Meer ict per euro Een onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs
2 MEEr ICT per Euro
Inhoud 1 Inleiding 4 2 Vraagstelling en opzet 5 3 Resultaten 8 4 Discussie 15 5 Referenties 19 MEEr ICT per Euro 3
1 Inleiding Een belangrijke ambitie van Kennisnet met betrekking tot het thema probleemloos ict-gebruik, is het ondersteunen van instellingen bij het doelmatig inrichten van hun ictfunctie (Kennisnet, 2012). onder doelmatigheid wordt onder andere verstaan, dat de informatievoorziening van instellingen de sturing door het bestuur en het management optimaal faciliteert. Activiteiten van Kennisnet op dit terrein betreffen benchmarkstudies in het basisonderwijs, Vo en MBo met betrekking tot de kosten van ict. Kennisnet wil instellingen onafhankelijke informatie aanbieden, zodat zij een beter inzicht krijgen in hun ict-kosten en deze kunnen vergelijken met die van andere instellingen. Deze informatie stelt het bestuur en het management in staat de beschikbare financiële middelen doeltreffend, strategisch en verantwoord in te kunnen zetten. Volgens Kennisnet is dit een belangrijk aspect van het opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. Een nadere uitwerking van de indicator begroten en budgetteren is te vinden in de desbetreffende publicatie (Kennisnet, 2013c). Als eerste stap in het beschikbaar stellen van financiële stuurinformatie is, in opdracht van Kennisnet, door Groenendijk onderwijs Administratie (http://www.groenendijk.nl) in het laatste kwartaal van 2013 een onderzoek uitgevoerd naar de ict-kosten in het basisonderwijs. Het voorliggende rapport schetst de vraagstelling in 2012, de opzet en de resultaten van dit onderzoek. Naast de cijfermatige uitkomsten van het feitenonderzoek bevat het rapport ook de bevindingen uit een aantal interviews met schoolbestuurders over de sturing op (de kosten van) ict. Het rapport wordt afgesloten met een aantal conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de resultaten van het feitenonderzoek en de interviews. 4 MEEr ICT per Euro
2 Vraagstelling en opzet Gelet op de ambitie van Kennisnet om tot bruikbare financiële stuurinformatie te komen (o.a. voor het uitvoeren van benchmarkstudies), moest het onderzoek naar ict-kosten in het basisonderwijs antwoord geven op de volgende vragen: 1. Hoeveel wordt er in het basisonderwijs aan ict uitgegeven: per school, per leerkracht en per leerling? 2. Hoe verhouden de ict-kosten zich tot de totale kosten in het basisonderwijs? 3. Hoe is de verdeling van de ict-kosten over diverse rubrieken, zoals software, hardware, netwerk, e.d.? 4. In hoeverre kunnen ict-kosten (binnen de diverse rubrieken) worden toegewezen aan het primaire onderwijsproces en de ondersteunende processen? Bij elke onderzoeksvraag is nagegaan in hoeverre de uitkomsten voor kleine schoolbesturen anders zijn dan voor middelgrote en grote schoolbesturen. Voor het beantwoorden van bovengenoemde vragen is een feitenonderzoek uitgevoerd. Daarnaast is een verkennend onderzoek uitgevoerd naar de (financiële) sturing op het ict-domein binnen het basisonderwijs. Hiertoe is een aantal interviews afgenomen bij schoolbestuurders. Het onderzoek heeft geen betrekking op het speciaal onderwijs. uit een eerste verkenning bleek, dat door grote verschillen met betrekking tot de hoogte van de bekostiging per leerling, het aantal leerlingen per FTE onderwijzend personeel en de vorm van onderwijs, het meenemen van het speciaal onderwijs in het onderzoek een heel vertekend beeld van de resultaten zou opleveren. 2.1 Opzet feitenonderzoek 2.1.1 Steekproef Het feitenonderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs heeft plaatsgevonden door van (een steekproef van) 24 schoolbesturen de financiële administraties te analyseren. Voor het samenstellen van deze steekproef is gebruik gemaakt van de (financiële) gegevens van het basisonderwijs, die door de Dienst uitvoering onderwijs (Duo) worden bijgehouden en beschikbaar worden gesteld (http://data. duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/ basisonderwijs/default.asp). op de website van Duo worden alle relevante gegevens gerapporteerd van alle bevoegde gezagen (schoolbesturen) in het basisonderwijs. In 2011 ging het in totaal om 1055 bevoegde gezagen (exclusief het speciaal onderwijs). Duo verdeelt deze bevoegde gezagen in haar rapportage in zes categorieën op basis van het aantal scholen. Tabel 1 geeft een overzicht van deze categorieën en de aantallen bevoegde gezagen en scholen per categorie. In het kader van het feitenonderzoek zijn de zes categorieën uit Tabel 1 samengevoegd tot twee onderzoeksgroepen: (1) basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine schoolbesturen) en (2) basisonderwijs3, basisonderwijs4, basisonderwijs5 en basisonderwijs6 (middelgrote en grote schoolbesturen). Het aantal schoolbesturen binnen beide onderzoeksgroepen is ongeveer gelijk. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef voor het feitenonderzoek is gebruik gemaakt van een tool op internet (http://www.survey-onderzoek. nl/samplesize.html). Met deze tool is berekend wat de steekproefgrootte moet zijn bij een bepaalde verwachte uitkomst en een maximaal acceptabele afwijking (marge) Categorie Aantal scholen per bevoegd gezag Aantal bevoegde gezagen Percentage van totaal Onderzoeksgroepen Basisonderwijs1 Basisonderwijs2 1 2 471 59 44,6% 5,6% Klein Basisonderwijs1+ Basisonderwijs2=50% Basisonderwijs3 Basisonderwijs4 Basisonderwijs5 Basisonderwijs6 3-5 6-10 11-20 20 plus 115 163 173 74 10,9% 15,5% 16,4% 7,0% Middelgroot en groot Basisonderwijs3+ Basisonderwijs4+ Basisonderwijs5+ Basisonderwijs6 = 50% Totaal 1055 100% Tabel 1: Aantal schoolbesturen en scholen per door DUO onderscheiden categorie. MEEr ICT per Euro 5
Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten Kosten hardware en infrastructuur - Servers, pc s, clients, laptops en tablets - Smartphones - Digiborden, beeldschermen, tv s en beamers - Videorecorders/ dvd- en blu-rayspelers - Printers / kopieerapparatuur / multifunctionals (incl. termijnbedragen) - Apparatuur voor videoconferencing - Telefooncentrale en telefoontoestellen - Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos) - Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens) - Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware - Kleine apparatuur zoals koptelefoons / headsets / muizen / toetsenborden / webcams en usb-sticks Kosten software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware) - Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties onderwijs - Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning / algemeen - Programmeren van eigen software Kosten clouddiensten - Abonnementskosten onderwijs - Abonnementskosten ondersteuning / algemeen - Incidentele kosten Inrichtingskosten - Verwervingskosten - Installatie, aanpassingen (configuratie en modificatie), conversie en documentatie - Projectmanagement - Voorlichting en opleidingen Beheerkosten - Beheer van alle componenten onder 'hardware' - Beheer van alle componenten onder 'software' en data - Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie - Bijscholing en voorlichting - Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers) - Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel) Kosten einde levenscyclus - Kosten van klaarmaken voor het verwijderen en afvoeren van hardware / software Overige personeelskosten (voor zover niet al toegerekend onder bovenstaande) - Ict-coördinator / beheerder - Scholing algemene ict-vaardigheden - Inhuur derden Overige, niet gealloceerde kosten Tabel 2: Hoofd- en sub-rubrieken ict-kosten. 6 MEEr ICT per Euro
tussen de gemeten en de werkelijke waarde. Als input voor de berekening van de steekproefgrootte zijn de ict-kosten per leerling (onderdeel van de eerste onderzoeksvraag) genomen. Deze kosten zijn op basis van een vooronderzoek binnen een middelgroot schoolbestuur op 150 gesteld. uit de berekening bleek, dat voor een maximaal acceptabele afwijking van 15 (10%) er bij een populatie van 1055 schoolbesturen (verdeeld over de categorieën klein en middelgroot / groot) een minimale steekproefomvang van 24 instellingen benodigd was. Het totale klantenbestand van Groenendijk onderwijs Administratie omvat ruim 100 basisonderwijs-schoolbesturen met voldoende spreiding qua omvang, geografische ligging en denominatie. uit dit klantenbestand zijn 24 instellingen geselecteerd om te komen tot een representatieve steekproef conform de verhouding in Tabel 1: 12 schoolbesturen uit categorie basisonderwijs1 en basisonderwijs2 (kleine instellingen) en 12 uit categorie basisonderwijs3, basisonderwijs4, basisonderwijs5 en basisonderwijs6 (middelgrote en grote instellingen). Het feitenonderzoek is uitgevoerd door voor elk schoolbestuur uit de steekproef op journaalpostniveau, en waar nodig op factuurniveau, een analyse te maken van de kosten op het gebied van ict. 2.2 Opzet interview Niet alleen de aard en omvang van de ict-kosten, maar ook de sturing hierop door bestuur en management zijn van belang voor een succesvolle inzet van ict in het onderwijs. Van 8 bevoegde gezagen die aan het feitenonderzoek hebben meegedaan, is de verantwoordelijke bestuurder geïnterviewd. Tijdens de interviews zijn de resultaten van het feitenonderzoek van de desbetreffende instelling gevalideerd en is de (financiële) sturing op het ict-domein verkend. De volgende vragen zijn in de interviews aan de orde gekomen: Komt het beeld dat we aangetroffen hebben overeen met het beeld dat u van de kosten op ict-gebied heeft? Welke posten verrassen u? Hoe volgt u de kosten en opbrengsten op het gebied van ict binnen uw instelling? Hoe stuurt u op deze kosten en opbrengsten? Is er een ict-budget? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Heeft uw organisatie een ict-beleid? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Welke rol speelt dit beleid in de besluitvorming bij aanschaf en implementatie van ict-middelen? 2.1.2 Hoofd- en sub-rubrieken Bij het bepalen van de hoofd- en sub-rubrieken voor het toekennen van ict-kosten is uitgegaan van een brede opvatting van ict. Dit betekent, dat ook kosten voor telecommunicatie, repro en kosten voor de implementatie van ict-middelen (opleiding en andere projectkosten) zijn beschouwd als ict-kosten. Initieel was het de bedoeling, dat het onderzoek ook betrekking zou hebben op de interne personele lasten voor rollen als ict coördinator en systeembeheerder. Tijdens de voorbereiding van het onderzoek bleek, dat deze rollen zeer divers worden ingevuld binnen de instellingen en dat de uren en kosten niet apart worden bijgehouden. In het onderzoek zijn deze kosten dan ook buiten beschouwing gelaten. omdat onderwijsinstellingen zelf niet (of heel verschillend) administreren op het detailniveau van de geselecteerde kostenposten, zijn de desbetreffende kosten handmatig aan de verschillende hoofd- en sub-rubrieken toegekend. Tabel 2 geeft een overzicht van de rubrieken die in het feitenonderzoek zijn gehanteerd. MEEr ICT per Euro 7
3 Resultaten De resultaten van het onderzoek naar de (sturing op) ictkosten in het basisonderwijs bestaan uit de resultaten van het feitenonderzoek en de bevindingen uit de interviews. 3.1 Resultaten feitenonderzoek Voor elk schoolbestuur uit de steekproef is op basis van een uitvoerige analyse van de administratie een detailrapportage opgesteld met betrekking tot hun ictkosten in 2012. De ruwe data vormden de input voor het beantwoorden van de geformuleerde onderzoeksvragen. In het vervolg van deze paragraaf worden de belangrijkste resultaten van het feitenonderzoek toegelicht en waar nodig voorzien van een tabel of grafiek. Hierbij wordt, indien relevant, een uitsplitsing gemaakt naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. De interpretatie van de verzamelde gegevens komt in Hoofdstuk 4 aan de orde. uit Tabel 4 komt naar voren dat middelgrote en grote schoolbesturen per school meer uitgeven aan ict dan kleine schoolbesturen. per leerling en per leerkracht laten de gegevens een omgekeerd beeld zien. De gegevens in Tabel 3 en Tabel 4 maken duidelijk dat er grote verschillen zijn tussen individuele schoolbesturen. Deze verschillen zijn als het gaat om ict-kosten per school het grootst binnen de categorie middelgrote en grote schoolbesturen; als het gaat om ict-kosten per leerling en per leerkracht zijn de verschillen het grootst binnen de categorie kleine schoolbesturen. 