Registreren van, achterhalen oorzaak en terugkoppeling van klachten. Administratieve ondersteuning aan managementassistent

Transcriptie

1 Taakomschrijving Administratief medewerker klachten Registreren van, achterhalen oorzaak en terugkoppeling van klachten Administratieve ondersteuning aan managementassistent 1

2 Taakomschrijving Administratief medewerker personeel aanmaken en up-to-date houden van personeelsdossiers aanvragen chauffeurspas voor nieuwe chauffeurs aanmelden van chauffeurs voor opleidingen aanmelden van chauffeurs bij belasting en pensioenfonds verzorgen van de ziekmeldingen opstellen van arbeidsovereenkomsten het signaleren van het verlopen van arbeidsovereenkomsten en certificaten 2

3 Taakomschrijving Agent (telefonist) Aanname van de telefoon en bedienen van de telefooncentrale Verwerken van ritopdrachten in ons ritboek systeem Verstrekken van informatie aan klanten Registeren van klachten via de klachtenlijn Doorverbinden intern Contact met de centralisten 3

4 Taakomschrijving Centralist Verdelen van ritten binnen wettelijke en bedrijfskaders, resulteren in een efficiënte verdeling en uitvoering van diensten Aansturen van het rijdende personeel bij de toewijzing van ritten Signaleren van afwijkende vervoersprocessen 4

5 Taakomschrijving Chauffeur uitvoeren van ritten uitvoeren voertuigeninspectie bij aanvang dienst helpen klanten bij in- en uitstappen vastzetten rolstoelen en scootmobielen zorg dragen voor juiste betaling en kwitantie invullen van rittenstaat en deze op tijd inleveren invullen van weekstaat en deze op tijd inleveren zorg dragen voor een schone taxi 5

6 Taakomschrijving Coach het begeleiden van nieuwe werknemers informatie verstrekken over; het huishoudelijke reglement van Lotax Taxibedrijf BV, de diverse soorten vervoer, de te verrichten administratieve handelingen, het gebruik van de in het voertuig aanwezige middelen zoals dataterminal, rolstoel vastzetsysteem, etc., omgang met de klanten en omgang met het voertuig, onderhoud en schade de bewaking van het inwerktraject conform het inwerkformulier het opstellen van een rapportage n.a.v. het inwerkprogramma de nieuwe medewerkers bekend maken met het gewenste gedrag 6

7 Taakomschrijving Hoofd Administratie aansturen en ondersteunen van de administratief medewerkers verantwoordelijk voor facturatie crediteuren- en debiteurenadministratie verzorgen van de loonadministratie verzorgen van maand- en kwartaalrapportages voorbereiding jaarrekening opstellen begroting opstellen meerjarenplan administratie schades uitvoeren van overige administratieve taken 7

8 Taakomschrijving Personeelsmanager HRM taken met betrekking tot chauffeurs, roostermakers en administratief medewerker personeel voeren van functioneringsgesprekken met chauffeurs, roostermakers en administratief medewerker personeel aansturen locatiehoofden, chauffeurs, roostermakers en administratief medewerker personeel verantwoordelijk voor de inzet op het rooster ziekteverzuim 8

9 Taakomschrijving Manager: A. Doel van de functie Leiding geven aan de regiecentrale, zodanig dat het overeengekomen exploitatieresultaat gericht op een kwalitatieve, efficiënte exploitatie van Lotax Taxibedrijf en Personenvervoer Drechtsteden BV (PD), wordt behaald. B. Omgeving De manager Lotax en PD rapporteert aan de manager besloten vervoer. C. Resultaatgebieden en hoofdactiviteiten Planvorming en rapportage Stelt het meerjarenplan voor Lotax en PD op Maakt afspraken met de manager Besloten Vervoer over gewenste output (kwalitatief en kwantitatief) Rapporteert maandelijks over resultaten en ontwikkelingen Leidinggeven Geeft leiding overeenkomstig toepasbare CAO en vastgesteld personeelsbeleid Zorgt voor continuïteit van het vakmanschap binnen Lotax en PD Draagt zorg voor een adequaat ziekteverzuimbeleid conform de doelstellingen en verzuimbeleid Exploitatie Realiseert het afgesproken exploitatieresultaat rekening houdend met de kwaliteit van de dienstverlening en efficiencydoelstellingen Ziet toe op de invulling en nakoming van de voorgeschreven werkwijzen en procedures en bevordert acties om de prestaties te verbeteren 9

