Instructie Facturatie 19 maart 2015
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Doelgroep... 3 1.2 Gerelateerde documenten... 3 2 Instellingen... 3 3 Facturen aanmaken... 4 3.1 Reguliere Inschrijvingen factureren... 4 3.2 In Company cursussen factureren... 5 3.3 Leergangen factureren... 5 3.4 Losse facturen aanmaken... 6 4 Facturen bewerken... 7 5 Facturen afdrukken... 8 Carta - Facturatie.docx Pagina 2
1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt uitgelegd hoe u facturen aan kunt maken in Carta. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Nieuwe gebruikers van Carta Kennis van introductiecursus Carta Kennis na afloop van deze instructie: Kan automatisch facturen aanmaken Kan met de hand facturen aanmaken Kan facturen wijzigen en uitbreiden 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Instellingen Figuur 1 Financiële instellingen Carta - Facturatie.docx Pagina 3
Via het pad Beheer=>Instellingen kunnen een aantal basisinstellingen van de facturatie worden ingesteld. De sjablonen bevatten de layout van de factuur. Door centraal de layout van de factuur te definiëren, garanderen we een uniforme uitstraling naar onze klanten. Als er in dit scherm bij Proefafdruk een e-mail adres staat, dan wordt dat adres gebruikt bij het versturen van Proefafdrukken van facturen. Meer hierover later. Als de optie Maak 0-facturen aan wordt aangevinkt, dan worden alle inschrijvingen gefactureerd, ook de gratis inschrijvingen. Aanmaning 1 en Aanmaning 2 geeft aan na hoeveel dagen een aanmaning verstuurd dient te worden. Dit wordt in de factuurmodule gebruikt om te selecteren welke facturen aangemaand moeten worden. Tenslotte kan in het veld volgend factuurnummer worden aangegeven welk factuurnummer gebruikt moet worden. Dit getal moet groter zijn dan het hoogst gebruikte factuurnummer. 3 Facturen aanmaken 3.1 Reguliere Inschrijvingen factureren Het factureren van inschrijvingen kan op 2 manieren. U kunt via de module Cursus=>Factuur factureren, of via de module Factuur=>Algemeen. Vanuit de module Cursus=>Factuur drukt u op Nieuw( ) om het factureren te starten. Figuur 2 Inschrijvingen factureren Carta - Facturatie.docx Pagina 4
Alle nog te factureren cursisten staan in deze lijst. Standaard staan alle cursisten aangevinkt, maar u kunt ook selectief 1 of meerdere deelnemers selecteren die gefactureerd moeten worden. Rechtsonder heeft u de mogelijkheid om meerdere inschrijvingen van hetzelfde bedrijf te verzamelen op 1 factuur. Als dit vinkje uit staat, dan wordt voor elke deelnemer een aparte factuur aangemaakt. Als u op Voltooien drukt worden de geselecteerde facturen aangemaakt. U kunt ook via Factuur=>Algemeen factureren. In de knoppenbalk zit een speciaal kassa icoon ( )om alle nog niet gefactureerde inschrijvingen van alle cursussen te factureren. Als u op het kassa icoon drukt, ziet u het scherm uit figuur 2, maar dan met alle nog niet gefactureerde inschrijvingen. Ook hier kunt u weer selectief deelnemers aan- en uitvinken en zo selecteren welke facturen aangemaakt moeten worden. 3.2 In Company cursussen factureren In de basis gaat dit op dezelfde manier als het factureren van reguliere inschrijvingen. Als u een In Company opleiding factureert, dan komt er alleen een factuur uit Carta gericht aan de persoon die ingeschreven is met de rol Contact Bedrijfsopleiding. Voor alle andere deelnemers van hetzelfde bedrijf als de contactpersoon wordt een factuurregel aangemaakt met een bedrag van 0,-, Het is mogelijk om gewone inschrijvingen en bedrijfsinschrijvingen in 1 cursus te combineren. 3.3 Leergangen factureren Een leergang is een verzameling cursussen. Leergangen worden in de regel vanuit de leergang gefactureerd en niet vanuit de cursus. Figuur 3 Dialoog leergang-inschrijving financieel Carta - Facturatie.docx Pagina 5