3.1.1 Ict-kosten in het basisonderwijs Tabel 3 geeft een overzicht van de ict-bestedingen per school, per leerling en per FTE onderwijzend personeel (op). Bij de genoemde bedragen gaat het niet om geld dat specifiek voor een leerling, een leerkracht of een school wordt uitgegeven aan ict. Het is een indicator die inzicht geeft in de gemiddelde ict-kosten per leerling, leerkracht of school. In Tabel 4 worden de ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. Ict-kosten in euro s Gemiddeld per school Spreiding (en variatiebreedte) Gemiddeld per leerling (2011-2012) Spreiding (en variatiebreedte) Gemiddeld per FTE OP (2012) Spreiding (en variatiebreedte) Alle bevoegde gezagen 35.560 19.127-68.861 (49.734) 160 99-312 (213) 3.201 1.774-6.275 (4.501) Tabel 3: Ict-kosten per school, per leerling en per leerkracht. Ict-kosten in euro s Gemiddeld per school Kleine bevoegde gezagen 29.681 19.127-55.206 (36.079) Middelgrote en grote bevoegde gezagen 36.261 27.822-68.861 (41.039) Gemiddeld per leerling 2011-2012 177 99-312 (213) 158 139-223 (84) Gemiddeld per FTE op (2012) 3.527 1.774-6.275 (4.501) 3.173 2.768-4.280 (1.512) Tabel 4: Ict-kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen 8 MEEr ICT per Euro
18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% % van totale kosten kleine schoolbesturen Figuur 1: Ict-kosten als percentage van totale kosten en van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. % van materiële kosten middelgrote en grote schoolbesturen 3.1.2 Verhouding ict-kosten ten opzichte van overige kosten In Tabel 5 wordt aangegeven hoe de ict-kosten zich verhouden tot de totale en tot de materiële kosten. In Tabel 6 zijn de gegevens met betrekking tot de verhouding tussen de ict-kosten en de totale en de materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. uit Tabel 6 blijkt dat kleine schoolbesturen naar verhouding meer geld uitgeven aan ict dan middelgrote en grote bevoegde gezagen (zie ook Figuur 1). De gegevens in Tabel 5 en Tabel 6 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen individuele schoolbesturen. Deze verschillen zijn zowel voor de verhouding tot de totale kosten als voor de verhouding tot de materiële kosten het grootst binnen de categorie kleine schoolbesturen. Ict-kosten Percentage van de totale kosten Spreiding (en variatiebreedte) Alle bevoegde gezagen 3,2 2,2-5,3 (3,1) Percentage van de materiële kosten Spreiding (en variatiebreedte) 14,4 8,8-23,6 (14,8) Tabel 5: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten. Ict-kosten Percentage van de totale kosten Kleine bevoegde gezagen 3,6 2,2-5,3 (3,1) Middelgrote en grote bevoegde gezagen 3,2 2,7-4,4 (1,7) Percentage van de materiële kosten 15,6 8,8-23,6 (14,8) 14,3 10,9-23,3 (12,4) Tabel 6: Ict-kosten als percentage van totale en van materiële kosten uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. MEEr ICT per Euro 9
3.1.3 Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek Tabel 7 geeft een overzicht van de verdeling van de ictkosten voor de hoofdrubrieken, zoals deze ten behoeve van het feitenonderzoek zijn vastgesteld (zie Hoofdstuk 2). In Tabel 8 is de percentuele verdeling van de ict-kosten per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. uit Tabel 8 komt naar voren, dat kleine instellingen ongeveer 3% meer uitgeven aan hardware en infrastructuur dan middelgrote en grote instellingen. Als het gaat om de verdeling van de ict-kosten met betrekking tot de overige hoofdrubrieken zijn de verschillen tussen kleine en grote en middelgrote schoolbesturen niet erg groot zijn (zie ook Figuur 2). Dit geldt ook voor de verschillende sub-rubrieken (zie Bijlage 3). De gegevens in Tabel 7 en Tabel 8 laten zien dat er grote verschillen zijn tussen individuele schoolbesturen. Bij de meeste rubrieken zijn deze verschillen het grootst binnen de categorie kleine schoolbesturen. In het vervolg van deze paragraaf wordt per relevante hoofdrubriek een toelichting gegeven op de verzamelde gegevens. Gezien de grote overeenkomst in bestedingspatroon, wordt daarbij geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende categorieën schoolbesturen. De hoofdrubrieken waar minder dan 1% van de ict-kosten betrekking op heeft, blijven verder buiten beschouwing. Ict-kosten Hardware en infrastructuur Alle bevoegde gezagen 53,8 41,0-71,5(30,5) Software 15,6 5,3-34,7 (29,4) Clouddiensten 8,1 0,3-15,7 (15,3) Inrichting 3,1 0,0 9,7 (9,7) Beheer 18,1 8,0-0,5 (0,5) Einde levenscyclus 0,0 0,0 0,5 (0,5) Overig personeel 0,5 0,0 3,3 (3,1) Overig, niet gealloceerd Totaal 0,6 0,0 2,2 (3,1) 100 Tabel 7 Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek. 10 MEEr ICT per Euro
