Samenwerken in het digitale tijdperk Ghislaine Peters ghislaine.peters@ondernemerscooperatie.nl 06-10531177
Even voorstellen: Ghislaine Peters Zelfstandig sinds 2009 Achtergrond in Facility Management Expertise: werkprocessen optimaliseren Training, Advies & Support Doelgroep ZZP en MKB Adviseur Ondernemerscoöperatie Regio Noord -Holland 2
Agenda 1. Digitaal samenwerken: do s & dont s 2. Intern communiceren 3. Effectief Social Media beheer 4. Documenten opslaan en delen in de Cloud 5. Tips & tricks 3
Digitaal samenwerken - do s & don ts 4
Uitgangspunten samenwerken in een coöperatie Onder één naam naar buiten treden Gezamenlijke website Externe communicatie Werkprocessen inrichten Projecten en workflowmanagement Administratie Taakverdeling Interne communicatie Gezamenlijk databeheer Documenten E-mail (info@...) Klant- en relatiebeheer 5
Informatieoverload en technostress Filmpje 6
Infostress voorkomen in je samenwerking: Stap 1: inventariseer! Stap 2: check! Stap 3: kies! Stap 4: doen! Behoeften Verwachtingen Aanwezige middelen Kennis en vaardigheden Mogelijkheden Kosten vs baten Welk platform Welke tools & apps Instructie & begeleiding Instellingen checken Afspraken maken 7
Intern communiceren 8
Efficiënt e-mailen..begint bij jezelf! Zender Onderwerpregel Opmaak Actie verwacht? Tip: Captio Organiseer jezelf, maak 5 mappen: - Inbox - Actie - Ooit/misschien - Wachten op - Archief 2 voorbeelden 9
10
11
Efficiënt e-mailen in je samenwerking 1. Wie beheert het algemene info @ adres? Tip : maak afspraken over de reactietermijn 2. Uniforme e-mailhandtekening Tip : zet je bereikbaarheid hierin 3. Standaardiseer Tip : Gebruik e-mailtemplates 4. Organiseer Tip : Automatisch filteren dmv regels 5. Synchronisatie op je apparaten Tip : maak ook een handtekening op je smartphone en tablet! Tip : stuur jezelf een blinde kopie 12
Overige communicatietools Beeld Skype Google Hangout Facetime (Apple) Woord Yammer Google+ Chat Smartphone What s app TIP 1: maak een groep Tip 2: email de communicatie 13
Effectief Social Media beheer 14
15
Valkuilen Meedoen omdat het MOET Ontbreken van een communicatieplan Doelstelling niet bepaald Onjuist medium voor je doelgroep Nice to know Sociale aspecten Aanvulling op persoonlijk netwerken Ondersteunend aan seo Viral marketing 2 e en 3 e ring netwerk 16
Samen sterker op LinkedIn Relevante kopregel Gezamenlijke elevatorpitch (zoekwoorden) Opbouwen van expertisestatus Company Profile en logo 17
Website en contactgegevens 18
Twitterlijsten 19
Social Media Dashboard 20
Documenten opslaan en delen in de Cloud 21
Dropbox Gratis capaciteit: 2GB uit te breiden tot. Opslaan Delen Betaalde versies 22
Google Drive Gratis capaciteit: 5 GB Opslaan Delen Samenwerken irt Versiebeheer Documenten maken Betaalde versie: Google Apps for Business Tip: Google Forms 23
Microsoft Skydrive Office 365 Gratis capaciteit: 7GB Opslaan Delen Maken Versiebeheer 24
CRM Klant- en relatiebeheer Organiseren van contactgegevens Analyseren Inzicht in verkoopstadia Toegankelijkheid beheren Integratie met email Bron: www.superoffice.nl 25
Tips & Tricks 26
27
Google alert 28
Online Mindmap 29
Voordelen van digitaal samenwerken Tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken Overal toegang zolang je internet hebt Automatische opslag in de Cloud: altijd een back-up Gratis diensten bieden al veel mogelijkheden Altijd up to date Webbased tools werken op alle besturingssystemen Makkelijk te synchroniseren op al je apparaten Tip: Laat de informatie naar jou toekomen! 30
Randvoorwaarden voor succesvol digitaal samenwerken Bepaal de doelstelling Breng je werkprocessen in kaart Neem het op in je businessplan Check kennis en vaardigheden Maak heldere instructies en afspraken Pleeg regelmatig onderhoud Maak slimme keuzes Tip: Organiseer jezelf, organiseer je organisatie! 31
Hartelijk dank voor je aandacht! Vragen? ghislaine.peters@ondernemerscooperatie.nl of via: Linkedin: Ghislaine Peters Twitter: @ghislaine_ppio Facebook: Peters Partner in Organizing 32