Vossius Gymnasium Algemene Ledenvergadering van de Oudervereniging Agenda maandag 10 december 2012, 19.00 uur Aula 1. Opening 2. Mededelingen, ingekomen stukken 3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 7 november 2011 4. Jaarverslag 2011-2012 5. Financieel verslag van de oudervereniging en verslag kascontrolecommissie 6. Verkiezing nieuw lid kascontrolecommissie 7. Begroting 2013 oudervereniging 8. Verslag Stichting Schoolfonds 9. Verslag van de Landelijke Ouderraad Zelfstandige Gymnasia (LOZG)? 10. Rondvraag 11. Sluiting
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 7 november 2011
Agenda Algemene Ledenvergadering van de Oudervereniging van het Vossius Maandag 7 november 2011 19.15 uur in de Aula van de school 1. Opening 2. jaarverslag 2010-2011 3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van december 2010 4. Financieel verslag van de oudervereniging en verslag kascontrole 5. Begroting 2012 oudervereniging 6. Verkiezing kascontrolecommissie 7. Stichting Schoolfonds 8. Verslag van de Landelijke Ouderraad Zelfstandige Gymnasia 9. Rondvraag 10. Sluiting Notulen Algemene Ledenvergadering van de Oudervereniging Vossiusgymnasium Maandag 7 november 2011. Aanwezig van het bestuur: Carola Hageman, Joke de Jonge, Kaki Markus [voorzitter], Uschi Matt [secretaris, notulen], Eric Plakman [penningmeester], Martine van Straaten. Afwezig: Peter Bouma Verder in de zaal: Jan van Muilekom (rector) en ca. 45 ouders. 1. Opening De voorzitter heet de aanwezigen welkom en kondigt aan dat na afloop van de vergadering de heer Remco Pijpers, directeur van de Stichting Mijn Kind Online [www.mijnkindonline], een inleiding zal houden. 2. Jaarverslag 2010-2011 Het jaarverslag 2010-2011 zal op de website worden gepubliceerd. In verband met de wisseling van een aantal bestuursleden was dit helaas niet op tijd klaar. 3. Notulen van de ALV van 7 december 2010 Notulen worden vastgesteld; er zijn geen opmerkingen. 4. en 5. Financieel verslag van de Oudervereniging, verslag kascontrole en begroting 2012 De penningmeester geeft een toelichting op de gepresenteerde cijfers en geeft de ouders de gelegenheid om het aan het begin van de vergadering uitgedeelde financiële jaarverslag te bekijken. Een vraag uit de zaal is of het in de vorige vergadering geopperde plan omtrent in de school [gymzaal] op te hangen kickbox-zakken weer kan worden opgepakt. Er is onduidelijkheid over de steun voor dit plan vanuit de sportdocenten en hoe het toezicht geregeld zou moeten worden. Dit onderwerp zal met de schoolleiding worden besproken. Naar aanleiding van de begroting vraagt een ouder wat het ca. 500 hogere bedrag voor de ALV precies inhoudt en wat er met LOZG wordt bedoeld. Carola Hageman legt uit dat LOZG staat voor Landelijke Ouderraad Zelfstandige Gymnasia en dat zij voor het Vossiusgymnasium aldaar de afgevaardigde is. De penningmeester geeft aan dat de hogere kosten voor de ALV te maken hebben met de inleiding over mijn kind online later op de avond. De jaarlijkse LOZG contributienota van vorig jaar is niet ontvangen, daarom wordt voor dit jaar 2 x het contributiebedrag begroot. Dezelfde ouder wil graag weten waarom de begroting voor de diploma-uitreiking lager uitvalt dan afgelopen jaar. Eric Plakman en Joke de Jonge lichten toe dat er vorig jaar problemen waren met de levering van de uit te reiken attenties aan de geslaagde leerlingen. Die attenties worden gemaakt in Kenia en
