Het inrichten van uw cursusadministratie

Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Gebruikers en rollen... 3 2.1. Het bepalen van rollen... 4 2.2. De rol van applicatiebeheerder... 5 3. Stambestanden... 5 3.1. Gebruik van Stambestanden... 5 4. Sjablonen... 6 4.1. Installatie en gebruik van sjablonen... 6 5. Zoeknamen... 7 Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 2 van 8

1. Inleiding Met Carta heeft u een zeer krachtig instrument voor de ondersteuning van uw administratie in handen. U kunt hiermee alle op uw administratie noodzakelijke gegevens op eenvoudige wijze registreren en in beeld brengen. Natuurlijk wilt u het liefst zo vlug mogelijk met dit instrument aan de slag. Om te voorkomen dat u later spijt krijgt van beslissingen die u in uw enthousiasme bij het eerste gebruik heeft genomen, adviseren wij u om eerst even stil te staan bij de inrichten van uw database. Als u nu kort de tijd neemt en nadenkt over de inrichting zult u daar later veel plezier aan beleven. Dit document is bedoeld om u te assisteren bij het nadenken over hoe u uw systeem wilt inrichten. Dit document is geen technische handleiding voor systeembeheerders maar een in begrijpelijke taal geschreven set van tips en trucs voor gebruikers. Wij wensen u veel succes met Carta 2. Gebruikers en rollen Carta maakt gebruik van een gecombineerd systeem van zogenaamde Named Users en Concurrent Users. U kunt ongelimiteerd gebruikers of Named Users toevoegen aan het systeem, maar uw licentie is gebaseerd op gelijktijdig gebruik of Concurrent Users van de database. Er kunnen nooit meer gebruikers gelijktijdig zijn ingelogd dan het aantal abonnementen waarover u beschikt. Zowel de licentiestructuur als de werking van het programma zijn op deze methodiek afgestemd. De rechten die gebruikers in het systeem hebben is afhankelijk van de rol van de gebruiker. De rol van de gebruiker bepaalt de rechte binnen Carta. De rechten worden in het algemeen per Module ingesteld op het niveau van Verwijderen, Toevoegen, Wijzigen, en Kijken. Ook bij het verdelen van taken vanuit het elektronische planbord wordt gebruik gemaakt van de namen die als gebruikers geregistreerd staan. 2.1. De rol van systeembeheerder Iemand moet gebruikers kunnen aanmaken en beheren. Een soort supergebruiker of systeembeheerder dus. Voor deze gebruiker hoeft u geen apart abonnement af te sluiten. Als Carta wordt geïnstalleerd, wordt deze systeembeheerder automatisch mee geïnstalleerd. Deze gebruiker heeft via een speciaal wachtwoord altijd toegang tot het Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 3 van 8

systeem, maar kan ook niet meer dan het systeem inrichten en beheren. De administratieve functionaliteit is voor de systeembeheerder niet beschikbaar. 2.2. Het bepalen van rollen In het beheermenu van Carta treft u de optie aan waarmee u kunt bepalen welke rollen er bestaan binnen uw organisatie. U kunt zoveel rollen aanmaken als u nodig hebt. De toegang tot modules en de rechten binnen modules zijn rolafhankelijk. Indien u bijvoorbeeld de medewerkers op uw financiële afdeling alleen maar rechten wilt geven op de factuurmodule zult u de rol moeten definiëren van financieel medewerker. Mocht u daarnaast maar één specifieke medewerker van uw financiële afdeling ook het recht willen geven om facturen te verwijderen, dan zult u daar een tweede rol voor moeten aanmaken. In de volgende tabel wordt dit schematisch weergegeven: Rechten Rol Module Kijken Toevoegen Verwijderen Financiën Factuurmodule Ja Ja Nee Fin. Supervisor Factuurmodule Ja Ja Ja Rollen: Beheer Administratie Financieel Directie Manager Docent Freelancer Stagiair Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 4 van 8

2.2. De rol van applicatiebeheerder De beheerder is de enige gebruiker waarvoor u geen licentie hoeft aan te schaffen binnen Carta. De rol van beheerder moet natuurlijk altijd aanwezig zijn. U kunt deze rol dan ook niet verwijderen of de rechten van deze rol aanpassen. Wel is het mogelijk om het wachtwoord van de beheerder te wijzigen. Wij raden sterk aan dit zo snel mogelijk te doen. Mocht u het wachtwoord van de beheerder hebben gewijzigd en vervolgens niet meer weten wat het nieuwe wachtwoord is, dan kan alleen een consultant van Carta het wachtwoord nog terugzetten naar het originele beheerderwachtwoord. 3. Stambestanden In het beheermenu treft u de optie stambestanden aan. Hier kunt u vaste terugkerende waarden bepalen en vastleggen. Een aantal standaardwaarden en voorbeelden worden met Carta meegeleverd, zoals bijvoorbeeld tussenvoegsels. De mogelijkheid tot het invullen van o.a. meerdere BTW percentages en branchebeschrijvingen zal de efficiency van Carta sterk verhogen. 3.1 Gebruik van Stambestanden Bovenstaand voorbeeld laat de invoer van een betalingsregeling zien; hier vult u bijvoorbeeld een standaard termijn van 30 dagen in die steeds geldt voor alle facturen Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 5 van 8

