Voorwoord Woordje van de schepen van jeugd Fuiven, plezier maken, dansen : dit roept bij mij leuke herinneringen op. Sinds mensenheugenis komen mensen samen om plezier te maken, gezamenlijk iets te drinken, de beentjes los te zwieren. Fuiven zijn ook in onze stad en omstreken een vast onderdeel van ons uitgaansleven. Ze behoren tot onze cultuur en zijn een nuttig sociaal gebeuren. Heel wat (jeugd)verenigingen organiseren ook fuiven om wat geld in het laatje te krijgen voor hun werking, voor een nieuw project. Fuiven zijn daarom een belangrijke inkomstenbron voor verenigingen. Een evenement zoals een fuif organiseren vraagt echter heel wat werk en voorbereiding. Er bestaan heel wat regels en richtlijnen die je in acht moet nemen of waarvoor je aandacht moet hebben. De jeugddienst wil je hierbij helpen. De fuif- en evenementengids die je nu onder ogen hebt, loodst je doorheen alle facetten van het organiseren van een fuif. We geven je tips en richtlijnen voor de voorbereiding, de organisatie en de nazorg van een fuif. Op deze manier heb je een handige checklist die je kan helpen, je fuif tot een succes te maken, voor jezelf, de fuifgangers, de omwonenden, veiligheidsdiensten. Op deze wijze hopen we finaal ook te vermijden dat het aantal fuifzalen in de toekomst nog zal afnemen. Een goed nabuurschap kan hier aan bijdragen en ook hiervoor vind je allerlei tips. Deze gids moet je helpen door de bomen het bos te zien. Ik ben er zeker van dat hij zal bijdragen tot het behoud van een goede fuifcultuur in onze stad. Veel verantwoord fuifgenot! Jan Bertels Schepen van Jeugd 1
2
Inhoudsopgave VOORWOORD... 1 INHOUDSOPGAVE... 3 DEEL 1: CHECKLIST FASE 1: VOORBEREIDING... 5 FASE 2: ORGANISATIE... 6 TWEE À DRIE MAANDEN VOORAF... 6 FASE 3: UITVOERING... 6 FASE 4: NAZORG... 7 DEEL 2: ORGANISATIE VOORAF 2.1. DATUM... 9 2.2. LOCATIE... 9 2.2.1. FEESTEN OP DE OPENBARE WEG... 10 2.2.2. EEN ZAAL... 10 2.2.3. EEN TENT / OPENLUCHT... 12 2.2.4. AFVALBEHEER... 13 2.2.5. OVERZICHT ZALEN... 14 2.3. MELDING EVENEMENT BIJ DE GEMEENTE... 17 2.4. AANVRAAG UITLEENMATERIAAL... 18 2.4.1. STEDELIJKE UITLEENDIENST... 18 2.4.2. PROVINCIALE UITLEENDIENST... 20 2.5. SUBSIDIES... 21 2.5.1. PROJECTSUBSIDIE... 21 2.5.2. SUBSIDIE CULTURELE EVENEMENTEN... 21 2.6. MUZIEK... 23 2.6.1 ZOEKEN VAN EEN ARTIEST... 23 2.6.2 WAT NEEM JE OP IN HET CONTRACT MET DE DJ/GROEP... 23 2.6.3. GELUIDSHINDER... 23 2.7. SLUITINGSUUR... 26 2.8. VEILIGHEID... 27 2.8.1. VEILIGHEIDSOVERLEG... 27 2.8.2. DRAAIBOEK... 27 2.8.3. SOCIALE CONTROLE... 28 2.8.4. BEWAKING... 28 2.8.5. AANTREFFEN VAN GEVAARLIJKE VOORWERPEN... 30 2.9. BRANDVEILIGHEID... 31 2.9.1. LOKALEN EN ZALEN... 31 2.9.2.1. FUIVEN IN TENTEN... 32 2.9.2.2. ADVIEZEN VOOR TENTFUIVEN... 32 2.10. VERKEER... 36 2.10.1. WAT VIND JE IN HET PROTOCOL OVER VERKEER?... 36 2.10.2. BEWEGWIJZERING... 36 2.10.3. TERREINMAATREGELEN... 37 2.10.4. SENSIBILISERING... 37 3
2.11. LEGALE EN ILLEGALE DRUGS... 38 2.11.1. ALCOHOL... 38 2.11.2. ROKEN... 38 2.11.3.ILLEGALE DRUGS... 41 2.12. VERZEKERINGEN... 42 2.12.1.DE VERPLICHTE VERZEKERING OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING... 42 2.12.2. ANDERE VERZEKERINGEN... 43 2.13. VERGUNNINGEN... 45 2.13.1. SABAM... 45 2.13.2. BILLIJKE VERGOEDING... 46 2.13.3. TAPVERGUNNING... 47 2.13.4.VOEDINGSWAREN... 48 2.13.5. GELUIDSWAGENS - LUIDSPREKERS... 49 2.14. SPONSORING... 50 2.15. PROMOTIE... 51 2.15.1.AFFICHES... 51 2.15.2. FOLDERS EN FLYERS... 52 2.15.3. BORDEN LANGS DE OPENBARE WEG... 53 2.15.4. SPANDOEKEN... 53 2.15.5. ANDERE VORMEN VAN PROMOTIE... 54 DEEL 3: DE DAG ZELF 3.1. TAAKVERDELING EN AFSPRAKEN... 55 3.2. INRICHTING EN VEILIGHEID... 55 3.3 FINANCIËN... 55 3.4. BARBEHEER... 55 DEEL 4: NA HET EVENEMENT 4.1. OPRUIMEN EN CONTROLE... 57 4.2. MATERIAAL... 57 4.3. FINANCIËN... 57 4.4. EVALUATIE... 57 4
Deel 1: Checklist
Met behulp van de volgende checklist loodsen we je stap voor stap door het planningsproces van een evenement. Wat Wie Fase 1: Voorbereiding Eén jaar tot zes maanden vooraf Overleg organiseren Doelstellingen bepalen Nadenken over het eerste concept Opmaak van een eerste programma Opmaak van een eerste planning Wat moet er gebeuren? Timing Welke partners spreken we aan? Welke promotie is nodig? Maak een raming van het budget Zes maanden vooraf Leg het programma vast: data, locatie, Aanvraag evenement bij het gemeentebestuur Aanvraag vergunning sterke dranken Aanvraag materiaal: podium, tent, geluidsinstallatie Boeking artiesten, dj, muzikanten Controleer data op samenvallende activiteiten Aanvraag andere toelatingen bij gemeente Bijvoorbeeld: Afsluiten straat of plein Podiumwagen Wijziging verkeerssituatie Zoeken naar sponsors Aanvraag subsidies bij gemeente, provincie enz. Leg deadlines vast voor de organisatie Baken de verantwoordelijkheden goed af 5
Fase 2: Organisatie Drie à vier maanden vooraf Promotiecampagne uitwerken Affiches, strooibriefjes, folders, ontwerpen Toegangskaarten ontwerpen Persmap opstellen Perswoordvoerder aanstellen Risicoanalyse opstellen Twee à drie maanden vooraf Verzekering opvolgen Materiaal aanvragen bij gemeente Uitleendienst: Stoelen, tafels, podium, hekken, Milieudienst: Evenementencontainers Kringwinkel Zuiderkempen: Herbruikbare bekers Drankbonnen maken Drukwerk naar de drukkerij Fase 3: Uitvoering Eén à twee maanden vooraf Voorverkoop kaarten starten Artiesten opnieuw contacteren Promotiecampagne starten Affiches plakzuilen bij de jeugddienst afleveren SABAM en billijke vergoeding aanvragen Eén à twee weken vooraf Buren verwittigen Promotiecampagne intensifiëren 6
Eén à twee dagen vooraf Zaal / tent controleren (met uitbater / eigenaar) op eventuele schade en inventaris opnemen in het contract Zaal / straat / plein klaarzetten Materiaal ophalen Materiaal controleren en ter plaatse brengen Podium / tent / geluidsinstallatie plaatsen Financieel Voorverkoop afrekenen Kassa klaarmaken Voor wisselgeld zorgen SABAM en billijke vergoeding betalen Laatste promotiekanalen aanspreken Lijst nuttige telefoonnummers Zorgen voor klein barmateriaal, bv. stempelkussen De dag zelf Veiligheidsvoorzieningen controleren Laatste afspraken met medewerkers Programma overlopen met alle betrokkenen Vrijwilligers opvangen en begeleiden Lopende activiteiten coördineren en opvolgen Fase 4: Nazorg Zaal / straat / plein opruimen Eventuele schade opmeten Materiaal terugbrengen Financieel Rekeningen betalen Eindafrekening opmaken Financieel verslag Medewerkers bedanken Sponsors informeren over afloop Evaluatie 7
8
