De 7 interessantste personeelsrapporten Zo krijgt u meer inzicht in de gegevens van uw werknemers
Deze rapporten maken uw personeelsbeleid nog efficiënter Loonadministratie is veel meer dan een optelsom van lonen en lasten. Wie elke dag in de weer is met verlofaanvragen, gepresteerde uren of afwezigheden, kent de waarde van een gebruiksvriendelijk payrollsysteem. Dat loonpakket bevat echter ook een schat aan informatie. Hoe kunt u aan de slag met al die personeelsgegevens? Welke rapporten helpen u écht verder? En hoe gebruikt u ze op de meest efficiënte wijze? Deze zeven rapporten zijn niet voor niets de meest gebruikte bij Belgische kmo s. Zo konden honderden bedrijven al massa s tijd winnen, personeel opvolgen en geïnformeerde beslissingen nemen. U straks ook? 1 Lijstjes met basic personeelsgegevens: dagelijkse administratie 3 2 Prestaties en afwezigheden: zet u uw medewerkers efficiënt in? 5 3 Loonkostoverzichten: onderzoek uw concurrentievermogen 6 4 Ziekte en verzuim: zicht op de oorzaken 7 5 Verloop: de voordelen van een stabiel team 8 6 RSZ-verminderingen: loopt u geen kortingen mis? 10 7 Loonevoluties: een onderbouwde basis voor opslag 11 2
1 Lijstjes met basic personeelsgegevens: dagelijkse administratie DEMO LIER BIS Brouwersvliet 2 11 2000 ANTWERPEN 8LG0133 OVERZICHT ADRESGEGEVENS Toestand op: 14/01/2016 Periode: 1/01/2016-31/01/2016 Werkn.nr. Voornaam Familienaam Afdeling Straat Nr. Bus Postcode Gemeente Land 0020393 PIETER ASPE 1081 KAMPWEG 11 2990 WUUSTWEZEL Belgie 0020227 LOUIS PAUL BOON 1089 VIERKERKENSTRAAT 11 2030 ANTWERPEN 3 Belgie 0020293 HERMAN BRUSSELMANS 1086 KAMPWEG 11 2990 WUUSTWEZEL Belgie 0020252 HUGO CLAUS 1086 SPORTLAAN 11 2990 WUUSTWEZEL Belgie 0020257 HENDRIK CONSIENCE 1089 SPOORWEGSTRAAT 11 2910 ESSEN Belgie 0090316 GEERTRUI DAEM 1002 FORTENSTRAAT 11 9250 WAASMUNSTER Belgie Het aantal collega s per afdeling, hun adressen, verjaardagen, kledingmaten of kinderen: de meeste bedrijven houden wel ergens de elementaire personeelsgegevens bij. Of dat nu in het payrollsysteem, in een Excel of via een andere methode is. Inzicht te krijgen in uw werknemers. Zo kunt u sneller en makkelijker inspelen op dagelijkse kwesties. Zoals werkkledij bestellen, een extraatje voor verjaardagen kopen of een attentie voorzien bij een aantal jaar anciënniteit. Automatische lijsten besparen u heel wat dubbel werk en administratie. Bovendien beschikt u altijd over actuele gegevens, wat de kans op fouten verkleint. U wilt graag een sinterklaasfeestje organiseren als verrassing voor uw personeel en hun gezinnen. Via deze lijsten heeft u onmiddellijk alle recente adressen om uitnodigingen te versturen. En krijgt u een helder beeld van het aantal kinderen waar de Sint rekening mee moet houden. 3
4
2 Prestaties en afwezigheden: zet u uw medewerkers efficiënt in? DEMO LIER BIS Brouwersvliet 2 11 2000 ANTWERPEN 8LG0133 OVERZICHT PRESTATIES EN AFWEZIGHEDEN (UREN) Toestand op: 14/01/2016 Periode: 1/01/2015-31/12/2015 Werkn.nr. Voornaam Familienaam Afdeling gewerkt overuren feestdagen vakantie ziekte andere afwezighe den totaal prestaties totaal afwezighe den totaal prestaties en afwezighe den 0020393 PIETER ASPE 1081 1.760,00 4,00 72,00 72,00 0,00 0,00 1.764,00 144,00 1.908,00 0020227 