Projectopdracht en Plan van aanpak Camperplaatsen stadscentrum Datum: november 2015 Bert Hansma, SBC Postbus 20.000, 7900 PA Hoogeveen Telefoon 14 0528 Fax 0528-191325 Email info@hoogeveen.nl Internet www.hoogeveen.nl
PAGINA 2 VAN 9 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Projectopdracht... 3 Plan van aanpak gehele project... 4 Plan van aanpak fase 1 inventariseren eisen en fase 2 locatievoorstel... 5 Plan van aanpak vervolgfase 3 implementatie... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. BIJLAGE 1. Communicatieplan 8 BIJLAGE 2. Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie 9
PAGINA 3 VAN 9 A. Inleiding A1. Aanleiding In het collegeprogramma Kijken in kansen 2014-2018 geeft het college aan de recreatief-toeristische sector in Hoogeveen te willen versterken, en de wisselwerking met de lokale economie te willen bevorderen. Een voorbeeld is het faciliteren van voorzieningen zoals een passantenhaven, camperplaatsen en horeca langs recreatieve routes. In het actieplan recreatie en toerisme 2014-2017 (vastgesteld in het college in januari 2014) is opgenomen dat Hoogeveen aantrekkelijk moet worden en blijven voor camperaars. De gemeente wil initiatieven faciliteren gericht op meer en betere overnachtingsmogelijkheden voor camperaars en de informatievoorziening voor deze groep actualiseren. Er is bij camperaars ook vraag naar camperplaatsen in stadscentra. De gemeente Hoogeveen wil hierbij een pro-actieve houding aannemen en niet wachten op initiatieven uit de markt. A2. Projectaanpak Op dit project is het Protocol Projectmanagement van de gemeente Hoogeveen van toepassing. B. Projectopdracht B1. Doel 1. Voor de doelgroep aantrekkelijke camperplaatsen in of nabij het stadscentrum van Hoogeveen 2. Een impuls aan de lokale economie door camperaars te faciliteren 3. Een efficiënt en effectief beheer van de camperplaatsen B2. Projectresultaat Een programma van eisen waaraan de camperplaatsen moeten voldoen in januari 2015 Een locatievoorstel met de eisen en financiële gevolgen (investering en beheer) in beeld in februari 2015 Een notitie om realisatie (ontwerp en aanleg), beheer en exploitatie te borgen
PAGINA 4 VAN 9 B3. Projectafbakening Het project is gericht op mogelijkheden voor camperaars in of nabij het stadscentrum, niet op nieuwe camperlocaties buiten de kern van Hoogeveen. Wel is het programma van eisen dat uit het project voortkomt, te gebruiken voor marktinitiatieven buiten de kern. Het project gaat niet over de marketing van de camperplaatsen, dit is aan marktpartijen ondersteund door de gemeente. Het project gaat ook niet over realisatie, beheer en exploitatie van camperplaatsen. Voor locaties wordt zowel gekeken naar gemeentelijk als particulier bezit. B4. Uitgangspunten project Actieplan recreatie en toerisme 2014-2017 jan. 2014 Collegeprogramma Kijken in kansen 2014-2018 B5. Opdrachtgever en projectleider De bestuurlijk opdrachtgever is Erik Giethoorn. De ambtelijk opdrachtgever is Gert Bolkesteijn. De projectleider is Bert Hansma. C. Plan van aanpak gehele project C1. Projectstart en voorbereiding daarop De projectstart heeft plaatsgevonden op 4 november binnen de gemeente Hoogeveen met Erik Giethoorn, Gert Bolkesteijn, Sandra van Slageren en Bert Hansma. C2. Projectfasering Fase Planning (afronding voor:) Fase 1 Inventariseren eisen camperplaatsen 1 feb 2016 Fase 2 Locatievoorstel 23 feb 2016 Fase 3 Implementeren locatiekeus in realisatie, 1 jan 2017 (of eerder indien wenselijk/mogelijk) beheer en exploitatie C3. Financiën Voor dit project worden eventueel onkosten gemaakt rond bijeenkomsten. Hiervoor is een werkbudget nodig van 500,-.