Deel 2: Organisatie vooraf
In dit deel gaan we wat dieper in op sommige aspecten die relevant zijn bij het organiseren van een fuif of evenement. 2.1. Datum Het succes van je evenement hangt vaak af van het vinden van een geschikte datum. Sommige weekends valt er in Herentals helemaal niets te beleven, andere weekends weet je niet waar eerst naartoe. Om dit de vermijden heeft de Herentalse Jeugdraad een nieuwe werkgroep in het leven geroepen; nl. het Fuif- en evenementenoverleg. De bedoeling van deze werkgroep is om afspraken te maken tussen de jeugdverenigingen voor een betere spreiding van de evenementen. Op deze manier valt er elke week wel iets te beleven en zorg je ervoor dat de verenigingen elkaar geen concurrentie aandoen. Om te controleren of er op een bepaalde datum iets georganiseerd wordt, kan je een mailtje sturen naar fuifoverleg@jeugdraadherentals.be of de activiteitenkalender raadplegen op www.jeugdraadherentals.be/agenda/kalender.htm. Hier kan je eveneens je evenement toevoegen aan de kalender zodat de andere verenigingen kunnen zien dat jij reeds iets gepland hebt op deze datum. Op het internet vind je talrijke sites waarop je reclame kunt maken voor je evenement. Die kun je raadplegen om te zien of er in de omgeving een evenement georganiseerd wordt. In de bijlagen vind je een lijst van de belangrijkste websites. 2.2. Locatie Een evenement kan enkel slagen als je beschikt over een goede accommodatie. Je kunt locaties indelen in drie categorieën. Voor elke categorie gelden verschillende voorschriften en regels. In een zaal In een tent In de openlucht Bij de keuze van de locatie moet je dus zeker rekening houden met aspecten als veiligheid, verzekeringen, mogelijke geluidshinder, 9
2.2.1. Feesten op de openbare weg 2.2.2. Een zaal Als het evenement plaatsvindt op de openbare weg of als er een aanpassing van het verkeersreglement nodig is, moet je dit twee maanden vooraf schriftelijk aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Bij deze aanvraag voeg je een gedetailleerd plan van de terreinopstelling toe waarop alle verkeersmaatregelen beschreven staan. Na toestemming van het schepencollege wordt de aanvraag doorgegeven aan de verkeerscel van de technische dienst, die hiervoor een verkeersreglement opstelt. Als je een evenement organiseert in een zaal, is het de verantwoordelijkheid van de zaaluitbater om een milieuvergunning aan te vragen. Hiervoor moet hij zich houden aan de VLAREM-wetgeving. In het onderstaande schema staat bondig uitgelegd wanneer er een vergunning nodig is. Om problemen te vermijden kun je het beste van tevoren aan de uitbater vragen of hij een milieuvergunning heeft. Is de zaal kleiner dan 100 m²? Neen Ja Geen milieuvergunning vereist Heeft de zaaluitbater een milieuvergunning? Neen Ja Alles in orde Is het aantal activiteiten in de zaal beperkt tot 12 per jaar of 2 per maand? Neen Ja Alles in orde De zaaluitbater moet een milieuvergunning aanvragen 10
Tips: Wanneer je een zaal reserveert, is het nuttig om aan de verhuurder te vragen of de zaal in orde is met de brandveiligheid. Meestal is dat natuurlijk wel zo, maar je kunt toch maar beter zeker spelen. De uitbater moet een brandweerverslag kunnen voorleggen. In dit verslag staat een vermelding van de maximale personencapaciteit, dewelke trouwens aan de hoofdingang moet aangeduid zijn op een bordje. Hou hier rekening mee. Dit is zeer belangrijk. Als je een evenement organiseert waarop je duizend mensen verwacht terwijl er in de zaal maar driehonderd mensen worden toegelaten, dan is dat natuurlijk om problemen vragen. Het gebeurt meermaals dat er themafuiven zijn, zoals met carnaval, kerstmis en dan wordt de zaal vaak versierd. Als je dat doet, neem je beter even contact op met de brandweer. Sommige materialen zijn niet brandveilig, en moet je vermijden in een zaal die gevuld is met mensen. De brandweer kan je altijd adviseren en zeggen welk materiaal brandveilig is. Je kunt zelfs brandvrij versieringsmateriaal kopen, waarbij je een attest krijgt (als het niet ingesloten zit bij de verpakking, kun je het aan de winkelier vragen). Laserstralen of gelijkwaardige verlichting en vuurwerk zijn verboden. Nooduitgangen moeten altijd vrij zijn. Er mogen geen stoelen of banken voor staan. Aan de buitenkant is het verboden de nooduitgang met welk object dan ook (tafel, auto, dranghek) af te sluiten. Je kunt het beste eens kijken (als de zaal verduisterd is) of de nooduitgangen goed staan aangegeven en of de noodverlichting wel goed brandt. Je moet ook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten, maar daarover in een ander puntje meer (zie verzekeringen). Sommige zalen betalen een jaartarief voor de billijke ijke vergoeding. Vraag dit na bij de uitbater van de zaal. Indien dit het geval is, hoef je zelf geen aanvraag meer te doen. 11
2.2.3. Een tent / openlucht Een evenement in de open lucht of in een tent is onderworpen aan een aantal beperkingen. Je moet maatregelen nemen om de geluidshinder te beperken, en je moet rekening houden met de weersomstandigheden. Wat zegt de wet? VLAREM-wetgeving Op eenzelfde locatie mogen slechts twee keer per jaar tentfuiven georganiseerd worden. Wanneer je dus van plan bent een tentevenement te organiseren, moet je eerst nagaan hoeveel keer per jaar op die locatie een tentevenement georganiseerd werd. Je hebt dan twee mogelijkheden: Wanneer er reeds tweemaal per jaar een tentevenement op dezelfde locatie georganiseerd werd, moet je ofwel een milieuvergunning aanvragen, ofwel op zoek gaan naar een andere locatie. Wanneer je de eerste of de tweede bent die dat jaar op die locatie een tentevenement organiseert,hoef je geen milieuvergunning aan te vragen. Als je geen milieuvergunning hoeft aan te vragen, val je onder de VLAREM-wetgeving onder de rubriek niet-ingedeelde muziekactiviteiten. Voor deze muziekactiviteiten is geen millieuvergunning nodig als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: o De muziekactiviteit wordt vooraf gemeld aan het college van burgemeester en schepenen. Je moet het meldingformulier voor fuiven en evenementen invullen en overmaken aan de gemeente. o De burgemeester geeft toestemming tot de organisatie. De burgemeester kan vooral bij activiteiten in de buurt van bijvoorbeeld bejaardentehuizen, ziekenhuizen, enz. beperkende maatregelen opleggen, zowel als het gaat om het maximaal toegelaten geluidsniveau als om de duur van de activiteit. De burgemeester kan de activiteit eventueel verbieden. Bij het deel 2.9 (over brandveiligheid) vind je een aantal richtlijnen waarmee je rekening moet houden bij het organiseren van een openlucht- of tentevenement. Schema: Werden er dit jaar meer dan twee fuiven georganiseerd op dezelfde locatie? Ja Neen Geen milieuvergunning vereist Je moet een milieuvergunning aanvragen 12