de logistieke kosten zijn hoger uitgevallen dan in andere jaren. Verwacht wordt dat de procedure komend jaar weer op de juiste manier verloopt en daarom is deze post met een lager bedrag begroot. De kascommissie heeft het financieel verslag in orde bevonden en stelt voor het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering accepteert het voorstel. In antwoord op een vraag uit de zaal over de incidentele uitgaven legt Eric Plakman uit dat er vorig jaar met dat geld een camera is aangeschaft. Over een goede bestemming voor de beschikbare middelen voor dit jaar wordt nog overlegd met de schoolleiding. De begroting wordt geaccepteerd. 6. Verkiezing kascontrolecommissie Er is voor komend jaar een vacature bij de kascontrolecommissie. Rutger Koopmans is bereid om toe te treden tot de kascommissie. 7. Stichting Schoolfonds De voorzitter legt uit dat het bij het schoolfonds gaat om een aparte rechtspersoon, bemand door een aantal docenten en een tweetal ouders. De ouders in het schoolfonds zijn gedetacheerd door de oudervereniging. Er is in het bestuur van de stichting schoolfonds de vacature ontstaan voor een nieuwe penningmeester. (Na afloop van de Algemene Leden Vergadering stelt mevrouw Suzanne Holtzer zich beschikbaar als nieuwe penningmeester van het schoolfonds.) Een ouder in de zaal vraagt hoe hoog het jaarlijks budget van het schoolfonds is. Jan van Muilekom licht toe dat het om een bedrag van ca. 35.000 gaat dat afkomstig is uit de vrijwillige ouderbijdragen. Het fonds ondersteunt een tiental doelen die elk jaar weer terug komen zoals financiële ondersteuning van ouders bij bijvoorbeeld de kosten van schoolreizen en bijzondere activiteiten zoals de professionele begeleiding van het Orkest en de BigBand, de aanschaf van muziekinstrumenten etc. 8. Verslag van de Landelijke Ouderraad Zelfstandige Gymnasia (LOZG) Carola Hageman, de Vossius oudervereniging vertegenwoordiger in de LOZG, verwijst naar het jaarverslag. De LOZG, een koepelorganisatie van alle ouderverenigingen, komt op voor de belangen van zelfstandige gymnasia en is een platform voor alle huidige en toekomstige ouders van gymnasium leerlingen. Hij bevordert de onderlinge samenwerking en organiseert jaarlijks enkele themabijeenkomsten. Ook worden contacten onderhouden met beslissende organen zoals ministeries, onderwijsverenigingen, docenten etc. De LOZG is ooit opgericht met de bedoeling zelfstandige gymnasia in stand te houden. Dit is nu niet meer aan de orde. Er worden twee keer per jaar landelijk lezingen georganiseerd die altijd zeer goed worden bezocht. De bijeenkomsten worden steeds bij een van de gymnasia gehouden. Op de website (www.lozg.nl) treft u de verslagen aan en een aankondiging van nieuwe bijeenkomsten. Een ouder vraagt of de LOZG zich ook bezig houdt met het overschot aan leerlingen bij gymnasia? Carola antwoordt daarop dat dit met name een grootstedelijk probleem is. Onlangs is er, ook over dit probleem, overleg geweest tussen de ouderverenigingen van de 4 gymnasia in Amsterdam. Ouders kunnen niet veel doen aan dit probleem behalve zich inzetten voor het oprichten van een nieuw gymnasium. De LOZG is te allen tijde bereid om daaraan steun te verlenen. Er is niet alleen behoefte aan zelfstandige gymnasia maar aan kleine zelfstandige scholen in het algemeen. De laatste vraag uit de zaal betreft de broer-en-zus-regeling. Jan van Muilekom legt uit dat deze regeling met ingang van dit schooljaar is afgeschaft. 