PAGINA 5 VAN 9 C4. Risicoanalyse Risico s project algemeen Haalbaarheid van investering Tijdpad naar Voorjaarsnota is krap Onrust bij belanghebbenden (buurt met name) over plannen voor camperplaats Beheersmaatregel Zo mogelijk worden in het locatievoorstel locaties voorgesteld met verschil in prijskaartje. De afweging vindt integraal plaats bij de Voorjaarsnota 2016. Afbakening van opdracht College eerst over een concept locatievoorstel laten beslissen, daarna met buurt in gesprek over overgebleven locaties C5. Participatie Belanghebbenden worden betrokken bij het ophalen van de eisen en buurtbewoners in de voorbereiding op een besluit over de locatie(s). Zie activiteiten hieronder. D. Plan van aanpak fase 1 inventariseren eisen en fase 2 locatievoorstel D1. Doelen Fase 1 1. Inzicht verkrijgen in de eisen die de camperaar stelt aan locaties 2. Inzicht krijgen in de voorwaarden die de gemeente als investeerder stelt voor het gebruik als camperplaats 3. Inzicht krijgen in eventuele andere eisen of aandachtspunten Fase 2 1. Afweging maken voor de locatie(s) op basis van verzamelde eisen En voor beide fases: betrokken partijen (zie bij D3 activiteiten) meenemen in de planvorming. D2. Beoogd resultaat Fase 1: Een programma van eisen waaraan de camperplaatsen moeten voldoen in januari 2015 Fase 2: Een locatievoorstel met de eisen en financiële gevolgen (investering en beheer) in beeld in februari 2015
PAGINA 6 VAN 9 D3. Activiteiten fase 1 en 2 Fase 1 Activiteit Toelichting Eigenaar Besluit door 1. Gesprekken met belanghebbend en extern 2. Intern onderzoek naar eisen en aandachtspunt en gemeente 3. Voorstel maken voor trojka en college Fase 2 4. Locaties vinden en overleg voeren met eigenaren 5. Concept locatievoorstel maken voor college 6. Afstemmen met buurt en nader afstemmen met eigenaar 7. Locatievoorstel definitief maken voor college 8. Locatievoorstel betrekken bij Voorjaarsnota 2016 Recron TROP Centrummanagement Vereniging van camperaars Recreatieschap Provincie Geïnteresseerde bewoners/camperaars Over de eisen en aandachtspunten qua exploitatie (betaling voor gebruik, betaalsysteem) en beheer (onderhoud e.d.) Deze activiteit al opstarten in fase 1 College besluit welke locatie(s) nader te onderzoeken Deze afstemming met de buurt pas doen na een eerste selectie door het college, om eventuele onnodige onrust te voorkomen Reacties buurt meewegen bij besluit Integrale afweging over financiele gevolgen PL (projectleider) Planning (streven naar afronding op) / 15 jan 2016 PL / 15 jan 2016 PL College Di 26 jan 2016 PL / 15 feb 2016 PL College 23 feb 2016 PL 11 maart 2016 PL College 22 maart 2016 PL Raad Juni 2016
PAGINA 7 VAN 9 9. Beslisdocument fase 1 en 2 maken en plan van aanpak fase 3 Ter borging van vervolg PL College Juni 2016 D4. Projectorganisatie fase 1 en 2 Strategisch overleg bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever en projectleider Voorbereiding collegebesluiten via trojka Bruisend Hoogeveen Interne werkgroep en ad hoc afstemming met stedebouw, EZ/R&T, beheer, juridisch advies (bestemmingsplan), exploitatie en met ondersteuner.
PAGINA 8 VAN 9 BIJLAGE 1. Communicatieplan Communicatiedoelstellingen De belanghebbenden weten tijdig van de planvorming en de stappen De belanghebbenden doen mee aan de discussie over eisen en locaties De belanghebbenden bij de gekozen locatie(s) staan positief tegenover de locatiekeus Doelgroepen Belanghebbenden zoals bij activiteiten beschreven Kernboodschap Hoogeveen is gastvrij voor recreanten en toeristen [nader uitwerken]. Middelen en media Website Hoogeveen.nl Overleg Torentje
PAGINA 9 VAN 9 BIJLAGE 2. Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie 2016 Activiteit Naam Afdeling Uren Juridisch advies Frank Berting Realisatie / Ruimtelijke 25 bestemmingsplan ontwikkeling Stedebouwkundig Kees Hofstee Realisatie / Ruimtelijke 25 advies ontwikkeling EZ/R&T Johann Bisschop Realisatie / Economie en 25 leefomgeving Ondersteuning Advies en control 30 Ambtelijk Gert Bolkesteijn SBC 10 opdrachtgever Projectleider Bert Hansma SBC 100