Verslag van de bestuursvergadering van de Oudervereniging van het Stedelijk Gymnasium Schiedam op dinsdag 23 september 2014

Transcriptie

1 Verslag van de bestuursvergadering van de Oudervereniging van het Stedelijk Gymnasium Schiedam op dinsdag 23 september 2014 Aanwezig: van Duijnen (penningmeester), Zeelenberg (voorzitter), Benedict Hamans (rector), van Dunne, Nevin Akbasoglu, Judith Bismeijer (secretaris) Afwezig: Stephanie Krabbendam 1. Opening: opent de vergadering en geeft aan dat ze graag op tijd wil beginnen, zodat we de vergadering om 10 uur kunnen beëindigen. 2. Vaststelling agenda en ingekomen stukken: Er zijn geen nieuwe agendapunten; de agenda wordt goedgekeurd. Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Verslag vergadering 17 juni en nalopen afsprakenlijst: Bij punt 3: voor de continuïteit van het bestuur zou het een goed idee om toch een nieuw bestuurslid aan te trekken. Er zijn geen reacties op binnengekomen, naar aanleiding van s praatje op de avond voor nieuwe ouders (1 e klassen). Bij punt 8 - Klankbordgroep: er zou gekeken worden naar een mogelijk andere opzet. Benedict geeft aan dat hier nog geen concrete plannen voor zijn. De klankbordgroep staat op de agenda voor 10 november. We zullen de uitslag hiervan op de agenda zetten van onze vergadering van 18 november. De OV notuleert de vergaderingen van de klankbordgroep niet meer. Ze vallen onder de verantwoordelijkheid van school, maar natuurlijk is het bestuur van de OV wel bereid mee te denken, als daar behoefte aan is. Afsprakenlijst 17 juni: De meeste punten zijn afgehandeld. De workshop presenteren wordt uitgesteld naar een later moment in het schooljaar, omdat de presentaties pas in maart zijn. Op school zal gekeken worden wat een goede tijd is, mogelijk is een T- uur (op maandag of donderdag). Ingrid heeft het voorzitterschap aan overgedragen. KvK inschrijving moet nog worden bijgewerkt. Regulier zouden we dit aan het einde van ieder jaar moeten doen. Judith en Stephanie moeten een kopie ID meenemen naar de volgende vergadering. De overdracht van de secretarisfunctie naar Judith vindt plaats op dinsdag 7 oktober.

2 4. Jaarplanning: invulling OV vergaderdata Belangrijkste data voor dit schooljaar: oktober Lezing Marcel Veenman 10 november Klankbordgroep 18 november OV vergadering 2015: 13 januari onderlinge OV vergadering 16 juni OV vergadering 2 juli Diploma-uitreiking De data voor vergaderingen voor maart en april zullen op de vergadering van 18 november worden afgesproken. 5. Vooruitblik lezingen huidig schooljaar: Marcel Veenman Stukje voor de aankondiging van de lezing van Marcel Veenman is in draft klaar. Er zal nog een stukje worden toegevoegd over de mogelijke workshop (richtprijs 30 EUR). Workshop zal zijn voor ouders en leerkrachten. zal de bijgewerkte versie nog even rondsturen voor commentaar, zodat het daarna verstuurd kan worden (ook per aan alle ouders). zal nog even navragen wat het maximaal aantal deelnemers is voor de workshop. We moeten ook aangeven wat het minimaal aantal deelnemers is om het door te laten gaan. Verder wachten we af hoe de lezing is op 16 oktober en hoe deze wordt ontvangen door de leerkrachten en ouders. Algemeen We moeten Postscriptum nog een keer laten weten dat we zijn afgestapt van de vaste samenwerking voor lezingen. Reden is dat de algemene lezingen vaak slecht bezocht zijn. Daarom kijken we nu naar een onderwijskundige/pedagogische invulling. We staan natuurlijk open voor suggesties voor onderwerpen. stuurt een (dit is ondertussen gebeurd). Afhankelijk van het onderwerp kunnen we ook bijvoorbeeld vertegenwoordigers van andere scholen uitnodigen. Via LOZG krijgen wij ook uitnodigingen voor lezingen. Andere lezingen: Eerder hebben we het al over het onderwerp Gameverslaving gehad (op uitdrukkelijk verzoek van ouders). Er zijn twee spreeksters mogelijk:

3 Martine Delfos: therapeutisch invalshoek. Via website kun je intekenen op lezing die zij geeft. Justine Pardoen: meer praktisch, specifieker gericht op jongeren en media. Je kunt direct contact met haar opnemen, dus dit is flexibeler. Benedict is wel eens bij een lezing van haar geweest en heeft goede ervaring. neemt contact met haar op. 6. Huidige financiële situatie () + voorbereiding jaarvergadering Jaarvergadering: probeert binnen 2 weken twee ouders te benaderen voor kascontrole. Streven is om in oktober het digitale jaarverslag op de site te hebben. Dit moet officieel binnen 2 maanden na statutaire jaar. schrijft het stukje over de financiën, het stukje van de secretaris voor 10 oktober. De stemming verloopt digitaal. gaat kijken hoe dat geregeld moet worden (misschien via IT hr Lazet/Ludo, van school). Financiële situatie: Afgelopen jaar hebben we afgesloten met een batig saldo Reden hiervoor: - meer ouders hebben betaald dan begroot. vraag bij Ludo/Miranda na of de ouders die niet betaald hebben uitstroom- of doorstroom-ouders zijn, zodat we weten of dit een effect heeft op het huidige schooljaar. - de uitgaven waren lager dan begroot (bijv. buitenschoolse activiteiten). Het batig saldo van afgelopen schooljaar zullen we gebruiken om het budget buitenschoolse activiteiten te verhogen (zie begroting ), de rest wordt toegevoegd aan het vermogen. De diploma-uitreiking was zeer geslaagd, maar financieel is het wat minder gunstig uitgepakt: 34% hogere kosten dan vorig jaar. Dit kwam door meer consumpties, en andere kosten zoals podiumhuur, kroonluchters en hapjes. Het verzoek van school om het monteren van de Happy film te betalen hebben we afgewezen. We willen graag overleggen met school welke kosten voor OV zijn, en welke voor school. We willen vooraf graag weten welke kosten er komen, en niet achteraf met onvoorziene kosten worden geconfronteerd. overlegt met Ludo/Benedict. 1 oktober is het peilmoment voor het aantal leerlingen. Krantenabonnement: we hebben een verzoek gekregen of wij abonnementskosten van 4 kranten voor onze rekening willen nemen. We besluiten dat we het abonnement voor de Volkskrant zullen betalen, eventuele andere abonnementen zijn voor kosten van school. Begroting : De huidige versie van de begroting voor het huidige schooljaar is gebaseerd op:

4 - Aanname van aantal leerlingen. - Lager budget voor buitenschoolse activiteiten; er is wel rekening houden met een schoolreisje aan het einde van het jaar. - Hoger budget voor bijeenkomsten voor ouders op basis van het afgelopen jaar en de lezing van Veenman + 1 of 2 extra lezingen Na 1 oktober, als het definitieve aantal leerlingen bekend is, komt er een nieuwe versie. zal nagaan of we een verenigingsrekening kunnen afsluiten bij een andere bank, zodat de bankkosten veel lager uitvallen. 7. Invulling ouderbijdrage OV in profielwerkstukkenweek. Zoals al eerder aangegeven zal er geen workshop presenteren worden gegeven in de PWS week. Deze zal verschoven worden naar later in het schooljaar. 8. Evaluatie beoordeling profielwerkstukken vorig schooljaar Het beoordelingsproces is goed verlopen. Wel zijn er een aantal aandachtspunten voor komend jaar: - Er bleken bij de beoordelende ouders ook ouders van 6 e klassers te zijn. Dit is niet de bedoeling, dus daar moeten we dit schooljaar beter op letten. - Naar het oordeel van de ouders was er een groot verschil in niveau van de werkstukken. - 4 weken voorafgaand aan de presentatie-avond kunnen we ouders benaderen om te vragen of zij ook behulpzaam willen zijn bij het beoordelen van de werkstukken. - Het is belangrijk dat we de werkstukken op tijd van school krijgen; afgelopen jaar waren ze erg laat. De werkstukken moeten voor de meivakantie beschikbaar zijn. - We vragen ons af of we de commentaren/uitslagen van de beoordeling moeten delen met school. Dit zullen we in januari in de onderlinge OV vergadering verder bespreken. 9. Rondvraag: Oudejaarsattentie: voor dit jaar wordt hetzelfde bedrag aangehouden als vorig jaar. kijkt hiervoor rond. Verder zijn er geen punten voor de rondvraag.

5 Afsprakenlijst: Overdracht secretaris functie aan Judith Judith Klankbordgroep op agenda voor 18 november Judith/Stephanie Kopie ID meenemen naar volgende vergadering Judith Vergaderdata voor maart/april op agenda voor 18 november Bijwerken/uitsturen bericht over lezing Marcel Veenman Navragen minimaal aantal deelnemers workshop Marcel Veenman naar Postscriptum over samenwerking Contact opnemen met Justine Pardoen voor lezing Kascontrole regelen + stukje financiën voor jaarvergadering schrijven Stukje secretaris voor jaarvergadering schrijven Digitale jaarvergadering regelen Overleg met Ludo/Benedict over kosten diploma-uitreiking Mogelijkheden verenigings-bankrekening uitzoeken Judith Profielwerkstukken op agenda OV vergadering Januari 2015 Voorstel oudejaarsattentie voor docenten doen