Algemene instellingen Selecteer Configuratie Algemeen en vervolgens Algemene instellingen: Bij Algemene instellingen kunt u enkele instellingen voor activiteiten, agenda, documenten, declaraties, de financiële administratie en het wijzigen van wachtwoorden (systeem) vastleggen: Activiteiten Duur In het veld Duur kunt u aangeven hoe tijdsduur moet worden weergegeven. U kunt kiezen tussen weergave in uren en minuten (02:30) en weergave in decimaal formaat (2,5): Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 1 van 8
Als u kiest voor decimaal formaat, zal de tijdsduur op de volgende plaatsen in Kleos aldus worden weergegeven: o urenstaat (kolom Hoeveelheid); o declaratieonderdeel (hoeveelheid); o declaratiewizard (kolommen Declaratiehoeveelheid en Oorspronkelijke hoeveelheid); o details declaratie (kolommen Declaratiehoeveelheid en Oorspronkelijke hoeveelheid); o tabblad declaratie van een dossier, subtabblad Declaratieonderdelen (kolommen Declaratiehoeveelheid en Oorspronkelijke hoeveelheid); o configuratie, soort activiteit (aantal). Beheer interne tarieven Als u intern en extern verschillende tarieven hanteert, dient u een vinkje te plaatsen voor Beheer interne tarieven. Indien u geen afwijkende tarieven hanteert, dan kunt beter geen vinkje in dit hokje plaatsen. Op alle schermen waarop u activiteiten en declaratieonderdelen kunt invoeren en beheren (zoals bijvoorbeeld bij de urenstaat), is er dan slechts 1 kolom Tarief aanwezig, 'met vinkje' voor deze optie zullen aparte kolommen voor een Intern tarief en Extern tarief aanwezig zijn. Daglengte urenstaat De waarde die u hier invult wordt gebruikt bij het urendiagram in het paneel Urenstaat op het bureaublad. Kleos kan dan juiste percentages berekenen voor de hoeveelheid declarabele tijd, niet-declarabele tijd en resttijd. Tijdsdeel selectie Voor de invoer van de hoeveelheid tijd bij een declaratieonderdeel kunt u hier voor twee onderscheiden gedeelten zelf voordefiniëren hoe groot de voorgestelde tijdsintervallen zijn. Het tweede deel start na de ingestelde intervalduur. In onderstaand voorbeeld zijn de volgende waarden in de algemene instellingen ingevuld: eerste deel 10 minuten, intervalduur: 1 uur, tweede deel 30 minuten. Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 2 van 8
Agenda Standaardduur afspraak Hier kunt u de standaardduur van een afspraak in uw agenda instellen. Op basis van de standaardduur van een afspraak stelt Kleos een eindtijd voor als u een nieuwe afspraak in uw agenda invoert. Dagspiegel Onder Dagspiegel kunt u de begin- en eindtijd van de werkdag instellen. Deze tijden worden gebruikt om de werkuren in het dagrooster van uw agenda en in de dropdownbox van de beginen eindtijd van een afspraak in te kleuren. Documenten Op het tabblad Documenten kunt u de volgende instellingen vastleggen: het versiebeheer van documenten; e-mailopvolging; dossierspecifieke mappenstructuur voor documenten. Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 3 van 8
Versiebeheer van documenten Selecteer bij Versionering één van de volgende opties: Geen versionering Als u hiervoor kiest worden alleen de meest recente versies van documenten bewaard in Kleos. Versionering toegestaan (op verzoek) In dit geval zal er alleen een nieuwe versie van een document worden bewaard als u het vakje Versionering actief voor dit document aanvinkt bij het bewaren van het document: Opmerking: Als u de optie 'Versionering toegestaan (voor alle documenten)' koos, dan zal het vakje 'Versionering actief voor dit document' op dit scherm reeds aangevinkt zijn. Als u de optie 'Geen versionering' koos, dan zal het vakje 'Versionering actief voor dit document' niet worden getoond op dit scherm. Versionering toegestaan (voor alle documenten) Als u hiervoor kiest zullen de verschillende versies van een document automatisch in Kleos worden bewaard. Als u hebt ingesteld dat versionering is toegestaan (op verzoek dan wel voor alle documenten), dan kunt u het aantal versies bepalen dat Kleos maximaal bewaart: Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 4 van 8
Zet geen vinkje in het vakje voor Beperk het aantal versies indien u alle versies van een document in Kleos wilt bewaren. Vink het vakje Beperk het aantal versies aan indien u een beperkt aantal versies van een document wilt bewaren. Het aantal versies voert u in het vakje Maximum aantal versies in de historie in: Wanneer het maximum aantal versies van een document bereikt is, zal Kleos de oudste versie verwijderen. E-mailopvolging Alle antwoorden op e-mails die u vanuit Kleos verstuurt, zullen automatisch de dossierreferentie bevatten van de oorspronkelijk door u verstuurde e-mail als u het vakje E-mail opvolging (automatische dossierherkenning) heeft aangevinkt. Indien deze e-mail geïmporteerd wordt in Kleos wordt de e-mail automatisch gekoppeld aan het desbetreffende dossier. Inschakelen mappenstructuur voor dossier Door het vakje voor Inschakelen mappenstructuur voor dossier aan te vinken, maakt u het mogelijk om dossierspecifieke virtuele mappen aan te maken waarin u uw documenten bij het dossier kunt opslaan. Op het tabblad Documenten van een dossier verschijnt dan de knop Documentmappen. Meer informatie over het aanmaken van virtuele (dossierspecifieke) mappen is opgenomen in Documenten, Virtuele mappen beheren. Declaratie Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 5 van 8
