Microsoft SharePoint Connections 2010 Datum: 6-2-2010 Onderwerp: Auteur: Jordy van Bremen en Hans van Dalen Alle sessies zijn in beeld en geluid terug te vinden op: http://channel9.msdn.com/tags/spc10/ Key Note Mike Fritzmaurice (Nintex) Mike heeft hiervoor 11 jaar bij Microsoft gewerkt en is nu vice pesident product technology bij Nintex. In zijn jaren bij Microsoft heeft hij de geboorte van SharePoint meegemaakt en hieraan meegewerkt. De schotse rok dragende Mike verhaalt van het ontstaan SharePoint tot en met 2010. Diverse losse producten zijn geworden tot wat het nu is: the centre of the universe. Nu is dit laatste misschien wat over de top, maar hij heeft wel een punt als hij zegt: tegenwoordig vergelijkt iedereen zijn producten met SharePoint. Overview and What s New for SharePoint 2010 IT Pros Mirjam van Olst Mirjam bespreekt kort de vele voordelen die SharePoint biedt op het vlak van beheer en administratie. Een kort overzicht: Upgrade Bij upgrade van je 2007 kun je halverwege stoppen en terugdraaien. Er is een pre-upgrade check meegeleverd, deze checkt of alles gereed is voor upgrade Flexibel deployment Sandboxed solutions maakt het mogelijk om op een veilige manier nieuwe features te deployen Een sandbox is geïsoleerd van de site collection waar je hem in deployed, maar maakt wel gebruik van dezelfde omgeving. Sandboxed solutions kun je monitoren Sandboxed solutions hebben een configureerbaar resource gebruik. Als zij, door bijvoorbeeld fouten in de software, dreigen je omgeving omver te trekken worden ze automatisch uitgeschakeld. Security Met managed service accounts kun je o.a. in één keer alle wachtwoorden in de configuratie wijzigen als het wachtwoord van de (service) user wijzigt. 2010 heeft API s beschikbaar voor permission reporting. Op deze API s levert Microsoft out of the box al diverse reports mee Hiermee kun je bijvoorbeeld een overzicht maken van wie waar rechten heeft Schaalbaarheid SQL 2008 maakt het mogelijk om documenten niet meer in database blobs op te slaan, maar als zogenaamde remote blobs op het file system. Deze remote blobs worden wel gemanaged door SQL server. Blz. 1 van 9
Met list throttle kun je er voor zorgen dat lists niet meer duizenden documenten tonen. Je kunt dit limiteren op bijvoorbeeld 1000 (de nieuwste). Dit maakt de server belasting veel beheersbaarder. Massive distributed archives SharePoint kan nu meegroeien met de organisatie beginnend bij een Ad hoc team site tot en met een massive distributed archive, waarmee het beheer van honderden miljoenen documenten mogelijk is (technisch en functioneel) Command line STSADM blijft wel bestaan, maar wordt niet meer uitgebreid. In plaats daarvan is het algemeen gebruikte PowerShell gekomen. De voordelen zijn inherent (sneller, scripting mogelijkheden, etc), het nadeel is dat je het wat tijd kost om te leren. SharePoint 2010 Overview and What's New for End Users Matthijs Hoekstra Tijdens deze sessie komen de meest belangrijke vernieuwingen voor eindgebruikers aan bod. Een grote verandering die meteen in het oog springt, is het gebruik van een ribbon. Deze ribbon is ook wel bekend van Office 2007, en zal het wijzigen van pagina s + documenten moeten vergemakkelijken. Het wijzigen van content in een pagina/web part kan nu met veel minder kliks door middel van inline page editing. SharePoint 2010 is toegankelijk gemaakt voor de mobiele telefoon en wordt ondersteund door alle browsers (cross browser support). Het tijdens deze sessie veel uitgesproken woord collaboration kan in 2010 over intranet, extranet, en internet. Search Het vindbaar maken van informatie is verbeterd. In SharePoint 2010 heeft de gebruiker de mogelijkheid om documenten te taggen. Deze tags zijn onder andere terug te vinden in een tag-cloud. Door phonetic search worden bij de zoekresultaten items getoond die klinken zoals het zoekwoord. Bijvoorbeeld het zoeken op matijs, levert matthijs op. Zoekresultaten kunnen gefilterd worden op metadata, wat het vinden van bepaalde informatie aanzienlijk kan verbeteren. Policies en regels kunnen beheerd worden op een hoger niveau en kunnen toegepast worden op meerdere farms. De opslag en ook het gebruik van bandbreedte word geminimaliseerd doordat bij het opslaan van wijzigingen in een document, alleen de wijzigingen opgeslagen en verstuurd worden. Een nieuw component is Access Services, waarmee gewerkt kan worden met Access databases zonder de webbrowser te verlaten. Blz. 2 van 9
