Inzetgids Kantoren 2.0 Gebundelde Regelgeving voor personeelsinzet Oktober 2012 2
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1 2. Basisregels 1 Samen plannen; wederzijdse taken en verantwoordelijkheden 1 De kwartaal cyclus bij het plannen 1 De weekcyclus bij het plannen 1 De dagcyclus bij het plannen 2 Pauzeren bij een tweemansbezetting op kantoor 2 Werkoverleg 2 Opleidingen en bijeenkomsten 2 Werken op zaterdag 3 Werken tijdens de koopavond 3 Vakantie(planning) 3 Verlofdagen 3 Verlof tijdens feestdagen 3 CAO feestdagen 4 Speciaal verlof (Sinterklaas, kerst, jaarwisseling) 4 Vervroegde kantoorsluiting 4 Kantoorsluiting door een lokale aangelegenheid 4 Vervanging op ander kantoor 5 Bezwaren 5 Slotbepaling 5 3
1. Inleiding In dit document, de Inzetgids 2.0, staat de gebundelde regelgeving voor kantoren over de inzet van medewerkers van ING- Kantoren beschreven. Deze gids is opgesteld voor de medewerkers en managers in het kantorennet & HeNK en is gezamenlijk met Directie Kantoren en de Onderdeelscommissie Advies & Kantoren / Private Banking & Beleggen / Business Banking (OC APB) tot stand gekomen. We hebben de afgelopen drie en half jaar ervaring opgedaan met het werken en inplannen binnen Kantoren. Er is gebleken dat er naast de CAO aanvullende afspraken moesten worden gemaakt. Deze afspraken zijn in deze gids op een rijtje gezet. 2. Basisregels Samen plannen; wederzijdse taken en verantwoordelijkheden De inzetplanning is flexibel en afgestemd op werk- en klantaanbod. De inzetplanning komt in onderling overleg tot stand. De leidinggevende is verantwoordelijk voor een zo correct mogelijke inschatting van de benodigde arbeidscapaciteit, waarbij vervolgens alle medewerkers samen met de leidinggevende verantwoordelijk zijn om deze ingeschatte arbeidscapaciteit efficiënt te verdelen en in te vullen. De leidinggevende heeft het laatste woord over de planning. De kwartaal cyclus bij het plannen De planning wordt per kalenderkwartaal gemaakt. De definitieve planning voor een komend kwartaal is uiterlijk één maand van te voren gereed en tevens bekend bij alle betrokken medewerkers. Per kwartaal moet het aantal ingeplande uren per medewerker overeenstemmen met het aantal contracturen. Een medewerker wordt iedere week op het aantal contracturen (inclusief verlof, opleiding, etc.) ingepland. Als er in een week meer uren wordt gewerkt, dan het aantal contracturen, wordt dit gecompenseerd met vrije tijd in één van de daaropvolgende weken, in ieder geval uiterlijk binnen het eerstvolgende kwartaal. Mocht dit niet lukken, dan worden meeruren uitbetaald à 125%. Als het aantal gewerkte uren minder is dan de contracturen, dan heeft dit geen effect op de uitbetaling. De weekcyclus bij het plannen ING-kantoren en HeNK zijn geopend van maandag tot en met zaterdag. Medewerkers werken in principe maximaal 5 dagen werken per week. Een manager kan incidenteel en alleen wanneer een kantoor anders niet open kan gaan, een medewerker oproepen voor een zesde werkdag. Voorwaarde is dan wel dat deze extra werkdag uiterlijk binnen het eerstvolgende kwartaal wordt uitgemiddeld tot een gemiddelde werkweek van maximaal 5 werkdagen. Dit kan alleen na instemming van de medewerker; een medewerker kan niet worden verplicht om 6 dagen per week te werken. 1
Voor deeltijd medewerkers geldt uiteraard - net zo als bij voltijds medewerkers - dat de inzetplanning flexibel en afgestemd is op werken klantaanbod, waarbij de inzetplanning in onderling overleg tussen medewerker en leidinggevende tot stand komt. De dagcyclus bij het plannen Een kantoor gaat met minimaal 2 Adviseurs open, deze worden een half uur voor openingstijd ingepland. Medewerkers worden ingepland inclusief pauzes. Bij bijvoorbeeld een werkdag van 8 uur, wordt ook een half uur pauze ingepland, in totaal dus een shift van 8 1/2 uur, waarvan een half uur pauze (voor de goede orde: de pauze is geen werktijd en wordt derhalve ook niet ingepland als capaciteit). Uitgangspunt is dat een dienst maximaal 9 uur duurt, hier kan echter van afgeweken worden. Een medewerker wordt minimaal 4 uur aaneensluitend ingepland. Wanneer een medewerker 5½ uur aaneensluitend heeft gewerkt, heeft de medewerker altijd recht op 30 minuten, dan wel 2 keer 15 minuten pauze. Dit geldt ook op zaterdag. Wanneer een medewerker een dienst heeft van meer dan 10 uur, dan