LOUIS PAUL BOON 1089 1.800,00 0,00 72,00 32,00 0,00 0,00 1.800,00 104,00 1.904,00 0020293 HERMAN BRUSSELMANS 1086 1.720,00 0,00 56,00 32,00 104,00 0,00 1.720,00 192,00 1.912,00 0020252 HUGO CLAUS 1086 1.856,00 0,00 40,00 8,00 0,00 0,00 1.856,00 48,00 1.904,00 0020257 HENDRIK CONSIENCE 1089 1.800,00 0,00 72,00 32,00 0,00 0,00 1.800,00 104,00 1.904,00 0090316 GEERTRUI DAEM 1002 1.800,00 0,00 72,00 32,00 0,00 0,00 1.800,00 104,00 1.904,00 0020043 HERMAN DE CONINCK 1081 1.440,00 0,00 64,00 24,00 0,00 0,00 1.440,00 88,00 1.528,00 0090171 SASKIA DE COSTER 1030 1.792,00 0,00 72,00 32,00 0,00 8,00 1.792,00 112,00 1.904,00 Dit rapport maakt de werkuren transparant: per werknemer krijgt u zicht op de uren die hij/zij kan presteren en de afwezigheden (wettelijke feestdagen, verlofperiodes, tijdskrediet, ziekte ). Zo ziet u mooi het verschil tussen theorie (hoeveel zouden uw werknemers kunnen werken?) en praktijk (hoeveel uren werden ingevuld)? Uw bezettingsgraad te analyseren: wordt uw personeel optimaal benut? Heeft uw zaak een capaciteitsprobleem, en zo ja, waar? Dit rapport is ook handig om de afwezigheden van uw personeel op te volgen. U heeft een objectieve basis om verdere beslissingen te nemen: afdelingsverantwoordelijken te sensibiliseren, te onderzoeken of extra aanwervingen nuttig en mogelijk zijn etc. Om uw leveringstermijnen scherp te stellen, is extra mankracht nodig. Iemand aanwerven of bepaalde medewerkers beter inzetten? Dit rapport geeft een mooi beeld van uw personeelscapaciteit. Zijn er weinig ongeplande afwezigheden? Dan lijkt die aanwerving de goede piste. In het andere geval is een beter verzuimbeleid wellicht eerst aan de orde. 5
3 Loonkostoverzichten: onderzoek uw concurrentievermogen Rapport Loonkost Loonkost Spreiding Totaal Per VTE % Klantdossier Klantdossier Benchmark Klantdossier Benchmark Loon Prestaties en Afwezigheden 1.411.355,69 2.452,74 3.284,56 66% 65% Loon Prestaties 1.090.463,17 1.895,07 2.524,83 51% 50% Loon Afwezigheden 320.892,52 557,67 759,73 15% 15% Vaste Afwezigheden 243.271,66 422,77 654,75 11% 13% Ongeplande Afwezigheden 77.620,86 134,89 104,99 4% 2% Kost Ziekte 34.569,32 60,08 66,65 2% 1% Kost Arbeidsongevallen 3.923,88 6,82 2,85 0% 0% Kost Andere 39.127,66 68,00 35,48 2% 1% Andere Loonkost 73.543,31 127,81 652,74 3% 13% Premies en Commissielonen 49.470,90 85,97 446,69 2% 9% Terugbetaalde Kosten en pos. 1.766,04 3,07 72,53 0% 1% Vergoedingen Opzegvergoedingen 0,00 0,00 85,36 0% 2% Andere Vergoedingen 22.306,37 38,77 48,15 1% 1% Patronale Bedragen 637.776,39 1.108,37 1.134,10 30% 22% Totale Loonkost 2.122.675,39 3.688,91 5.071,40 100% 100% (Periode december 2014 t.e.m. november 2015) Loonkosten hebben vele facetten: brutolonen, premies, vergoedingen, extralegale voordelen, noem maar op. Maar de kosten van ongeplande afwezigheden, zoals ziekte of arbeidsongevallen, kunnen aardig oplopen. Zelf de rekenmachine bovenhalen en aan het tellen slaan, is onbegonnen werk. Ook de gemiddelde kost per VTE is van belang. Dat is immers een van de belangrijkste factoren die uw concurrentievermogen bepalen. Uw volledige kostenspectrum bloot te leggen. Een rapport geeft u inzicht in uw gemiddelde kost per voltijds equivalent. Dat is vooral interessant als u die kost