Als er dus meer dan twee maal per jaar een tentevenement op diezelfde locatie gegeven werd, moet je een milieuvergunning klasse 2 aanvragen. Als je een milieuvergunning wil aanvragen, kan je die downloaden van de website van het stadsbestuur www.herentals.be of afhalen bij de milieudienst op het administratief centrum, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals. Overweeg of het wel de moeite is om deze vergunning aan te vragen. Het kost een hoop geld en het moet minstens een half jaar van tevoren gebeuren. We raden je aan om een locatie met een milieuvergunning te zoeken een waar niet meer dan twee maal per jaar een evenement georganiseerd wordt. 2.2.4. Afvalbeheer Recyclage: Bij een evenement moet er gesorteerd worden volgens de regels: Afvalwater: o PMD in de blauwe zakken o papier en karton apart gescheiden o zachte plastic bij het restafval o glazen flessen en bokalen in de glasbollen o etensresten in de groencontainer Als het evenement in de open lucht plaatsvindt, moet het afvalwater worden opgevangen en afgevoerd worden naar een erkend afvalverwerker. Zonder toestemming van de gemeente mag er niets in de riolering geloosd worden. Terreinmaatregelen: Het terrein moet altijd in de oorspronkelijke staat worden achtergelaten. 13
2.2.5. Overzicht zalen Gemeentelijke zalen Particuliere zalen Zaal t Hof Adres: Grote Markt 41 2200 Herentals Capaciteit: grote zaal: 367 staanplaatsen tuinzaal: 123 staanplaatsen kamertheaterzaal: 99 zitplaatsen Reservaties: cc t Schaliken 014-28 51 30 cultuurcentrum@herentals.be Fuiven? JA cc t Schaliken Adres: Grote Markt 35 2200 Herentals Capaciteit: foyer: 400 staanplaatsen schouwburg: 356 zitplaatsen Reservaties: cc t Schaliken 014-28 51 30 cultuurcentrum@herentals.be Fuiven? NEE Jeugdhuis 10r20 Adres: Grote Markt 41 2200 Herentals Capaciteit: 300 staanplaatsen Reservaties: Mieke Mertens 014-22 05 42 Fuiven? JA Auditorium Voorzienigheid Adres: Wolstraat 27 2200 Herentals Capaciteit: 197 zitplaatsen Reservaties: Lief Verhaert 014-25 73 73 Fuiven? NEE t Binnenhof Adres: Lierseweg 37 2200 Herentals Capaciteit: 1200 staanplaatsen Reservaties: 014-21 91 00 Fuiven? NEE 14
Daemshof Adres: Servaes Daemsstraat 31 2200 Noorderwijk Capaciteit: 320 zitplaatsen 500 staanplaatsen Reservaties: 014-26 74 75 Fuiven? NEE De Hut Adres: Capaciteit: Reservaties: Fuiven? Spaanshofpark 2200 Herentals 150 zitplaatsen De Hut 014-21 22 75 NEE Dorian Gray ( binnenschip) Adres: Noordervaart 45 2200 Herentals Capaciteit: 100 staanplaatsen Reservaties: 0475-26 25 89 Fuiven? JA Kantine VC Herentals Adres: Herenthoutseweg 118 2200 Herentals Capaciteit: 200 zitplaatsen 250 staanplaatsen Reservaties: Robert Mariën 0479-52 71 97 Fuiven? NEE Nieuwland Adres: Nederrij 100 2200 Herentals Capaciteit: 175 zitplaatsen 250 staanplaatsen Reservaties: Katrien Leysen 014-22 13 17 leysenkatrien@skynet.be Fuiven? NEE Parochiecentrum Noorderwijk Adres: Ring 27 2200 Noorderwijk Capaciteit: 250 zitplaatsen 400 staanplaatsen Reservaties: 014-27 76 99 Fuiven? NEE 15
Paterszaaltje Sint S int-antonius Adres: Kapucijnenstraat 7 2200 Herentals Capaciteit: 180 zitplaatsen 250 staanplaatsen Reservaties: Jean Evers 014-21 35 28 jeanevers@skynet.be Fuiven? NEE Parochiezaal Sin S int-jan Adres: Olmenlaan 8 2200 Herentals Capaciteit: 250 zitplaatsen 400 staanplaatsen Reservaties: 014-22 37 95 Fuiven? NEE The Sportsstudio Adres: Lierseweg 230 2200 Herentals Capaciteit: 85 zitplaatsen 150 staanplaatsen Reservaties: Koen vercammen 0474-75 73 95 thesportsstudio@pandora.be Fuiven? JA Volkshuis Revue Adres: Sint-Magdalenastraat 26 2200 Herentals Capaciteit: 120 zitplaatsen 250 staanplaatsen Reservaties: 014-22 20 88 Fuiven? NEE Zucht naar Kunst ( t Zaaltje) Adres: Molenstraat 13 2200 Morkhoven Capaciteit: 150 zitplaatsen 250 staanplaatsen Reservaties: 014-26 10 83 Fuiven? NEE 16
2.3. Melding evenement bij de gemeente Alle fuiven en evenementen die georganiseerd worden op het grondgebied van Herentals, ongeacht het type locatie (zaal, tent, openlucht), moeten gemeld worden aan het stadsbestuur. Jeugdverenigingen melden dit op de jeugddienst, cultuurverenigingen op de cultuurdienst en sportverenigingen op de sportdienst. De diensten behandelen de aanvraag en bezorgen je de beslissing van de burgemeester. De stadsdiensten brengen dan de politie en brandweer op de hoogte van je evenement. De gemeente heeft in samenwerking met politiezone Neteland een eenvormig meldingsformulier uitgewerkt om zo een betere communicatie tot stand te brengen tussen organisatie, bestuur, en politie. Het aanvraagformulier moet uiterlijk 30 dagen voor het evenement ingediend worden op een van de onderstaande stadsdiensten: Jeugddienst Stadspark z/n 2200 Herentals 014-21 21 86 jeugddienst@herentals.be www.jeugddienstherentals.be Dienst cultuurbeleid Grote Markt 35 2200 Herentals 014-28 51 30 cultuurbeleid@herentals.be www.herentals.be Sportdienst sporthal De Vossenberg Markgravenstraat 93 2200 Herentals 014-28 52 50 sportdienst@herentals.be www.herentals.be Je kunt een voorbeeld van het meldingsformulier vinden achteraan in de bijlagen., Daarnaast kan je een blanco exemplaar downloaden op www.jeugddienstherentals.be of www.jeugdraadherentals.be. 17
2.4. Aanvraag uitleenmateriaal 2.4.1. Stedelijke uitleendienst Herentalse verenigingen kunnen voor evenementen materiaal ontlenen bij de uitleendienst van het stadsbestuur. Neem contact op met: Dienst toerisme en feesten Grote Markt 35 2200 Herentals 014-21 90 88 feesten@herentals.be Een volledige lijst van het beschikbare materiaal kan je terugvinden in de bijlagen. Herbruikbare bekers De gemeente beschikt over een voorraad herbruikbare bekers. Het onderhoud van de wisselbekers gebeurt door de Kringwinkel Zuiderkempen (vroeger Kat & Co). De bekers moeten vier weken van tevoren worden aangevraagd op het volgende adres: Kringwinkel Zuiderkempen Lierseweg 136 2200 Herentals 015-23 73 93 Bij afhalen betaal je een waarborg van 2 euro per 10 bekers. Het gebruik van de bekers is gratis op voorwaarde dat ze in oorspronkelijke staat worden terug gebracht. Zeker nu het Diftar-systeem van kracht is, is het gebruik van herbruikbare bekers in plaats van wegwerpbekers het overwegen waard. Je kunt deze bekers op verschillende manieren gebruiken: Intensieve verzameling zameling: Je stelt een deel van je vrijwilligers aan om de bekers op te halen in de zaal en terug naar de toog te brengen. Statiegeldsysteem: Bij het binnenkomen van het evenement laat je iedereen een waarborg betalen voor hun beker. Telkens als er een drankje wordt besteld, moet er een lege beker worden afgegeven. Bij het verlaten van de fuif of het evenement kan je dan de beker weer omwisselen in geld. 18
