Nota van Inlichtingen Digitaal Portfolio software Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Digitaal Portfolio software Landstede 2016/03/DP/Landstede Omschrijving: Landstede VO zoekt een portfoliosysteem die in elk geval de volgende twee onderdelen bevat: een documentportfolio en een competentieportfolio. Het systeem als geheel zal zo veelzijdig moeten zijn dat het alle soorten onderwijs kan ondersteunen, van Praktijkonderwijs (PRO) via VMBO Basis en Kader naar TL/Havo, VWO en Gymnasium. Hierbij moet rekening gehouden worden met de gebruikersniveaus en wensen van deze verschillende deelnemers en de diverse inrichtingswensen op centraal en locatieniveau. Het systeem moet device onafhankelijk zijn, webbased zodat er geen verschillen tussen een eventuele app en de webversie kan bestaan. Het systeem als geheel zal zo veelzijdig moeten zijn dat het alle soorten onderwijs kan ondersteunen, van Praktijkonderwijs (PRO) via VMBO Basis en Kader naar TL/Havo, VWO en Gymnasium. Hierbij moet rekening gehouden worden met de gebruikersniveaus en wensen van deze verschillende deelnemers. Het systeem moet device onafhankelijk zijn, webbased zodat er geen verschillen tussen een eventuele app en de webversie kan bestaan. Toelichting: Het excel bestand Nota van Inlichting 4 staan alle vragen in opgenomen Betreft Pagina 20. Akkoordverklaring Overeenkomst 2 Vraag "Inschrijver heeft alleen gedurende de periode van inlichtingen de gelegenheid te reageren op de bijgevoegde conceptovereenkomst. Bij vaststelling van de Nota van Inlichtingen wordt de conceptovereenkomst definitief gemaakt." Echter, op basis van tekstvoorstellen die vervolgens in de Nota van Inlichtingen worden opgenomen, kan de situatie ontstaan dat wij niet meer akkoord kunnen gaan met de dan ontstane Conceptovereenkomst. Kan in de procedure ruimte worden ingebouwd om akkoord te kunnen gaan met een definitieve Conceptovereenkomst, bijvoorbeeld via een 2e Nota van Inlichtingen? Tweede nota van Inlichtingen, uiterlijk 8/4/2016 indienen. Dit betreft vragen naar aanleiding van NVI gepubliceerd op 5-4-2016 Betreft Paragraaf 1.2 Overeenkomst" 3 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 1 of 7
De overeenkomst loopt af in januari 2018. Dit betekent dat de eerste gunning gaat over een periode van anderhalf jaar. Gezien de omvang van de opdracht, de grote van het implementatietraject en de verandering die nodig zal zijn bij medewerkers en leerlingen, is de verwachting dat tegen die tijd het systeem voor verschillende instituten net goed geland zal zijn. Wij zouden het wenselijk vinden om de eerste opdracht te verlengen met minimaal een jaar. Liever zouden we zien dat de eerste opdracht minimaal 3 volledige schooljaren zou behelzen. Bent u bereid om de initiële opdracht te verlengen? Betreft Randvoorwaarden 4 Vraag Systeem moet webbased zijn We gaan ervan uit dat u hiermee bedoeld dat opdrachtgever de software levert als SaaS oplossing en daarmee ook de hosting van de applicatie en data voor haar rekening neemt? Is deze aanname correct? Betreft Paragraaf 8.2 Concretiseringsfase 5 Vraag Van de beoogde Opdrachtnemer wordt verwacht, dat hij daarin de beheersmaatregelen meeneemt ten aanzien van risico s die hij niet had voorzien, indien daarvan sprake is; Het is lastig voor ons om hiermee in te stemmen omdat niet te overzien is welke risico s door andere inschrijvers benoemd worden en het niet aan ons is om te bepalen of deze risico s en bijbehorende beheersmaatregelen gegrond en effectief zijn. Is opdrachtgever bereid dit punt aan te passen zodat in overleg bepaald kan worden of deze risico s gegrond zijn en welke beheersmaatregelen wij hiertoe zouden inzetten? Wellicht is het goed deze op te nemen in de eerste fase van de concretiseringsfase. Betreft Paragraaf 8.2 Concretiseringsfase 6 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 2 of 7