FAST Search for SharePoint: Capabilities Deep Dive Sam Hassani Onderzoek heeft uitgewezen dat 1/3 van de tijd van een kenniswerker besteedt wordt aan zoeken. Dat geeft wel het belang aan van de zoekfunctionaliteit. Overigens 1/3 van de genoemde zoektijd bestaat uit wachten, om het belang van een snelle zoekmachine maar eens te benadrukken. Sam belicht FAST vanuit het oogpunt van de eindgebruiker, de it pro, en de developer. De eerste twee wil ik hieronder kort verslaan: Eind gebruiker Visual Elements o PowerPoint preview (bladeren door slides in je zoek resultaten o Direct openen en editten van Word documenten (in browser!) o En nog veel meer Metadata refine o In de SharePoint standaard search kun je ook je zoekresultaten specifieker maken op basis van metadata (deze wordt aan de linkerkant getoond). FAST heeft als extra dat hij ook het aantal hits voor het betreffende metadata veld toont Sorteren o Sorteren kan op basis van diverse velden waaronder metadata en ranking User context search o Op basis van een profiel (afdeling, maar ook persoonlijk in te stellen in je My Site) wordt de interface van de search gecustomized. IT Pro De index pipeline (die data verwerken) zijn tot op detail niveau te configureren Tevens kun je bij derde partijen plugins voor deze Pipelines aanschaffen Metadata kun je voor search organiseren in categorieën. Managed properties kunnen voorzien worden van een gewicht. Hierdoor kun je de zoekresultaten (op basis van metadata) beïnvloeden Het via central admin bereikbare dashboard is zeer krachtig. Overigens alle functies zijn ook beschikbaar via PowerShell, en daarom als script uit te voeren Gebaseerd op de vele demo s die Sam gegeven heeft van FAST, kun je niet anders dan concluderen dat dit een product is met een enorme potentie. Blz. 3 van 9
SharePoint BI Overview Mike Fitzmaurice Business Intelligence heeft inmiddels de termen 1.0 en 2.0. Waar BI 1.0 nog beheerd wordt door de IT-mensen, wordt BI 2.0 beheerd door de business-mensen. BI 2.0 is gericht op het verspreiden en delen van informatie, BI 1.0 is vrij monolithisch. Het welbekende BI product van Microsoft, namelijk PerformancePoint (voorheen ProClarity), wordt nu geleverd in het SharePoint pakket onder de noemer PerformancePoint Services. Het is dus niet langer nodig om het dure pakket PerformancePoint Server aan te schaffen, dit zit nu bij de SharePoint installatie en licentie inbegrepen. Deze integratie brengt een aantal nieuwe web parts, bijvoorbeeld de chart web part en verbeterde KPI web parts. Naast PerformancePoint Services levert SharePoint 2010 ook Visio Services. Hiermee kan de gebruiker in de browser Visio diagrammen creëren, bewerken, en bekijken. In MOSS 2007 is Excel Services een krachtige BI tool. In 2010 is daar PowerPivot aan toegevoegd. Hiermee kan de gebruiker draaitabellen maken, opslaan, en vervolgens delen. ECM for the Masses How SharePoint 2010 Delivers on the Promise Erica Toelle Erica legt de vraag voor waar het heen moet in 2010: meer complexiteit, meer features, meer geld, of een tovenaar? Behalve de laatste, maar de overigen zorgden voor veel falende ECM projecten. De oplossing: SharePoint 2010 in combinatie met Office 2010. Waarom? Vanwege het gebruiksgemak, de kosten, flexibiliteit. Bij een succesvolle SharePoint implementatie zouden de volgende rollen altijd aanwezig moeten zijn: Regisseur Onderzoeker Architect Trainer Zoals gezegd maakt SharePoint het (gebruikers)leven makkelijker door onder andere: Makkelijk terugvinden van data in een document center door: o Het gebruik maken van unieke document ids, waardoor een link niet meer locatie gebonden is o Ratings op documenten o Metadata browser Openen en editten van document in de browser (dus zonder dat bijvoorbeeld Word wordt gestart) Bulk acties op document libraries (bijvoorbeeld starten van een workflow) Geen folder diepte limiet meer Suggest functie in attributen Facetted value selectie in attributen Je kunt nu gewoon een locatie selecteren bij bijvoorbeeld een move actie, in plaats Blz. 4 van 9