9. Rondvraag Een ouder wil graag weten waar de notulen na te lezen zijn. Kaki Markus verwijst naar de website van het Vossius waar notulen kort na vergaderingen (in concept) worden gepubliceerd. Tevens roept zij de ouders op te reageren en suggesties te doen via het e-mailadres van de oudervereniging: oudervereniging@vossius.nl Een andere ouder vraagt wat er met ideeën gebeurt? Kaki legt uit dat het bestuur van de oudervereniging periodiek met de schoolleiding overlegt. Als voorbeeld meldt zij een plan om een
systeem van klassenouders in het leven te roepen die periodiek, per jaarlaag, bij elkaar komen met een lid van de ouderraad om de lijnen tussen ouders en schoolleiding korter te maken. Tegelijkertijd zou dit de onderlinge contacten tussen ouders van kinderen uit een bepaalde klas kunnen vergemakkelijken. Een bezorgde ouder uit de zaal vindt dit een goed idee in verband met het feit dat er veel geblowed, gerookt en gedronken wordt. Hij vindt dat aan dat soort zaken meer aandacht zou moeten worden besteed. Met betrekking tot het nieuwe vast te stellen schoolplan wordt gevraagd in hoeverre de oudervereniging daarbij betrokken is. Kaki Markus antwoordt dat er enige input van de oudervereniging is gevraagd, net zoals onlangs aan alle ouders door middel van een e-mail van de schoolleiding. De rector licht toe dat de schoolleiding voornemens is tegen het einde van dit kalenderjaar met het nieuwe schoolplan te komen dat voor 5 jaar wordt vastgesteld. Het huidige schoolplan is te vinden op de website. Volgens de rector zijn er al een aantal leuke reacties binnengekomen naar aanleiding van zijn oproep. Tenslotte wordt er nog door een ouder gevraagd of het geluidsniveau van de muziek op schoolfeesten omlaag kan in verband met mogelijke gehoorbeschadiging. De rector licht toe dat op de locaties van de schoolfeesten het geluidsniveau is afgestemd op de ruimte. Bij het volgende schoolfeest bedraagt dat 105 decibel. Er zal aan de bond worden gevraagd DJ's goed te instrueren om zich aan de regels voor geluidsniveau s te houden. Deze gelden tevens voor het geluidsniveau voor feesten die op school worden gehouden. 11. Sluiting Onder dankzegging voor de belangstelling van de aanwezige ouders wordt de vergadering om 20.00 uur gesloten.
Jaarverslag 2011-2012 van de Oudervereniging Vossius Gymnasium 1
Jaarverslag 2011-2012 van de Oudervereniging Vossius Gymnasium Het bestuur van de oudervereniging was in het jaar 2011-2012 als volgt samengesteld: Kaki Markus (voorzitter, coördinator vrijwilligers) Uschi Matt (secretaris) Erik Plakman (penningmeester) Martine van Straaten (vertegenwoordiger in de MR) Peter Bouma (organisatie Orkestival) Carola Hageman (contactpersoon en bestuurslid LOZG) Joke de Jonge (attenties, publiciteit) Peter Bouma, Carola Hageman en Joke de Jonge hebben aan het eind van het schooljaar afscheid genomen als bestuurslid. Gelukkig kunnen wij u melden dat Peter Bouma zich buiten het bestuur blijft inzetten voor de organisatie van het Orkestival. Wij danken de afgetreden bestuursleden heel hartelijk voor hun waardevolle bijdragen! (Met ingang van het schooljaar 12-13 zijn de volgende bestuursleden toegetreden: Carel Kuyl, Ada Nieuwendijk en Juliette Schwarz.) Het bestuur van de oudervereniging vormt een schakel tussen ouders en schoolleiding. Rector Jan van Muilekom verschaft de oudervereniging onderdak voor de vergaderingen en