vergelijkt met andere bedrijven uit uw sector. Daarvoor is uiteraard een grondige analyse nodig. Dit rapport bevestigt of ontkracht wat u misschien al aanvoelt: uw loonkosten moeten omlaag. Zo neemt u beslissingen over bijvoorbeeld extralegale voordelen die op feiten zijn gestoeld. Aan een bepaalde groep medewerkers betaalt u stevige lonen uit. Met dit rapport onderzoekt u hoeveel u hen gemiddeld per uur betaalt. Vervolgens vergelijkt u die kost met andere bedrijven in uw branche. Nadat u ontdekt dat uw uurkost relatief hoog ligt, onderzoekt u samen met een expert welke fiscaalvriendelijke onkostenvergoedingen mogelijk zijn. 6
4 Ziekte en verzuim: zicht op de oorzaken Rapport Ziekteverzuim Spreiding Kortdurend Ziekteverzuim Langdurend Ziekteverzuim Totaal Ziekteverzuim Geslacht Klantdossier Benchmark Klantdossier Benchmark Klantdossier Benchmark Man 1,42 % 2,27 % 1,85 % 2,17 % 3,27 % 4,43 % Vrouw 5,40 % 2,99 % 4,04 % 3,50 % 9,44 % 6,50 % Totaal 3,37 % 2,60 % 2,92 % 2,79 % 6,29 % 5,39 % (Laatste 12 maanden : december 2014 t.e.m. november 2015) Ziekteverzuim kost bedrijven handenvol geld: directe kosten (gewaarborgd loon), vervangingskosten, tijd die andere medewerkers in opvolging steken, enzovoort. Dit rapport geeft een cijfermatig overzicht van de afwezigheden door ziekte in uw onderneming. Zowel kortstondig als langdurig ziekteverzuim op te volgen. Zo krijgt u een indicatie van de gezondheid van (bepaalde groepen) medewerkers. U kunt met dit rapport evoluties en trends opvolgen, of ziektedagen per afdeling of leeftijdscategorie onderzoeken. Op basis van dit rapport kunt u de oorzaken van ziekteverzuim achterhalen, om vervolgens gepaste maatregelen te nemen. Aan verzuim werken is immers kosten besparen. Zo kunt u bijvoorbeeld preventie-initiatieven op touw zetten en daar realistische doelstellingen aan koppelen. Die volgt u doorheen de tijd nauwkeurig op. Een bepaalde medewerker lijkt opvallend vaak afwezig. Door zijn situatie cijfermatig te bekijken en af te toetsen met het verzuim in zijn afdeling of leeftijdscategorie, hebt u een goed vertrekpunt voor verder onderzoek. Ligt het probleem bij de leidinggevende of de afdeling? Of gaat het om een geïsoleerd geval? 7
5 Verloop: de voordelen van een stabiel team Rapport Instroom-Uitstroom Spreiding % instroom % uitstroom % personeelsbeweging Statuut Klantdossier Benchmark Klantdossier Benchmark Klantdossier Benchmark Arbeider 39,02 % 16,85 % 19,51 % 16,56 % 53,33 % 33,36 % Bediende 0,00 % 16,80 % 22,22 % 14,11 % 25,00 % 30,50 % Totaal 32,00 % 16,81 % 20,00 % 14,88 % 49,06 % 31,39 % (Laatste 12 maanden : december 2014 t.e.m. november 2015) Is nieuw talent aantrekken een hele karwei, of komen aspirant-werknemers maar al te graag bij u solliciteren? En hoe is het met de uitstroom gesteld: rekent u op een stabiel team, of hebt u het gevoel dat er toch relatief veel volk vertrekt? Met de juiste cijfers over de in- en uitstroom per functie of afdeling hebt u een klare kijk op het hele verloop. Het precieze verloop in uw zaak in kaart te brengen. Want zowel een hoge als een lage instroom kunnen problematisch zijn. Hetzelfde geldt voor de uitstroom. Vergelijkt u die cijfers vervolgens met gelijkaardige bedrijven in uw sector of regio, dan komt