In deze fase werken opdrachtgever en nemer intensief samen om een concrete invulling te geven op alle details. Ook wordt een Plan van Aanpak gemaakt. Omdat deze fase de nodige tijd zal vragen zijn de risico s voor opdrachtgever en opdrachtgever groot omdat pas hierna de daadwerkelijke opdracht definitief gegund wordt. Wellicht is een korter traject om te komen tot een definitieve gunning mogelijk. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door onderstaande doelen voor deze fase over te nemen: De Concretiseringsfase start met een overleg tussen Opdrachtgever en de boogde Opdrachtnemer. Tijdens dit overleg presenteert de beoogde Opdrachtnemer gedetailleerd datgene wat hij heeft aangeboden. Die presentatie bevat in elk geval: Een financieel overzicht inclusief facturatieschema; Een globale planning, inclusief mijlpalen en inclusief bijdragen en/of deliverables die Opdrachtnemer nodig heeft van Opdrachtgever om de doelstellingen te realiseren; Overzicht van te accepteren of af te wijzen kansen; Overzicht van alle door Opdrachtnemer geïdentificeerde risico s inclusief beheersmaatregelen; Overzicht van door andere inschrijvers geïdentificeerde risico s inclusief beheersmaatregelen waarvan opdrachtgever vindt dat deze gegrond zijn en niet in de aanbieding van Opdrachtnemer zijn opgenomen; Format voor beantwoorden / reactie op (technische) zorgpunten van Opdrachtgever; Overzicht van rollen en verantwoordelijkheden; Overzicht van alle aannames en alternatieven als de aannames niet correct blijken; Identificatie van Prestatie-indicatoren; Contactoverzicht met telefoonnummers en e-mailadressen. Globaal plan van aanpak Betreft Bijlage A Annex 1. Randvoorwaarden Technische randvoorwaarden 7 Vraag "Systeem moet webbased zijn; zodat er geen verschil tussen een eventuele app van Android, ios of de webversie is. Moet kunnen werken met de standaard webbrowsers: Firefox, Google Chrome, Safari en de laatste 3 versies van Internet Explorer en geen gebruik maken van Flash. Uit dit punt blijkt duidelijk wat de bedoeling is. Een webbased systeem die met standaard browsers werkt zonder extra plugin s. Het is echter bijna onmogelijk om geen verschil te hebben tussen verschillende browsers en / of IOS en Android apps. Er zullen altijd kleine verschillen zijn omdat sommige details door het betreffende besturingssysteem en browser afgehandeld worden. We stellen de volgende tekst voor ter vervanging van deze tekst: Systeem moet webbased zijn; zodat er geen grote verschillen zijn tussen een eventuele app van Android, ios of de wegversie op de verschillende standaard browsers. Het systeem moet kunnen werken met de laatste 2 hoofdversies van de standaard webbrowsers: Firefox, Google Chrome, Safari en de laatste 3 versies van Internet Explorer en geen gebruik maken van Flash of andere ondersteunde software nodig hebben zoals plug-ins. Als u niet akkoord bent met bovenstaand voorstel, bent u dan bereid de tekst zo aan te passen dat duidelijk is dat er wel kleine verschillen tussen de app versie en de versie op verschillende browsers kunnen bestaan? Wilt u deze tekst dan opnemen in de Nota van inlichtingen? Categorie Contractvoorwaarden Betreft Prijzenblad. Post "Levering, installatie, implementatie en inrichting software" 8 Vraag Is in deze post de hosting van het digitaal portfolio systeem inclusief de inhoud van de digitale portfolio's van de leerlingen inbegrepen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 3 of 7
Categorie Contractvoorwaarden Betreft Prijzenblad 9 Vraag Post "Koppeling naar Magister". Bedoelt u een import van gebruikers vanuit Magister naar het digitaal portfolio systeem via een koppeling, of bedoelt u een koppeling vanuit het digitaal portfolio systeem naar Magister? Betreft Pagina 27. Deelnemers moeten gemakkelijk kunnen inloggen 10 Vraag "Dit zou kunnen via een directe toegang of single sign on via Magister". Welke koppeling bedoelt u? Een import van gebruikers uit Magister naar het digitaal portfolio systeem? Heeft Magister daarvoor een webservice beschikbaar, of wordt daarvoor gebruik gemaakt van third party tools? Bedoelt u een Single Sign On met Magister of een Single Sign On met de Active Directory van de school? Beschikt elke deelnemende school over Active Directory? En zijn de gebruikers in elke Active