FUNCTIEBESCHRIJVING Secretaresse C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 1
FUNCTIE: Secretaresse 1. Organisatie Zie organigram in de bijlage 1.1 Leiding De secretaresse ontvangt direct leiding van de directie. De secretaresse geeft zelf leiding aan de receptioniste/telefoniste. 1.2 Algemeen De secretaresse ziet een uitdaging in het ondersteunen van de directie en de buitendienst. In overleg worden secretariële werkzaamheden uitgevoerd. Het gaat dan met name om het uitwerken van adviezen, rapporten en eventueel notulen, maar ook het ontvangen van relaties. Ze is vaak het directe visitekaartje van Mutsaerts. C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 2
FUNCTIEBESCHRIJVING FUNCTIE: Secretaresse 2. Contacten De contacten van een secretaresse bij Mutsaerts zijn uitermate divers. Zij vormt het daadwerkelijke schakelpunt tussen directie, klant en toeleveranciers. Door deze "spin in het web"-functie bepaalt zij hierdoor in belangrijke mate mede het gezicht van Mutsaerts. Om een indruk te geven van de contacten volgt hier een overzicht van zowel de interne- als externe contacten. Tevens maakt zij de afspraken voor de externe accountmanager. 2.1 Intern Contact met Status Frequentie Directie Ondersteunend / initiërend Dagelijks Accountmanagement Initiërend / ondersteunend Dagelijks Medewerkers front office Initiërend / ondersteunend Wekelijks Medewerker back office Initiërend / ondersteunend Wekelijks Medewerker telefooncentrale / receptie Vervangend in noodgevallen Incidenteel 2.2 Extern Contact met Status Frequentie Verzekerden / relaties Informatief / initiërend Dagelijks/wekelijks Verzekeringsmaatschappijen Sturend Dagelijks/wekelijks Toeleveranciers Informatief, bemiddelend, sturend Wekelijks C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 3
FUNCTIEBESCHRIJVING FUNCTIE: Secretaresse II OMSCHRIJVING VAN DE WERKZAAMHEDEN 1. Taken 1. Bestandjes uitwerken 9. Beheer archief 2. Afspraken maken voor Directie en de 10. Inkoop kantoorartikelen / F&B externe accountmanagers 11. Aansturen telefooncentrale 3. Ontvangst relaties 12. Personeelszaken (gedeeltelijk) 4. Correspondentie 13. Controle drukwerk 5. Agenda's ANVA beheren 14. Selecties 6. Bestanden beheren 15. Controle afspraken buitendienst 7. Scannen van informatie 16. Overigen 8. Post ophalen + beheer van de post 17. Aanspreekpunt secretariaat 1.1 Bestandjes uitwerken / beheer Door de externe accountmanagers aangeleverde ingesproken bestandjes worden uitgewerkt. Hierbij vindt tevens agendering, rappel en instructie naar de maatschappijen plaats (indien op verzoek van accountmanager). Ook mutatie-instructie wordt in sommige gevallen verstrekt. Werkvoorraad beheren en beheersen. 1.2 Afspraken maken voor directie en externe accountmanagers Maakt in opdracht van directie en externe accountmanagers diverse afspraken en beheert agenda's. Zorgt bij afwezigheid van directieleden voor het goed te woord staan van cliëntèle. 1.3 Ontvangst relaties Relaties die het kantoor bezoeken moeten op vriendelijke wijze ontvangen worden. Hierbij hoort het aannemen van jas en het verzorgen van een drankje (koffie, thee, fris etc.) en het beheren van de vergaderruimte. 1.4 Correspondentie Algemene brieven i.v.m. felicitaties, openingen, afscheid etc. Aan- en afschrijven sollicitanten. Daarnaast het voorbereiden van mailings en acties ANVA. Concipiëren van zakelijke brieven. 1.5 Agenda's beheren In het ANVA-systeem worden zogenaamde agenda's ingevoerd. Deze agenda's leiden tot werkzaamheden van de commerciële medewerkers. Het uitdraaien, signaleren van urgentie e.d. behoort tot deze activiteiten. 1.6 Bestanden beheren In het systeem worden documenten systematisch gegroepeerd waarbij er zorg voor wordt gedragen dat via voetnoten bestanden zijn terug te vinden. 1.7 Scannen van informatie Aangeleverde informatie wordt t.b.v. de organisatie op het netwerk gezet. Hierbij wordt volgens ontwikkeld protocol gewerkt. C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 4