10 Draagt zorg voor een zakelijke relatie met de onderaannemers waarbij samenwerking met deze partijen en een excellente dienstverlening de uitgangspunten zijn Ontwikkeling Draagt bij aan de ontwikkeling van plannen met het oog op nieuwe opdrachten Initieert resp. draagt bij aan de ontwikkeling van werkwijzen en procedures Implementeert vernieuwingen/verbeteringen in de eigen organisatie Financiën Stelt het investeringsplan op voor vervanging en aanschaf van applicaties en technologie, apparatuur ten behoeve van de regiecentrale en voor vervanging en aanschaf van voertuigen voor het wagenpark Verantwoordelijk voor opstelling en realisering van budget conform gestelde doelen Draagt zorg voor tijdige, betrouwbare rapportages Acquisitie Signaleert kansen voor nieuwe opdrachten Verwerft opdrachten Legt en onderhoudt contacten met klanten D. Sociale interactie Contacten met klanten om hen te interesseren voor vervoer en te onderhandelen over voorwaarden Gesprekken met medewerkers en het gekozen overleg om afspraken te maken over de organisatie en de resultaten van het werk Contacten met intermediairs in het verlengde van de diensten die Lotax en PD in segmenten aanbiedt Contacten met onderaannemers om afspraken te maken over te leveren diensten en kosten Contacten met externe dienstverleners (schoonmaak, Arbodienst) om afspraken te maken over te leveren diensten en kosten 10

11 Taakomschrijving Managementassistent: Organiseren vergaderingen, verzamelen van benodigde vergaderstukken en opstellen van agenda Notuleren bij vergaderingen Verzorgen van de correspondentie Beheren van de agenda manager Opstellen van memo s Voeren van functioneringsgesprekken met agents en administratief medewerker klachten HRM met betrekking tot agents Voorraadbeheer Opstellen van marap s klachten en telefooncentrale Gebouwenbeheer Contactpersoon ICT Personeelsvereniging Personeelsblad 11

12 Taakomschrijving Monteur uitvoeren van structureel en incidenteel onderhoud aan voertuigen stellen van diagnoses en opsporen van storingen in overleg met wagenparkbeheerder 12

13 Taakomschrijving Projectleider Projectmatig begeleiden van Tamis Projectmatig begeleiden van ICT Implementatie aanbestedingen en nieuwe opdrachten Beheren van het TX-Keur Verzorgen rapportages voor opdrachtgevers Verzorgen van facturatie voor het leerlingenvervoer Oosterschelderegio 13

14 Taakomschrijving Roostermaker wekelijks opstellen van de roosters maken van dagroosters dagelijks muteren van roosters urenstaten aanleveren aan administratie invulling geven binnen de gegeven kaders van het rooster/contracten 14

15 Taakomschrijving Senior Agent Het ondersteunen van de Supervisor bij het dagelijks leiding geven aan een klein team van agents. Het inwerken van nieuwe agents en hen de benodigde systeemkennis bijbrengen. Het bijhouden van een logboek voor op- en aanmerkingen over het functioneren van de agents, ten behoeve van de functionering- beoordeling en coachgesprekken. Het verwerken van mutaties en nieuwe gebruikers van Drechthopper en Sliedrechthopper. Mutaties op het rooster van de agents oplossen 15

16 Taakomschrijving Wagenparkbeheerder organiseren, uitvoeren en registreren van structureel e incidenteel onderhoud aan voertuigen stellen van diagnoses en het opsporen van storingen afhandeling van schade aanmaken en up-to-date houden van voertuigdossiers in voertuigenadministratie onderhouden van contacten met leveranciers toezien dat alle voertuigen aan de wettelijke bepalingen voldoen signaleren van en zorg dragen voor en registreren van APK keuringen, keuringen aan middelen in voertuigen en middelen ten behoeve van onderhoud en kalibratie van meetmiddelen toezien op een veilige werkomgeving aansturen van monteurs 16