die u maakt. Dat dit veel tijd scheelt spreekt voor zich. U hoeft deze waarden immers maar eenmaal in te vullen. Tijdens het dagelijks werk met Carta verschijnen deze ingevulde velden automatisch of u kiest de meest toepasselijke waarde uit de lijst. Het verdient aanbeveling om uw systeembeheerder of supergebruiker deze waarden te laten invullen. De rechten om deze te wijzigen liggen dan ook bij die persoon. 4. Sjablonen Sjablonen zijn ook wel bekend onder de naam template. Het zijn standaard documenten waar u gegevens uit uw database aan kunt toevoegen. Hierbij moet u denken aan brieven, facturen, of etiketten t.b.v. postzendingen. Iedere gewenste selectie uit het adressenbestand in Carta kan automatisch en efficiënt samengevoegd worden met een sjabloon naar keuze. 4.1 Installatie en gebruik van Sjablonen In Carta Kunt u op twee niveaus gebruik maken van sjablonen. U kunt specifieke sjablonen per cursus of algemene sjablonen definiëren. In beide gevallen dient u eerst de locatie van de sjablonen te definiëren. Bij de installatie van Carta worden een aantal sjablonen meegeleverd. U vindt de meegeleverde sjablonen steeds in de folder waar u Carta geïnstalleerd heeft. Uw systeembeheerder kan de definitieve locatie nu wijzigen. En indien nodig de sjablonen kopiëren naar de nieuwe locatie. Op onderstaande afbeelding definieert u de locatie van cursus specifieke sjablonen: Dit doet u door onder de kop CURSUS onder sub-cursus sjabloon aan te klikken. Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 6 van 8

De lokatie voor algemene sjablonen kunt als volgt bepalen: Onder beheer kiest u voor de optie opties. In het scherm wat nu verschijnt kiest u de tab sjablonen. Zie onderstaande afbeelding. Nadat u alle locaties heeft vastgelegd klikt u op OK om de instellingen te bewaren. 5. Zoeknamen De zoeknamen zijn een zeer krachtig mechanisme binnen Carta. Elke module maakt er gebruik van. Bovendien gebruiken veel rapporten de zoeknaam voor de sortering van gegevens. Een van de redenen die ten grondslag liggen aan de introductie van zoeknamen is dat veel cursusbureaus te maken hebben met piekbelastingen op de administratie. Net na de zomervakantie is de grote toestroom van inschrijvingen. Dan worden er nog wel eens Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 7 van 8

freelancers aangetrokken om de inschrijvingen te verwerken. Deze mensen zijn niet bekend met de interne cursuscodes. En zoeken op de volledige cursusomschrijving is zeker wanneer een bepaalde cursus vaak wordt gegeven vaak omslachtig. Op zo n moment is het handig wanneer je kunt zoeken op een intuïtieve zoeknaam. Ook bij het bladeren door gegevens is het handig om niet twintig maal de naam Jansen te zien. Er zijn nog meer redenen aan te wijzen om te beslissen een eenduidige invoer te gebruiken. Het geldt bijvoorbeeld ook voor groeperen, gelijke gegevens staan onder elkaar. Het is ook uiterst nuttig bij het ontdubbelen van uw database. Voor personen bevelen wij aan om een combinatie van achternaam (zonder voorvoegsels) en voorletters te gebruiken als zoeknaam. Bijvoorbeeld Wijntjes JGM of Groot D. Ook verdient het aanbeveling om bij cursussen bijvoorbeeld eerst het jaar en dan afkorting van de cursusnaam in te voeren. Bijvoorbeeld 14FransG voor de opleiding Frans voor gevorderden 2014. Het is van belang dat de regels voor het samenstellen van de zoeknaam bij alle gebruikers bekend is. Deze uniforme afspraken over invoer zullen uw plezier in het gebruik van Carta vergroten. Nadat u binnen de installatie voltooid hebt en de afspraken binnen uw organisatie gemaakt zijn kunt u aan de slag met Carta plezier en succes met Carta CartaOnline.nl Bergweg 159 3707 AC Zeist Copyright 2014 LEAD Solutions BV voor CartaOnline.nl All Rights Reserved Pagina 8 van 8