Handleiding Dashboard Personeelsmonitor Provincies
Inhoud 1. Inleiding 2. Disclaimer & verantwoord gebruik van de cijfers 3. Inloggen 4. Doelgroepen 5. Hoe kan je het dashboard gebruiken 6. Screenshots met uitleg 7. Personeelsbeleid tool
1. Inleiding Het A&O-fonds Provincies publiceert jaarlijks de Personeelsmonitor Provincies. Vanaf 2014 is ook een online tool beschikbaar: het Dashboard Personeelsmonitor Provincies. De personeelsmonitoren van de afgelopen jaren zijn te vinden op de website van A&O-fonds Provincies De individuele provincies kunnen inloggen op een speciale website (zie h3). Hier krijgt men de mogelijkheid te kiezen uit een aantal dashboards waarin de gegevens van de eigen provincie worden vergeleken met de gemiddelden en totalen van alle provincies.
1. Inleiding vervolg Met deze dashboards willen wij de provincies in staat stellen om meer te halen uit en te doen met de informatie van de personeelsmonitor. Door het dashboard te gebruiken is het mogelijk om de eigen provincie verder te verkennen, en af te vragen: Wat is zoals verwacht? Welke onderwerpen vragen aandacht en actie vanuit de provincie? Met deze informatie in de hand is het mogelijk om te zien waar de (personele) aandachtspunten liggen voor de provincie, om hier verder mee aan de slag te gaan (zie h5). Het dashboard bevat tevens een doorrekenmodel, voor de strategische personeelsplanning (zie h7). Hiermee kan een provincie doorrekenen wat er met de bezetting gebeurt in bijvoorbeeld de komende 5 jaar.
2. Disclaimer & verantwoord gebruik Wij vragen u om de gegevens van deze website alleen intern te gebruiken. De cijfers worden zonder de provinciale context weergegeven. Meer informatie over de wereld achter de cijfers kunt u vinden in het rapport op de website van A&O Provincies, maar u kunt ook altijd contact opnemen met een andere provincie voor een verdere duiding van de cijfers. De gegevens in deze dashboard zijn afkomstig van de individuele provincies en zijn dezelfde cijfers die in de gedrukte versie van de personeelsmonitor zijn opgenomen. Voor vragen of opmerkingen omtrent het dashboard of over de inloggegevens kunt u contact opnemen met: A&O-fonds Provincies info@aenoprovincies.nl 070-763 00 40
3. Inloggen Elke provincie heeft inloggegevens ontvangen van het A&O-fonds Provincies. De inloggegevens zijn per doelgroep verstrekt: P&O (o.a. hoofd P&O), OR (ambtelijk secretaris/voorzitter) en Directie. De website om in te loggen is: http://personeelsmonitorprovincies.onderzoek.nl/ Als u dan bovenaan klikt op inloggen verschijnt het inlogscherm (zie screenshot op de volgende pagina) Let op: hetdashboard vereist een zo n recent mogelijke versie van een browser (o.a. Internet Explorer 9 of hoger, Firefox, Chrome).
4. Het dashboard Doelgroepen Het dashboard kent een aantal doelgroepen,namelijk de OR, HR/P&O en de directie. Meer over deze doelgroepen op deze en de volgende sheets. Een OR overlegt (met directie) over tal van onderwerpen. Wat biedt het dashboard voor deze groep? Ziekteverzuim (een indicator voor arbeidsomstandigheden) Opleiding en ontwikkeling (uitgave aan scholing=cao) Diversiteit (gelijke behandeling)
4. Het dashboard Doelgroepen De afdeling HR/P&O heeft diverse taken op personeelsgebied, onder andere omtrent aanname van personeel, arbeidsvoorwaarden. Wat biedt het dashboard voor deze groep? In- en uitstroom (m.n. leeftijd) Samenstelling personeelsbestand Ziekteverzuim, verhouding kort- en lang Beloning en loonkosten (o.a. functieschalen en salarisklassen) Personeelsbeleid (voor een strategische personeelsplanning - SPP)
4. Het dashboard Doelgroepen De directie de directie draagt de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de provincie. Wat biedt het dashboard voor deze groep? Samenvatting Ziekteverzuim Beloning en loonkosten
5. Het dashboard Hoe gebruiken? Hierna volgen een aantal tips en manieren waarop je gebruik kunt maken van de dashboard. Omdat het dashboard door verschillende doelgroepen gebruikt wordt, zal de insteek per doelgroep anders zijn, daarom hieronder een aantal algemene aandachtspunten. Opzoek naar interessante zaken: Wijk je af van het provinciaal gemiddelde? Wijk je af van een andere provincie? Is iets anders dan je had verwacht? Om de cijfers te kunnen verklaren moet je goed kijken naar wat je ziet: aantallen of percentages, personen of fte?
5. Het dashboard Hoe gebruiken? Met behulp van dit schema zijn actiepunten op basis van de personeelsmonitor te formuleren (dit schema is een bewerking van de stappen in de beleidscyclus: agendavorming, diagnose probleem, beleidsontwerp, beleidsvorming, implementatie, uitvoering evaluatie)
5. Het dashboard Wat staat erin? Home Personeelsbeleid Werkgelegenheid personen fte's deeltijdfactor ontwikkeling Samenstelling geslacht leeftijd dienstverband diversiteit In- en uitstroom instroom uitstroom Beloning en loonkosten loonsom functieschalen salarisklassen Ziekteverzuim verzuim (%) < 1jr verzuim (%) totaal verzuimduur Opleiding & ontwikkeling Sociale zekerheid
6. Screenshots Hierna volgen een vijftal screenshots met toelichting van wat voor figuren je allemaal tegenkomt, en wat de mogelijkheden zijn. De afbeeldingen in het dashboard zijn ook te downloaden door te klikken op het icoontje rechtsboven in het figuur.
Door met de muis boven een figuur te hangen worden meer detailcijfers gegeven
Ook hier: door met de muis boven een figuur te hangen worden meer detailcijfers gegeven
Ook hier: door met de muis boven een figuur te hangen worden meer detailcijfers gegeven
Wanneer er rechts of onder een figuur opties staan, zijn deze (variabelen) aan en uit te zetten in het figuur door er op te klikken.
Ook hier: wanneer er rechts of onder een figuur opties staan, zijn deze (variabelen) aan en uit te zetten in het figuur door er op te klikken.
7. Tool Personeelsbeleid Met de optie Personeelsbeleid kan door het aanpassen van in- en uitstroomgegevens effecten op de bezetting worden doorgerekend. U kunt hierbij zelf de in- en uitstroompercentages aangeven en voor welk jaar u de berekening wilt hebben. De aantallen die worden genoemd zijn voor alle provincies. Het uitgangspunt bij deze doorrekening is dat de leeftijdssamenstelling van de in- en uitstroom gelijk is aan de samenstelling van de in- en uitstroom in 2013.
Vul hier de gewenste instroom en uitstroom percentages in (voor het werken met decimalen: gebruik een komma, en geen punt) en een eindjaar voor de prognose Met de knop doorvoeren verwerkt u de prognoses, het resultaat is te zien in de tabel. Met de andere knoppen kunt u de veranderingen zien in de figuur links.
A&O-fonds Provincies info@aenoprovincies.nl 070-763 00 40 www.aenoprovincies.nl