woont deze bij. Er zijn 6 bijeenkomsten geweest. Tijdens de vergaderingen informeert de rector de oudervereniging over beleid en lopende schoolzaken, worden praktische zaken gepland en kunnen de bestuursleden reageren c.q. suggesties doen. Zo heeft de oudervereniging input geleverd voor het nieuwe zorgplan. Op 7 november 2011 werd de jaarlijkse ALV gehouden. Wij prijzen ons gelukkig met een grote opkomst. Na de vergadering werd een boeiende inleiding verzorgd door de heer Remco Pijpers, directeur van de stichting mijn kind online, waarna een levendige uitwisseling van feiten en meningen volgde (http://www.mijnkindonline.nl). In dit schooljaar werd een begin gemaakt met een systeem van klassenouders. Voor nagenoeg iedere klas werden twee ouders bereid gevonden om alszodanig op te treden. In maart vond de eerste bijeenkomst van de klassenouders plaats. Er waren per jaarlaag simultane bijeenkomsten, ieder voorgezeten door de vaste contactpersoon in het bestuur. Het doel c.q. de inhoud van de werkzaamheden met betrekking tot het klassenouderschap werd toegelicht. Daarnaast werden ook verbeterpunten door de ouders ingebracht en besproken. Doel/werkzaamheden van het klassenouderschap is tweeledig; 1. Verzamelen van informatie over zaken in de klas die aandacht vragen van de schoolleiding en dat doorgeven aan de coördinator van de betreffende jaarlaag in het bestuur. De coördinator in het bestuur brengt deze zaken vervolgens in in de vergadering met de rector. 2. Organiseren van bijeenkomsten van ouders onderling om elkaar te leren kennen, informatie uit te wisselen en de afstand tot elkaar resp. de school te verkleinen. De bijeenkomst werd afgesloten met een gezellige borrel. In de maanden na deze aftrap werden er voor ouders van diverse klassen borrels of andere bijeenkomsten georganiseerd. De betreffende bijeenkomsten hebben diverse verbeterpunten opgeleverd die met de schoolleiding zijn besproken en soms wel/soms niet tot aanpassingen hebben geleid. 2
De jaarlaag-contactpersonen in het bestuur werden ook bekend gemaakt via de website van de school. Verder verrichtte werkzaamheden: - Het organiseren van praktische ondersteuning bij jaarlijks terugkerende en incidentele schoolactiviteiten en evenementen (kerstconcert, open dagen, Café Chantant, het Orkestival, de toneeluitvoeringen en de diploma-uitreiking na het eindexamen). - Zorg dragen voor attenties aan docenten en onderwijsondersteunend personeel in geval van ziekte, geboorte, bij terugkeer van de Rome-reis, bij afscheid of pensioen of bijzondere prestaties. - Voorbereiding en organisatie van de jaarlijkse algemene ledenvergadering [ALV] en aansluitende voordracht. Het vrijwilligersbestand van ouders die af en toe willen meehelpen bij schoolactiviteiten is uitgebreid met ouders van de nieuwe eersteklassers. Via de e-mail worden de vrijwilligers aangeschreven voor hulp bij bepaalde activiteiten en na toezegging ingeroosterd. Algemene thema s die door het jaar heen onder andere aan de orde zijn gekomen: disciplinehandhaving -zowel op school als tijdens excursies, rol van de mentoren, roosterperikelen/dakpanuren, leerlingbegeleiding, lesuitval en wat hiertegen te doen, rook- en alcoholbeleid, geluidsniveau van de muziek op schoolfeesten, de lotingsprocedure voor toelating tot de gymnasia, opknapmogelijkheden van het schoolgebouw. 3
Financieel verslag 2011-2012 van de oudervereniging en verslag kascontrolecommissie 4