Wil je geen apart verzamelpunt maken voor de wisselbekers, dan kan je aan de ingang bekerbons verkopen. Die kunnen dan afgegeven worden aan de toog samen met een drankbon. Bij het verlaten van de zaal kan je dan de beker omwisselen in een bekerbon aan de toog en de bon omwisselen in geld aan de kassa. Tips: Als je een waarborg vraagt voor de beker, zorg er dan voor dat de waarde ervan minstens overeenstemt met de waarborg die jij per beker betaalt aan de Kringwinkel. Zo lijd je bij verlies of beschadiging van bekers geen verlies. Zorg voor voldoende wisselgeld zodat je je klanten kunt terugbetalen als ze hun beker inleveren. Evenementencontainers Verenigingen en organisaties kunnen voor het organiseren van evenementen Diftar-containers aanvragen. Deze containers worden dan tijdelijk op een afgesproken locatie geplaatst. Tijdens de duur van het evenement kunnen de containers gebruikt worden voor het verwijderen van restafval en GFT. De organisator van het evenement spreekt de ledigingdatums van de containers af. Na het evenement worden de containers terug opgehaald. Tenslotte ontvangt de organisator een factuur met daarop de verrekening van de kosten, met name plaatsingskosten en ledigingkosten. Overzicht plaatsingstarieven voor evenementcontainers per containertype en fractie containertype restafval GFT 120 liter container 10,00 euro 10,00 euro 240 liter container 10,00 euro Nvt 1100 liter container 25,00 euro 25,00 euro Voor het transport en de verwerking van het aangeboden afval is naast het plaatsingstarief, een bedrag per kilogram gewogen gewicht verschuldigd. Het bedrag is vastgesteld op: 0,317 euro per kilogram aangeboden restafval; 0,221 euro per kilogram aangeboden GFT. Je kunt een of meerdere evenementencontainers ontlenen gedurende minstens één dag en maximaal één maand. Hoe evenementcontainers aanvragen? Je vult het formulier aanvraag evenementcontainers van de stad Herentals in en bezorgt het aan de milieudienst of de stadsdienst die je ondersteuning geeft bij het evenement. Het formulier vind je in de bijlagen of op www.herentals.be. Om alles goed te kunnen organiseren, moet het formulier minstens tien dagen voor de aanvang van het evenement bij de stadsdiensten zijn ingediend. 19
Elektriciteitsaansluiting Voor bijna elke evenement is er elektriciteit nodig. In een zaal is het evident dat er elektriciteit aanwezig is. Voor openlucht- en tentevenementen moet je een tijdelijke aansluiting aanvragen of een stroomgenerator gebruiken. De stad Herentals beheert een aantal elektriciteitskasten. Deze staan: op de Grote Markt op de Augustijnenlaan op de Belgiëlaan ter hoogte van het stadspark op het multifunctioneel terrein op de Herenthoutseweg op het Netepark in Noorderwijk: oud gemeentehuis in Morkhoven: dorpsplein Als je gebruik wil maken van deze kasten, dan moet je een aanvraag doen bij de dienst toerisme en feesten van het stadsbestuur (contactgegevens zie pagina 19). Wil je gebruik maken van een andere elektriciteitskast, dan moet je je vraag richten aan de distributienetbeheerders van de regio. Voor Herentals is dit Eandis (078-35 35 34). Deze procedure is echter zeer omslachtig. De jeugddienst adviseert je om het gebruik van een stroomgenerator te overwegen. Als er geen elektriciteitscabine in de buurt is, moet je een beroep doen op een stroomgenerator. Misschien ken je wel een aannemer die bereid is zijn stroomgenerator uit te lenen. Anders zal je een beroep moeten doen op een commerciële verhuurfirma. Die vind je in de Gouden Gids onder de rubriek verhuring materiaal. 2.4.2. Provinciale uitleendienst Erkende organisaties en verenigingen kunnen eveneens materiaal ontlenen bij de uitleendienst van de provincie. Provinciaal Vormingscentrum Malle Smekenstraat 61 2390 Malle tel.: 03-312 80 00 fax: 03-312 80 80 uitleendienst@pvm.provant.be http://www.provant.be/leren/vormingscentra/provinciaal_vormings/uitleendienst/ 20
2.5. Subsidies Bij de stedelijke jeugddienst kan je terecht voor subsidies voor je evenement. We schetsen even kort welke subsidies je allemaal kunt aanvragen. De volledige reglementen kan je terugvinden in de bijlagen. 2.5.1. Projectsubsidie Doel? twaalf- tot zestienjarige jongeren laten participeren aan en genieten van vernieuwende en uitzonderlijke jeugdwerkinitiatieven om zo hun persoonlijke, sociale en creatieve groei te stimuleren. Voor wie? Erkend jeugdwerk Lokale verenigingen, leerlingenraden, occasionele groepen of individuele burgers die een project willen organiseren. De aanvrager moet minimaal 18 jaar zijn en organisator zijn van het project. Wat? Een project moet: gericht zijn op twaalf- tot zestienjarigen en niet beperkt tot de leden van de eigen groep een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter hebben en dus de gewone werking van de organisatie overstijgen. een op zichzelf staande activiteit zijn, al dan niet verspreid over verschillende data. (zoals workshops en crea-ateliers) plaatsvinden in Herentals. Hoeveel? Berekend op basis van een financieel tekort. Maximaal 350 euro. Enkel vaste kosten waar geen inkomsten aan verbonden zijn. 2.5.2. Subsidie culturele evenementen Doel? Kinderen en jongeren laten participeren aan en genieten van het kunstgebeuren en cultuuraanbod om zo cultuurbeleving van kinderen en jongeren te stimuleren. Voor wie? Erkend jeugdwerk. Lokale verenigingen, occasionele groepen, en individuele burgers die een cultureel evenement willen organiseren. Aanvrager is minimaal 18 jaar en organisator van het evenement. 21
Wat? Een cultuurevenement moet: gericht zijn op en openstaan voor alle geïnteresseerde kinderen en jongeren tussen 3 en 25 jaar. de gewone werking overstijgen. een van volgende kunstvormen aan bod laten komen: woordkunst, kleinkunst, cabaret, instrumentale of vocale kunst, theater, dans, poppenspel, beeldende kunst, fotografie, video, nieuwe media. plaatsvinden in Herentals. Hoeveel? Het bedrag wordt berekend op basis van een financieel tekort, maximaal 350 euro per evenement. Enkel de kosten die bijdragen tot het culturele karakter komen in aanmerking voor subsidiëring. Fuiven, eetfestijnen en soortgelijke winstgevende activiteiten zijn dus niet subsidieerbaar. 22