heeft de medewerker recht op 45 minuten pauze, waarvan een half uur aaneensluitend. Het tijdstip van de pauze wordt onderling vastgesteld, bij voorkeur wanneer het klantaanbod laag is. Voor het afsluiten van het kantoor wordt een half uur gerekend in de planning. Een kantoor sluit met minimaal 2 Adviseurs, deze worden een half uur later dan sluitingstijd ingepland. Pauzeren bij een tweemansbezetting op kantoor Bij een tweemansbezetting kan een medewerker zowel in de spreekkamer, als in het achter gebied één maal per dag 30 minuten, dan wel twee maal per dag 15 minuten achtereen pauzeren. De andere medewerker mag deze tijd alleen in de bankhal zijn. Wanneer deze pauze niet genoten kan worden, dat wil zeggen dat de medewerker niet achtereen zonder gestoord te worden kan pauzeren, dan geldt deze tijd als werktijd. Als hier sprake van is, dan wordt dit door de medewerker en de manager gezamenlijk vastgesteld. Werkoverleg Werkoverleg zal (in onderling overleg) plaatsvinden buiten de openingstijden van het kantoor en wordt ingepland als werktijd. Opleidingen en bijeenkomsten Verplichte opleidings-, trainingsdagen of andere verplichte bijeenkomsten buiten kantoor worden centraal per regio, rayon of kantoor zo veel mogelijk in de buurt van de werklocatie(s) gepland. Uitgaande van bovenstaande wordt het aantal uur dat deze activiteit duurt, exclusief reistijd, ingepland. Als de totale reistijd (heen en terug) langer dan 1,5 uur bedraagt (o.b.v. OV9292, zowel voor OV als voor auto) geldt de reistijd boven de 1,5 uur als werktijd en moet deze worden ingepland. 2
Werken op zaterdag Bij onvoldoende vrijwilligers voor de inzet op zaterdag en/of koopavonden zal door de manager de inzet op de zaterdagen en de koopavond(en) zoveel mogelijk gelijkmatig worden verdeeld (naar rato van contracturen van de medewerkers en manager zelf). In het kantorennet zijn op zaterdag geen stand-by diensten. Op zaterdag ontvangt de medewerker een zaterdagtoeslag van 25%. De manager draagt zorg voor de uitbetaling. Werken tijdens de koopavond Werken op koopavond is gebruikelijke werktijd (hiervoor geldt geen toeslag). Er is geen maaltijd-vergoeding op koopavond, maar de medewerker moet wel pauze kunnen nemen om te kunnen eten. Indien er moet worden overgewerkt gelden de regelingen conform CAO. Vakantie(planning) Het aanvragen van verlof verloopt conform de regels binnen de ING (zie ING CAO). Voor het plannen van de bezetting is het essentieel vakantieplanningen tijdig met elkaar af te stemmen. Van de manager en de medewerkers wordt verwacht dat de vakantieperiodes minimaal 6 maanden van te voren definitief zijn afgestemd, goedgekeurd en aldus worden opgenomen in de planning. De manager geeft goedkeuring, als dit geen problemen geeft in de geplande bezetting. Uiteraard is het mogelijk om korter van te voren een vakantieaanvraag in te dienen bij de manager. De kans dat dit verzoek door de manager gehonoreerd zal worden is dan vanzelfsprekend kleiner, de kantoorplanning moet dit toelaten. Verlofdagen Voor verlofdagen geldt de verlofregeling conform ING CAO. Indien uren voor een medewerker reeds zijn ingepland, worden als verlof de uren afgeschreven die hij/zij had moeten werken die dag. Dit geldt zowel voor voltijdwerkers als deeltijdwerkers. Indien de uren nog niet zijn ingepland dan wordt er voor een voltijdwerker 8 uur per dag afgeschreven en voor een hele week 36 uur. Voor deeltijdwerkers, bij wie de uren die hij/zij moet werken nog niet ingepland zijn, geldt het gemiddelde aantal uren dat de medewerker in de regel werkt. Bijvoorbeeld: bij een medewerker die 3 dagen per week in totaal 18 uur werkt, wordt voor een dag 6 uur (18:3) afgeschreven en voor een hele week 18 uur. Verlof tijdens feestdagen Het kan in de praktijk voorkomen dat medewerkers volgens een planning met een vast (vaak roulerend) patroon worden ingezet. In dit geval geldt dat dergelijke planningen bij feestdagen gewoon doorlopen. Bijvoorbeeld als een medewerker altijd op maandag vrij is, wordt de tweede Pinksterdag (maandag) niet gecompenseerd. Voor de medewerker, die in de regel nooit werkt op de werkdag waarop de betreffende feestdag valt, worden geen vervangende uren opgevoerd. Zoals gezegd is de inzetplanning flexibel en afgestemd op werk- en klantaanbod. 3