Oudervereniging Vossius Gymnasium Balans 30-9-2012 Zakelijke Rekening 3.378,90 Eigen vermogen 5.348,47 Spaarrekening 12,81 Kwartaalrekening 3.115,10 Kas 83,59- Winst 1.074,88 6.423,22 6.423,35 Resultatenrekening 2011-2012 Uitgaven Inkomsten Contributie 3.565,00 Rente opbrengst 46,46 Attenties 215,60 Overig 190,00 Incidentele lasten 151,40 ALV 491,49 Diploma uitreiking 1.151,05 Kamer van Koophandel 35,08 Bankkosten 86,46 LOZG 185,00 Klassenouderbijeenkomst 30,50 Winst 1.074,88 3.611,46 3.611,46 Begroting 2012-2013 Uitgaven Inkomsten Contributie 3.565,00 Rente opbrengst 45,00 Attenties 225,00 Overig 250,00 Incidentele lasten 700,00 ALV 600,00 Diploma uitreiking 1.350,00 Kamer van Koophandel 27,00 Bankkosten 90,00 LOZG 290,00 Klassenouderbijeenkomst 75,00 Winst 3,00 3.610,00 3.610,00
Toelichting bij de jaarcijfers over 2011-2012. De post Diploma uitreiking omvatte zoals elk jaar, drie uitgaven: - rode rozen, - gegraveerde pennen en - stenen vosjes, gefabriceerd in Kenia via de stichting Lobade. Onder de post Attenties vallen de volgende uitgaven: - boeketjes voor leerkrachten bij geboorte, ziekte en dergelijke - attenties voor scheidende bestuursleden (dit jaar drie) De uitgaven voor de Algemene Ledenvergadering bestaan uit de kosten voor de spreker op de Algemene Ledenvergadering van 7 november 2011, Remco Pijpers, directeur van de stichting mijn kind online en de borrel na de Algemene Ledenvergadering. De post Overig bevat bestuurskosten. Net als vorig jaar bedroegen die uitsluitend de uitgaven voor het jaarlijks etentje dat de Oudervereniging aanbiedt aan de rector van de school, dit jaar gecombineerd met het afscheid van Joke de Jonge, Peter Bouma en Carola Hageman. Nieuw zijn de kosten voor klassenouderbijeenkomsten. Begin 2012 is de uitrol geweest van een klassenoudersysteem met per jaarlaag een coördinator die zitting heeft in het bestuur. Na zo n bijeenkomst is er een informele borrel. De inkomsten vielen wat lager uit dan begroot. Dit is veroorzaakt doordat er nog een saldo openstond van wat is overgemaakt door de Onderwijs Stichting Zelfstandige Gymnasia (OSZG), die de gelden ontvangt voor de ouderbijdragen en wat feitelijk bijgedragen is door de ouders. In 2011/2012 heeft de Oudervereniging een flink positief resultaat geboekt. Dit is veroorzaakt doordat afgelopen schooljaar de Oudervereniging de school geen geschenk heeft aangeboden. Toelichting begroting 2012-2013 Voor het schooljaar 2012 2013 worden nagenoeg dezelfde kostenposten verwacht. Bij de post incidentele lasten is een bedrag opgenomen van 700,00. Dit bedrag heeft nog geen bestemming. Verder is een bedrag opgenomen voor de contributie voor het LOZG (landelijke ouderraad van zelfstandige gymnasia). Zoals verwacht zijn twee facturen ontvangen. Maar slechts een is betaald in het vorige boekjaar omdat de tweede factuur later is ontvangen dan het boekjaar. Het bedrag wat nu opgenomen is, is twee maal de jaarcontributie.
Aan de leden van de Oudervereniging van het Vossiusgymnasium te Amsterdam Ondergetekenden, mevrouw M. Rohmer en de heer R. Koopmans, samen vormend de kascontrolecommissie, hebben de boekhouding van de Oudervereniging van het Vossiusgymnasium over het boekjaar 2011-2012 gecontroleerd en met de penningmeester besproken. Het geheel werd in orde bevonden, en derhalve stellen zij aan de vergadering voor het bestuur decharge te verlenen. Amsterdam, november 2012 M. Rohmer R. Koopmans