2.6. Muziek 2.6.1 Een artiest zoeken Voor het zoeken van een dj of een groep kan je terecht op allerlei adressen. Vele artiesten werken met een boekingskantoor. In bijlage vind je een lijst met boekingskantoren waar je heel wat artiesten kunt terugvinden. Via Myspace proberen veel dj s en groepen zich bekend te maken. Als je er een kijkje gaat nemen, vind je vast wel iets! 2.6.2 Wat neem je op in het contract met de dj / groep Naam en telefoon van manager of contactpersoon Technische fiche (als de organisator voor de installatie moet zorgen) Prijs De vermelding dat de organisator auteursrechten (SABAM) betaalt Vervoerskosten Hoe en wanneer de betaling gebeurt Speelduur Catering (extra drank, maaltijden, ) 2.6.3. Geluidshinder Wat zegt de wet? Op het grondgebied van Herentals en alle gemeentes van zone Neteland is het gebruik van een geluidsbegrenzer verplicht. Elke geluidsinstallatie op een evenement moet voorzien zijn van een geluidsbegrenzer, die afgesteld wordt op 90 decibel. De organisator kan zelf een geluidsbegrenzer plaatsen (waarvoor dan een attest moet kunnen worden voorgelegd) of kan de geluidsbegrenzer ontlenen bij het gemeentebestuur. Voor reservering van de geluidsbegrenzer kan je terecht op de stedelijke uitleendienst. (zie 2.4.1. stedelijke uitleendienst) In verband met elektronisch versterkte muziek zijn er twee belangrijke wetgevingen waar je als organisator rekening mee moet houden: bepalingen in het politiereglement voor Gemeentelijk Administratieve Sancties bepalingen uit het koninklijk besluit van 24 februari 1977 over de vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen 23
Bepalingen in het politiereglement voor Gemeentelijk Administratieve Sancties (GAS) Zich schuldig maken aan nachtgerucht of nachtrumoer, waardoor de rust van de inwoners tussen 22 en 7 uur s morgens verstoord kan worden, kan bestraft worden met straffen bepaald in het strafwetboek, of met een administratieve geldboete van maximaal 250 euro. Bepalingen in het Koninklijk Besluit van 24 februari 1977 Deze wetgeving is allicht het best bekend: in een zaal mag het geluidsniveau maximaal 90 decibel bedragen! (artikel 2) Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Praktisch betekent dit dat politieambtenaren een geluidsmeting (met een sonometer) kunnen uitvoeren in de zaal / tent op elke plaats waar zich bezoekers kunnen bevinden. Wanneer boxen zo opgesteld staan dat er zich in de directe nabijheid bezoekers kunnen bevinden, kan de politieambtenaar op deze plaats een meting uitvoeren. Het maximaal geproduceerde geluidsniveau mag 90 decibel (db) niet overschrijden. Daarnaast gaat deze wet over de geluidsnormen ter bescherming van de buurtbewoners. (artikel 3) De openbare en particuliere inrichtingen waar muziek geproduceerd wordt, moeten zo ingericht zijn dat het geluidsniveau in de buurt: niet hoger is dan 5 decibel boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 decibel; niet hoger is dan 35 decibel, indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 decibel; niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau, indien dit hoger is dan 35 decibel. Dit geluidsniveau wordt gemeten binnen in het gebouw, met gesloten vensters en deuren. Voorbeeld Persoon X telefoneert naar de politie omdat hij last heeft van lawaai aai (muziek) afkomstig van een tentfuif. Persoon X wil klacht neerleggen. De politie gaat dan ter plaatse en doet een meting in de woning (gesloten deuren en vensters) van persoon X, waarbij een geluidsniveau gemeten wordt van 40 decibel. Vervolgens zal de politie het achtergrondgeluidsniveau meten nadat de muziek in de tent vijf minuten lang is stil gelegd. De politie meet een achtergrondgeluidsniveau van 32 decibel d ecibel. We verwijzen nu naar artikel 3: het achtergrondgeluidsniveau van 32 decibel ligt tussen de 30 en 35 decibel. Het geluidsniveau in de buurt mag dus niet hoger zijn dan 35 decibel. De organisator of dj is dus in overtreding van artikel 3 van het koninklijk besluit van 1977. 24
Ben ik als organisator in orde met de bovenvermelde wetgeving wanneer het geluidsniveau in de zaal / tent minder is dan 90 decibel d ecibel? Nee! Je bent niet in overtreding van artikel 2 van de wetgeving (maximaal 90 decibel), maar: op basis van metingen van het achtergrondgeluidsniveau (artikel 3) kan een overtreding vastgesteld worden, zelfs als in het lokaal het niveau minder dan 90 decibel bedraagt. zelfs als je niet in overtreding bent van artikel 2 (maximaal 90 decibel) en artikel 3 kan een politieambtenaar toch proces-verbaal opstellen wanneer hij oordeelt dat de nachtrust van de omwonenden verstoord werd (strafwetboek zie boven). Enkele tips: Wie kan overtredingen vaststellen? Iedere politieambtenaar kan deze overtredingen vaststellen. Ten laste van wie kan proces-verbaal opgesteld worden? Ten laste van: de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie of de toestellen; ingeval het een organiserende vereniging betreft, is het de verantwoordelijke persoon die op dat moment aanwezig is. de persoon die de toestellen bedient (dj, geluidstechnicus, ) de persoon die zich verzet tegen de controle. Voorafgaand contact met buurtbewoners Als je de moeite neemt om vooraf met de buurtbewoners te praten, zul je waarschijnlijk minder klachten krijgen. Ook een briefje of vrijkaart in de brievenbus kan wonderen doen. Overleg met de dj / groep De dj en de organisatie moeten voor het evenement afspraken maken om de muziek binnen de wettelijke bepalingen te houden. Ook tijdens het evenement moet er voldoende communicatie zijn tussen DJ en organisatie om de overlast te beperken. Verdeling van de luidsprekers De opstelling van de luidsprekers moet zo zijn dat de bezoekers rechtstreeks geluid ervaren en geen reflecterende geluidssignalen. Een goede ruimtelijke verdeling kan verkregen worden door meer boxen te plaatsen. Als elke bezoeker zich dichter bij een box bevindt, is er minder vermogen nodig en krijg je dus ook een lager geluidsniveau in de zaal en omgeving van de fuif of evenement. Het gebruik van een trillingsvrij ophangingsysteem is aan te raden. Wegsnijden van lage frequenties Het blijkt dat lange geluidsgolven, veroorzaakt door lage geluidsfrequenties (bastonen), voor de meeste overlast zorgen. Daarom moeten de lage frequenties zoveel mogelijk weggenomen worden. Vraag aan de dj om naar het einde toe minder bastonen te spelen en het volume geleidelijk te verminderen. 25
