Selectielijst. Archiefbescheiden van de Rekenkamers Rotterdam, Barendrecht en Lansingerland

Transcriptie

1 Selectielijst Archiefbescheiden van de Rekenkamers Rotterdam, Barendrecht en Lansingerland Versie: augustus

2 1. Primaire taken 1 A. Taak Monitoring en selectie B. Werkproces Het opzetten van een onderzoeksplan E. Documenten Groslijst, longlist, shortlist, selectietoetsen, onderzoeksplan F. Bewaartermijn V 5 jaar (categorie 2.9 Selectielijst) 2 A. Taak Onderzoeksopzet B. Werkproces Het samenstellen van een onderzoeksopzet E. Documenten Onderzoeksopzet F. Bewaartermijn B (cat. 1.4) 3 A. Taak Onderzoeksuitvoering B. Werkproces Het uitvoeren van een onderzoek E. Documenten Logboek incl. verslagen, analyseschema s, vragenlijsten, (concept) interviewverslagen, bila-notities F. Bewaartermijn V 5 jaar (cat. 2.9) na afsluiting 4 A. Taak Onderzoeksrapportage B. Werkproces Het opstellen van een onderzoeksrapport Onderzoeken E. Documenten Versie ambtelijke wederhoor, rapport versie bestuurlijke wederhoor, reactie B & W bestuurlijke wederhoor, nawoord rekenkamer. F. Bewaartermijn B (cat. 1.4) Versie ambtelijke wederhoor: V 5 jaar (cat. 2.9) 2

3 5 A. Taak Publicaties en nazorg B. Werkproces Het publiceren van een onderzoeksrapport en behandelen van nazorg E. Documenten Definitief rapport, persbericht, pers- en commissiepresentaties,artikelen, toelichting F. Bewaartermijn B (cat. 1.4) 6 A. Taak Evaluatie B. Werkproces Het evalueren van een onderzoeksproject E. Documenten Evaluatie F. Bewaartermijn V 5 jaar (cat. 2.9) 2. Ondersteunende taken 7 A. Taak Planning en controle B. Werkproces Het uitvoeren van een planning en controle Planning en controle E. Documenten Rapportages, bureauplan, jaarverslag, jaarplan F. Bewaartermijn B (cat. 2.2) jaarplan en jaarverslag V 7 jaar (overige correspondentie) (cat. 2.19) 8 A. Taak Archiefbeheer B. Werkproces Het opstellen van (verplichte) instrumenten en verklaringen betreffende het archief- en informatiebeheer van de eigen organisatie Post- en archiefzaken D. Looptijd Vanaf 2008 E. Documenten Inventarissen, verklaring van vernietiging en overbrenging, Documentair structuurplan F. Bewaartermijn B (cat. 2.11) 3

4 9a A. Taak Postbehandeling B. Werkproces Het verwerken van ingekomen documenten Post- en archiefzaken E. Documenten Kopieën van brieven en s met concrete vragen (schaduwbestand) F. Bewaartermijn V 2 jaar (interne afspraak) 9b A. Taak Postbehandeling B. Werkproces Het verwerken van uitgaande documenten Post- en archiefzaken E. Documenten Kopieën van uitgaande documenten: schaduwbestand F. Bewaartermijn V 2 jaar (interne afspraak) 10a A. Taak Informatieverstrekking aan derden B. Werkproces Het uitvoeren van contentbeheer van de website Website D. Looptijd Vanaf 2004 E. Documenten Nieuwe content F. Bewaartermijn V 1 jaar - na vervallen belang (cat. 2.6) 10b A. Taak Informatieverstrekking aan derden B. Werkproces Het verstrekken van informatie aan derden (niet-digitaal) Externe communicatie E. Documenten Brochures, boekjes F. Bewaartermijn B (eindproduct) (cat. 2.6) V 1 jaar (onderliggend materiaal) (cat. 2.6) 11 A. Taak Handboek Bureauondersteuning B. Werkproces Het opstellen en bijhouden van handboeken Interne communicatie E. Documenten Handboeken F. Bewaartermijn V 1 jaar na vervallen belang (2.6) 4