1.8 Post ophalen + beheer van de post Het ophalen van de post, alsmede de postsortering van inkomende post en eventueel regelen van vervanging. Het toezien op adequate verwerking en aflevering van de avondpost. 1.9 Beheer Archief Toezien op een juiste archiveringswijze van het klanten c.q. polissenarchief. 1.10 Inkoop van kantoorartikelen / F&B Het beheer, inkopen/ bestellen van diverse kantoorartikelen, drank en versnaperingen t.b.v. relaties en personeel. 1.11 Aansturen telefooncentrale Het direct leiding geven aan 2 medewerksters van de telefooncentrale. Het gezamenlijk één gezicht van Mutsaerts naar buiten brengen. 1.12 Personeelszaken (gedeeltelijk) Het aanmaken en bijhouden van de personeelsdossiers onder de supervisie van hoofd personeelszaken. Bijhouden vakantiekaarten, ziekmeldingen en mutaties salarissen. 1.13 Controle drukwerk Het coördineren van de bestelling van drukwerk en het controleren van het drukwerk bij binnenkomst. Het drukwerk dient gecontroleerd te worden op kleur e.d. 1.14 Selecties Op verzoek van directie en afdelingshoofden diverse selecties maken in Anva. 1.15 Controle afspraken buitendienst Secretariaat zal een goede controle uitoefenen over de afspraken en agendavulling van de buitendienst. De agenda s worden tijdig aangeleverd aan buitendienst, zodat het secretariaat afspraken kan maken. Het secretariaat houdt ook elke week in een lijst de afspraken bij, zodat er een totaaloverzicht komt van het aantal bezochte relaties. 1.16 Overigen Het ondersteunen bij marketingacties (bijvoorbeeld lezingen) of portefeuilleanalyse, opzetten van een personeelsinformatiesysteem, etc. Het bestellen en laten bezorgen van bloemen op verzoek van buitendienst voor klanten en het eventueel verzenden van (rouw)kaarten. Het jaarlijks bestellen van relatiegeschenken (wijn) en kerstpakketten. Het organiseren van de kerstborrel en de nieuwjaarsborrel, alsmede de Sinterklaasviering en de jaarlijkse barbecue. 1.17 Aanspreekpunt secretariaat De secretaresse die fulltime of het meest aanwezig is, zal het eerste aanspreekpunt van het secretariaat zijn. C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 5
2. Verantwoordelijkheden De secretaresse is verantwoordelijk voor: - Inkoop kantoorbenodigdheden / kantinebenodigdheden - Postverwerking (eindverantwoordelijke; uitvoerend inkomende / beheer uitgaande) - Archiefbeheer (eindverantwoordelijke ; niet uitvoerend) - Regelen van interne zaken (vergaderingen, keukendienst, lunches, etc.) - Aansturen van 2 telefoonmedewerksters + eventuele oproepkrachten - Ziekmeldingen en terugkoppeling - Vakantiedagen en planning 3. Bevoegdheden Om de taak goed uit te kunnen voeren is zij bevoegd om: - Aansturen telefooncentrale / receptie - Aansturen postbeheer - Aansturen inkoop kantoorbenodigdheden / F&B 4. Opleiding, kennis en ervaring * tenminste HAVO * functie gerelateerde opleiding * Tenminste 2 jaar werkervaring in soortgelijke functie * Representatief / goede omgangsvormen * Goede beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift * Beheersing Outlook, Word en Excel * Affiniteit met automatisering * Team spirit / collegiale houding C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 6
Werkzaamheden secretaresse Postverzorging Uitwerken bestandjes voor Afspraken maken voor Agenderen in Outlook voor Agenderen in Anva voor Supervisie Personeel Voorraadbeheer Selecties in Anva Ontvangst gasten Management Team : - Post halen, openen en verspreiden : - Directie - Externe accountmanagers : - Directie - Externe accountmanagers : - Directie - Externe accountmanagers - Diverse afspraken medewerkers / intern : - Directie - Buitendienst - Secretaresse : - Telefooncentrale (bezetting) - Archief - Voorraad kantoorartikelen - Interieurverzorging - Kantoorinterieur - Secretariaatsoverleg - Beheer contracten : - Personeelsdossiers + personeelsmap - Beheer contracten - Vakantiekaarten - Ziek- en herstelmeldingen - Mutaties salarissen algemeen personeel + oproepkrachten : - Kantoorartikelen - Schoonmaakartikelen - Drukwerk - Koffie, frisdrank, soep etc. : - Op verzoek van directie en afdelingshoofden : - Aannemen jas (bij afwezigheid telefoniste) - Kopje koffie/thee aanbieden (bij afwezigheid telefoniste) - Op verzoek koffie/thee etc. verzorgen tijdens bespreking : - Verzorging eten bij MT-vergaderingen - Agenda uitwerken Zie ook bijlage: uniforme werkwijze buitendienst en secretariaat (X:\Secretariaat\2009\Buitendienst) C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 7