Ict-kosten Hardware en infrastructuur Kleine bevoegde gezagen 56,8 41,0 71,5 (30,5) Middelgrote en grote bevoegde gezagen 53,5 45,0 66,4 (21,3) Software 14,6 5,3 34,7 (29,4) 15,7 10,6 21,0 (10,4) Clouddiensten 7,5 3,5 15,7 (12,1) 8,2 0,3 13,3 (13,0) Inrichting 1,7 0,0 8,5 (8,5) 3,2 0,2 9,7 (9,4) Beheer 18,3 8,0 39,9 (31,9) 17,9 11,2 25,9 (3,1) Einde levenscyclus 0,0 0,0 0,0 (0,0) 0,0 0,0 0,5 (0,5) Overig personeel 0,4 0,0 3,3 (3,3) 0,5 0,0 1,1 (1,0) Overig, niet gealloceerd Totaal 0,4 0,0 2,0 (2,0) 100 0,6 0,0 2,2 (2,2) 100 Tabel 8: Verdeling ict-kosten als percentage per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. 60% 50% 40% 30% 20% 10% kleine schoolbesturen middelgrote en grote schoolbesturen 0% Clouddiensten Inrichting Beheer Overige personeel Einde levenscyclus Software Hardware en infrastructuur Overige, niet gealloceerd Figuur 2: Verdeling ict-kosten per hoofdrubriek uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. MEEr ICT per Euro 11
Kosten hardware en Infrastructuur Tabel 9 geeft een overzicht van de percentuele verdeling van de kosten voor hardware en infrastructuur per sub-rubriek. Bijna 54% van de ict-kosten valt in deze hoofdrubriek. Schoolbesturen maken relatief hoge kosten voor printers, kopieerapparaten en multifunctionals (37%). In Hoofdstuk 4 wordt op deze kostenpost nader ingegaan. schoolbesturen software voornamelijk aanschaffen ten behoeve van het onderwijs en in mindere mate ten behoeve van de ondersteuning. In paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op ingegaan. Kosten clouddiensten Tabel 11 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten voor clouddiensten per sub-rubriek. Kosten software Tabel 10 geeft een overzicht van de verdeling van de kosten voor software per sub-rubriek. Bijna 16% van de ict-kosten heeft betrekking op de aanschaf en het onderhoud van software. uit Tabel 10 blijkt, dat Iets meer dan 8% van de ict-middelen wordt besteed aan clouddiensten. uit Tabel 11 komt naar voren, dat schoolbesturen clouddiensten vooral afnemen en inzetten ten behoeve van de ondersteuning en in veel mindere mate voor het onderwijs. In paragraaf 3.1.4 wordt hier nader op ingegaan. Hardware en infrastructuur Servers, pc s, (thin) clients, laptops en tablets Smartphones Digiborden, beeldschermen, tv s en beamers Videorecorders/ dvd en blu rayspelers % van de hoofdrubriek 27 0 27 0 Printers /kopieerapparatuur /multifunctionals (incl. termijnbedragen) Apparatuur voor videoconfencing Telefooncentrale en telefoontoestellen Netwerk (telefoon, data, AV, bedraad en draadloos) Beveiliging (toegangssysteem, pasjes en inlogtokens) Niet nader toe te wijzen kosten en afschrijvingen hardware Kleine apparatuur zoals headsets, muizen, usb- sticks, etc. Totaal 37 0 0 5 0 2 2 100 Tabel 9: Percentuele verdeling kosten Hardware en Infrastructuur per sub-rubriek. Software (applicaties, OS, DBMS, middleware en beheersoftware) Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties Aanschaf- en onderhoudskosten softwarelicenties ondersteuning Programmeren van eigen software Totaal % van de hoofdrubriek 65 35 0 100 Tabel 10: Verdeling kosten Software per sub-rubriek. 12 MEEr ICT per Euro
Clouddiensten Abonnementskosten onderwijs Abonnementskosten ondersteuning / algemeen Incidentele kosten Totaal % van de hoofdrubriek 25 74 1 100 Tabel 11: Verdeling kosten Clouddiensten per sub-rubriek. Inrichting Verwervingskosten Installatie, configuratie en modificatie, conversie en documentatie Projectmanagement Voorlichting en opleidingen Totaal % van de hoofdrubriek 1 87 0 12 100 Tabel 12: Verdeling kosten Inrichting per sub-rubriek. Beheer Beheer van alle componenten onder hardware Beheer van alle componenten onder software en data Aanpassingen (programmatuur, configuratie) en documentatie Bijscholing en voorlichting Verbruik (o.a. gesprekskosten, papier, cartridges en lampen beamers) Abonnementen (o.a. internet, telefoon en kabel) Totaal % van de hoofdrubriek 24 13 1 0 28 34 100 Tabel 13: Verdeling kosten Beheer per sub-rubriek. Kosten inrichting Tabel 12 geeft een overzicht van de verdeling van de inrichtingskosten per sub-rubriek. Kosten beheer Tabel 13 geeft een overzicht van de verdeling van de beheerskosten per sub-rubriek. De kosten voor inrichting vormen slechts 3% van de totale ict-lasten van schoolbesturen Deze 3% wordt voor het grootste gedeelte besteed aan installatiewerkzaamheden. Een klein stukje gaat naar voorlichting en opleiding. Aan beheer wordt jaarlijks iets meer dan 18% van de totale ict-kosten besteed. De sub-rubrieken abonnementen (34%) en verbruik (28%) zijn de grootste kostenposten in deze hoofdrubriek. Het feit dat hardware een veel grotere kostenpost is dan software, zie je terug in de verdeling van de beheerskosten (respectievelijk 24% en 13%). MEEr ICT per Euro 13
