Grip op het financiële proces rondom de productie! Voor deze workshop gebruiken we de app: Meetoo WiFi: FriendshipSC-WiFi Wachtwoord: Move2016 Download de app MeetingID: 162-601-685
Hoe krijgen we grip op het financiële proces rondom de productie? AAG-Workshopdag voor Fizi in Friendship Sportscentre in Amsterdam Myrthe Balder 21 september 2017
Agenda van vandaag
Wie ben ik? 5
50% zorgaanbieders instroomproces niet op orde Bekendheid organisatie Actuele wachtlijst Geen verschil in bekostiging Zicht op neeverkopen
POLL OPEN Hoe goed is het instroomproces bij u? 1. Helemaal niet goed geregeld 0% (0) 2. Niet zo goed geregeld 0% (0) 3. Neutraal 0% (0) 4. Goed geregeld 0% (0) 5. Heel goed geregeld 0% (0) 26 september 2017 15
Nieuwe contractafspraken met zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente vertalen we goed naar de interne organisatie Cliëntadministratie, primaire proces, applicatiebeheer, etc. Taken en verantwoordelijkheden goed belegd
POLL OPEN De contractafspraken zijn bij ons: 1. Helemaal niet goed geregeld 2. Niet zo goed geregeld 3. Neutraal 4. Goed geregeld 5. Heel goed geregeld 15
Onze organisatie meet gestelde doelen van bekostigende partijen en cliënten zowel kwantitatief als kwalitatief. Ingericht in ECD Rapporteren op cliënt en populatieniveau Bijvoorbeeld OMAHA
Onze organisatie meet gestelde doelen van bekostigende partijen en cliënten zowel kwantitatief als kwalitatief. 1. Helemaal niet van toepassing POLL OPEN 2. Niet echt van toepassing 3. Neutraal 4. Van toepassing 5. Helemaal van toepassing 15
Wij weten zeker dat we alle zorg die we leveren ook in rekening brengen bij de bekostigende partij. Geen lekkages Voldoende controles in en om systeem Afgekeurde zorg wordt snel opgelost
POLL OPEN Wij weten zeker dat we alle zorg die we leveren ook in rekening brengen bij de bekostigende partij. 1. Helemaal niet van toepassing 2. Niet echt van toepassing 3. Neutraal 4. Van toepassing 5. Helemaal van toepassing 15
Wij hebben onze openstaande debiteuren van de zorgdeclaraties in control. Inzicht in openstaande debiteuren Goede afspraken over verdeling verantwoordelijkheden Bekend met elkaars professionele verantwoordelijkheden en termen Debiteurenpositie is onderdeel managementinformatie
Wij hebben onze openstaande debiteuren van de zorgdeclaraties in control. POLL OPEN 1 Helemaal niet van toepassing 2 Niet echt van toepassing 3 Neutraal 4 Van toepassing 5 Helemaal van toepassing 15
We hebben helder hoe we de zorgproductie vertalen naar opbrengsten als relevant onderdeel van de management informatie. Heldere en uniforme definitie opbrengsten Systeem is betrouwbaar Begrepen door organisatie?
We hebben helder hoe we de zorgproductie vertalen naar opbrengsten als relevant onderdeel van de management informatie. 1 Helemaal niet van toepassing POLL OPEN 2 Niet echt van toepassing 3 Neutraal 4 Van toepassing 5 Helemaal van toepassing 15
Bereid u voor Afschaffing bevoorschotting Verdwijnen DBC s uit Jeugdwet Kwaliteitskader Persoonsvolgende bekostiging NZA Beleidsregels
Grip op de opbrengsten? Toewijzing Productie Registratie Declaratie Verantwoording Boekhouding Registratie Declaratie - Verantwoording
Controlemodel zorgomzet Contract bekostigende partij 1 2 Geleverde zorg 3 Zorgtoewijzing Geregistreerde zorg 4 Gedeclareerde zorg 5 Goedgekeurde declaratie 6 Geïnd bedrag 7 Verantwoorde productie 8 Te verrekenen bedragen 9 Prestatie indicatoren: PRESTATIE INDICATOREN Cliënten zonder geldige zorgtoewijzing Uitvallijsten gemeten in absolute aantallen en relatief Prestatiesets juistheid en volledigheid Overschrijding klasse ten opzichte van indicatie, gemeten in absolute aantallen en relatief Missende zorgtoewijzing Juistheid volledigheid declaraties Openstaande debiteurenlijst Overschrijding klasse Openstaande zorgdebiteuren
Welke processen spelen een rol om grip op je opbrengsten te krijgen? Zorgafspraken Resultaatmanagement Administratie en verantwoording Cashmanagement Instroomprocessen Planning & control
Zorgafspraken Bekostigende partij Voorbereiden contractafspraken (zorginhoudelijk en administratief) Verkoopafspraken Check contract (juridisch, zorginhoudelijk, administratief, systeem) Contractering Vertalen contractafspraken binnen organisatie Bewaking contractafsraken Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Zorgvraag vertaald in zorgtoewijzing Vastleggen zorgafspraken in zorgovereenkomst en zorgplan Bewaken zorgafspraken Evalueren zorgafspraken Bijstellen en vastleggen zorgafspraken