2.7. Sluitingsuur Op het grondgebied van Herentals is het sluitingsuur vastgelegd op 3 uur s nachts. Op officiële kermisdagen kan je een aanpassing van het sluitingsuur aanvragen bij de burgemeester. Op oudejaarsnacht ben je niet verplicht een aparte aanvraag te doen voor een verlenging van het sluitingsuur. Het sluitingsuur wordt dan automatisch opgeheven, behalve voor openluchtevenementen. Wanneer het evenement in de nabijheid van een stiltebehoevende instelling plaatsvindt, zoals een rusthuis, kan de burgemeester het sluitingsuur vroeger laten ingaan. De controle op het naleven van het sluitingsuur gebeurt door de lokale politie, die, als zij een overtreding vaststelt, een proces-verbaal kan opmaken ten laste van de eindverantwoordelijke op de plaats van het gebeuren. De overtreder kan dan een administratieve boete krijgen die kan oplopen tot 250 euro. De lokale politie kan, na vaststelling van een overtreding, alle aanwezige klanten uit de tent / zaal laten verwijderen. Als organisator ben je verplicht een bord met vermelding van het sluitingsuur op een goed zichtbare plaats op te hangen, in de onmiddellijke nabijheid van de hoofdingang. Eindverantwoordelijke, dj en medewerkers kunnen het beste vooraf de nodige afspraken maken om het evenement op dit sluitingsuur te laten eindigen. Enkele tips om de afbouw van het evenement vlot te laten verlopen: Bepaal vooraf met je medewerkers het moment waarop je stopt met de verkoop van dranken. Laat dit door de dj tijdig aan de aanwezigen meedelen. Kies bij het naderen van het sluitingsuur voor andere muziek en laat het geluidsvolume stelselmatig dalen. Stop tijdig met de verkoop van drankbonnetjes, spreek dat af met de mensen die de bonnen verkopen. Zorg ervoor dat om 3 uur alle verlichting wordt ingeschakeld, aanwezige klanten zullen dan sneller geneigd zijn de zaal / tent te verlaten. Begin iets na 3 uur met het opruimen van de zaal / tent. Zorg er voor dat eettentjes stoppen met hun verkoop om 3 uur, anders krijg je een opeenhoping van mensen rond deze standjes. 26
2.8. Veiligheid 2.8.1. Veiligheidsoverleg Voor de organisatie van evenementen staat veiligheid boven alles. We raden je aan een degelijk veiligheidsplan op te maken. Overleg tussen de organisatie en de verschillende veiligheidsdiensten is absoluut noodzakelijk. Houd zeker rekening met het fuif- en evenementenreglement van de politiezone Neteland (Zie bijlagen). Als je twijfels hebt over de veiligheid van het evenement, of als het gaat om een groot evenement met impact op de omgeving, is het aan te raden om vooraf een veiligheidsoverleg te organiseren met de lokale openbare diensten. Hiervoor kan je terecht op de volgende adressen: Lokale politie Neteland Brandweer Herentals Molenvest 23 Oud-Strijderslaan 1 2200 Herentals 2200 Herentals 014-24 42 00 014-25 82 10 politie.neteland@skynet.be herentals@brandweervlaanderen.be De brandweer beschikt over formulieren die na invulling door de aanvrager, een betere inschatting van de risico s mogelijk maakt. Deze formulieren kunt u terug vinden in de bijlagen. De lokale politie geeft ook infosessies over de veiligheid op evenementen. Meer informatie krijg je bij lokale politie Neteland. 2.8.2. Draaiboek Het beheren van de veiligheid bij een grootschalig evenement brengt veel belangrijke taken en opdrachten met zich mee. Een veiligheidsplan of draaiboek beschrijft in detail alle veiligheidsmaatregelen voor de passieve en de actieve veiligheid. Het veiligheidsplan kan het volgende bevatten: overzicht van de infrastructuur en de inname van het terrein de verkeersmaatregelen en signalisatie maatregelen ter voorkoming van brand, brandbestrijding, en evacuatie maatregelen met betrekking tot beveiliging, bewaking en toezicht coördinatiemaatregelen regeling en infrastructuur met betrekking tot het verblijf van toeschouwers (in het geval van kampeerterreinen) de inzet van medewerkers van de organisator de inzet van de brandweerdienst de inzet van de medische hulpdienst(en) de inzet van de politiedienst(en) de bereikbaarheid, vervoerfaciliteiten (openbaar vervoer, fietsgebruik) de regeling met betrekking tot ambulante handelsactiviteiten. 27
het beheer van afval en sanitaire maatregelen. de bereikbaarheid van sleutelfiguren en diensten andere maatregelen die eigen zijn aan het evenement 2.8.3. Sociale controle Om de veiligheid te verhogen en vandalisme te vermijden, moet er sociale controle zijn. Enkele terreinmaatregelen kunnen daartoe bijdragen: Denk goed na over de opstelling van de tenten. Zorg ervoor dat er geen donkere hoekjes zijn. Technische maatregelen, zoals een goede verlichting en de afbakening van het terrein met hekken, kunnen hiertoe bijdragen. Zorg voor bewaking, zowel binnen, en bij de ingang, als in de onmiddellijke omgeving van het evenement. 2.8.4. Bewaking Wat zegt de wet? Veiligheidspersoneel wordt ingezet voor toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor publiek toegankelijke plaatsen. Toezicht op en controle van personen: dit betekent dat controle op goederen is uitgesloten. Verzekeren van de veiligheid: Het gaat dus niet om controle op bijvoorbeeld verdovende middelen. Op het voor publiek toegankelijke plaatsen: je kunt dus nooit toezicht houden op de openbare weg. De openbare weg is het exclusieve terrein van de politiediensten. Bewaking kan gebeuren door: een bewakingsonderneming leden van de vereniging die het evenement organiseert. Bewaking door een erkende firma Wat zegt de wet? Een bewakingsonderneming is een natuurlijke of een rechtspersoon die een activiteit uitoefent bestaande uit de tijdelijke of blijvende levering van diensten aan derden, in dit geval toezicht op en controle van personen. Een bewakingsdienst moet erkend (een vergunning hebben) zijn om deze diensten te mogen leveren. Twijfel je of een bewakingsdienst over de nodige vergunningen beschikt, neem dan contact op met de lokale politie. Wanneer je als organisator een beroep doet op een dergelijke onderneming, dan moet je de gegevens van de ingehuurde erkende firma invullen op het meldingsformulier dat je moet indienen bij de gemeente. 28