3.1.4 Verdeling ict-kosten over primair en ondersteunend proces De vraag is in hoeverre ict-kosten binnen de onderscheiden hoofd- en sub-rubrieken kunnen worden toegewezen aan het primaire onderwijsproces en aan de ondersteunende processen? Tijdens de uitvoering van het feitenonderzoek bleek, dat deze informatie niet of nauwelijks uit de administratie gehaald kon worden. Aan de geanalyseerde journaalposten en facturen kon niet worden afgelezen op welke functie of afdeling deze betrekking hadden. ook de inventaris en vaste activa bleken niet per functie of afdeling bijgehouden te worden. De kosten binnen de hoofdrubrieken software en clouddiensten bleken als enige onderscheiden te kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning (zie Tabel 10 en Tabel 11). uit Bijlage 3 valt af te lezen, dat van de kosten voor software 441.533 wordt besteed aan onderwijs en 235.764 aan ondersteuning; van de kosten voor clouddiensten gaat 88.564 naar het onderwijs en 262.861 naar ondersteuning. In totaal wordt door de instellingen uit de steekproef 1.032.477 besteed aan software en clouddiensten. Van dit bedrag wordt circa 51% ( 530.079) besteed aan onderwijs en 49% ( 502.380) aan ondersteuning. 3.2 Bevindingen uit de interviews In totaal zijn acht schoolbestuurders geïnterviewd. Deze interviews zijn gebruikt om de resultaten van het feitenonderzoek van de desbetreffende instelling te valideren en om een eerste globaal idee te krijgen van de (financiële) sturing op het ict-domein. De interviews gaven geen aanleiding tot het aanpassen van de verzamelde gegevens. Verder kwam het volgende beeld naar voren: 1. op het ict-domein is in de regel sprake van budgetsturing. per school wordt een budget voor ictkosten afgesproken. Een school mag gedurende het jaar uitgaven doen binnen het budget. Er ligt doorgaans geen actueel ict-beleid of -plan ten grondslag aan deze uitgaven. De focus ligt op beheersing van ict-kosten en minder op de opbrengsten ervan. 2. Ict-projecten worden niet systematisch gevolgd en financieel geadministreerd. Er wordt zelden een business case of andere justificatie opgesteld voorafgaand aan de aanschaf van ict-middelen. Er is dan ook nauwelijks sprake van sturing op opbrengsten. 3. Er is weinig aandacht voor de invoering van ictmiddelen. De inspanning die gepaard gaat met het invoeren van ict wordt niet bijgehouden (niet geadministreerd). 4. Er wordt nauwelijks geld besteed aan het vergroten van ict-competenties van medewerkers. Wat uit het school budget voor ict scholing wordt gehaald is centraal niet inzichtelijk. 5. Er is geen sturing op de ontwikkeling van ictcompetenties bij onderwijzend of ondersteunend personeel. ontwikkeling op dit gebied is afhankelijk van individueel initiatief en gebeurt buiten het zicht van bestuur en management. 6. Er is geen sprake van standaardisatie van ict-middelen. De lijst met activa bevat in de regel een grote diversiteit aan hardwarecomponenten (merken, modellen, configuraties). Doordat de verantwoordelijkheid voor de besteding van ict middelen bij de scholen ligt, is er weinig bovenschoolse synergie. 14 MEEr ICT per Euro