Op het tabblad Declaratie kunt u de volgende instellingen vastleggen: Items bekijkmodus Met Items bekijkmodus kunt u vastleggen op welke manier de declaratiegegevens moeten worden weergegeven in stap 2 van de declaratiewizard (Declaratieonderdelen): Als u kiest voor Bekijken activiteiten, worden de declaratieonderdelen gegroepeerd per activiteit weergegeven, in dezelfde weergave als bij de urenstaat: Als u kiest voor Bekijken items worden (alleen) de declaratieonderdelen per declaratiegroep weergegeven. De onderlinge samenhang tussen de declaratieonderdelen is dan niet direct zichtbaar, omdat de bijbehorende activiteit niet overkoepelend wordt weergegeven: Opmerking: Op bovenstaand scherm kunt u de andere weergave (die niet standaard in de module Configuratie is ingesteld) activeren door op de button Bekijken te klikken. Opslag van declaratiedocumenten in de documentenlijst van een dossier Als u een vinkje plaatst voor Sla declaratie op in dossier, worden al uw declaratie- en notadocumenten toegevoegd op het tabblad Documenten van het bijbehorende dossier. U kunt uw declaraties en nota's dan ook vanuit de documentenlijst van het dossier uitprinten en verzenden als e-mail. Wijzig declaratie na aanmaken Als u hier een vinkje plaatst, kunnen declaratiedocumenten direct na het aanmaken in Word gewijzigd worden. Als hier geen vinkje staat, dan hebben de declaratiedocumenten in Word altijd de 'alleen lezen'-status. Als u deze instelling heeft aangevinkt, kunt u overigens alleen bij het aanmaken van een declaratie wijzigingen in het Worddocument aanbrengen. Zodra u het document opslaat en opnieuw in Word opent, zal de alleen-lezen modus weer geactiveerd zijn. Als u toch nog wijzigingen op de declaratie wilt aanbrengen, zult u het bestaande declaratiedocument moeten vervangen door een nieuw document door opnieuw op Afdrukken te klikken. Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 6 van 8
Let op: Als u wezenlijke wijzigingen in het samengestelde declaratiedocument doorvoert, zoals bijvoorbeeld het wijzigen van bedragen, kan het voorkomen dat de boekingen in Kleos niet overeenkomen met de declaraties. Let daar op, dit is uw eigen verantwoordelijkheid. Vraag om direct aanmaken declaratiedocument Hier kunt u instellen dat er direct na het samenstellen van een declaratie (of een voorschot- of creditnota) een declaratiedocument wordt gegenereerd. U kunt een onderscheid maken tussen concept- en definitieve declaraties. Als u hier geen vinkje plaatst, moet u eerst de declaratie samenstellen, en vervolgens op Afdrukken klikken om een declaratiedocument in Word te laten maken. Door het plaatsen van een vinkje kunt u beide handelingen automatisch direct achter elkaar door Kleos laten uitvoeren. Na het samenstellen van een declaratie verschijnt dan het volgende scherm: U maakt een keuze uit de drie opties. Als u er geen standaardmodel voor het afdrukken van uw declaraties is ingesteld, zal de eerste optie uitgegrijsd zijn. U kunt dan alleen de tweede optie aanklikken, waarna u vervolgens op het scherm met de afdrukmodellen uw gekozen model als standaard kunt vastleggen: Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 7 van 8
Beschouw alle dossiers beschikbaar voor bulkdeclaratie Als u in Contractbeheer en Rechtenbeheer de juiste rechten hebt verkregen voor bulkdeclaraties, kunt u hier aangeven of alle dossiers van uw kantoor standaard in de bulkdeclaratieprocedure mogen worden meegenomen (NB.: deze instelling geldt dan voor alle Kleosgebruikers die kunnen 'bulkdeclareren'). Op dossierniveau kunt u afwijken van deze kantoorinstelling, zie Declaratie in dossier Declaratie-opties. Formaat debiteurnaam Onder Formaat debiteurnaam kunt u instellen welke naamsgegevens van een debiteur moeten worden opgenomen op de uitdraai van een declaratie. Ook kunt u bepalen in welke volgorde de naamgegevens moeten worden weergegeven. Bij natuurlijke personen zijn de naamgegevens titel, voornaam, (achter)naam, tussenvoegsel en initialen instelbaar, bij rechtspersonen naam en bedrijfsvorm. Door op de button te klikken kunt u met vinkjes aangeven welke gegevens opgenomen moeten worden: en met behulp van de pijltjes bepaalt u de volgorde van de naamsgegevens: Systeem Op het tabblad Systeem kunt u vastleggen dat Kleosgebruikers na een in te stellen hoeveelheid dagen hun wachtwoord moeten wijzigen: Plaats een vinkje voor Forceer verlopen wachtwoord. Bepaal na hoeveel dagen een gebruiker zijn wachtwoord moet wijzigen. Bepaal hoeveel dagen van te voren gebruikers gewaarschuwd moeten worden. Configuratie Algemeen Algemene instellingen Pagina 8 van 8