Personen die lid zijn van de vereniging die de fuif organiseert Wat zegt de wet? Wanneer je werkt met eigen mensen, val je in de wetgeving onder de rubriek interne bewakingsdienst. Een interne bewakingsdienst is elke dienst die door een natuurlijke of een rechtspersoon ten eigen behoeve en op voor het publiek toegankelijke plaatsen georganiseerd wordt in de vorm van toezicht op en controle van personen. Het grote verschil met een bewakingsonderneming is dat deze personen geen vergunning hoeven te hebben, maar gebonden zijn aan een aantal voorwaarden: De vrijwilligers kunnen deze taak slechts occasioneel uitvoeren: maximaal vier keer per jaar. De vrijwilligers zijn onbezoldigd; dit betalingsverbod wordt vrij strikt geïnterpreteerd. Er wordt geen enkele vorm van betaling geduld, niet in de vorm van fooien; niet in de vorm van natura. Het vrijwilligersteam is samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging. Daarnaast wordt toegestaan dat personen die een aanwijsbare band hebben met de vereniging, ook deel uitmaken van het vrijwilligersteam. Zo kunnen ook ouders ingezet worden bij de bewaking van het evenement. De burgemeester moet toestemming geven voor de inzet van een vrijwilligersteam. Bij de inzet van vrijwilligers moet dit vermeld worden in het meldingsformulier van evenementen van de gemeente met in bijlage een lijst met naam, adres, en geboortedatum van de vrijwilligers belast zijn met de beveiliging. De lokale politie krijgt deze gegevens van het stadsbestuur en: controleert de gegevens en geeft ze door aan de burgemeester, die wel of niet zijn toestemming verleent. gaat na of de personen van het vrijwilligersteam voldoen aan de wettelijke voorwaarden: o niet bepaalde veroordelingen hebben opgelopen o lid zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben o bepaalde beroepen niet uitoefenen (bijvoorbeeld privé-detective) o de voorbije vijf jaar geen lid zijn geweest van een politiedienst o minstens achttien jaar zijn De leden van een vrijwilligersteam hebben niet meer bevoegdheid dan een andere burger en hebben dus geen enkele politiebevoegdheid. Een bevoegdheid die zij kunnen hebben, betreft de oppervlakkige controle van kleding en handbagage. Deze bevoegdheid is strikt onderworpen aan de volgende voorwaarden: Deze oppervlakkige controles kunnen nooit de vorm aannemen van fouilleringen die uitgevoerd worden door de politiediensten. De controle kan nooit systematisch zijn, maar moet gebaseerd zijn op het gedrag van de gecontroleerde persoon. Er moeten materiële aanwijzingen of omstandigheden zijn waardoor kan worden aangenomen dat de persoon in kwestie drager is van een gevaarlijk voorwerp of een wapen dat gevaar kan opleveren voor de openbare veiligheid (bv. een vlaggenstok bij een grootschalig evenement). 29
De controle moet gebeuren door een persoon van hetzelfde geslacht als de gecontroleerde. De controle kan enkel gebeuren bij het betreden van het evenement, controles bij het verlaten van het evenement zijn verboden. Ook controles op het evenement zelf zijn verboden. De controle gebeurt op basis van vrijwilligheid, er kan geen enkele dwang gebruikt worden. Indien een bezoeker weigert zich te onderwerpen aan de controle, kan hem/haar de toegang ontzegd worden. De controle van de bagage heeft enkel betrekking op handbagage, controle op goederen in een voertuig zijn verboden. 2.8.5. Aantreffen van gevaarlijke voorwerpen Omdat dit soms moeilijk uit te maken is, of het bezit van een voorwerp een misdrijf is of niet, kun je bij twijfel het beste contact opnemen met de lokale politie. Als het bezit van een voorwerp een misdrijf is, moet de drager van het voorwerp de toegang tot het evenement geweigerd worden. Je moet contact opnemen met de lokale politie. Als het bezit van een voorwerp geen misdrijf is en de drager het voorwerp in bewaring geeft, moet hij toegang krijgen tot het evenement. In een register moet de naam van de bezoeker, de aard van het voorwerp en het tijdstip van de afgifte worden genoteerd. Aan de persoon in kwestie overhandig je een ticket met een nummer dat overeenstemt met het nummer in het register. Wanneer de persoon het evenement verlaat, moet je hem of haar het voorwerp teruggeven. Als de bezoeker weigert een voorwerp af te geven, kan hem of haar de toegang geweigerd worden. De persoon die de controle doet, heeft nooit het recht enige vorm van geweld te gebruiken wanneer de bezoeker toch naar binnen glipt. Als je geconfronteerd wordt met deze situatie en je de persoon een gevaar acht voor de veiligheid, kun je het beste contact opnemen met de lokale politie. De controle moet steeds gebeuren in functie van de veiligheid. Aanwezigen kunnen nooit onderworpen worden aan een controle die gericht is op het vinden van verdovende middelen. 30
2.9. Brandveiligheid 2.9.1. Lokalen en zalen Lokalen en zalen in Herentals moeten voldoen aan de brandveiligheidsnormen in het politiereglement van 7 december 2004. De volledige tekst kan je opvragen bij de brandweerdienst. Hieronder enkele bepalingen uit dit politiereglement die relevant zijn voor de organisator van het evenement. Maximaal aantal aanwezige personen Dit aantal moet door de zaaluitbater op eigen verantwoordelijkheid worden vastgesteld, binnen de volgende verhoudingen: één per vierkante meter totale oppervlakte van de inrichting. Onder de oppervlakte moet verstaan worden: de oppervlakte die binnen de muren van de voor het publiek toegankelijke lokalen (toiletten, vestiaires e.d. niet meegerekend) gemeten wordt, inclusief de oppervlakte bezet door toonbanken, tapkasten, en ander meubilair en goederen. In dancings en lokalen waar gedanst wordt: drie per vierkante meter dansvloeroppervlakte plus één per vierkante meter totale oppervlakte na aftrek van de dansvloeroppervlakte. Het maximale aantal toegelaten personen moet op een duidelijk zichtbaar bord aangebracht worden aan de ingang van de inrichting. Opgelet! Het aantal uitgangen en de totale uitgangsbreedte moeten aangepast zijn aan het maximaal aantal aanwezigen. Als je bv. uitgaat van 300 personen, dan moeten er minstens twee uitgangsdeuren zijn, openend in vluchtrichting, met een totale vrije doorgangsbreedte van drie meter of meer! Bouwmaterialen en versieringen Gemakkelijk brandbare materialen als rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, brandbare textiel- en kunststoffen, mogen niet als versiering of bouwmateriaal voor wanden en plafonds gebruikt worden. Uitgangen en trappen De inrichting moet een minimaal aantal uitgangen hebben: o één uitgang bij minder dan 100 aanwezigen o twee uitgangen bij 100 tot 500 aanwezigen. o drie uitgangen bij meer dan 500 aanwezigen. o de som van de breedtes van alle uitgangen, uitgedrukt in centimeter, moet gelijk of groter zijn, aan het maximale aantal toegelaten personen. De hele breedte van de uitgang mag niet gehinderd worden en moet vrij zijn van voorwerpen en goederen. Het is verboden verkoopstands te zetten op plaatsen die een vlotte evacuatie in gevaar kunnen brengen of vertragen. 31