Bij de leergang wordt ook de prijsafspraak vastgelegd. Normaal gesproken, als alle onderdelen van de leergang door de cursist gevolgd worden, wordt de volledige prijs van de leergang aan de cursist gefactureerd. Het is mogelijk om staffelprijzen te definiëren. Als een staffelprijs beschikbaar is voor het geselecteerde aantal cursussen, zal deze automatisch voorgesteld worden in de inschrijfwizard. De factuur bevat normaal gesproken de volgende regels: Leergang prijs leergang Cursus1 0 Cursus2 0 Cursus3 0 Het is ook mogelijk om automatisch een kortingsregel op de factuur te plaatsen. Het systeem rekent dan de som van de gekozen opleidingen uit en berekent het verschil met de gefactureerde prijs. Er wordt dan een extra regel op de factuur geplaatst. De factuur bevat dan onderstaande regels. Leergang 0 Cursus1 Prijs cursus1 Cursus2 Prijs cursus2 Cursus3 Prijs cursus3 Korting -Korting 3.4 Losse facturen aanmaken Het is mogelijk om een factuur aan te maken die niet gekoppeld is aan een inschrijving. Gebruik hiervoor de knop nieuw ( ) in de module Factuur=>Algemeen. Carta - Facturatie.docx Pagina 6
Figuur 4 Vrije factuur aanmaken Achter deze knop zit het scherm uit figuur 4. Hier kunt u de factuur samenstellen. Een aantal velden zoals cursus zijn optioneel. Heeft u betreft, een debiteur en een bedrag ingevuld, dan wordt de OK knop actief. Nadat u op OK heeft gedrukt wordt de factuur aangemaakt. 4 Facturen bewerken Nadat facturen automatisch of handmatig zijn aangemaakt kunnen deze nog bewerkt worden. Er kan bijvoorbeeld handmatig een factuurregel toegevoegd worden. Dit is bij voorbeeld handig als u een speciale afspraak met de deelnemer op de factuur wilt opnemen. Figuur 5 Extra factuurregel aanmaken Het toevoegen van regels kan via het scherm Factuur=>Regels. Als u op de knop nieuw ( ) drukt, verschijnt het scherm uit figuur 5. Vul de gewenste gegevens in en druk op OK om de regel aan de factuur toe te voegen. Carta - Facturatie.docx Pagina 7
Zolang een factuur nog niet is afgedrukt is het mogelijk om deze aan te passen. Als de factuur is afgedrukt, is deze vergrendeld en kunnen er voor deze factuur ook geen aanpassingen worden gedaan in het scherm Factuur=>Regels. 5 Facturen afdrukken Facturen kunnen worden afgedrukt vanuit Factuur=>Algemeen. De opmaak van de factuur is een sjabloon dat ingesteld wordt bij de systeemopties. Hoe een sjabloon kan worden aangepast wordt in een ander instructie document uitgelegd. (Zie Carta - Samenvoegen Facturen.docx). Figuur 6 Afdrukken facturen In de knoppenbalk zijn 3 icoontjes toegevoegd die te maken hebben met het afdrukken van facturen en aanmaningen. Voor het snel afdrukken van 1 factuur kan gebruik worden gemaakt van de knop [Afdrukken] die midden op het scherm, achter de datum met label Afgedrukt staat. Als een factuur wordt afgedrukt kan een digitale versie of een papieren versie worden afgedrukt. Hierbij wordt rekening gehouden met de voorkeur die bij de debiteur is opgeslagen. Zowel bij personen als bij bedrijven wordt hiervoor gekeken naar het vinkje [ ] Stuur facturen via e-mail dat op het scherm Bedrijf=>Betaalwijze en Persoon=>Betaalwijze is terug te vinden. Staat dit vinkje aan, dan wordt een digitale factuur verstuurd naar het e- mail adres dat erachter staat. Is bij de instellingen een e-mail adres voor de proefafdruk opgegeven, dan wordt bij het afdrukken gevraagd of er een proefafdruk gemaakt moet worden. Kiest u voor een proefafdruk, dan wordt de factuur aan het e-mail adres voor de proefafdruk gestuurd en blijft de afdrukdatum leeg. Carta - Facturatie.docx Pagina 8