Module Meerdere filialen
Inhoudsopgave 1. INLEIDING 5 2. ACTIVEREN VAN DE MODULE 5 3. INSTELLEN VAN DE MODULE 5 4. FILIALEN INVOEREN 6 5. CONVERSIEROUTINES UITVOEREN 6 6. EEN FILIAAL SELECTEREN 6 7. BEDRIJFSRUIMTEN EN LOKATIES PER FILIAAL 6 8. INVENTARISEREN VAN DE FILIAALVOORRADEN 7 9. VOORRAADSTATUS 7 10. VERKOOPBONNEN EN REPARATIEBONNEN 7 11. BESTELLINGEN EN BESTELBONNEN 8 12. LEVERINGEN BINNENBOEKEN 8 13. LEVERINGEN TUSSEN FILIALEN 8
Order-Direct Module Meerdere Filialen 1. Inleiding De meeste bedrijven beschikken over één magazijn, waarin ingekochte artikelen worden opgeslagen en van waaruit verkochte artikelen worden geleverd aan de klanten. Van deze artikelen wordt middels voorraadbeheer bijgehouden hoeveel stuks er momenteel in het magazijn aanwezig zijn, hoeveel stuks in bestelling staan bij de leveranciers, en hoeveel stuks er nog moeten worden uitgeleverd aan klanten. Sommige bedrijven slaan hun artikelen op in meerdere magazijnen, doorgaans één centraal magazijn met daarbij verschillende deelmagazijnen. Zo kan een deelmagazijn de voorraad bevatten van een voertuig uit het wagenpark, bijvoorbeeld bij onderhoudsbedrijven. Een bedrijf kan ook bestaan uit meerdere filialen, ieder met een eigen magazijn. In beide gevallen vindt de levering van artikelen aan klanten plaats vanuit een specifieke wagen of filiaal. De inkoop en ontvangst van artikelen gebeurt vaak centraal. In dat geval worden bestellingen na ontvangst doorgestuurd naar de wagen of het filiaal waarvoor zij bestemd zijn. Voor het voeren van voorraadbeheer over meerdere filialen en het vastleggen van zendingen tussen filialen onderling is binnen Order-Direct een aparte programmamodule Meerdere filialen beschikbaar, een uitbreiding op de oude module Wagenpark. De verschillende functies en programma-onderdelen van deze module worden hieronder in vogelvlucht beschreven. Voor een gedetailleerde beschrijving wordt verwezen naar de helpteksten bij de verschillende programma-onderdelen. 2. Activeren van de module De module Meerdere filialen wordt geactiveerd in het onderdeel INSTELLINGEN LICENTIE, door in het tabblad MODULES EN VERSIE het keuzevakje 'Meerdere filialen' te activeren. Vervolgens voert u in het tabblad ALGEMEEN het nieuwe licentienummer in dat u van uw softwareleverancier heeft ontvangen. In het tabblad MODULES van het onderdeel HELP INFO kunt u vervolgens zien dat de module actief is. Mogelijk dient u tevens één of meerdere programma-onderdelen te activeren die deel uitmaken van de module, in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS MENU-ONDERDELEN. 3. Instellen van de module Alvorens te kunnen werken met de module dienen er een aantal zaken te worden ingesteld, in het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ARTIKELEN VOORRAADBEHEER, tabblad FILIALEN. Boven in dit tabblad geeft u aan uit welke delen de algemene omschrijving van een wagen of filiaal is opgebouwd. Daarnaast geeft u aan of u de module wilt gaan gebruiken voor uw wagenpark of voor meerdere filialen. In het vervolg zal steeds filiaal gebruikt worden wanneer wagen of filiaal bedoeld wordt. Vervolgens stelt u in of bestellingen bij leveranciers standaard geleverd moeten worden bij het centrale magazijn of bij het filiaal dat de bestelling plaatst. Beschikt u over de module ASSEMBLAGES, dan geeft u hier ook aan of alle assemblages standaard in het hoofdfiliaal worden uitgevoerd of in het filiaal dat de assemblage-order aanmaakt. Tenslotte geeft u enkele benamingen op die door het programma gebruikt moeten worden in de verschillende vensters. Hier stelt u ook de filiaalcode van het centrale magazijn in. 18-3-2008 pagina 5-8
