AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: Functiefamilie: organisatie-ondersteunend Functiebeschrijving Communicatiemedewerker (M/V) Voor akkoord Naam leidinggevende(n): Louis Vervloet Datum + Handtekening(en) Beleidsdomein: Werk en Sociale Economie Entiteit: ESF-Agentschap vzw Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en) VACANT
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Communicatiemedewerker 2. Organisatie Het ESF-Agentschap is een EVA van privaat recht opgericht in 2002 met als doel het beheer van de middelen komende uit het Europees Sociaal Fonds, een Europees fonds in het kader van het Cohesiebeleid. Vanaf 2008 beheert het ESF-Agentschap ook de middelen van het Europees Globalisatiefonds en van het Europees Integratiefonds. Vanaf 1 januari 2016 wordt het Europees Sociaal Fonds ondergebracht als aparte afdeling binnen het Departement Werk en Sociale Economie. Het Europees Sociaal Fonds, kortweg ESF, wil de werkzaamheidsgraad verhogen en de arbeidsmarkt versterken en stimuleren. ESF kon in Vlaanderen al heel wat mensen helpen bij het vinden van een nieuwe job of het bemachtigen van een eerste baan. Vlaamse ondernemingen en organisaties krijgen subsidies om werk en privé voor hun medewerkers beter op elkaar af te stemmen en nieuwe vormen van arbeidsorganisatie te ontwikkelen. ESF wil ervoor zorgen dat iedereen kan en wil blijven werken: hooggeschoolden en laaggeschoolden, mannen en vrouwen, jongeren en ouderen. Ook kwetsbare groepen, moeten hun weg kunnen vinden op de arbeidsmarkt. Daarnaast stimuleert het ESF-Agentschap organisaties om innoverend en transnationaal te werken. Meer info vind je op www.esf-agentschap.be. 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst 2
De communicatiedienst staat in voor de externe communicatie over het ESF-programma. Deze afdeling initieert en beheert de externe communicatieacties die genomen worden in kader van de programmawerking van het ESF-Agentschap. 3
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Office manager Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? nvt Applicatiedeskundige Administratief medewerker (Assistent-) Boekhouder 3.3.2. Organogrammen Toe te voegen als bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: nvt nvt nvt 4
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel De communicatiemedewerker organiseert en ondersteunt de externe communicatie. Daarnaast staat de communicatiemedewerker interne klanten bij via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met externe communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatie-en programmadoelstellingen kunnen bereikt worden. Legt verantwoording af aan Office manager. Context: Rekening houdend met het beleid en in overleg en in samenwerking met de programmawerking 6. Resultaatgebieden 6.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie, het programma, interne en externe klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten: Analyse van de richtlijnen vanuit Europa Behoeften en opportuniteiten bespreken met de dienst programmawerking Anticiperen op problemen en knelpunten binnen en buiten de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 5
6.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen de externe communicatie definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne en externe klant op de best mogelijke manier te ondersteunen Voorbeelden van activiteiten: Externe schriftelijke communicatie Inhoudelijke verzorging en verzending van elektronische mailings en nieuwsbrief Opmaak en redactie van artikels en berichten Publicaties opvolgen van A tot Z Coördineren en opvolgen events, alleen of in samenwerking met externen Beheer van de website Beheer van sociale media Vertalingen van publicaties i.s.m. medewerkers Persberichten opstellen en verzenden Grafische ondersteuning 6.3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorbeelden van activiteiten: Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen en verbeteren van verschillende communicatiekanalen (website, nieuwsbrief, sociale media, ) Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en toegankelijk maken 6
6.4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit communicatie teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen inzake externe communicatie. Voorbeelden van activiteiten: Analyse en verslag aangaande de resultaten van de verschillende communicatie-initiatieven Opvragen en verwerken van de voorop vastgestelde indicatoren rond de externe communicatie Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Management adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Voorstellen van actieplannen concretiseren 6.4. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken Voorbeelden van activiteiten: Promotoren preventief en curatief attent maken op de regelgeving inzake publiciteit en voorlichting De toepassing van de regelgeving binnen het ESF-Agentschap vertalen en verzekeren Ontwerp van het jaarlijks communicatieplan tijdig voorleggen Input leveren voor managementrapportering Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6.4. Communicatie en contacten 7
Communiceren over de dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Voorbeelden van activiteiten: Fungeren als aanspreekpunt Uitbouw van een netwerk van contactpersonen in de vak en algemene pers (journalisten, communicatiebureau s, ) Uitbouw van een netwerk van contactpersonen binnen de Vlaamse overheid Opmaak en bijhouden van inventaris van perscontacten Opnemen van de taak van information officer 6.5. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten: Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot het communicatiedomein Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring Volgen van nieuwe ontwikkelingen Deelnemen aan interne en externe vormingsgebieden in dit vakgebied 8
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als da niet meteen van persoonlijk belang is Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) 9
- Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/ haar verantwoordelijkheid nemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties 7.6. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie 10
- Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 7.7. Initiatief Niveau II Neemt het initiatief om uitdagingen binnen het eigen takendomein aan te pakken (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert (out of the box) voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt en effectief te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij/zij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 7.8. Organisatiesensitiviteit Niveau I Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 7.9. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Niveau I Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en to the point - Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag 11
7.10. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Niveau II Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 7.11. Visie (conceptueel denken) Niveau I Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan 12
8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Je beschikt bij voorkeur over een bachelor of master diploma in een communicatierichting 8.2. Ervaring Ervaring is een pluspunt 8.3. Functiespecifieke kennis - Je hebt kennis van CMS-systemen (Drupal, ) en Google Analytics - Je hebt kennis van Adobe Creative Cloud (Indesign, Illustrator, Photoshop, )-toepassingen - Je hebt een goede kennis van de courante office-toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, ) - Je hebt kennis van het beheer van sociale media - Je hebt een zeer goede kennis van schriftelijk en mondeling Nederlands - Je hebt kennis van het Engels - Je bent een creatieve duizendpoot 8.4. Strekt tot aanbeveling - Je hebt inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie - Je hebt affiniteit met de thema s binnen het Vlaamse en het Europese arbeidsmarktbeleid. 9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie 13
Organisatie-ondersteunend 10. Opmerkingen Bijlage : organogram ESF-Agentschap 14
15