van dat je de URL moet in typen Metadata komt in verschillende vormen terug. Hierbij kun je denken aan de klassieke taxonomie, bestaande uit velden in een lijst, maar ook aan een folksonomie. Deze laatste wordt onder andere opgebouwd uit tags en ratings die mensen achterlaten. Met behulp van de My Sites biedt SharePoint ook metadata in de vorm van Social Relationships. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: wat direct collega s veel lezen zal ook voor mij belangrijk zijn. SharePoint biedt nu de mogelijkheid een Corporate Taxonomy op te zetten. Deze is farm breed beschikbaar. Tevens zijn tools meegeleverd om de taxonomy te onderhouden. Ook het Records Management deel in SharePoint 2010 is grondig aangepakt. Je kunt documenten nu als record aanmerken. Dit aanmerken kan handmatig (menu) of automatisch via rules op metadata. Configureerbaar is wat de beperkingen zijn van een record (niet meer wijzigen etc.) Tevens kunnen records automatisch verplaatst worden naar het record center, zijn retention schedules mogelijk en kun je overerfbare policies inschakelen. Met de content organizer kun je documenten op een plek in de content library droppen. De content organizer zorgt dan voor de plaatsing op de juiste locatie aan de hand van de (verplichte) metadata. Hiermee kun je ook externen zonder permissies documenten laten afleveren. Standaard wordt er nu een object importer meegeleverd, die een einde moet gaan maken aan de G schijf. Deze importer haalt automatisch metadata op en plaatst documenten volgens de rules die je kunt opgeven. Op de file server laat hij een link achter naar de locatie in SharePoint. Blz. 5 van 9
Backup and Restore for SharePoint 2010: Protecting Mission Critical SharePoint Data with New Tools and Technologies Michael Noel Met Data Protection Manager (DPM) kunnen system administrators uitgebreide backupschema s initiëren. Backups kunnen geschreven worden naar zowel tapes als disks. DPM maakt het mogelijk om ook daadwerkelijk in deze tapes en/of disks te zoeken naar bepaalde documenten of keywords. DPM heeft meer compressiemogelijkheden dan de standaard backup functie van SharePoint. De eisen aan beschikbare schijfruimte zijn dus aanzienlijk lager en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om meer backups te maken dan voorheen. Backups en restores kunnen toegepast worden op diepere niveaus, zoals een bepaalde lijst of document library. K2: SharePoint 2010 and Office 2010 Building Enterprise Business Process Solutions Jonathan King Ook voor SharePoint 2010 blijft K2 blackpoint en blackpearl leveren. Vanwege de losse workflow engine heeft een upgrade workflow technisch niet heel veel invloed. De interface van bijvoorbeeld het Process Portal is natuurlijk helemaal des 2010 s. Vanwege die losse workflow engine (K2 server), is het ook mogelijk workflows over diverse versies van SharePoint te laten lopen. Je kunt een workflow dus initiëren in een 2007 omgeving, en laten eindigen in een 2010 omgeving. K2 blijft sterk in het maken van connecties met Line of Business applicaties, als SAP. Voor ontwikkelaars is het een hele verademing dat de context browser een stuk overzichtelijker gemaakt is. Processen kunnen gemonitord worden door de toevoeging van een management dashboard in een SharePoint pagina. Tot slot, een wel prettige technische verbetering is dat er geen Kerberos meer noodzakelijk is voor de installatie van K2. Blz. 6 van 9
Creating Data-Centric Composite Applications Using SharePoint Designer Asif Rehmani SharePoint 2010 heeft de beschikking over de zogenaamde XSLT list viewer web part. Deze webpart toont lists maar haalt ze eerst door XSLT. Dit laatste maakt het mogelijk dat je de volledige list view naar je hand kunt zetten. Dit naar je hand zetten vind plaats in de MS SharePoint Designer. Een overzicht van de mogelijkheden: Conditional Formatting, bijvoorbeeld als waarde > 1000 toon in bold Vervang waarden door plaatjes, bijvoorbeeld M/V door een mannetje/vrouwtje Je kunt in de list een connectie maken naar een Database of een Web service. Hiermee kun je dus extra informatie van een externe bron halen. Dit kan zowel door een colom toe te voegen (aanvullend voor die regel), maar ook relationeel. In het laatste geval haal je data op zodra je een regel selecteert in de list. Bijvoorbeeld als je een persoon selecteert kun je zijn of haar personeelgegevens ophalen. Vanuit de designer heb je nu ook de mogelijkheid om custom ASPX pagina s te maken. Dat betekend dat je bijvoorbeeld eigen edit pagina s kunt maken, en deze naar gelang tonen. Als laatste voorbeeld van de vele mogelijkheden die de SharePoint designer nu biedt, noemt Asif de mogelijkheid om drop downs/combo boxen te vullen vanuit een database. Nintex Workflow 2010: Extending 2010-Era SharePoint Workflow to End User and Enterprise Needs Alike Mike Fitzmaurice, Nintex Nintex maakt, in