De deuren van de uitgangen en de nooduitgangen moeten in vluchtrichting opendraaien. Verwarmingstoestellen Verplaatsbare verwarmingstoestellen en recipiënten met vloeibare brandstof zijn verboden in de voor het publiek toegankelijke plaatsen. 2.9.2.1. Fuiven in tenten Voor evenementen in de openlucht en in tenten moet je vooraf advies vragen aan de brandweer. Uiterlijk veertien dagen voor de dag van het evenement moet je contact opnemen met: Brandweer Herentals Oud-Strijderslaan 1 2200 Herentals 014-25 82 10 herentals@brandweervlaanderen.be Voor grote evenementen moet je een veiligheidsplan opstellen met mogelijke noodscenario s. 2.9.2.2. Adviezen voor tentfuiven Voor het fuiven in tenten is in Herentals nog geen politiereglement van kracht. Hieronder worden enkele richtlijnen opgesomd waar je best rekening mee houdt, wanneer je een tentevenement geeft. Inplanting en toegangswegen Rond de tent en eventuele andere tijdelijke constructies moet altijd een vrije doorgang zijn van vier meter. Binnen deze vrije doorgang mogen geen verkooppunten, voertuigen, toiletvoorzieningen, bevestigingspunten van spantouwen of andere hindernissen staan. Het evenement moet steeds bereikbaar blijven voor brandweervoertuigen via de toegangswegen die aan de volgende voorwaarden moeten voldoen: minimale breedte: vier meter minimale vrije hoogte: vier meter minimale draaistraal: elf meter aan de binnenkant en vijftien meter aan de buitenkant. draagvermogen: voertuigen met een maximale asbelasting van dertien ton moeten er kunnen rijden en stilstaan. De organisator zorgt voor voldoende parkeerplaatsen voor auto s en fietsen. 32
Opbouw en evacuatie Het zeil en de verharde zijwanden van tijdelijke tenten moeten uit brandvrije materialen gemaakt zijn. Elke tentuitbater moet een stormbestendigheidsattest hebben. Een kopie daarvan moet je voegen bij het meldingsformulier dat je aan de stadsdiensten bezorgt. De makkelijke brandbare versieringen zijn verboden: gemakkelijk brandbare materialen zoals rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, brandbare textiel en kunststoffen materialen die smelten bij lage temperatuur versieringen die de evacuatie kunnen hinderen, zoals netten, losse doeken, e.d. De tent moet minimaal twee uitgangen hebben. Als er meer dan 500 personen in de tent zijn, moeten er minimaal 2 + n uitgangen zijn waarbij n het geheel getal is onmiddellijk groter dan de deling door 1.000 van de maximale bezetting. Nooduitgangen mogen niet verder dan 30 meter af liggen van welke plek in de tent ook. Iedere uitgang moet minstens 80 centimeter breed zijn. De totale breedte van de uitgangen in centimeter moet minstens gelijk zijn aan het maximaal aantal aanwezigen in de tent. Het maximaal aantal aanwezigen wordt berekend aan de hand van maximaal 2 personen per vierkante meter oppervlakte van de tent tussen de wanden. Iedere uitgang moet over een breedte en hoogte van minstens twee meter volledig vrij blijven. Spantouwen en hun bevestigingspunten mogen de evacuatie niet hinderen. Uitgangsdeuren moeten naar buiten toe openen. Gangen die uitkomen op een uitgang of nooduitgang, moeten altijd geheel vrijgehouden worden en moeten een snelle ontruiming mogelijk maken. Zij moeten rechtstreeks naar de uitgangen en nooduitgangen leiden en mogen andere bezette ruimten doorlopen. De tafels en stoelen moeten zo opgesteld worden dat de doorgangen naar de nooduitgangen en brandblustoestellen volledig vrij blijven. De plaats van elke uitgang en nooduitgang moet aangegeven zijn door een reglementair pictogram dat voldoet aan de bepalingen van het koninklijk besluit van 19 december 1997. De pictogrammen worden zowel door de normale belichting als door de veiligheidsverlichting verlicht. 33
Elektrische installaties De tenten mogen enkel elektrisch verlicht worden. De tent moet uitgerust zijn met een veiligheidsverlichting die voldoet aan de geldende Belgische normen. De veiligheidsverlichting moet voldoende lichtsterkte hebben om hindernissen zichtbaar te maken en om een veilige en ordelijke ontruiming te verzekeren. Deze verlichting moet onmiddellijk en automatisch in werking treden bij het uitvallen van de gewone verlichting. De veiligheidsverlichting moet minstens één uur zonder onderbreking kunnen functioneren. Alle verlichting moet op een veilige wijze worden opgehangen (voldoende afstand ten opzichte van o.a. het tentzeil, lichte wanden, eventuele versieringen, ) en stabiele ophangpunten hebben, zodat geen brand- en ander gevaar kan ontstaan. Als de openbare verlichting niet volstaat, moet je buiten de tenten zorgen voor verlichtingspunten nabij de uitgangen en nooduitgangen. De hele elektrische installatie moet voldoen aan de voorschriften van de geldende wettelijke en reglementaire teksten, evenals aan het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI) Verwarmingsinstallaties Je moet alle nodige veiligheidsmaatregelen nemen om oververhitting, ontploffing en brand te voorkomen. De afvoerkokers voor verbrandingsgassen moeten grondig geïsoleerd worden zodat zij geen brandgevaar opleveren. Inwendige verbrandingsmotoren, warmeluchtgeneratoren, en de brandstofvoorraad (in metalen recipiënten) moeten op een veilige plaats staan, buiten de tent en de andere tijdelijke inrichtingen, op een afstand van minstens één meter van de buitenwand. Verplaatsbare verwarmingstoestellen, flessen met vloeibaar gemaakte brandbare, brandbevorderende of giftige gassen, brandbare vloeistoffen en licht brandbare vaste stoffen, zijn verboden in de tent en andere tijdelijke inrichtingen. Het gebruik van verwarmings- of kooktoestellen gestookt met alcohol, benzine, of petroleum is verboden. Gebruik je vloeibaar gemaakte petroleumgassen, dan moeten de flessen en houders geplaatst worden op een voor de hulpdiensten gemakkelijk bereikbare, goed verluchte, veilige plaats buiten de tent. De verbinding met de toestellen bestaat uit buizen in rood koper. De verbindingen moeten gemaakt worden conform de wetgeving op de gasinstallaties. Het gebruik van verwarmingsinstallaties voor bakken, braden, en koken is slechts toegestaan in stands of tenten die daarvoor speciaal zijn uitgerust. Bij verwarmings- of kooktoestellen moeten één of meer bedrijfsklare draagbare blustoestellen opgesteld worden. 34