Order-Direct Meerdere Filialen 4. Filialen invoeren De lijst van filialen geeft u op in INSTELLINGEN BEDRIJF FILIALEN. Druk op Ctrl+Enter om een filiaal toe te voegen en Ctrl+Del om een filiaal te verwijderen. Het centrale magazijn hoeft u hier niet aan te maken. Van ieder filiaal dient u een drie-letterige code, een omschrijving, medewerker (filiaalhouder of chauffeur) en het bijbehorende (aflever)adres op te geven. Sla de lijst op met Opslaan. 5. Conversieroutines uitvoeren Nadat alle wagens of filialen zijn ingevoerd, dienen er een aantal conversieroutines te worden uitgevoerd om de module gereed te maken voor gebruik. Deze routines zorgen ervoor dat bestandsvelden worden gevuld. Alle conversieroutines worden gestart in INSTELLINGEN SYSTEEM, tabblad DIVERSEN. Het betreft de routines Nulvelden initialiseren, Voorraadtellingen van filialen converteren, Pakbontotalen bij bestelregels initialiseren en Filiaalvoorraden initialiseren. De nieuwe module is nu gereed voor gebruik. 6. Een filiaal selecteren Gedurende de uitvoering van het programma is op ieder moment steeds ofwel één filiaal, ofwel alle filialen geselecteerd. Deze selectie is van invloed op de gegevens die worden getoond in de meeste vensters. U kunt per computer aangeven welk filiaal moet worden geselecteerd na het opstarten van Order-Direct, in INSTELLINGEN COMPUTERS ALGEMEEN. In het tabblad ALGEMEEN geeft u het gewenste filiaal op. Door het keuzevakje Vast aan te vinken geeft u aan dat op deze computer geen ander dan het ingestelde filiaal mag worden geselecteerd. Indien de gebruiker wel een ander filiaal mag selecteren, dan gebeurt dit in het menu FILIAAL (of WAGEN, al naar gelang de ingestelde naamgeving) in het hoofdmenu aan de bovenzijde van het scherm. In dit menu zijn alle filialen opgenomen, voorafgegaan door de optie Alle filialen. Iedere optie is voorzien van een sneltoets Shift+Alt met het volgnummer van het filiaal. De sneltoets bij de optie Alle filialen is Shift+Alt+0. In ieder programmavenster is te zien welk filiaal momenteel geselecteerd is; de filiaalnaam wordt rechtsboven in het venster getoond. De optie alle filialen wordt aangegeven door de tekst [Alle] in de rechter bovenhoek. 7. Bedrijfsruimten en lokaties per filiaal Wanneer een bedrijf over één magazijn beschikt, dan bevinden alle bedrijfsruimten met hun lokaties zich in dat magazijn. In geval van meerdere filialen kunt u per bedrijfsruimte aangeven in welk filiaal deze ruimte is gelegen, in het onderdeel INSTELLINGEN BEDRIJF BEDRIJFSRUIMTEN. Alle lokaties in een bedrijfsruimte bevinden zich in het filiaal dat bij die bedrijfsruimte is opgegeven. Bij het bewerken van lokaties bij een artikel, met Shift+Ctrl+Q of door op een lokatie te dubbelklikken met de muis, worden naast de bedrijfsruimten ook de bijbehorende filialen getoond. 18-3-2008 pagina 6-8
Order-Direct Meerdere Filialen Bij een artikel worden alleen de lokaties getoond die deel uitmaken van het thans geselecteerde filiaal. Zijn alle filialen geselecteerd, dan worden de lokaties in alle filialen getoond. 8. Inventariseren van de filiaalvoorraden Het invoeren van tellingen van de voorraad in het centrale magazijn of in een deelmagazijn gebeurt in ARTIKELEN VOORRAADBEHEER INVENTARISEREN. Alle tellingen en andere bewerkingen in dit onderdeel hebben betrekking op het filiaal dat geselecteerd was bij het opstarten van het onderdeel. De code van dit filiaal wordt getoond in de statusbalk van het venster. Om tellingen in te kunnen voeren voor een ander filiaal dient u het onderdeel af te sluiten, het gewenste filiaal te selecteren en het onderdeel opnieuw op te starten. 