Procesbeschrijving Ontwikkelen Beleid Procesresultaat Het resultaat van dit proces is een vastgesteld geïmplementeerd Beleid. Eenheid Wegen en kanalen Norm 5.2 Beleid Versiedatum 12-04-2016 Proceseigenaar Lindy Molenkamp Procesbeheerder Eric Heerschop In te vullen door het adjunct Hoofd [bedrijfsvoering] Vastgesteld d.d. 12-04-2016 Draagt bij aan bedrijfswaarde isicoprofiel PI voor dit proces Dit proces draagt bij aan het bereiken van alle bedrijfswaarden van WK zijnde Bereikbaarheid, Veiligheid, Duurzaamheid, Leefbaarheid, Kosten en Imago door het vaststellen van beleid. Hoog - Beleid is vastgesteld door HE in MT notitie 2016/0129429 Pagina 1 van 5
Processchema 1. Ontvangen/ beoordelen Procesbeschrijving Wat / Wie / Wanneer 1. Ontvangen/ beoordelen / De beleidsmedewerker () ontvangt een aanvraag voor het maken van beleid vanuit het proces, management van constateringen en accountmanagement. Hij/zij beoordeelt of de aanvraag correct is. ls de aanvraag niet correct is verstuurd de beleidsmedewerker een afwijzing naar de aanvrager via mail met de reden. De eindverantwoordelijke van deze processtap is de teamleider WKO (). 2. Definitiefase 2. Definitiefase / De beleidsmedewerker () analyseert de aanvraag en maakt de aanvraag tastbaar door deze uit te schrijven. Hierbij worden de stakeholders, de oorzaak, het probleem en het gevolg (globaal) vastgelegd. Hij consulteert hierbij de anvrager, accountmanager en/of de (). De teamleider WKO () consulteert het () of de definitieanalyse moet worden vastgesteld door het HE. Ja; dan stelt de teamleider WKO () een MT-Notitie op. Nee; dan wordt de definitieanalyse opnieuw gedaan, of de aanvraag vervalt. De eindverantwoordelijke van deze processtap is de teamleider WKO (). 3. Opstellen beleid 3. Opstellen beleid / Na een positief besluit van HE start de beleidsmedewerker () met het schrijven van beleid. Hij consulteert hierbij de anvrager, ccountmanager, stakeholders (zoals andere eenheden, burgers, bedrijven en overheidsinstanties) en de Teamleider (). Het beleidsstuk wordt samen met een implementatieplan voorgelegd aan het HE () middels een MT-notitie. Opmerking: In geval van eenheidsoverstijgende impact vindt de besluitvorming op het niveau van MT/GS plaats. De eindverantwoordelijke van deze processtap is de teamleider WKO (). 4. Implementeren beleid 4. Implementeren beleid / Na een positief besluit van HE start de beleidsmedewerker en/of de teamleider () met het implementeren van het beleid door het inzetten van communicatie en instrueren van betrokkenen. Hij consulteert hierbij de communicatieadviseur van WK (). Tevens draagt de beleidsmedewerker en/of de teamleider wijzigingsverzoeken aan in overleg met de kwaliteitsmanager (S). De eindverantwoordelijke van deze processtap is het teamleider WKO (). 5. Evalueren 5. Evalueren / De beleidsmedewerker en/of de teamleider () evalueert het proces en op basis van management by exception legt hij eventuele afwijkingen vast in het register van constateringen. Hij consulteert hierbij de kwaliteitsmanager van WK (c) en informeert de teamleider WKO (I). De eindverantwoordelijke van deze processtap is de teamleider WKO(). Pagina 2 van 5
Herkomst Input ctiviteit Output Bestemming ccount management fhandelen van onstateringen onstateringenregister 1. Ontvangen/ beoordelen fwijzing aanvraag 2. Definitiefase Opdrachtformulering beleid Verzoek tot inbreng MT notitie Besluit MT overleg Opdrachtformulering beleid 3. Opstellen beleid Verzoek tot inbreng MT notitie Voorstel tot Beleid Besluit MT overleg Vastgesteld beleid 4. Implementeren beleid onstatering fhandelen van onstateringen 5. Evalueren onstatering fhandelen van onstateringen Pagina 3 van 5
SI rollen SI rollen S I Verantwoordelijk voor activiteit Eindverantwoordelijke Ondersteuner (facultatief) Te consulteren persoon of organisatie (verplicht) Te informeren persoon of organisatie ctiviteit 1. Ontvangen/ beoordelen Functietype Functie ol Intern 2. Definitiefase Intern 3. Opstellen beleid Intern 4. Implementeren beleid Intern Teamleider WK Kwaliteitsmanager Expert (betreffend vakgebied) 5. Evalueren Intern Projectleider Kwaliteitsmanager / S /I Pagina 4 van 5
Informatiebehoefte en Voorziening (IBIV) van dit proces: Document Locatie isicoprofiel Kwalitatief voldoende als M docs fwijzing aanvraag Beleidsaanvraag e-mail/fax/brief Midden ctueel Nee Besluit MT overleg Zaak: 2982253 (2015) zaak: 3434843 (2016) Hoog Nee onstatering e-mail Laag Volledig is geformuleerd Nee onstateringenregister Map 3640362 Laag ctueel bijgehouden Nee Opdrachtformulering beleid Zaaknummer betreffende beleid Zaaknummer betreffende beleid Laag Midden ctueel Nee Vastgesteld beleid Betreffende edo zaak behorende bij beleid Laag oompleet Nee Verzoek tot inbreng MT notitie e-mail Laag Teamleider MT notitie vrijgeeft voor MT Voorstel tot Beleid Zaaknummer betreffende beleid Midden ctueel Nee Nee Pagina 5 van 5