met de andere gegadigden. Waarbij geldt: 0 = slecht; niet aanwezig 1 = matig; blijk van geringe aandacht en uitvoering 3 = voldoende; blijk van aandacht en uitvoering 5 = uitstekend; blijk van ruime en meer dan voldoende aandacht en uitvoering G4 Communicatie Wij hechten grote waarde aan een goede onderlinge relatie en kwalitatief goede dienstverlening. Beschrijf op welke wijze u omgaat met: de verwerking van opdrachten van opdrachtgevers (accountmanagement); onverwachte wensen of tijdsdruk opgelegd door opdrachtgevers, zonder dat processen hierdoor vertraagd worden of kwaliteitsverlies optreedt; klachten van opdrachtgevers. Beschrijving communicatie: maximaal 10 punten Per subonderdeeld vindt beoordeling plaats op basis van een vergelijking met de andere gegadigden. Waarbij geldt: 0 = slecht; niet aanwezig 2 = matig; blijk van geringe aandacht en uitvoering 6 = voldoende; blijk van aandacht en uitvoering 10 = uitstekend; blijk van ruime en meer dan voldoende aandacht en uitvoering G5 Maatschappelijke betrokkenheid Lidmaatschap van een branchevereniging: 1 punt Sponsoring van niet-commerciële initiatieven en organisaties: 4 punten 8 Selectieleidraad Inkoop, vormgeving en plaatsing van advertenties voor de gemeente Hoorn