Eilandoplossingen of maatwerk in je ERP? Waarom een front office platform veel slimmer is voor de food branche (Middel)grote bedrijven in de food branche - zoals voedingsmiddelenproducenten en organisaties die in aardappelen, groente en fruit handelen - hebben hun backoffice meestal goed op orde. Het ERP-systeem ondersteunt de belangrijkste financiële en logistieke processen. Maar de vele kritische processen daaromheen zijn vaak niet (goed) geautomatiseerd. Het gevolg? Veel e-mail, veel telefoontjes, veel Excelbestanden, veel miscommunicatie en een gebrek aan overzicht en efficiëntie. Dat kan veel slimmer. In dit artikel lees je waarom een flexibel front office platform veel beter is dan de inzet van eilandoplossingen of maatwerk in je ERP. Welke processen vallen er tussen de wal en het schip? Organisaties in de food branche gebruiken diverse applicaties om processen te organiseren. Een productiebedrijf heeft bijvoorbeeld te maken met een ERP-systeem om financiële en logistieke transacties te verwerken en een CRM-systeem ondersteunt het relatiebeheer. Daarnaast is er software die machines draaiende houdt en ga zo maar door. De diverse systemen fungeren in feite als informatiesilo s los naast elkaar. Vaak zijn er allerlei afdelingen en mensen betrokken bij belangrijke bedrijfsprocessen. De informatie hoort deels thuis in je CRM, deels in je ERP en voor een deel op de file server. Ook zit belangrijke informatie in mailboxen verborgen. Bovendien moet een medewerker voor een bepaalde taak vaak in diverse schermen en systemen iets doen om zijn werk af te ronden. Het gevolg: inefficientie en verminderde productiviteit. Bovendien is er geen overzicht van wie wat moet doen of wat de actuele status van een proces is. Niet alle processen worden door je ERP ondersteund Nog een veel belangrijkere en grotere uitdaging is het feit dat er veel processen zijn die helemaal niet door je ERP of andere software worden ondersteund. Denk bijvoorbeeld aan het introduceren van een nieuw artikel. Om een nieuw product onder te brengen in je proces
heb je vele soorten informatie nodig. Denk aan ingrediënten- en allergeneninformatie, track & trace data, kwaliteitscertificaten, afbeeldingen en ga zo maar door. Processen die tussen de wal en het schip vallen, zitten vaak aan de externe kant. Ze hebben veelal te maken met netwerken en samenwerken met andere partijen. Ga maar eens na: is de samenwerking met je leveranciers of klanten slim geautomatiseerd? Is het afstemmen van vraag en aanbod goed georganiseerd? Maar ook intern liggen er kansen, zoals het eerder genoemde introductieproces van een nieuw product. En hoe ga je bijvoorbeeld om met het beheer van kwaliteitsdocumenten? Zijn die goed doorzoekbaar en krijgt de kwaliteitsmedewerker automatisch een seintje als er iets aan de hand is? Hoe wordt de indiensttreding van nieuw (tijdelijk) personeel geregeld? En hoe zit het met verlofaanvragen en declaraties? Maatwerk in je ERP of eilandoplossingen? Not the way to go! Ook in jouw organisatie zijn er processen die niet door software worden ondersteund. Waarschijnlijk vragen verschillende afdelingen om tools die hun werk makkelijker kunnen maken. Commercie wil de artikel-eisen van klanten beter bijhouden, kwaliteit is op zoek naar een nieuw KMS, HR wil een applicatie om de onboarding van nieuwe medewerkers te automatiserenen ga zo maar door. Maar bijna ieder proces gaat over diverse afdelingen en dus ook over diverse applicaties heen. De vraag is dan ook: hoe ondersteun je het volledige proces op een gebruiksvriendelijke manier? Maatwerk in je ERP-systeem is niet wenselijk. Dat resulteert in een logge, ineffectieve en nietflexibele tool waar niemand mee kan werken. Eilandoplossingen dan maar? Voor ieder vraagstuk een aparte (best-of-breed) oplossing en dat slim integreren? Dat kan, maar je bent er simpelweg nog niet met integratie alleen. Integratie gaat immers over data-uitwisseling. En hoe zit het met je gebruikers; de collega s die met al die systemen werken? Die moeten dan nog steeds uit diverse systemen informatie halen en op allerlei plaatsen data invoeren. Dat is bewerkelijk en foutgevoelig. Bovendien: het overzicht en inzicht ontbreekt nog altijd. Platformdenken: de volgende fase in bedrijfsautomatisering De enige manier om deze processen goed te automatiseren, is met een platformbenadering. Met een slim front office platform kun je niet alleen je processen integraal ondersteunen, je krijgt ook grip op zaken als informatie delen en samenwerken (intern en extern) en het beheren van ongestructureerde informatie. Daarmee realiseer je een behoorlijke efficiëntieslag en krijg je actueel inzicht in de status van processen en documenten. Bovendien levert het je waardevolle informatie op waarmee je je processen kunt optimaliseren.