5 12 A. Taak Overlegplatforms B. Werkproces Het organiseren van overleggen en de verslaglegging Overleggen E. Documenten Agenda s, verslagen, notities: werkoverleggen, retraites, managementoverleggen F. Bewaartermijn MT-overleg: B (cat. 2.2) Overige overleggen: 1 jaar (cat. 2.2) 13a B. Werkproces Het uitvoeren van werving en selectie van personeel Werving en selectie 2006 E. Documenten Voorstel formatie-uitbreiding, sollicitatiebrief, ontvangstbevestiging, afwijzingsbrieven, uitnodiging gesprek, afwachtingbrief, advertentie, profielschets opdrachtverstrekking advertentie, presentatie F. Bewaartermijn V 1 jaar (na afloop wervingsprocedure) (cat ) V 10 jaar sollicitatiedocumenten (cat ) 13b B. Werkproces Het behandelen van een in- en uitdiensttredingen Personeeldossiers E. Documenten Kopieën van aanstellingsbesluit, verzoek tot ontslag, mutatieformulier, eindafrekening, ontslagbesluit F. Bewaartermijn V 2 jaar na ontslag, pensionering of overlijden (cat ). De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt. 13c A. Taak Personeelsbeheer B. Werkproces Het houden van een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek Personeeldossiers E. Documenten Kopieën van beoordelingsformulier, (kopie) gespreksverslag, directiebesluit, rechtspositionele wijzigingen, functioneringsverslag, opleidingsplan, Persoonlijk ontwikkelingsplannen, beloningsvoorstel F. Bewaartermijn V 2 jaar na afhandeling (cat ) De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt. 5

6 13d B. Werkproces Het uitvoeren van een functiewaardering Personeelsdossiers E. Documenten Kopieën van functiebeschrijving, advies, beschikking, besluit, bezwaar/beroepschrift, uitnodiging hoorzitting, ontvangstbevestiging, verslag van commissie, vertrouwelijk stukken, verweerschrift F. Bewaartermijn V 2 jaar na ontslag, pensionering of overlijden (cat ) De originelen berusten bij de Servicedienst, waar een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband geldt. Stukken betreffende bezwaar en beroep V 3 jaar na onherroepelijk worden (cat 2.25) 13e B. Werkproces Het uitvoeren van maandelijkse salarismutaties (en betalingen) Personeelszaken E. Documenten Kopieën van mutatieformulieren m.b.t. in- en uitdiensttredingen, periodieke verhogingen, declaraties, gratificaties en overige mutaties met financiële gevolgen, regeling onkostenvergoedingen F. Bewaartermijn V 7 jaar na vaststelling gemeenterekening (cat ) 13f B. Werkproces Het registreren van gewerkte uren Personeelszaken E. Documenten Overzichten tijdcodes, weekoverzichten (per medewerker/per maand), maandoverzichten (per medewerker/per maand / per project). F. Bewaartermijn V 7 jaar (cat. 2.12), tenzij met de Belastingdienst een andere termijn overeen is gekomen. (cat b) 13g B. Werkproces Het registreren van ziek en betermeldingen Personeelszaken E. Documenten met ziekmelding, met herstelmelding F. Bewaartermijn V 5 jaar (categorie 3.2.5) 6

7 13h B. Werkproces Het verzorgen van overige personele aangelegenheden Personeelszaken E. Documenten Kopieën van BHV aanmeldingen, opleidingen en cursus aanvragen F. Bewaartermijn V 2 jaar (cat ) 14 A. Taak Mandatering B. Werkproces Het beheren van mandaten Planning en controle E. Documenten Voorstel mandaatbesluit, argumentatie, mandaatbesluit F. Bewaartermijn V 30 jaar na vervallen (cat ) indien origineel 15a A. Taak Inkoop B. Werkproces Het aanvragen van een offerte Inkopen E. Documenten Offerte aanvraag, afwijzingsbrief, offerte, interne bestelaanvraag, programma van eisen en wensen, offerte, schriftelijke bestelling, inkoop order, opdrachtbrief F. Bewaartermijn V 1 jaar niet doorgegaan gegunde werken/diensten V 7 jaar na vervallen van het belang originelen (cat. 2.15) 15b A. Taak Inkoop B. Werkproces Bestellen en controleren van inkopen Inkopen E. Documenten Interne bestelaanvraag, schriftelijke bestelling, inkoop order, opdrachtbrief, kopie pakbon en factuur F. Bewaartermijn V 7 jaar factuur (cat ) V 7 jaar overige (cat. 2.10) 15c A. Taak Inkoop B. Werkproces Het behandelen van inkoop van producten en diensten Inkopen E. Documenten Contract F. Bewaartermijn V 7 jaar na vervallen belang originelen (cat. 2.17) 7

8 15d A. Taak Inkoop B. Werkproces Het inhuren van tijdelijke externe krachten Inkopen E. Documenten checklist inhuur derden, afstemmingsverslag F. Bewaartermijn V 7 jaar na vervallen belang (cat. 2.17) 8