Direcory van elke school op eenzelfde manier opgenomen? Betreft Pagina 14. Projectdoelstelling 11 Vraag "Het aantal accounts kan gedurende deze overeenkomst uitgebreid worden door eenheden binnen deze Stichting..." Tijdens de Informatiebijeenkomst werd gesproken over een gefaseerde uitrol, met 1 instelling die per 1-sept-2016 een werkend systeem in de lucht moet hebben, waarna andere instellingen zullen volgen. Kunt u specificeren welke aantallen instellingen en aantallen deelnemers op welk moment in de tijd gebruik van het systeem zullen gaan maken? Betreft Pagina 27, Randvoorwaarden, Externen accounts toekennen voor leesrecht en beoordelingen geven 12 Vraag Kunt u kwantificeren hoeveel ouders, sporttrainers, stagebegeleiders etc. gebruik van het systeem gaan maken? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 4 of 7
Betreft Pagina 17, 6.2 Prijsblad 13 Vraag In het geval van hosting door leverancier, zijn daar voorwaarden aan verbonden in verband met de Wet Bescherming Persoonsgegevens, bijvoorbeeld voldoend aan ISO9001 en ISO27001 of bijvoorbeeld hosting in Nederland? Betreft Pagina 17, 6.2 Prijsblad 14 Vraag "De licentieprijs per deelnemer betreft een all-in prijs." Is de gevraagde prijs inclusief of exclusief hosting? Betreft Pagina 14. Projectdoelstelling, punt 4, 2e zin 15 Vraag Na Maatwerk lijkt nog een zin te komen. Is daar tekst weggevallen? Betreft Pagina 14. Projectdoelstelling, punt 3 16 Vraag Welke definitie geeft u aan 'deelnemers die actief met het systeem gaan werken'? Tijdens de informatiebijeenkomst werd gesproken over het toevoegen van een school aan het centrale systeem, en dat vanaf dat moment alle leerlingen, docenten, ouders en externe begeleiders van die school als actieve deelnemer gaan meetellen voor de duur van 1 jaar. Kunt u dat nader omschrijven? Betreft Pagina 13. 4.Projectbeschrijving. 3e alinea. Bij het documentportfolio 17 Vraag Kunnen wij het afrekenmodel zo opstellen dat bij meer ruimte nodig een meerprijs in rekening gebracht kan worden? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 5 of 7
Betreft Pagina 13. 4.Projectbeschrijving. 3e alinea. Bij het documentportfolio 18 Vraag Welke ruimte is nodig voor een gemiddeld portfolio? Betreft Pagina 5. De aanbesteding omvat onder andere, maar niet uitsluitend 19 Vraag Is onze aanname correct dat u het Digitaal Portfolio wilt afnemen op basis van SaaS (Software as a service)? Betreft Pagina 5. De aanbesteding omvat onder andere, maar niet uitsluitend 20 Vraag Is de hosting van het digitaal portfolio door inschrijver onderdeel van uw vraagstelling? Betreft Pagina 4. 1.2 Overeenkomst 21 Vraag Wilt u overwegen de contractduur op 4 jaar te stellen? Dit gezien de verwachte doorlooptijd van de gefaseerde uitrol, implementatie en daadwerkelijk gebruik. Betreft Pagina 4. 1.2 Overeenkomst 22 Vraag In de documenten wordt gesproken over een contractduur van 2 jaar met de mogelijkheid voor verlenging voor 4 x 1 jaar. Is januari 2018 mogelijk bedoeld als juni 2018? Betreft Bijlage B Conceptovereenkomst 23 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 6 of 7
U vraagt om van alle artikelen uit de bijgevoegde Bijlage B - de concept-overeenkomst - te beoordelen of opdrachtnemer met de betreffende artikelen in kan stemmen of niet en, met behulp van bijlage C, in z;n geheel of per artikel aan te geven of wel of niet akkoord is, incl. onderbouwing waarom niet of aangepast. De concept-overeenkomst die u heeft bijgevoegd is een niet ingevulde conceptovereenkomst. Het is lastig hierop een akkoord te geven. Is het mogelijk om een ingevulde concept-overeenkomst aan te leveren? Is het mogelijk om de akkoordverklaring onder voorbehoud van (gezamenlijke) nadere invulling te geven? Betreft Paragraaf 6.2 - Prijsblad (Bijlage F) 24 Vraag Graag uw definitie van wat u verstaat onder "actieve gebruikers"? Wanneer wordt een deelnemer een "actieve gebruiker" en hoe ziet u dat in relatie tot de periode waarvoor het gebruik door een "actieve gebruiker" mag worden gefactureerd? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-04-2016 Pagina 7 of 7