Uitwerken bestandjes De bandjes worden volgens vaste richtlijnen uitgewerkt. Voor de besprekingsverslagen en interne memo s zijn standaard documenten beschikbaar. In de besprekingsverslagen worden alle besproken zaken schriftelijk vastgelegd en aan relatie toegezonden. Eventuele tekst bedoeld voor alleen intern, wordt cursief gedrukt. In de verslagen wordt aangegeven wie de betreffende acties zal uitvoeren. Besprekingsverslagen worden doorgestuurd naar de interne accountmanager die voor verspreiding zorgdraagt. Het origineel wordt per e-mail aan relatie toegezonden, met eventuele bijlagen. Actiepunten voor de directie worden door de secretaresse in Anva geagendeerd. Overige actiepunten worden geagendeerd door intern account. Afspraken maken Zowel de directie als de externe accountmanagers geven aan met welke relaties een afspraak gemaakt moet worden. Dit zet de secretaresse in een agenda die elke week wordt nagelopen. Zodra de afspraak is gemaakt, wordt de agenda doorgezet en op naam van de accountmanager gezet. Agenderen in Outlook Indien er afspraken worden gemaakt, wordt dit direct aangegeven in Outlook. Dit geldt voor alle medewerkers. Alle medewerkers zijn gemachtigd om in alle agenda s (m.u.v. de directie agenda) te kijken. De secretaresse is ook gemachtigd om te muteren. Agenderen in Anva Actiepunten uit besprekingsverslagen, gemaakte afspraken met relaties en actiepunten n.a.v. een verzonden brief naar maatschappij of cliënt, worden in Anva geagendeerd (voor directie en secretaresse). Dagelijks worden deze agenda s uitgedraaid en behandeld. Supervisie Telefooncentrale Archief : De secretaresse draagt er zorg voor dat er steeds bezetting is aan de telefooncentrale. Hiervoor zijn oproepkrachten beschikbaar. Indien er echter, bijv. bij ziekte, niet meteen een oproepkracht beschikbaar is, dient de secretaresse de telefooncentrale over te nemen. : De telefonistes zorgen voor het opbergen en opschonen van het archief. De secretaresse is eindverantwoordelijke. Voorraad kantoorartikelen : De secretaresse houdt de voorraad bij en bestelt bij. Interieurverzorging Kantoorinterieur : De secretaresse onderhoudt hiervoor het contact met de interieurverzorgster. De interieurverzorgster geeft zelf aan wanneer poetsmiddelen e.d. dienen te worden aangevuld. Tijdens vakanties wordt er een invalkracht via uitzendbureau geregeld. : Dit dient altijd te worden overlegd met mevrouw A. Mutsaerts C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 8
Secretariaatsoverleg Beheer contracten : Per kwartaal wordt een overleg gepland met de secretaresses en de telefonistes. : Denk hierbij aan De Bont (CV-ketel), kopieerapparatuur en printers, glazenwasser, samenwerkingsovereenkomsten maatschappijen, automatisering, mobiele telefonie etc. Personeel Van alle personeelsleden zijn er papieren en digitale dossiers. Hier kun je alle afspraken en contracten vinden. Deze dossiers worden door de secretaresse up-to-date gehouden. De opdrachten hiervoor komen van Freek Njio. De vakantiedagen worden bijgehouden op een digitale vakantiekaart in Excel. Deze kaarten worden per kwartaal aan de personeelsleden overhandigd met het verzoek voor akkoord te tekenen. Ziek- en herstelmeldingen worden bijgehouden. Aan de hand hiervan worden de ziektedagen per kwartaal bijgehouden. Maandelijks worden alle mutaties m.b.t. de salarissen naar afdeling boekhouding gemaild. C:\Documents and Settings\freek.TILBURG\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\Secretaresse.doc 9