u te weten wat u eventueel zelf kunt doen om in- of uitstroom te verbeteren. Werving, selectie en opleiding kosten tijd en geld. Ook ontslagkosten zijn niet mals. Alle directe en indirecte kosten opgeteld, kost een vervanging van een werknemer tussen de 80% en 200% van een jaarsalaris. Een stabiele werknemerspoule versterkt bovendien de samenwerking en teamgeest. Afgelopen jaar nam u afscheid van enkele mensen en kon u een paar nieuwe gezichten verwelkomen. Samengeteld vormt dat een jaarlijks verloop van 3%. Aanvaardbaar of een verbeterpunt voor uw HR-beleid? Door te vergelijken binnen uw sector of regio, hebt u meteen klare antwoorden. 8
9
6 RSZ-verminderingen: loopt u geen kortingen mis? Als werkgever krijgt u korting op de sociale bijdragen van heel wat werknemers. De structurele vermindering is er voor elke medewerker, en daarbovenop maakt u, naargelang het gewest, kans op doelgroepenverminderingen voor bepaalde jongere werknemers, oudere werknemers, eerste aanwervingen, langdurig werkzoekenden enzovoort. Dit rapport geeft u een helder overzicht van alle RSZ-verminderingen per werknemer. Een duidelijk beeld te krijgen van welke verminderen u geniet voor welke werknemers. U kunt snel controleren of de extra verminderingen wel zijn toegekend. Als dat niet het geval is, dan voldoet u misschien niet aan bepaalde voorwaarden. Zo krijgt u een beter zicht op welk type medewerkers u al dan niet loonkosten laten besparen. Om RSZ-korting te krijgen voor jongere medewerkers, moet u een elektronisch dossier hebben bij de VDAB. Ontvangt u deze vermindering niet, dan kunt u deze situatie eventueel proberen recht te trekken. 10
7 Loonevoluties: een onderbouwde basis voor opslag Welk loontraject hebben uw werknemers afgelegd sinds de eerste stap in uw zaak? Dit rapport toont een overzichtelijke historiek van de brutolonen van al uw medewerkers. U voor te bereiden op evaluaties of loononderhandelingen. U toetst niet enkel potentiële opslag af aan de historiek van elke individuele werknemer, maar ook aan de rest van uw personeelsbestand. Op die manier maakt u doordachte loonafspraken die evenwichtig verdeeld zijn doorheen uw bedrijf. Een werknemer vraagt om opslag, maar u twijfelt. Met dit rapport ziet u dat zijn rechtstreekse collega s meer verdienen: een bijkomende factor om uw beslissing om te baseren. Waar vindt u deze lijsten en rapporten? Kmo-klanten van het sociaal secretariaat van SD Worx vinden deze rapporten en meer terug in de loonsoftware Payroll. Payroll bevat een rapportenbibliotheek met een heel reeks standaardrapporten en lijsten, zoals het rapport Loonkost en Overzicht prestaties en afwezigheden. Met de rapporten in het Performance Dashboard kunt u vervolgens uw personeelsgegevens vergelijken met andere bedrijven in uw sector, de Belgische markt, uw paritair comité enzovoort. Deze rapporteringstool is beschikbaar in de klantomgeving mysdworx en bevat onder andere enkele gratis HR-benchmarkrapporten over verzuim. De meer gespecialiseerde rapporten kunt u eenvoudig online aanvragen. De voorbeelden uit dit ebook zijn louter illustratief. Er is veel meer mogelijk. 11
Gebaseerd op de wetgeving tot juli 2017. De meest recente wijzigingen vindt u steeds op www.sdworx.be www.sdworx.be 12