4 Discussie In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de betekenis van de resultaten van het feitenonderzoek en de interviews. ook worden de opzet en uitvoering van het onderzoek geëvalueerd. 4.1 Ict-kosten in het basisonderwijs Jaarlijks wordt per school gemiddeld 35.560 uitgegeven aan ict, per leerling gemiddeld 160 en per leerkracht 3.201. Middelgrote en grote schoolbesturen geven gemiddeld 6.580 meer uit per school dan kleine schoolbesturen. per leerling en per leerkracht geven kleine schoolbesturen meer uit aan ict: 19 meer leerling en 354 per leerkracht. Ict-kosten vormen jaarlijks 3,2% van de totale kosten en 14,4% van de materiële kosten van schoolbesturen in het basisonderwijs. De ict-kosten zijn bij kleine instellingen 3,6% van de totale kosten en 15,6% van de materiële kosten; bij middelgrote en grote instellingen gaat het om respectievelijk 3,2% en 14,3%. Een mogelijke verklaring voor de verschillen tussen de twee categorieën schoolbesturen zou het gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en/of per school kunnen zijn. In Tabel 14 wordt hiervan een overzicht gegeven. uit Tabel 14 komt naar voren dat het gemiddeld aantal leerlingen (vooral per school) bij middelgrote en grote schoolbesturen aanzienlijk hoger is dan bij kleine schoolbesturen. Het lijkt er op, dat een grotere schaalgrootte voordelen biedt als het gaat om de hoogte van de ict-kosten en de verhouding ten opzichte van de totale en materiële kosten. Gemiddeld aantal leerlingen Alle bevoegde gezagen Kleine bevoegde gezagen Middelgrote en grote bevoegde gezagen Per FTE OP 20,1 19,9 20,1 Per school 223 168 229 Tabel 14: Gemiddeld aantal leerlingen per leerkracht en per school uitgesplitst naar kleine en naar middelgrote en grote schoolbesturen. MEEr ICT per Euro 15
4.2 Verdeling van ict-kosten De jaarlijkse ict-kosten van schoolbesturen hebben vooral betrekking op hardware en infrastructuur (54%), beheer (18%), software (16%), clouddiensten (8%) en inrichting (3%). De verschillen tussen kleine en middelgrote en grote schoolbesturen zijn, als het gaat om de verdeling van de ictkosten over de genoemde hoofdrubrieken, vrij klein. Alleen bij de kosten voor de (grootste) hoofdrubriek hardware en infrastructuur is er sprake van een duidelijk verschil: kleine instellingen geven hieraan 3% meer uit. op basis van de beschikbare onderzoeksgegevens kan dit verschil niet worden verklaard. Wellicht dat middelgrote en grote instellingen vanwege hun grotere schaal voordeliger kunnen inkopen. Als er wordt ingezoomd op de kosten binnen de verschillende hoofdrubrieken dan valt een aantal zaken op: Binnen de hoofdrubriek hardware en infrastructuur valt op, dat er relatief veel aan print- en kopieerapparatuur wordt uitgegeven. uit Bijlage 3 blijkt, dat het gaat om circa 20% van de totale ict-bestedingen. Daarnaast wordt binnen de hoofdrubriek beheer ongeveer 4% uitgegeven aan papier, cartridges en toners. Het lijkt er dus op, dat instellingen in het basisonderwijs 24% van hun ict-budget besteden aan het reproduceren van analoge informatie of aan het analoog maken van digitale informatie. Uit het overzicht van de ict-kosten per hoofdrubriek valt op, dat schoolbesturen twee keer zoveel aan software (ca. 16%) als aan clouddiensten (ca. 8%) besteden. De meeste applicaties worden klaarblijkelijk nog steeds in de vorm van traditionele software aangeschaft. In haar Jaarplan 2014 geeft Kennisnet aan, dat de combinatie cloud computing met mobile devices steeds belangrijker gaat worden voor het onderwijs (Kennisnet, 2013). Deze technologische trend zal ongetwijfeld leiden tot een verschuiving van ict-kosten richting clouddiensten. Slechts 3% van de totale ict-kosten wordt besteed aan inrichting. Het grootste deel van deze 3% gaat op aan installatie- en configuratiewerkzaamheden (87%) en aan voorlichting en opleiding (12%). Aan projectmanagement wordt helemaal niets uitgegeven, althans het is in ieder geval niet zichtbaar in de financiële administratie. uit de beschikbare onderzoeksgegevens kan niet worden afgeleid wat de reden hiervoor is. Mogelijk zijn de implementatietrajecten in het basisonderwijs weinig complex en is projectmanagement niet nodig en/of worden deze trajecten begeleid door eigen personeel (dat niet apart wordt geadministreerd). Naast de verdeling over de verschillende hoofdrubrieken, is in het onderzoek ook gekeken naar de verdeling van de ict-kosten over het primaire proces en de ondersteunende processen. De kosten binnen de hoofdrubrieken software en clouddiensten bleken als enige onderscheiden te kunnen worden naar onderwijs en ondersteuning. In paragraaf 3.1.4 is vastgesteld, dat van de desbetreffende bedragen 51% wordt besteed aan onderwijs en 49% aan ondersteuning. Deze uitkomst van het onderzoek moet worden beschouwd als een eerste indicatie en niet als een hard en betrouwbaar gegeven, aangezien de hoofdrubrieken software en clouddiensten slechts 24% van alle ict-kosten vertegenwoordigen. 