De manager is verantwoordelijk voor een zo eerlijk mogelijke verdeling van verlof van de medewerkers op feestdagen. Als richtlijn kan hierbij de volgende formule worden gehanteerd, af te ronden met halve dagen naar boven: (het aantal feestdagen ma t/m za per jaar : 36) x het aantal contracturen. CAO feestdagen Op een in de CAO erkende feestdag heeft een medewerker recht op een vrije dag, als de werkzaamheden dat toelaten. Wanneer een CAO feestdag samenvalt met een ingeroosterde vrije dag (werkpatroon) is het niet toegestaan de ingeroosterde vrije dag te verschuiven. Deze komt dan te vervallen en kan niet op een ander tijdstip worden gecompenseerd. Speciaal verlof (Sinterklaas, kerst, jaarwisseling) Op 5 en 24 december kunnen medewerkers 1,5 uur minder werken dan in hun werkpatroon is vastgelegd. Op 31 december kunnen medewerkers 4 uur minder werken dan in hun werkpatroon is vastgelegd. Voor het opnemen van verlof op bovengenoemde feestdagen kan worden volstaan met de werktijd voor die dag volgens het werkpatroon min de 1,5 resp. 4 uur zoals hierboven omschreven. Medewerkers, die op die dagen niet minder mogen werken omdat de werkzaamheden dit niet toelaten, kunnen dit niet-toegekend speciaal verlof op een ander tijdstip opnemen. Voor medewerkers die op de betreffende feestdag volgens hun werkpatroon minder werken dan 8 uur geldt de regeling naar rato. Op 5 en 24 december betekent dit: 1,5 uur vermenigvuldigd met de arbeidstijd van die dag in uren volgens het werkpatroon, gedeeld door 8. Op 31 december betekent dit: 4 uur vermenigvuldigd met de arbeidstijd van die dag in uren volgens het werkpatroon, gedeeld door 8. Vervroegde kantoorsluiting In geval van vervroegde kantoorsluiting zijn alle medewerkers vanaf het sluitingstijdstip vrij zonder dat zij daar zelf extra verlofuren voor hoeven op te nemen. Dit houdt in dat indien een medewerker op die dag is ingeroosterd tot de sluitingstijd hij/zij de uren waarop het kantoor vervroegd is (wordt) gesloten niet hoeft in te halen. De vrije uren hebben ook geen invloed op het salaris van de betreffende maand. Kantoorsluiting door een lokale aangelegenheid (bijvoorbeeld Carnaval, Jaarmarkt) Het uitgangspunt is dat de Regiodirecteur bepaalt of een kantoor gesloten wordt. Indien de Regiodirecteur bepaalt dat een kantoor in een specifiek geval gesloten wordt, zijn er drie mogelijkheden: De medewerker wordt ingezet op een ander kantoor. De medewerker haalt de werkdag in op een andere dag op het eigen kantoor. 4
De medewerker neemt vrijwillig een vrije dag op. De medewerker heeft in deze situatie altijd het recht op het opnemen van een vrije dag. De medewerker die dit in principe niet wenst, zal elders in de regio een dag aan het werk kunnen gaan of wel de uren verspreiden over de inzetperiode. Vervanging op ander kantoor Als een medewerker incidenteel op twee kantoren werkt op dezelfde dag, dan is de reistijd tussen deze twee kantoren werktijd. Als een medewerker ingepland wordt op een ander kantoor dan gebruikelijk, dan wordt reistijd van meer dan 1 uur (met auto of OV) beschouwd als werktijd. De reistijd wordt gebaseerd op de tijd die men nodig heeft zoals wordt berekend via OV9292 ofwel de routeplanner van ALH. Als een medewerker op een kantoor, niet zijnde het gebruikelijke kantoor waar de medewerker werkt, bijspringt of een (bijvoorbeeld zieke) collega vervangt, dan kan de medewerker deze reis declareren volgens de ING CAO (invoeren via SelfServ@ING). Bezwaren Indien een medewerker en Kantoormanager er qua inzetplanning gezamenlijk niet uitkomen dan zal de Rayonmanager als mediator optreden. De medewerker kan overigens ook altijd contact opnemen met de OC APB voor verduidelijkingsvragen. Indien de partijen er dan alsnog niet uitkomen neemt de Regiodirecteur een besluit. Dit besluit wordt door de Regiodirecteur schriftelijk vastgelegd richting de medewerker. Mocht de medewerker het hier uiteindelijk niet mee eens zijn dan heeft de medewerker het recht om het besluit voor te leggen aan een centrale klachtencommissie. De klachtencommissie komt alleen bij elkaar als de medewerker het over de planning niet eens wordt met de Regiodirecteur. De centrale klachtencommissie bestaat uit: Directeur Kantoren HR Manager Kantoren Een lid uit het Dagelijks Bestuur van de OC APB Slotbepaling Daar waar de inzetgids geen uitkomst biedt is de CAO ING en/of de bij ING geldende personeelsregeling leidend. 5