Wat is de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal De Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal is een kant en klare digitale versie van de welbekende bolletjeslijst. Deze kan via internet (portal) worden ingekeken maar ook worden gemuteerd. Gemuteerde gegevens worden vervolgens meteen automatisch verwerkt in Kocon als afwezigheid en/of extra dagdelen. Uiteraard is het gebruik van de portal afdoende beveiligd. Hoe werkt de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal De Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal kan via internet opgeroepen worden. De portal wordt op internet geregistreerd op een zelfgekozen domeinnaam. Een gebruiker dient zich aan te melden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Gekoppeld aan een gebruiker kan men bepaalde rechten verlenen. Zo kan men b.v. instellen welke groepen / lokaties een gebruiker kan bekijken en wijzigen. Via de portal gewijzigde gegevens worden automatisch in Kocon verwerkt. Het volgende schema laat zien hoe dat werkt. De Aanwezigheidsregistratie Portal is qua vormgeving, inhoud en technische werking kant en klaar. Omdat hij (slechts) voor intern gebruik is, hoeft dat wat betreft vormgeving geen bezwaar te zijn. U hoeft alleen nog de domeinnaam te registreren, een hostserver te kiezen en de noodzakelijke verbinding naar uw Kocon-server in te stellen, en u bent operationeel. 1
Wat Kan je met de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal Met de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal kan allereerst de actuele planning, per groep, per dag en per week worden opgeroepen en bekeken. Door in te loggen met een gebruikersnaam en een wachtwoord worden alleen die groepen getoond waarvoor de betreffende gebruiker bevoegd is. De overige groepen (locaties) blijven buiten beeld. In de onderstaande screenprint is de inlogpagina te zien. De volgende screenprint toont de actuele planning van één groep voor één dag. Ook kinderen met een flexibele plaatsing komen in deze lijst voor. 2
Voor dezelfde groep kan ook de planning voor een hele week getoond worden. De planning kan aan een nieuwe actualiteit worden aangepast, bijvoorbeeld als een kindje wordt afgemeld of als een ouder een extra aanwezigheid vraagt. Via de portal kunnen dagdelen worden toegevoegd en/of verwijderd. Ook kinderen met een flexible plaatsing kunnen uit een lijst worden opgeroepen en aan de planning van de groep worden toegevoegd. Uiteraard worden mutaties daarna automatisch in Kocon verwerkt als afwezigheid en/of extra dagdelen. Dus geen vodjes van bolletjeslijsten meer met handmatige aantekeningen, waar de planner maar iets van moet maken. Door te dubbel-klikken op de plaatsing, verschijnt het onderstaande scherm waarin allerhande wijzigingen in de actuele aanwezigheid kunnen worden doorgevoerd. Dit geldt tevens voor kinderen met een flexibele plaatsing. 3
Bovendien heeft de portal een printfunctie zodat u actuele aanwezigheidslijsten voor de GGD kunt produceren. Dit voorkomt een onnodige discussie over niet aanwezige maar wel geplande kinderen. Onderstaande screenprint laat de afdrukbare lijst zien op basis van de werkelijke aanwezigheid. Ten slotte kan de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal worden gebruikt om de werkelijke binnenkomst- en vertrektijden van kinderen mee vast te leggen. Het onderstaande scherm toont hoe tijden kunnen worden vastgelegd. 4
Aanwezigheidsregistratie ook in combinatie met PlanRad De Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal en de aanwezigheidsregistratie van PlanRad vertonen veel overeenkomsten. Sterker nog, Kocon en PlanRad zijn straks functioneel op dit onderdeel volledig complementair en compatible. Dat wil zeggen dat slechts een keuze moet worden gemaakt uit één van de twee portals als front end systeem. PlanRad gebruikers zullen daarvoor als regel de PlanRad portal kiezen en ook dan worden mutaties automatisch in Kocon verwerkt. Wat zijn de voordelen van de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal De voordelen van de Kocon Aanwezigheidsregistratie Portal kan men vinden op drie terreinen. Uw klant gaat de Aanwezigheidsregistratie Portal waarderen omdat u sneller en gemakkelijker op zijn/haar gewijzigde wensen kunt inspelen zonder het risico op administratieve fouten. Uw personeel gaat de Aanwezigheidsregistratie Portal waarderen omdat actuele plaatsingswijzigingen nog maar één keer vastgelegd worden met een automatische verwerking in Kocon. Dit geeft iedereen een goed inzicht in de laatste stand van zaken t.a.v. de planning en de gebruiksvriendelijkheid maakt deze manier van vastleggen voor iedereen erg toegankelijk. Uw portemonnaie gaat de Aanwezigheidsregistratie Portal vooral waarderen vanwege de werkbesparing die het eenmalig vastleggen biedt. De toegang tot internet is technisch gemakkelijk op iedere locatie te realiseren en de kosten zijn gering. 5