4.3 Sturing en administratie Uit de analyse van de administraties van de onderzochte instellingen en uit de interviews komt naar voren dat sturing en registratie met betrekking tot ict-kosten gefragmenteerd plaatsvindt. Er zijn maar weinig grootboekrekeningen die ict-kosten apart zichtbaar maken. Dit betekent, dat in de financiële rapportages ten behoeve van bestuur en management de ict-kosten versnipperd zijn en niet worden uitgesplitst naar relevante hoofd- en sub-rubrieken. Een effectieve inhoudelijke en financiële sturing lijkt dan ook niet mogelijk op basis van de huidige informatievoorziening binnen het ict-domein. Het gerichter en consistenter administreren van ict-kosten door schoolbesturen en administratiekantoren is dus noodzakelijk, mede gelet op de gewenste vergelijkbaarheid van instellingen (benchmarkstudies). Het verbeteren van de registratie van ict-kosten moet bij voorkeur worden gerelateerd aan het ict-beleid van instellingen. Dit is namelijk het primaire aanknopingspunt voor de (financiële) sturing en verantwoording door bestuur en management. De resultaten van bestaande initiatieven van Kennisnet, zoals het kostenmodel dat is ontwikkeld in het kader van het project Kansen bij krimp (Kennisnet, 2013d), kunnen hierbij uitstekend worden benut. 4.4 Opzet en uitvoering van het onderzoek Het onderzoek naar de ict-kosten in het basisonderwijs bestond uit een feitenonderzoek en een aantal (bestuurlijke) interviews. Vanwege van te voren afgesproken kaders, in termen van beschikbare doorlooptijd en budget, 16 MEEr ICT per Euro
is ten behoeve van het feitenonderzoek een relatief kleine steekproef samengesteld van 12 kleine en 12 middelgrote en grote schoolbesturen. Deze schoolbesturen omvatten in totaal 122 scholen, 27.175 leerlingen en 1.355 FTE leerkrachten (zie Bijlage 3). Door de omvang van de steekproef kan er 10% onnauwkeurigheid in de resultaten kan zitten. In combinatie met de soms vrij grote variatiebreedte in de verzamelde gegevens, zorgt dit er voor dat de gemiddelde scores met enige voorzichtigheid moeten worden geïnterpreteerd. Niettemin geven de onderzoeksresultaten een goed eerste beeld geven van de ict-kosten in het basisonderwijs. Dit wordt bevestigd door het feit, dat alle geïnterviewde onderwijsbestuurders het financiële beeld van hun eigen instelling als valide hebben aangeduid. De resultaten van het feitenonderzoek betreffen de stand van zaken in 2012. Het gaat dus om een momentopname. om een goed beeld te krijgen van hoe de financiële kant van het ict-domein zich verder ontwikkelt, verdient het aanbeveling om het onderzoek naar ict-kosten in het basisonderwijs periodiek uit te voeren. om de mogelijkheden tot benchmarking te vergroten, is uitbreiding van het onderzoek naar andere onderwijssectoren gewenst. Inmiddels heeft Kennisnet de voorbereidingen gestart voor het uitvoeren van een vergelijkbaar onderzoek in het Vo. Vanuit het perspectief van het Vier in balansmodel (Kennisnet, 2013a) is de scope van onderzoek naar ictkosten smal. Het betreft slechts één van de voorwaardelijke aspecten voor een succesvolle toepassing van ict in het onderwijs. Een mogelijk aanknopingspunt voor verdere kennisontwikkeling ligt bijvoorbeeld in het onderzoeken van de relatie tussen ict-kosten en (onderwijskundige) opbrengsten en arbeidsproductiviteit. MEEr ICT per Euro 17
5 Referenties Dienst Uitvoering Onderwijs, Financiële gegevens basisonderwijs: http://data.duo.nl/organisatie/open_onderwijsdata/databestanden/basisonderwijs/default.asp. Kennisnet (2012), Kennisnet Meerjarenplan 2013-2017. Kennisnet (2013a), Vier in balans monitor. Kennisnet (2013b), Laat ict werken voor het onderwijs. Kennisnet Jaarplan 2014. Kennisnet (2013c), Opbrengstgericht sturen in het basisonderwijs. Kennisnet (2013d), Kansen bij krimp. Waarom ict uitkomst kan bieden bij teruglopende leerlingaantallen. Steekproefpagina: http://jelkeb.home.xs4all.nl/steekproeven/samplesize.html#gemiddelde. 18 MEEr ICT per Euro
MEEr ICT per Euro 19
Stichting Kennisnet paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer postbus 778 2700 AT Zoetermeer T 079 329 68 28 F 079 321 23 22 I kennisnet.nl Kennisnet. Laat ict werken voor het onderwijs.