Resultaatmanagement Bekostigende partij Afspraken doelen op doelgroep (kwantitatief en kwalitatief) Inrichten systemen Monitoren resultaten Rapporteren/ publiceren resultaten Bijsturen Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Zorgvraag vertaald in doelen zorgplan Leveren zorg Monitoren ontwikkelingen en gestelde doelen Meten clientervaring Bijstellen doelen
Administratie en verantwoording Bekostigende partij Zorgtoewijzing Zorglevering en registratie zorg Accorderen zorg voor facturatie Controle juistheid, tijdigheid en volledigheid registratie Declaratie, facturatie Declaratie en facturatie naar financiële administratie Verantwoording Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Zorgtoewijzing Intake Start zorg Zorglevering Mutatie zorg Einde zorg
Cashmanagement Bekostigende partij Verwerken facturatie/ declaratie in boekhouding Zorgdebiteurenpositie Monitoren instromende kasstromen en rapporteren zorgdebiteurenpositie Zorgdebiteurenbeheer Incassomanagement Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Factuur aanvullende diensten Rekening eigen bijdrage Indienen of betalen factuur Debiteurenbeheer Incassomanagement
Planning & control Bekostigende partij Plan: Contractafspraken Do: zorglevering en facturatie Check: controle processen/ /management info Act: Signaleren, bijsturen, afspraken bijstellen Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Plan: zorgvraag vertaald in toewijzing en zorgplan Do: zorglevering Check: match (veranderende) zorgvraag met zorgtoewijzing, zorglevering = zorgplan Act: signaleren, indien nodig meer passende zorgtoewijzing aanvragen, zorgplan bijstellen
Waar draait het eigenlijk om? Toewijzing Productie Registratie Declaratie Verantwoording Boekhouding
Optimaliseren cliëntstromen Bekostigende partij Bekendheid organisatie (marketing) bij potentiele cliënt Zorgvraag vertaald in toewijzing Instroom in organisatie (sales) Organisatie Vertalen in processen, mensen en systemen Cliënt Bekendheid organisatie (marketing) bij potentiele cliënt Zorgvraag vertaald toewijzing Instroom in organisatie (sales)
Zorgcontrol: een gezamenlijke verantwoordelijkheid Optimaliseren cliëntstromen Planning & Control Zorgafspraken Cashmanagement Resultaatmanagement Administratie en verantwoording
Iedereen heeft een rol Afdeling Front office Clientadministratie Zorgverkoop Zorgprofessional Financiën Control Voor de cliënt Voordeur Vraagbaak Regelaar Contactpersoon Geld Buiten beeld
Casus Verkeerde factuur Ik heb een rekening ontvangen en die klopt niet.
Zorgcontrol: betrek de zes elementen Optimaliseren cliëntstromen Planning & Control Zorgafspraken Cashmanagement Resultaatmanagement Administratie en verantwoording
Casus Verkeerde factuur Verantwoordelijkheden Zorgprofessional Cliëntadministratie Financiële administratie Mogelijk zorgverkoop Processen Registratie proces aanpassen Goedkeuring registratie Controles op de registratie Aanlevering verantwoordingsdocumenten Declaratie of facturatie Vertaling naar de boekhouding Managementrapportage Systemen Inrichten codes en tarieven in ECD Berichtenverkeer in ECD Aansluiting financiële pakket en ECD
Casus Debiteurenbeheer Na 2 jaar ontving ik een herinnering van een nietbetaalde factuur van 2015. 16 maart 1998
Casus Debiteurenbeheer Verantwoordelijkheden Financiële administratie Cliëntadministratie Planning en control Zorgverkoop (Management team) Processen Declareren / factureren Vertaling naar de boekhouding Verwerken retourberichten / creditfacturen Aflettering Aanmaningsproces Openstaande facturen bekostigende partij via zorgverkoper Mogelijk incassomanagement Management informatie Systemen Aansluiting ECD en boekhouding Signaleringsfunctie Rapportagemogelijkheden
Casus Wachtlijst Ik sta al twee maanden op de wachtlijst en ontvang nog steeds geen zorg.
Casus Wachtlijst Verantwoordelijkheden Zorgprofessional Cliëntadministratie Planning en control Front office Zorgverkoop (Managementteam) Processen Bekendheid organisatie Instroom cliënten Doorstroom cliënten Verschillende bekostigingen Zorgtoewijzing al in orde? Systemen Signaleringsfunctie Rapportagemogelijkheden
4 tips voor morgen Processen Verbinding Controlemodel Voor de cliënt
Presentatie grafische notulen
Bedankt voor uw aandacht! Heeft u vanaf morgen grip op uw opbrengstenproces?