9. Voorraadstatus De voorraadstatus van een artikel zoals die in de rechterbovenhoek van een venster wordt getoond, bijvoorbeeld in het onderdeel ARTIKELEN ARTIKEL, heeft betrekking op het thans geselecteerde filiaal. Deze voorraadstatus bestaat standaard uit drie aantallen, achtereenvolgens het aantal in bestelling staande artikelen voor het huidige filiaal (groen van kleur), het aantal artikelen dat door dit filiaal nog moet worden uitgeleverd aan klanten (rood), en de daadwerkelijk in het filiaal aanwezige voorraad. Ten behoeve van leveringen tussen filialen onderling zijn aan de voorraadstatus nog twee aantallen toegevoegd, die worden getoond in de meest linkse vakjes. Het betreft achtereenvolgens het aantal artikelen dat reeds door de leverancier is geleverd aan andere filialen en nog door deze filialen aan het thans geselecteerde filiaal moeten worden toegestuurd (lichtblauw), en de aantallen artikelen die weliswaar op voorraad zijn in het huidige filiaal, maar naar andere filialen moeten worden gestuurd om daar te kunnen worden uitgeleverd aan klanten (paars). Wanneer de optie Alle filialen actief is, dan ontbreken deze beide vakjes, en worden de backorder-aantallen bij leveranciers, de reserveringen voor klanten en de huidige voorraad getotaliseerd voor alle filialen weergegeven. In het onderdeel ARTIKELEN VOORRAADBEHEER OVERZICHTEN VOORRAADHISTORIE worden alleen de voorraadmutaties weergegeven die betrekking hebben op het thans geselecteerde filiaal. 10. Verkoopbonnen en reparatiebonnen Voor iedere verkoopbon (offerte, orderbevestiging, verzendbon, faktuur en rekenbon) en reparatiebon kunt u aangeven welk filiaal deze bon heeft aangemaakt en er verantwoordelijk voor is. Bij het aanmaken van een nieuwe bon wordt hieraan het filiaal toegewezen dat op dat moment geselecteerd is. U kunt dit filiaal naderhand wijzigen met Filiaal of Wagen. De bijbehorende sneltoets is Alt+7. De bijbehorende filiaalcode wordt getoond in de statusbalk van het onderdeel. De zoekvensters tonen alleen de bonnen die gekoppeld zijn aan het thans geselecteerde filiaal. 18-3-2008 pagina 7-8
Order-Direct Meerdere Filialen 11. Bestellingen en bestelbonnen Iedere bestelling is bestemd voor een filiaal. De inkoop zal meestal echter centraal plaatsvinden, doorgaans door het hoofdfiliaal. Een bestelbon kan dus bestelregels voor verschillende filialen bevatten. Daarnaast wordt op iedere bestelbon aangegeven aan welk filiaal de leverancier de bestellingen op die bon moet leveren. Het ZOEKVENSTER BESTELBONNEN toont alleen de bestelbonnen die zijn aangemaakt door het thans geselecteerde filiaal. 12. Leveringen binnenboeken Wanneer artikelen worden geleverd door leveranciers, dan worden deze artikelen binnengeboekt in het onderdeel INKOOP EXPEDITIE. Na het opgeven van de leverancier worden van deze leverancier alle openstaande bestellingen getoond die geleverd moeten worden aan het thans geselecteerde filiaal. De bijbehorende filiaalcode wordt getoond in de statusbalk. Wilt u leveringen binnenboeken voor een ander filiaal, dan dient u dit onderdeel opnieuw op te starten. 13. Leveringen tussen filialen Voor het leveren van artikelen van het ene naar een ander filiaal wordt gebruik gemaakt van pakbonnen. Deze worden aangemaakt in ARTIKELEN VOORRAADBEHEER PAKBON. U kunt hierbij aangeven voor welk filiaal de levering bestemd is. Het programma selecteert dan automatisch alle reeds geleverde bestellingen voor het betreffende filiaal. 18-3-2008 pagina 8-8