tegenstelling tot K2, gebruik van de workflow engine van SharePoint. Een workflow gemaakt in Nintex is niets meer dan een XML file, welke vervolgens in SharePoint opgeslagen wordt. Nintex genereert dus geen code. De designer heeft een SharePoint lookand-feel, als gebruiker heb je niet het idee dat je met een third party tool zit te werken. Een ander verschil met K2 is dat Nintex niet wizard-based is, waardoor er voor de expert minder kliks nodig zijn om een instelling te wijzigen. Workflows kunnen uitgeprint worden en opgeslagen als PDF. Ook kan 1 workflow gekoppeld worden aan meerdere lijsten, of worden gedefinieerd als een site (collection) workflow. In het laatste geval is het niet nodig om de workflow te koppelen aan een list of library. Een goede feature van Nintex is de Lazy approval. Lazy approval maakt het mogelijk om via mail acties te ondernemen in een workflow. Stel hierbij de volgende situatie voor: als gebruiker krijg je een mailtje om een document te accepteren of weigeren. Door de reply-en op dit mailtje met bijvoorbeeld accepted of ok, verloopt de workflow verder. Er hoeft dus niet gewacht te worden tot de gebruiker achter een pc met internettoegang zit. Lazy approval is Blz. 7 van 9
uitermate geschikt voor mobiele telefoons. How to Create a Successful Social Collaboration Platform with SharePoint 2010 Patrick Savalle Huidige kennisbedrijven werken nog steeds als industriële bedrijven. Dat betekend dat iedereen op dezelfde plek en op dezelfde tijd ergens aanwezig moet zijn. Een voorbeeld is een autofabriek, als degene die de stoelen monteert afwezig is, loopt het proces fout. In workflows is dat hetzelfde, mensen zitten op elkaar te wachten. In de natuur worden bepaalde groepen dieren niet centraal aangestuurd. Denk hierbij aan wolken met spreeuwen, of scholen vis. Deze veranderen continue van vorm zonder dat daar een centrale aansturing voor is. Ook mieren worden niet aangestuurd, zij laten geursporen achter. Als één van de mieren eten vindt hoeft de rest alleen nog maar zijn geurspoor te volgen. Dat is een ideale strategie voor kennisbedrijven. Dat achterlaten van geursporen kon al in SharePoint 2007, maar is sterk verbeterd in 2010. Denk hierbij aan: De verbeterde My Sites (Verbeterde) Wiki s Blogs Tagging Rating Een 3rd party product wat op dit gebied de gaten van SharePoint 2010 nog invult is NewGator. Voor kennis bedrijven die meer willen met social collaboration zeker de moeite waard om te onderzoeken. Blz. 8 van 9
Overview: Creating Workflows with SharePoint Designer 2010, InfoPath and Visio Asif Rehmani Ook deze keer start Asif weer met het noemen van zijn website SharePointVideos.com, toch een keer de moeite nemen om te kijken. Te meer omdat Asif het Microsoft predikaat Most Valuable Professional heeft gekregen. In deze sessie over het maken van workflows in SharePoint 2010, voornamelijk met SharePoint Designer, geeft Asif ook weer veel demo s. SharePoint 2010 ondersteund nu 3 typen workflow: List WorkFlows (ook in 2007) Reusable Workflows; deze kun je dus hergebruiken en als package distribueren Site Workflows; deze workflows zijn vanaf Site niveau beschikbaar Als je hele complexe workflows wilt gaan bouwen is Visual Studio nog steeds de aangewezen tool (of externe partijen als K2 natuurlijk). Maar met de mogelijkheden van de SharePoint Designer kun je wel een heel eind komen. Het gebruik van InfoPath formulieren in je Workflows is stukken gemakkelijker en geavanceerder geworden. Tevens kan er nu gebruik gemaakt worden van MS Visio om workflows te visualiseren. Met Visio Workflow Interchange kun je workflows van Visio naar de Designer sturen en vice versa. Dat betekent dat een business user in Visio het proces kan tekenen. Overigens de configuratie van de workflow moet altijd in de Designer. Met configuratie wordt bijvoorbeeld bedoeld: de voorwaarden configureren om een evaluatie stap true of false te laten worden. Naast de vele demo s geeft Asif aan dat het nu eindelijk mogelijk is om de out-of-the-box workflows aan te passen met de SharePoint designer. Over de auteurs Hans van Dalen en Jordy van Bremen zijn werkzaam bij Open Docs als ECM Consultants. Hans adviseert organisaties over inzet van ECM-technologieën en is zelf expert op het gebied van Livelink en Sharepoint. Jordy adviseert organisaties over inzet van workflow management en Business Intelligence en is zelf expert op het gebied van Sharepoint, K2 en PerformancePoint. Blz. 9 van 9