Hoe ziet zo n front office platform eruit? Je backoffice (ERP) zorgt voor de financiële en logistieke transacties. SharePoint neemt de niet-gestructureerde content voor haar rekening. Dit is content die voorheen op file servers stond of in mailtjes hing. Denk aan protocollen, werkinstructies, afbeeldingen van producten, foto s van kwaliteitskeuringen en certificaten van biologische teelt. De vraag is vervolgens: hoe werken mensen samen met die data en aan die documenten, en wat moet ermee gebeuren? Daar komt K2 om de hoek kijken. Workflows: gebruikersstappen en systeemtaken automatiseren De software voor business proces management van K2 zorgt voor workflows, webformulieren en rapportages. De eerste stap is het inrichten van je workflows. Bij processen zijn altijd mensen betrokken. Het zijn gebruikers die bepaalde informatie nodig hebben om taken uit te voeren. In een workflow verwerk je zowel gebruikers- als systeemstappen. Gebruikersstappen laten zien wie wat moet doen. Vaak is dit communicatie die voorheen telefonisch of via e- mail plaatsvond. Systeemstappen bepalen wat er vervolgens in de gekoppelde systemen moet gebeuren met de ingevoerde data. Bijvoorbeeld: welke informatie moet worden weggeschreven naar het ERP en wat moet naar het CRM? Eventuele bestanden (zoals documenten en afbeeldingen) worden automatisch en met de juiste gegevens opgeslagen op SharePoint. Een notificatie als een certificaat gaat verlopen of wanneer er een nieuwe factuur klaar staat, is ook een systeemstap. Workflows inrichten in K2 is overigens geen technisch verhaal. Het is drag & drop configuratie die een applicatiebeheerder of kerngebruiker na een introductietraining zelf kan doen.
Gebruiksgemak en efficiëntie slag dankzij webformulieren Het mooie is dat gebruikers vervolgens niet meer in diverse systemen hoeven te kijken en werken. De workflow wordt namelijk aan de medewerker aangereikt in de vorm van een slim webformulier. Het formulier geeft de gebruiker precies die informatie die hij nodig heeft. Wat hij precies ziet, is afhankelijk van zijn rollen en rechten en de fase in het proces. Het formulier haalt informatie op uit en schrijft het weg naar de gewenste achterliggende systemen met behulp van een smart object. Deze webformulieren kunnen overal met behulp van een browser geopend worden, ook in een mobiele app op verschillende platforms. Het systeem is namelijk volledig responsive.
Een voorbeeld: kwaliteitscontroles van binnengekomen goederen Een voorbeeld: een kwaliteitsmedewerker moet aan de slag met een nieuwe partij binnengekomen goederen. In de huidige situatie heeft hij een aantal acties: hij moet foto s maken en die per e-mail naar iemand anders sturen. Ook moet hij een formulier invullen en logistieke gegevens updaten in het ERP-systeem. En misschien heeft hij ook nog een eigen Word- of Excel-document dat hij moet bijwerken. Het front office platform zorgt ervoor dat hij met zijn tablet een foto kan maken en die met een klik kan voegen aan een digitaal formulier. In dat zelfde formulier vult hij ook alle andere benodigde gegevens in. Als hij op save klikt, pusht het systeem automatisch de juiste informatie naar het juiste systeem. De foto wordt in het dossier op SharePoint opgeslagen, de logistieke informatie gaat naar het ERP en de volgende persoon in het proces krijgt direct een notificatie. Heer en meester over je processen & informatiemanagement Voor ieder proces in de organisatie kun je zo n workflow en webformulier bouwen. Uiteindelijk ben je zo op weg naar je eigen App Store met webformulieren voor ieder proces. Die kun je overigens eenvoudig integreren met SharePoint als portal voor je leveranciers, klanten en business partners, zodat ook zij in hun werk ondersteund worden. In onderstaande afbeelding zie je hoe dat eruit kan zien.
Als je je processen goed hebt ingericht, kun je aan de slag met de volgende stap; rapporteren en procesdata analyseren. Je weet nu immers hoe lang een proces duurt en wie wat heeft gedaan op welk moment. Ook kun je alle data uit de webformulieren en apps combineren met bijvoorbeeld data uit je ERP-systeem of gegevens van je machinesoftware. Op basis van dit soort waardevolle gegevens kun je processen gaan verbeteren. Uiteindelijk is dat je doel: je wil de aansturing en resultaten van je bedrijf verbeteren. En dat is precies wat je met een front office platform bereikt; je wordt heer en meester over je processen en informatievoorziening. Thysia Information Management Haagsemarkt 1, 4813 BA Breda, Nederland Tel: +31 (0)76 521 88 46 http://www.thysia.eu info@thysia.eu Auteur Kristian de Lange Directeur